Elimine los costos del sistema heredado y aumente sus resultados

Los costos ocultos de los sistemas heredados que impulsan la recopilación manual de datos y cómo los fabricantes pueden recuperar esas horas perdidas.

Por  Michael Masser, director de productos del grupo, Rockwell Automation

En una época en la que la transformación digital promete mayor eficiencia y competitividad que nunca, uno podría razonablemente esperar que la vieja realidad de recopilar datos manualmente sea cosa del pasado. Sin embargo, en una encuesta reciente realizada por el Manufacturing Leadership Council, el 70% de los fabricantes informaron que todavía estaban recopilando datos manualmente. Esta práctica generalizada de métodos anticuados no es una ineficiencia menor:está creando enormes cuellos de botella en la productividad y agotando recursos cuando los fabricantes menos pueden prescindir de ellos para capear la volatilidad económica.

El precio es récord. Las empresas gastan una media de 30 millones de dólares para mantener cada sistema heredado, lo que suma un total de 1,14 billones de dólares de gasto anual en el mantenimiento de los activos de TI existentes. Para los fabricantes que ya luchan contra interrupciones en el suministro, escasez de talento y compresión de márgenes, estos sistemas heredados representan la vulnerabilidad más importante que no pueden permitirse.

El verdadero coste de quedarse quieto

Los millones que se gastan anualmente en el mantenimiento de un sistema heredado son sólo la punta del iceberg. Además del costo de mantenimiento en sí (hardware, software y soporte técnico especial), las empresas deben lidiar con una cantidad sustancial de gastos ocultos que se acumulan exponencialmente con el tiempo. Según una investigación de RecordPoint, los sistemas heredados representan hasta el 80 % de los presupuestos globales de TI anualmente, lo que deja un gasto mínimo disponible para innovación y esfuerzos estratégicos.

El efecto sobre la fuerza laboral es igualmente desconcertante. El 60% de las empresas que han implementado el lenguaje común orientado a los negocios (COBOL) informan que la adquisición de talento de desarrolladores capacitados es su mayor dolor de cabeza; el programador COBOL típico tiene ahora 55 años y el 10% de la fuerza laboral se jubila anualmente. La menguante reserva de talento aumenta los costos laborales y crea peligrosas brechas de conocimiento institucional que amenazan la continuidad del negocio.

Las deficiencias del ingreso manual de datos no son sólo una cuestión de tiempo que lleva ingresar números sino también el efecto dominó que se extiende a lo largo de operaciones enteras. Ejemplos de esto incluyen retrasos en la toma de decisiones, problemas de calidad ocultos y oportunidades perdidas de optimización que los competidores bien podrían estar explotando.

Foto proporcionada por Rockwell Automation

Ineficiencias en la configuración:el asesino silencioso de la productividad

Una de las áreas más destructivas de la recopilación manual de datos influenciada por el legado es su efecto en la configuración de la producción y los procedimientos de cambio. En las operaciones de fabricación flexibles actuales, donde la velocidad de respuesta a las necesidades del mercado es clave, las operaciones manuales son cuellos de botella que se propagan a lo largo del proceso.

Considere un cambio promedio en una línea de producción. En la recopilación manual de datos, los operadores tendrán que ingresar manualmente la configuración de la máquina, los parámetros de calidad y las cantidades de producción, un proceso que no solo aumenta los tiempos de cambio sino que también aumenta el potencial de error humano. Todas estas ineficiencias son especialmente problemáticas en entornos de producción de bajo volumen y alta mezcla, donde la necesidad de cambios frecuentes es tan grande.

La encuesta del Manufacturing Leadership Council revela que el 44% de los directores ejecutivos de fabricación han visto un aumento de al menos el doble en la cantidad de datos que recopilan dentro de su empresa hoy en comparación con hace dos años. Con volúmenes crecientes de datos, los mecanismos de recopilación manual se vuelven poco prácticos, lo que deja una brecha entre la información disponible y los conocimientos disponibles.

La crisis de retención del talento

Los sistemas heredados no sólo frustran a los departamentos de TI, sino que también están expulsando activamente a la próxima generación de talentos de fabricación. En una industria que ya enfrenta desafíos sustanciales en materia de fuerza laboral, en la que atraer y retener una fuerza laboral de calidad es la cuarta preocupación más importante (55,76 %) en la encuesta del Manufacturing Leadership Council, la tecnología heredada agrega un obstáculo más al reclutamiento y la retención.

Los recién llegados al mercado laboral, que se sienten cómodos con el software intuitivo basado en la web, esperan lo mismo de la vida profesional. Ante décadas de interfaces, requisitos de entrada manual y trucos que hay que hacer para que los sistemas funcionen, muchos optan por ir a otra parte y trabajar.

No se puede subestimar el efecto sobre la productividad de los empleados existentes. Cuando los empleados veteranos pasan la mayor parte del día ingresando datos manualmente, la satisfacción laboral cae en picado. Alrededor del 30 % de los empleados se molestan tanto cuando la tecnología en el lugar de trabajo no funciona que buscan un nuevo empleo.

Superar los desafíos de la integración

Para la mayoría de los productores, el miedo a sufrir interrupciones durante la modernización del sistema es el obstáculo más importante para el cambio. La amenaza de paradas de producción, fallas en la migración de datos y problemas con la integración pueden congelar el proceso de decisión, lo que lleva a las empresas a aferrarse al status quo a pesar del aumento de los costos. Sin embargo, se han desarrollado nuevos métodos de transformación digital en respuesta a estas preocupaciones, que ofrecen vías para una migración gradual que permite a los fabricantes realizar una transición incremental sin interrumpir las operaciones.

La clave para la integración es comenzar con un enfoque que dé prioridad al negocio, no a la tecnología. Al actuar rápidamente en casos de uso de alto impacto e implementar soluciones específicas, los fabricantes pueden demostrar valor rápidamente y al mismo tiempo generar confianza organizacional para iniciativas de transformación más amplias.

Las soluciones de integración brindan enfoques estándar para vincular sistemas dispares, lo que permite a los fabricantes salvar la diferencia entre la infraestructura heredada y las capacidades emergentes sin un reemplazo total. El enfoque ha tenido éxito en muchos sectores a nivel mundial, y las empresas han experimentado importantes ganancias operativas y, al mismo tiempo, han minimizado las interrupciones.

Historias de éxito:la recompensa de la transformación

La recompensa de ir más allá de los sistemas heredados y la recopilación manual de datos es tangible. Empresas de todo el mundo ya están obteniendo importantes dividendos de sus inversiones en transformación digital. Las empresas que han mejorado sus procesos de recopilación y gestión de datos informan con éxito de beneficios revolucionarios:

• Toma de decisiones un 30 % más rápida con acceso en tiempo real a datos y análisis
• Aumento del 25 % en la productividad general mediante la eliminación del procesamiento e ingreso manual de datos
• Reducción del 90 % en errores de montaje con controles de calidad automatizados e instrucciones de trabajo electrónicas

Los resultados también son válidos fuera del desempeño de las operaciones. Las empresas que actualizan con éxito su tecnología han mejorado la satisfacción de los trabajadores, mejorado la capacidad de reclutar a los mejores talentos y mayor flexibilidad para reaccionar ante los cambios en el mercado. Un informe reciente sobre el estado de la fabricación de 2025 informa que el 81 % de los fabricantes indicaron que las dificultades que están experimentando están acelerando sus transformaciones digitales, porque las empresas entienden que quedarse quietas ya no es una opción.

El camino a seguir

Para los fabricantes que dependen de sistemas heredados y recolectores de datos manuales, el mensaje es claro:el costo de permanecer estático es mucho mayor que el costo de la modernización. Cada año que se pierde se acorta la ventana de oportunidad, lo que hace que ponerse al día sea cada vez más difícil y costoso.

El cambio comienza con una evaluación genuina de las capacidades actuales y una visión clarificada del estado futuro. Los casos de uso de valor rápidos y mensurables deben ser el foco de los productores en la construcción hacia un cambio digital de extremo a extremo.

Con las crecientes presiones económicas y la competencia más intensa, los fabricantes ya no pueden darse el lujo de que sistemas heredados que desvían recursos los ralenticen. Las herramientas, los enfoques y las historias de éxito están disponibles; lo que se necesita ahora es un compromiso concertado para el cambio.

La conclusión clave aquí es que el drenaje anual de 30 millones de dólares de los sistemas tradicionales no es sólo un gasto sino también un costo de oportunidad que aumenta con cada año que pasa. Para los fabricantes dispuestos a aprovechar las horas y los recursos perdidos, el camino hacia la transformación digital nunca ha sido más claro ni más crítico para el éxito a largo plazo.

Acerca del autor:
Michael se unió a Rockwell en julio de 2023 y es el gerente de productos del grupo en Rockwell Automation. Tiene más de 18 años de experiencia que abarca desde desarrollo empresarial, envíos y logística hasta gestión de productos.