Reducción de costos de TI:11 estrategias para optimizar su presupuesto

Este artículo se actualizó en junio de 2021.

¿Está buscando tácticas comprobadas de optimización de costos de TI y estrategias de éxito?

Es bien sabido que la implementación de la tecnología adecuada puede reducir los costos. Pero, ¿qué pasa cuando llega el momento de evaluar el gasto de su empresa en tecnología de la información?

Si cree que su presupuesto de tecnología de la información es demasiado limitado para mantenerse al día con los nuevos requisitos, no está solo.

Muchos líderes tecnológicos y empresariales luchan por satisfacer la demanda mientras administran un presupuesto ajustado.

Los resultados de una encuesta de la revista CIO mostraron que las empresas más pequeñas gastan alrededor del 6,9 % de sus ingresos en costos de infraestructura de TI, lo que está por encima del rango recomendado del 4 al 6 %. Las medianas empresas gastaron una media del 4,1 %, mientras que las grandes empresas pagaron el 3,2 %.

Sin embargo, gastar mucho en costos de infraestructura de TI no lo convierte en uno de los mejores. Siga leyendo para obtener más información sobre las formas creativas de reducir los costos de TI.

Reduzca los costos de TI con estas 11 estrategias

Hay innumerables técnicas para hacer significativas reducciones de costos de TI .

Los CIO deben examinar su presupuesto e identificar formas de reducir gastos. Determine qué áreas puede consolidar y cuáles requieren más atención.

Aquí hay once técnicas de optimización de costos y estrategias de éxito para reducir los costos de infraestructura de TI:

1. Virtualización

La virtualización es uno de los métodos que pueden ayudarlo a lograr ahorros de costos significativos.

El proceso de virtualización implica reemplazar el hardware físico con contrapartes virtuales.

Una de las ventajas de la virtualización sobre la infraestructura tradicional es la capacidad de maximizar el uso de los recursos del servidor. Algunos entornos virtuales bare metal tienen niveles de utilización mínimos, a menudo por debajo del 15 %. La virtualización puede cuadruplicar ese porcentaje.

Con la posibilidad de virtualizar componentes, las empresas no necesitan depender de servidores físicos. Pueden cambiar a entornos virtuales para disminuir los gastos de energía y hardware. Además, en una configuración de este tipo, la memoria y las CPU se pueden separar del hardware, lo que deja espacio y flexibilidad para otros usos.

2. Centro de datos definido por software

Un centro de datos definido por software (SDDC) es simplemente el siguiente paso en la virtualización y puede ayudar significativamente a reducir los costos operativos relacionados con los sistemas de tecnología de la información.

phoenixNAP y otros proveedores de servicios pueden ofrecer redes, almacenamiento, computación, telecomunicaciones y otras funciones de TI. Estos recursos se agrupan, lo que permite a las empresas eliminar la necesidad de espacio adicional durante las fases de alta demanda. Esto también minimiza la necesidad de que los empleados gasten tanto tiempo o dinero en el mantenimiento de los sistemas. Las empresas ahorran en hardware porque ya no tienen que almacenar equipos costosos y engorrosos en sus edificios.

Además, muchos proveedores de servicios ponen a su disposición un equipo de personal experto. Una falla en su computación o red puede obstaculizar fácilmente la producción de su empresa y costarle miles de dólares en pérdida de productividad. Es crucial elegir un proveedor con especialistas de apoyo que estén disponibles en cualquier momento.

3. Outsourcing de personal y servicios de TI

La subcontratación es otra forma de reducir los costos de infraestructura de TI. En una empresa promedio, el soporte de TI representa el 8% de todos los costos asociados con la tecnología de la información. Este número es la razón principal por la que algunas empresas recurren a la subcontratación.

Según un artículo de What's to Become sobre estadísticas de subcontratación, el 30 % de las empresas estadounidenses subcontratan, mientras que el 64 % de los servicios subcontratados están relacionados con el desarrollo de aplicaciones de software. Estos hallazgos hablan de la popularidad y conveniencia de la subcontratación de personal.

En la mayoría de los casos, la subcontratación es una excelente manera de reducir los costos operativos de TI. Esto es más evidente en la industria de la tecnología, pero muchas otras empresas también recurren a ella.

Un estudio realizado por Business Technology Labs informó que las empresas experimentan una reducción del gasto del 25 al 40 % debido a la subcontratación. No es de extrañar que el 78% de las pequeñas empresas utilicen trabajadores independientes para obtener una ventaja sobre los oponentes. Trabajar independientemente ayuda a las pequeñas empresas a reducir los costos de infraestructura de TI y los gastos de contratación en un 50 % o más.

Además de subcontratar personal de TI, las empresas pueden subcontratar componentes de infraestructura en un modelo de pago por uso. Este modelo operativo permite a las empresas acceder a diversos servicios y tecnologías avanzados. La seguridad como servicio, la recuperación ante desastres como servicio y la copia de seguridad como servicio son solo algunas de las soluciones que brindan TI avanzada a un precio asequible.

Dado que estas tecnologías suelen ser bastante costosas, pagarlas según demanda podría ser una excelente iniciativa para reducir costos.

4. Tercerización de servicios de seguridad

La contratación de contratistas externos para proteger contra las amenazas a la seguridad de la red puede ser beneficiosa. Es probable que trabajar con un proveedor de servicios de seguridad administrados (MSSP) le ofrezca una protección más eficiente contra los ataques cibernéticos.

Los piratas informáticos se han vuelto más astutos a lo largo de los años. Las empresas necesitan defenderse de las nuevas amenazas.

Al mismo tiempo, los servicios de seguridad gestionados son una alternativa rentable a la implementación de sistemas y equipos de seguridad internos.

Por ejemplo, una empresa de nivel medio tendría que pagar miles de dólares al año por un solo sistema de seguridad, lo que equivale aproximadamente al salario de un especialista en seguridad de la información.

Sin embargo, el empleado vendrá con gastos adicionales, como beneficios, días de vacaciones, días de enfermedad y costos de incorporación y baja.

Además, es posible que deba comprar hardware de seguridad especializado y contratar a varios empleados. Una vez que comience a comparar ambas opciones, es fácil ver cómo la seguridad administrada tiene un valor comercial enorme.

Los MSSP también brindan un equipo interno de miembros del personal expertos capacitados que ofrecen servicio al cliente en tiempo real las 24 horas del día, los 7 días de la semana. La respuesta instantánea es fundamental porque nunca se sabe cuándo ocurrirá la próxima filtración de datos.

5. Implementación de nube híbrida

El almacenamiento en la nube es una forma popular para que las empresas reduzcan los costos de infraestructura de TI. Un estudio realizado por AllCloud encontró que el 85 % de las organizaciones esperaba tener la mayor parte de su carga de trabajo en la nube, mientras que el 23 % planeaba estar solo en la nube para 2020.

Incluso las empresas recurren a la nube. Según Flexa, el 63 % de las empresas informaron que utilizan proveedores de servicios administrados en la nube para administrar el uso de la nube pública. Además, el 78 % de las empresas espera tener un entorno híbrido/multinube para 2021.

No es de extrañar las razones por las que la adopción de la nube está tan extendida. Como se indica en un informe de tendencias de Microsoft, "casi el 80 % [de los profesionales de TI encuestados] dijeron que están ahorrando dinero, viendo más productividad y mejor seguridad" como resultado de utilizar un enfoque en la nube.

Las empresas que se trasladan a la nube ven un aumento en la eficiencia de los procesos, el crecimiento y el tiempo de comercialización. Es fácil ver que la computación en la nube ayuda a las empresas a ahorrar dinero y aumentar la productividad.

Las empresas que necesitan seguridad adicional pueden reducir sus costos con un modelo de nube híbrida. Hoy en día, la forma de computación en la nube más popular y efectiva, la nube híbrida permite una distribución óptima de las cargas de trabajo entre entornos públicos y privados.

Las empresas pueden optar por almacenar datos críticos en entornos privados mientras utilizan la nube pública para aplicaciones y datos menos confidenciales. Además de esto, las soluciones de nube híbrida son increíblemente escalables. Permiten actualizaciones de recursos fáciles para ajustarse mejor a los requisitos de su negocio. Es fundamental elegir un proveedor de nube que pueda ayudarlo a crear la plataforma adecuada para satisfacer sus necesidades.

6. Optimización de costos en la nube

No importa si está utilizando un solo proveedor de nube, una nube múltiple o una nube híbrida, es un error común gastar dinero en recursos que, de hecho, no está utilizando. Para evitar el desperdicio de recursos, muchas empresas optan por una herramienta de administración de costos, como Cloud Admin, para evitar gastos generales innecesarios.

Las herramientas de optimización y administración de costos en la nube permiten a las empresas aprovechar los beneficios de la computación en la nube sin desperdiciar dinero.

Hay muchas herramientas diferentes de administración de costos que ayudan a las empresas a reducir los gastos generales de administración, pronosticar gastos, asignar costos y brindar información sobre la utilización de la nube. Para obtener más información sobre las diferentes opciones, consulte 14 herramientas de optimización y administración de costos de la nube.

7. Consolidación de sistemas para reducir costos

La consolidación no es más que combinar múltiples procesos en una sola unidad.

De esta manera, las empresas pueden ahorrar espacio, tiempo y dinero. Fusionar varias soluciones de tecnología de la información en una plataforma única y optimizada requiere mucho trabajo y esfuerzo por adelantado.

Sin embargo, esta técnica ayudará a que su negocio funcione mejor.

También le ayuda a aprovechar diversas oportunidades de reducción de costes. Las pequeñas eficiencias aquí y allá reducirán significativamente su gasto en tecnología de la información.

Es esencial mantener el negocio funcionando como de costumbre mientras se realizan estos cambios críticos. Los nuevos procesos de la empresa, las transferencias de datos y la adición o eliminación de elementos individuales pueden tener un impacto significativo en el flujo de negocios. Debe probar cada operación comercial de antemano para asegurarse de que funcione como se espera después de la implementación.

8. Estandarice su infraestructura de TI para ahorrar

La estandarización significa garantizar la coherencia entre diferentes aplicaciones de hardware y software.

Esta es una forma de mejora del proceso comercial que puede ayudar a mantener la compatibilidad. También contribuye significativamente a la optimización de costos de TI. Estandarizar sus plataformas podría ser tan simple como proporcionar a todos los empleados el mismo tipo de computadora o sistema operativo. Con todos en la misma página, nadie cuestionará qué aplicación funciona en qué plataforma.

Esta es una de las acciones clave que pueden eliminar los costos de infraestructura de TI y ahorrar dinero en capacitación.

Imagínese si un especialista pasara su tiempo tratando de dominar cada computadora o programa diferente. Se necesitaría una enorme cantidad de energía para aprender cada nueva plataforma. Además, todos los demás empleados estarán familiarizados con las mismas plataformas y les resultará más fácil resolver problemas.

9. Utilizar software de código abierto

Puede ahorrar significativamente en gastos de TI mediante el uso de software de código abierto. Las soluciones de código abierto brindan software gratuito, acceso al código fuente y soporte de la comunidad para ayudarlo a mantener su negocio.

Además de las evidentes ventajas de precios, estas soluciones también le brindan más flexibilidad. El uso de software de código abierto puede ayudar a evitar bloqueos de proveedores. Por lo tanto, no se verá obligado a seguir utilizando un determinado proveedor de servicios si no se ajusta a las necesidades de su negocio.

10. Comprender los diferentes tipos de costos

Es crucial comprender los diferentes tipos de costos y cómo deben manejarse. Por ejemplo, los gastos operativos (OPEX) son gastos predecibles que ocurren durante las operaciones comerciales normales. Incluyen costos de inventario, alquiler, equipo y gastos similares. Por otro lado, los gastos de capital son capital que se utiliza para mantener, actualizar y obtener tecnología, equipos, edificios y otros activos físicos.

Dado que OPEX es más predecible, también es más fácil impactar. Sin embargo, reducir los gastos de capital puede tener un gran impacto en su presupuesto. Por eso es importante tomar decisiones a lo largo de la hora de elegir la tecnología y el equipo adecuados.

11. Reducir la rotación

Finalmente, asegúrese de que sus empleados sean apreciados y reconocidos. La contratación y capacitación de nuevo personal de TI puede tener un impacto significativo en su presupuesto. Tener personas en las que puede confiar sin preocuparse por su eficiencia o gastar dinero en el proceso de incorporación es una gran ventaja en los negocios.

¿Cuánto debería gastar su empresa en TI?

El fundador de Apptio, Sunny Gupta, dijo que la mayoría de los CIO gastan entre el 70 y el 80 % de su presupuesto de TI en mantenimiento. El último 20-30 % del presupuesto se destina a la innovación.

Está claro que los CIO deben reducir los costos de infraestructura para centrarse en la innovación. Imagine cuánto dinero puede ahorrar utilizando técnicas de reducción de costos.

La vicepresidenta gerente de Gartner, Michele Caminos, está de acuerdo.

La empresa sugiere que las empresas utilicen estrategias específicas para reducir los gastos de TI en un 10 % en 12 meses y en un 25 % en tres años.

Cuanto antes comience a reducir los costos de infraestructura de TI, mejor.

Considere cuánto gasta en infraestructura de TI por trabajador por año. Ahora calcule cuántos ahorros de costos puede lograr al reducirlos en un 10%. Si puede encontrar una manera de hacerlo, podrá reasignar todos estos fondos a mejores perspectivas.

Conclusión

La utilización de las estrategias anteriores requerirá un poco de investigación y planificación para su implementación. Sin embargo, el esfuerzo inicial no es nada comparado con los ahorros de costos a largo plazo que puede lograr.

Descubrirá que los cientos, si no miles o millones, de dólares ahorrados, se pueden utilizar para oportunidades de crecimiento e innovación empresarial. Obtenga una ventaja competitiva con técnicas de elaboración de presupuestos eficientes. Revitalice su plan financiero y reduzca significativamente los costos de infraestructura de TI con estas tácticas.