Reduzca Costes TI: 11 Estrategias Comprobadas para Optimizar su Presupuesto Tecnológico

Este artículo se actualizó en junio de 2021.

¿Busca tácticas probadas de optimización de costes TI y estrategias de éxito?

Es sabido que implementar la tecnología adecuada reduce costes. Pero, ¿qué pasa al evaluar el gasto de su empresa en tecnología de la información?

Si siente que su presupuesto TI es demasiado ajustado para cubrir nuevos requisitos, no está solo. Muchos líderes tecnológicos y de negocio luchan por satisfacer la demanda gestionando un presupuesto ceñido.

Una encuesta de CIO Magazine reveló que las pequeñas empresas gastan alrededor del 6,9 % de sus ingresos en costes de infraestructura TI, por encima del rango recomendado del 4-6 %. Las medianas gastaban un 4,1 % de media, mientras que las grandes un 3,2 %.

Sin embargo, gastar mucho en infraestructura TI no convierte en un alto rendimiento. Siga leyendo para descubrir formas creativas de reducir costes TI.

Reduzca Costes TI con Estas 11 Estrategias

Existen innumerables técnicas para lograr reducciones significativas de costes TI.

Los CIO deben examinar su presupuesto e identificar áreas donde recortar gastos. Determine qué áreas puede consolidar y cuáles requieren más atención.

Aquí tiene once técnicas de optimización de costes y estrategias de éxito para reducir costes de infraestructura TI:

1. Virtualización

La virtualización es uno de los métodos que pueden generar ahorros significativos.

El proceso implica reemplazar hardware físico por contrapartes virtuales.

Una ventaja clave frente a la infraestructura tradicional es la capacidad de maximizar el uso de recursos del servidor. Algunos entornos bare metal virtuales tienen niveles de utilización mínimos, a menudo por debajo del 15 %. La virtualización puede cuadruplicar ese porcentaje.

Al poder virtualizar componentes, las empresas no dependen de servidores físicos. Pueden migrar a entornos virtuales para reducir gastos de energía y hardware. Además, en esa configuración la memoria y las CPUs se separan del hardware, lo que brinda espacio y flexibilidad para otros usos.

2. Centro de Datos Definido por Software (SDDC)

Un centro de datos definido por software (SDDC) es el siguiente paso en la virtualización y puede reducir significativamente los costes operativos relacionados con los sistemas TI.

Proveedores como phoenixNAP entregan redes, almacenamiento, computación, telecomunicaciones y otras funciones TI. Estos recursos se agrupan, permitiendo a las empresas eliminar la necesidad de espacio extra durante picos de demanda. También minimiza el tiempo y dinero que los empleados dedican al mantenimiento. Las empresas ahorran en hardware al no tener que albergar equipos costosos y voluminosos en sus instalaciones.

Además, muchos proveedores ponen a su disposición un equipo de personal experto. Un fallo en computación o red puede mermar la productividad y costar miles de dólares en pérdidas. Es crucial elegir un proveedor con especialistas de soporte disponibles de inmediato.

3. Externalización de Personal y Servicios TI

La externalización (outsourcing) es otra forma de reducir costes de infraestructura TI. En una empresa media, el soporte TI representa el 8 % de todos los costes asociados a tecnología de la información. Esa cifra es la principal razón por la que algunas compañías recurren al outsourcing.

Según un artículo de What’s to Become sobre estadísticas de outsourcing, el 30 % de las empresas estadounidenses externalizan, mientras que el 64 % de los servicios externalizados están relacionados con desarrollo de aplicaciones de software. Estos hallazgos hablan de la popularidad y conveniencia de la externalización de personal.

En la mayoría de los casos, el outsourcing es una excelente manera de reducir costes operativos TI. Es más evidente en el sector tecnológico, pero muchas otras empresas también recurren a él.

Un estudio de Business Technology Labs informó que las empresas experimentan una reducción del gasto del 25-40 % gracias al outsourcing. No es de extrañar que el 78 % de las pequeñas empresas usen freelancers para ganar ventaja competitiva. El freelancing ayuda a reducir costes de infraestructura TI y contratación en un 50 % o más.

Además de externalizar personal TI, las empresas pueden externalizar componentes de infraestructura bajo un modelo de pago por uso. Este modelo operativo permite acceder a diversos servicios y tecnologías avanzadas. Seguridad como servicio, Disaster-Recovery-as-a-Service y Backup-as-a-Service son solo algunas soluciones que acercan la TI avanzada a un precio asequible.

Dado que estas tecnologías suelen ser muy costosas, pagarlas bajo demanda puede ser una excelente iniciativa de recorte de costes.

4. Externalización de Servicios de Seguridad

Contratar contratistas externos para protegerse contra amenazas de seguridad de red puede ser beneficioso. Trabajar con un Proveedor de Servicios de Seguridad Gestionados (MSSP) probablemente le ofrezca una protección más eficiente contra ciberataques.

Los hackers se han vuelto más astutos con los años. Las empresas necesitan defenderse contra nuevas amenazas.

Al mismo tiempo, los servicios de seguridad gestionados son una alternativa rentable a implementar equipos y sistemas de seguridad internos.

Por ejemplo, una empresa de nivel medio tendría que pagar miles de dólares al año por un solo sistema de seguridad, aproximadamente equivalente al salario de un especialista en seguridad de la información.

Sin embargo, el empleado conlleva gastos adicionales: prestaciones, vacaciones, bajas, onboarding y offboarding.

Además, puede necesitar comprar hardware de seguridad especializado y contratar a varios empleados. Al comparar ambas opciones, es fácil ver el enorme valor empresarial de la seguridad gestionada.

Los MSSP también proporcionan un equipo interno de personal experto que ofrece atención al cliente en tiempo real 24/7. La respuesta instantánea es crítica porque nunca se sabe cuándo ocurrirá la próxima brecha de datos.

5. Implementación de Nube Híbrida

El almacenamiento en la nube es una forma popular de reducir costes de infraestructura TI. Un estudio de AllCloud reveló que el 85 % de las organizaciones esperaba tener la mayor parte de su carga de trabajo en la nube, mientras que el 23 % planeaba ser cloud-only para 2020.

Incluso las grandes empresas recurren a la nube. Según Flexera, el 63 % de las empresas usaba proveedores de servicios gestionados en la nube para gestionar el uso de nube pública. Además, el 78 % esperaba tener un entorno híbrido/multi-cloud para 2021.

No sorprende la amplia adopción de la nube. Según un informe de tendencias de Microsoft, "casi el 80 % [de los profesionales de TI encuestados] dijeron que ahorran dinero, ven más productividad y mejor seguridad" al utilizar un enfoque cloud.

Las empresas que migran a la nube ven un aumento en eficiencia de procesos, crecimiento y tiempo de comercialización. Es fácil ver que la computación en la nube ayuda a ahorrar dinero e impulsar la productividad.

Las empresas que necesitan seguridad extra pueden reducir costes con un modelo de nube híbrida. Hoy, la forma más popular y efectiva de computación en la nube, la nube híbrida permite una distribución óptima de cargas de trabajo entre entornos públicos y privados.

Las empresas pueden elegir almacenar datos críticos en entornos privados mientras usan la nube pública para datos y aplicaciones menos sensibles. Además, las soluciones de nube híbrida son increíblemente escalables: permiten actualizaciones de recursos fáciles para ajustarse mejor a sus requisitos. Es crucial elegir un proveedor cloud que le ayude a construir la plataforma adecuada.

6. Optimización de Costes en la Nube

Independientemente de si usa un solo proveedor cloud, multi-cloud o nube híbrida, es un error común gastar en recursos que no se utilizan realmente. Para evitar el desperdicio, muchas empresas optan por una herramienta de gestión de costes, como Cloud Admin, para prevenir gastos innecesarios.

Las herramientas de gestión y optimización de costes cloud permiten a las empresas aprovechar los beneficios de la computación en la nube sin malgastar dinero.

Existen muchas herramientas diferentes que ayudan a reducir la sobrecarga de gestión, pronosticar gastos, asignar costes y proporcionar visibilidad sobre la utilización de la nube. Para conocer más opciones, consulte "14 Herramientas de Gestión y Optimización de Costes Cloud".

7. Consolidación de Sistemas para Reducir Costes

La consolidación no es más que combinar múltiples procesos en una sola unidad.

Así, las empresas ahorran espacio, tiempo y dinero. Fusionar varias soluciones TI en una plataforma única y optimizada requiere mucho trabajo y esfuerzo inicial.

Sin embargo, esta técnica hará que su negocio funcione de forma más fluida.

También le ayuda a aprovechar diversas oportunidades de reducción de costes. Las pequeñas eficiencias aquí y allá reducirán significativamente su gasto en tecnología de la información.

Es esencial mantener el negocio funcionando normalmente mientras se realizan estos cambios críticos. Nuevos procesos empresariales, transferencias de datos y adición o eliminación de elementos pueden impactar significativamente el flujo del negocio. Debe probar cada operación de antemano para asegurar que funciona como se espera tras la implementación.

8. Estandarice su Infraestructura TI para Ahorrar

La estandarización significa garantizar consistencia entre diferentes hardware y aplicaciones de software.

Es una forma de mejora de procesos empresariales que ayuda a mantener la compatibilidad. También contribuye significativamente a la optimización de costes TI. Estandarizar sus plataformas puede ser tan simple como proporcionar a todos los empleados el mismo tipo de ordenador o sistema operativo. Con todos en la misma página, nadie cuestionará qué aplicación funciona en qué plataforma.

Esta es una de las acciones clave que pueden eliminar costes de infraestructura TI y ahorrar en formación.

Imagine si un especialista dedicara su tiempo a dominar cada ordenador o programa diferente. Requeriría una enorme energía aprender cada nueva plataforma. Además, todos los demás empleados estarán familiarizados con las mismas plataformas y resolverán incidencias más fácilmente.

9. Utilice Software de Código Abierto

Puede ahorrar significativamente en gastos TI usando software de código abierto (open source). Las soluciones open source ofrecen software gratuito, acceso al código fuente y soporte comunitario para mantener su negocio.

Además de las evidentes ventajas de precio, estas soluciones brindan más flexibilidad. Usar software open source ayuda a evitar el vendor lock-in. Por tanto, no se verá obligado a seguir usando un proveedor si no se ajusta a sus necesidades.

10. Comprender los Diferentes Tipos de Costes

Es crucial entender los diferentes tipos de costes y cómo gestionarlos. Por ejemplo, los gastos operativos (OPEX) son gastos predecibles que ocurren durante las operaciones normales: inventario, alquiler, equipos, etc. Por otro lado, los gastos de capital (CAPEX) son capital usado para mantener, actualizar y adquirir tecnología, equipos, edificios y otros activos físicos.

Dado que el OPEX es más predecible, también es más fácil de influir. Sin embargo, reducir gastos de CAPEX puede tener un gran impacto en su presupuesto. Por eso es importante tomar decisiones meditadas al elegir la tecnología y equipos adecuados.

11. Reducir la Rotación de Personal

Finalmente, asegúrese de que sus empleados se sientan valorados y reconocidos. Contratar y formar nuevo personal TI puede impactar significativamente su presupuesto. Contar con gente en la que confiar, sin preocuparse por su eficiencia ni gastar en onboarding, es una gran ventaja empresarial.

¿Cuánto Debería Gastar su Empresa en TI?

Sunny Gupta, fundador de Apptio, afirmó que la mayoría de CIOs gastan el 70-80 % de su presupuesto TI en mantenimiento. El 20-30 % restante va a innovación.

Está claro que los CIO deben reducir costes de infraestructura para enfocarse en innovación. Imagine cuánto dinero puede ahorrar utilizando técnicas de recorte de costes.

Michele Caminos, VP de Gartner, está de acuerdo. La firma sugiere que las empresas usen estrategias específicas para reducir gastos TI en un 10 % en 12 meses y un 25 % en tres años.

Cuanto antes empiece a reducir costes de infraestructura TI, mejor.

Considere cuánto gasta en infraestructura TI por trabajador al año. Ahora calcule cuánto ahorro lograría reduciendo eso un 10 %. Si encuentra la forma, podrá reasignar todos esos fondos a mejores perspectivas.

Conclusión

Utilizar las estrategias anteriores requerirá investigación y planificación para implementarlas. Sin embargo, el esfuerzo inicial no se compara con el ahorro de costes a largo plazo que puede lograr.

Descubrirá que los cientos, si no miles o millones, de dólares ahorrados, pueden usarse para oportunidades de crecimiento e innovación empresarial. Gane ventaja competitiva con técnicas de presupuestación eficientes. Revitalice su plan financiero y reduzca significativamente los costes de infraestructura TI con estas tácticas.