Estrategia Integral de Backup de Datos Empresariales: Guía Paso a Paso

La ciberseguridad no es algo que las empresas deban tomar a la ligera. No basta con contar con protecciones básicas como antivirus para salvaguardar archivos valiosos. Los ciberdelincuentes dedican su tiempo a encontrar formas de eludirlas y, tarde o temprano, lo logran.

Cuando eso ocurre, no tendrá que preocuparse por la pérdida permanente de datos si ha implementado una estrategia de backup que proteja la información de su negocio.

Por Qué es Vital Tener una Estrategia de Backup

La pérdida de datos no solo pone en riesgo la información de sus clientes, sino que también impacta severamente su credibilidad. El costo promedio de una brecha era de 7 millones de dólares en 2019, y se estima que el 60 % de las empresas que sufren pérdida de datos cierran en seis meses.

Además, existe el riesgo de perder datos de forma irreversible. Virus y malware que atacan el hardware pueden destruirlo, pero son solo algunas de las amenazas predominantes. Estudios revelan que el 45 % del tiempo de inactividad no planificado se debe a fallos de hardware, mientras que el 60 % de los profesionales de TI considera que los empleados descuidados son el mayor riesgo para sus datos.

Todos estos riesgos pueden costar dinero a su empresa y, sin un sistema de backup adecuado, podría perderlo todo. Incluso si la empresa sobrevive a una pérdida de datos, la recuperación resulta costosa: en promedio, las compañías pagan 7 millones de dólares para recuperarse, una suma que muchas no pueden permitirse.

Estos gastos, por elevados que sean, solo cuentan parte de la historia. El otro costo puede ser irreemplazable: la confianza de sus clientes. Si perciben que sus datos no están seguros, llevarán su negocio a otra parte.

La solución consiste en crear e implementar una estrategia de backup de datos. Con las herramientas, la planificación y la formación adecuadas, puede proteger su información.

Componentes de una Estrategia de Backup Eficiente

Antes de diseñar su estrategia, debe conocer los elementos clave. A continuación, desglosamos las mejores prácticas:

1. Coste. Necesita un plan de backup de datos que pueda costear. Piense más allá del gasto inmediato: considere el coste potencial de una brecha o pérdida y compárelo con el coste proyectado de su sistema de backup. Eso le guiará en la decisión.
2. Dónde almacenar las copias. Algunas empresas prefieren backup en la nube; otras, backups físicos. Las más cautelosas usan múltiples fuentes: si una falla, tienen otra disponible.
3. Qué riesgos de datos enfrenta. Toda empresa debe considerar malware y phishing, pero no son los únicos riesgos. Una compañía en zona de inundaciones debe prever daños por agua; un backup fuera de las instalaciones sería prudente.
4. Frecuencia del backup. Empresas que generan datos rápidamente pueden necesitar backups horarios; para otras con datos estáticos, uno semanal basta.
5. Quién será responsable. La formación de empleados es esencial para una estrategia eficaz de backup de archivos. Necesita personas capacitadas en las que confiar.

Estos aspectos son esenciales, pero solo la punta del iceberg. Debe analizar cada faceta de su plan en detalle e implementarlo con la mayor rapidez y eficiencia posible.

Paso 1: Evaluar las Necesidades de Backup de su Empresa

El primer paso es evaluar las necesidades de backup. Hay muchos factores; desglosémoslos para que pueda recorrerlos.

¿Qué Datos Debe Proteger?

La respuesta corta: todo. No querrá arriesgar la pérdida permanente de ningún dato; los necesita para mantener su negocio operativo.

Preguntas clave, tanto a corto como a largo plazo:

• ¿Necesita restaurar datos lo más rápido posible?
• ¿Necesita capacidad de recuperación de datos?
• ¿Debe mantener servicios disponibles para clientes?
• ¿Debe respaldar bases de datos, archivos, sistemas operativos, aplicaciones y configuraciones?

Cuanto más completo sea su plan de backup, menos tardará en reanudar la actividad. Estas preguntas le orientarán hacia la solución adecuada. También debe priorizar: quizá pueda prescindir de un backup inmediato de ciertos datos, pero necesite acceso instantáneo a otros.

¿Cuáles Son sus Riesgos de Datos?

Dado el crecimiento del cibercrimen, querrá considerar las mejores prácticas para protegerse de hackers. Pregúntese:

• ¿Ha sido hackeada mi empresa antes?
• ¿Los empleados descuidados son una preocupación de seguridad?
• ¿Mi ubicación corre riesgo de daños climáticos (inundaciones, incendios forestales)?
• ¿Los clientes acceden a mi sistema para consultar datos o servicios?

Estas preguntas ayudan a identificar sus riesgos. Una empresa en zona de huracanes temerá inundaciones o vientos; un sistema de clientes vinculado a sus datos añade riesgos adicionales. Sea exhaustivo al evaluarlos.

¿Cómo Debe Ser su Infraestructura de Backup?

La infraestructura debe ajustarse a sus necesidades. Si le preocupan fallos de hardware o desastres naturales, considere soluciones de backup fuera de las instalaciones (off-site).

También puede ser útil un backup físico on-site para recuperación rápida si pierde conexión a internet durante una emergencia. La mejor forma de evitar interrupciones prolongadas es elegir un sitio remoto de disaster recovery en la nube, posiblemente con su proveedor de centro de datos. Necesita un lugar que le dé acceso a equipos TI, internet y demás activos para operar.

Imagine que un huracán golpea sus instalaciones. Un plan de disaster recovery le permite continuar el negocio desde otra ubicación y minimizar la pérdida económica.

¿Cuánto Tiempo Debe Conservar los Datos Respaldados?

Finalmente, debe decidir cuánto tiempo guardar los datos almacenados. El almacenamiento es acumulativo: si prevé acumular muchos datos, necesitará espacio suficiente. Algunas empresas tienen requisitos regulatorios de retención que influirán en la decisión.

Evalúe sus necesidades y piense en la estructura más conveniente.

Paso 2: Evaluar Opciones para Encontrar la Mejor Estrategia

Tras evaluar sus necesidades, el siguiente paso es analizar las opciones. La solución ideal para otra empresa puede no servirle a usted. Repasemos las alternativas disponibles.

Backups en Hardware

Un backup en disco duro se mantiene on-site, a menudo montado en rack. Suelen incluir componente de almacenamiento. La ventaja principal: se conectan fácilmente a su red.

El inconveniente: si falla, no tiene backup. Por eso algunas empresas usan múltiples sistemas.

Soluciones de Software

Comprar software de backup puede ser más barato que invertir en hardware dedicado. Muchas opciones se instalan en su sistema sin necesidad de un servidor aparte.

Puede requerir instalación en una máquina virtual. El backup por software es ideal si su infraestructura cambia a menudo.

Servicios en la Nube

Ofrecen Backup as a Service (BaaS) u offsite backup. Permiten ejecutar el backup y almacenarlo en la infraestructura cloud del proveedor.

La ventaja frente a servidores dedicados: es asequible y seguro. Empresas con datos sensibles o sujetas a regulaciones estrictas pueden no poder usarlos.

Soluciones Híbridas

Una opción popular es implementar un backup híbrido, que combina software y cloud para ofrecer múltiples opciones de restauración.

El beneficio: doble protección. Tendrá backups on-site si los necesita y también podrá recuperar datos de la nube.

Considere también qué implica cada opción para su personal. A menos que elija BaaS integral, sus empleados gestionarán los backups; es un factor importante.

Opciones de Almacenamiento de Backup

También debe decidir dónde almacenar los backups. Tiene varias opciones:

1. Discos locales o USB. Ideal para archivos y hardware individuales; no para redes. Si el disco se destruye, pierde el backup.
2. NAS y SAN. Ideales para almacenar datos de red; facilitan la recuperación. Excepción: si su hardware u oficina son destruidos.
3. Cintas magnéticas. Se envían a ubicación segura. Mantienen los datos a salvo, pero la restauración requiere esperar a que lleguen las cintas. Mejores para restaurar sistemas completos, no archivos individuales.
4. Almacenamiento en la nube. Cada vez más popular. Requiere conexión a internet para enviar datos. Hay opciones para transmitir grandes volúmenes. Acceso desde cualquier lugar, pero siempre con internet.

Para decidir, considere dos métricas: RTO y RPO. El RPO (Recovery Point Objective) es el tiempo máximo que está dispuesto a perder datos. El RTO (Recovery Time Objective) es cuánto tiempo quiere tardar en restaurar operaciones normales.

Elegir métodos de backup y almacenamiento es un equilibrio: debe sopesar presupuesto contra necesidades específicas.

Paso 3: Presupuestar

El tercer paso es crear un presupuesto para su plan de backup.

Unas soluciones son más caras que otras. Comprar hardware nuevo es costoso y puede requerir tiempo de inactividad para instalarlo. Las soluciones cloud son más asequibles.

Al presupuestar, considere:

1. ¿Cuál es el importe máximo que desea gastar?
2. ¿Lo asignará como gasto de capital (CapEx) o gasto operativo (OpEx)? Algunas opciones permiten lo segundo.
3. ¿Qué le costaría perder datos por un ciberataque o desastre?
4. ¿Cuánto costará formar a empleados para gestionar el backup? Si no elige BaaS, alguien en su empresa debe asumir la gestión.

Si elige Backup as a Service, podrá pagar mensualmente y evitar un gran desembolso inicial. Sea realista sobre sus necesidades y lo que debe invertir para cubrirlas.

A veces las empresas infravaloran el backup porque no lo ven como centro de beneficio. Ayuda verlo como solución de prevención de pérdida de datos.

Paso 4: Seleccionar una Plataforma

Llega el momento de elegir plataforma.

Si ha evaluado cuidadosamente, quizá ya sepa qué quiere. Como mencioné, algunas empresas prefieren múltiples opciones para cubrirse.

Elegir una sola opción puede bastar. Si está seguro de tener conexión a internet, un backup en la nube puede ser suficiente: acceso desde cualquier lugar y recuperación rápida.

El principal argumento contra un proveedor cloud es la confidencialidad. Si almacena datos sensibles, puede no querer depender de un tercero; las regulaciones incluso pueden prohibirlo. En ese caso, piense en almacenamiento off-site seguro para sus backups.

Paso 5: Seleccionar un Proveedor de Backup de Datos

Es hora de elegir un proveedor que le ayude a implementar su nueva estrategia. Puede optar por un servicio todo en uno: algunas empresas ofrecen hardware, software y soluciones cloud, además de formación de empleados.

Siempre que elija un proveedor, solicite un RFP (Request for Proposal) de centro de datos. Es la mejor forma de conocer las opciones disponibles. Al comparar ofertas, tenga en cuenta todos los elementos del proyecto:

• Coste total de implementación
• Qué opciones incluye
• Tiempo estimado de implementación
• Reputación del proveedor

Pedir referencias es inteligente. Llámelas y pregunte por todos los aspectos de su experiencia, especialmente servicio y soporte durante el proceso. Con la información reunida, adjudique el contrato al proveedor elegido.

Paso 6: Crear un Cronograma

El proveedor elegido puede darle un plazo estimado. Aun así, cree su propio cronograma: le ayudará a planificar la implementación. Una línea de tiempo es esencial para preparar el soporte al nuevo protocolo de backup.

Aspectos a considerar:

1. ¿Qué debe hacer antes de que el proveedor empiece? Ejemplos: crear un backup maestro de datos existentes o designar un equipo supervisor.
2. ¿Necesita aprobación presupuestaria? ¿Cuánto tardará?
3. ¿Qué plazo dio el proveedor? Añada un margen extra para que un retraso no le descoloque.
4. ¿La instalación interrumpirá el negocio? ¿Puede programar instalación de hardware en noche o fin de semana?
5. ¿Cómo afectará el proyecto a sus clientes? ¿Qué puede hacer para blindarles de retrasos?

Teniendo en cuenta esto, elabore su cronograma. Añadir margen es prudente: deja espacio para imprevistos.

Paso 7: Crear un Plan de Recuperación Paso a Paso

A medida que se construye el plan, elabore instrucciones detalladas sobre cómo usarlo. Idealmente, incluya una lista de verificación (checklist) de respuesta a incidentes de seguridad fácil de seguir.

Tenga en cuenta que los responsables de backups pueden refinar sus procedimientos; es parte natural del negocio.

Como mínimo, su proceso de recuperación debe incluir:

• Tipo de recuperación necesaria
• Conjunto de datos a recuperar
• Dependencias que afecten la recuperación
• Pasos posteriores a la restauración

Puede necesitar input de sus proveedores. En la medida de lo posible, involucre a quienes serán responsables de los backups.

Paso 8: Probar su Nuevo Sistema de Backup

El paso final es probar los backups. Las pruebas deben ser continuas; idealmente, tras cada backup. Como no es práctico, elija una programación que funcione.

Qué Probar

Verifique que:

• El backup fue exitoso y los datos a proteger están ahí
• El proceso de restauración es fluido y sin contratiempos
• Los empleados saben qué hacer y cuándo
• No hay fallos ni problemas en el backup

Empecemos por los datos, lo más importante para la mayoría de empresas. Las pruebas de datos pueden incluir:

• Recuperación de archivos. ¿Puede recuperar un archivo individual del backup? Es la prueba más sencilla, pero necesaria. Usuarios pueden borrar o dañar archivos accidentalmente; debe poder recuperarlos.
• Recuperación de VM. Aplica solo a entornos virtuales. Si es su caso, verifique que puede restaurar la VM desde sus backups y compruebe licencias de aplicaciones por conflictos.
• Recuperación de servidor físico varía según configuración de hardware. Algunos respaldan desde SAN, otros desde disco local. Asegúrese de conocer el proceso y cómo ejecutarlo.
• Recuperación de datos también varía. Si respalda base de datos a nivel de aplicación, verifique que puede restaurarla.
• Recuperación de aplicaciones puede ser compleja. Debe entender las relaciones entre sus apps y servidores. Mejor probar en entorno aislado.

Programación de Pruebas

Una vez confirmado que los backups funcionan, cree una programación de pruebas. Opciones:

1. Programación por tiempo. Ej.: prueba completa semanal o mensual. La frecuencia la dictan sus necesidades.
2. Pruebas adicionales tras cambios en los datos. Si añade una app nueva o actualiza una antigua, pruebe.
3. Pruebas tras afluencia de datos. Puede venir con una nueva app o por fusión con otra empresa. Verifique que el backup captura los nuevos datos.

Con una programación establecida, tendrá la certeza de que sus backups estarán ahí cuando los necesite.

No Descuide las Estrategias de Backup para su Negocio

Ninguna empresa debería carecer de un sistema de backup integral. Es la única forma de prevenir la pérdida de datos. Todo negocio tiene algún riesgo: desastres naturales, cibercrimen, descuido de empleados. Un sistema de backup seguro le da la tranquilidad que necesita.