Licencias en la nube y SaaS 101

En un entorno impulsado principalmente por aplicaciones SaaS y servicios en la nube, el diablo está en los detalles. Las licencias de nube y SaaS son un detalle que a menudo atormenta a los equipos de TI. A continuación, le mostramos cómo funciona y cómo facilitar la administración de licencias.

¿Cómo funcionan las licencias de nube y SaaS?

En los viejos tiempos de la TI, la concesión de licencias de software formaba parte de la compra de software en sí, y se pagaba como un gasto de capital por adelantado. Ahora, como ese software está alojado fuera de las instalaciones, a menudo se licencia por usuario y el costo es parte de los gastos operativos, que se pagan mensualmente o anualmente. Hay beneficios en este nuevo tipo de modelo de licencia:puede ser más flexible y basarse en las necesidades comerciales en tiempo real. Si necesita agregar o eliminar un grupo de usuarios, a menudo puede hacerlo durante el ciclo de facturación del próximo mes, en lugar de esperar un año (según el paquete del proveedor).

Hay dos tipos comunes de licencias:

• Licencias por usuario
• Licencias basadas en el uso

Las licencias por usuario toman la cantidad de usuarios de una aplicación al valor nominal, por lo que los 10 empleados en finanzas obtienen 10 licencias, una para que la use cada uno. Muchos proveedores crearán paquetes de usuarios que se adapten a las grandes empresas al costar menos por usuario para grupos más grandes de usuarios. Algunas licencias también permiten múltiples instalaciones por licencia para brindarles a los clientes la opción de instalar el software en una computadora doméstica y en una computadora del trabajo (típico del software de creación de contenido).

Escalar para usar licencias es bueno para la infraestructura, como AWS, porque puede pagar solo por lo que necesita. La desventaja es que paga por la incoherencia, por lo que es posible que no necesite todas las instancias de nube todos los meses, pero aún así paga por ellas a menos que tenga el escalado automático en su lugar. Los modelos basados ​​en el uso pueden permitir a las empresas reaccionar mejor a los cambios en el tamaño o necesidad de su empresa.

Cómo no desperdiciar dinero con las licencias SaaS

Cuando se trata de licencias SaaS, el peor de los casos es que esté pagando por licencias que en realidad no está utilizando. Sucede muy fácilmente. Por ejemplo, si todo un departamento cambia a una nueva aplicación, o una empresa recorta a algunos trabajadores, sus licencias pueden dejarse sin usar y olvidarse fácilmente. Tenga en cuenta estos consejos para evitar desperdiciar dinero en licencias SaaS.

• Lea la letra pequeña. La letra pequeña también será importante. Idealmente, las licencias de usuario serán claras sobre cómo se pueden agregar o eliminar usuarios y qué puede hacer cada usuario con la licencia que tiene. Si bien hay muchas cosas que son más fáciles para TI cuando se trata de SaaS y la nube, hay un nuevo elemento de administración que es importante abordar. Piense en SaaS como una utilidad, en la que solo paga por la cantidad que usa mensualmente. Hay casos en los que un poco de exceso es importante, por lo que la ampliación no requiere una llamada al proveedor de SaaS.
• Colaborar. El éxito de las licencias de SaaS también puede depender de otros departamentos, como finanzas, adquisiciones y recursos humanos. Será útil para la planificación general de TI si sabe cuándo se contrata a los empleados o abandonan la empresa y con qué aplicaciones están asociados.
• Lea atentamente su contrato de licencia y negocie. Sea o no el departamento que maneja los contratos, necesitará conocer los detalles de los acuerdos de nivel de servicio (SLA) que se hayan firmado. Cuando se comunique con el soporte, es posible que necesite saber qué nivel de soporte tiene o cualquier otro detalle que pueda ayudar a resolver un problema.

Por último, pídale a su representante de ventas que le explique en profundidad las licencias. Si no pueden, probablemente sea más complicado de lo esperado.