Aplicaciones SaaS y brechas de funciones

Nos estamos acostumbrando poco a poco a la nube y a las aplicaciones SaaS en todas las áreas de nuestras vidas, incluso en el trabajo. Incluso las grandes empresas están comenzando a mover aplicaciones comerciales importantes a la nube, como Office 365 y Google Docs. Ese cambio afecta mucho a TI y a los usuarios finales, ya que ambos se adaptan al uso y al soporte de nuevas herramientas basadas en la nube. A veces, esas aplicaciones SaaS carecen de las características de sus contrapartes internas.

Evaluar las aplicaciones SaaS frente a sus versiones internas anteriores no es tan simple, ni tampoco lo es determinar qué aplicación en la nube elegir. Comparar Office 365 con G Suite, por ejemplo, no es una elección perfecta. Cada uno comprende muchas aplicaciones con muchas características, pero habrá diferencias en cómo se ven las aplicaciones y cómo las experimentan los usuarios. Cada uno tiene áreas de fortaleza y debilidad. Y las aplicaciones nacidas en la nube como G Suite son claramente diferentes de aplicaciones como Word Online, que muchos usuarios ya conocen pero que se han puesto al día con la nube.

Idealmente, como miembro del equipo de TI, debe conocer los detalles de lo que hace y no hace la aplicación en relación con la aplicación local que está reemplazando. Los usuarios estarán preguntando. O, si no están preguntando específicamente, pueden estar refunfuñando con sus compañeros de trabajo. Verá su infelicidad a través del aumento de los tickets de asistencia técnica o en la falta de adopción.

Tenga cuidado con las funciones de SaaS que faltan

Hay algunas lagunas de funciones comunes de SaaS a tener en cuenta:

• Problemas de telefonía: Tanto Skype Empresarial como Google Hangouts tienen algunos problemas relacionados con la telefonía que el departamento de TI debe comprender antes de adoptarlos, especialmente si provienen de un sistema interno de buen rendimiento. Por ejemplo, Skype Empresarial no tiene operadora automática ni grupos de búsqueda, dos funciones importantes para los usuarios empresariales.
• Problemas de configuración o personalización: Es posible que escuche quejas sobre la falta de características de SharePoint Online si un departamento se ha mudado de SharePoint Server. Las opciones de configuración y personalización son más limitadas con SharePoint Online. Algunas empresas podrían considerar una implementación híbrida aquí, dejando SharePoint Server interno.
• Problemas técnicos "pequeños" o funciones faltantes: Para TI, pueden ser pequeños. Para los usuarios, probablemente sean enormes. Estos son problemas como la falta de una función de tabla de contenido en Word Online o problemas potenciales al guardar archivos de Word en Office 365 o al abrir archivos de Word. Dependerá de usted abordar las correcciones y las solicitudes de funciones que pueda, y saber qué puede hacer su organización sin hasta la próxima actualización.

Si ha adoptado algo que es completamente nuevo para su negocio, como Slack, o si la nueva aplicación no tiene una contraparte local, no será "¿Dónde está mi botón para deshacer?" preguntas. En cambio, probablemente escuche solicitudes de funciones que el producto aún no tiene. Puede que tenga que decirles a sus usuarios que tengan paciencia. Y recuerde, solo escucha las quejas. Probablemente haya algunas funciones nuevas y divertidas que a los usuarios les gusten y de las que no se enterará.

Y, por supuesto, algunos de los problemas que surgen con las aplicaciones SaaS dependerán del proveedor, el navegador o la red, pero esa es una historia para otro día. Para obtener los mejores resultados en la gestión de las funciones SaaS que faltan, gestione las expectativas de los usuarios y conozca sus aplicaciones SaaS por dentro y por fuera.