Cómo convertir G Suite en el trabajo en un Nirvana de colaboración

Para las empresas que eligen una solución de productividad alojada, existen dos opciones obvias:Office 365 y G Suite. A primera vista, parecen bastante similares. Ambos ofrecen correo electrónico, almacenamiento y una variedad de herramientas de productividad como procesamiento de texto, hojas de cálculo y aplicaciones de presentación. Pero lo que quizás no note con una de las opciones es un pequeño problema que podría arruinar sus esfuerzos de colaboración.

Office de Microsoft ha sido el estándar durante décadas. De hecho, cuando las empresas consideran dejar su suite de productividad como refugio seguro, todavía quieren saber si las funciones del nuevo servicio son compatibles con los formatos de archivo de Office. Estos fieles usuarios de Office, aunque bien intencionados, pueden crear ondas de choque en un ecosistema colaborativo. Por un lado, existen diferencias en la interfaz de usuario que causarán cierto grado de incomodidad para aquellos que juran lealtad a Microsoft. Cuando estos usuarios experimentan un problema y lo informan a TI, puede resultar difícil saber si se trata de un error del usuario, un problema de red o un problema real con la aplicación.

Todo lo que necesita es un dispositivo y un navegador para tener éxito en G Suite, ¿verdad?

G Suite se creó para Internet, por lo que parece que todo lo que necesitaría para el éxito de la colaboración sería un dispositivo conectado y un navegador para acceder y actualizar documentos y datos. Más allá de los matices de lograr que los usuarios se aclimaten a un entorno sin campanas y silbidos, esto es cierto al pie de la letra. Pero a medida que se familiarice, encontrará que hay usuarios remotos con problemas de red y problemas fantasma que son prácticamente imposibles de resolver sin las herramientas adecuadas.

Las redes de hoy son complejas en el mejor de los casos. La TI empresarial moderna está aumentando la cantidad de sitios conectados a WAN, lo que ejerce presión sobre el mantenimiento de una buena experiencia de usuario a escala y en ubicaciones remotas. Los días de simplemente entrar en un cubículo para corregir un error se han ido, y en su lugar están los casos de resolución remota de problemas con una abrumadora cantidad de factores, incluida la conexión del usuario remoto.

En áreas como el norte del estado de Nueva York, donde el acceso a Internet está rezagado, la brecha digital impide que tanto los usuarios como las empresas realicen su mejor y más colaborativo trabajo. Si bien gran parte del paquete de productividad solía estar en el escritorio, los formularios alojados ahora están cambiando los requisitos corporativos de ancho de banda. Se sabe que las aplicaciones como las videoconferencias acaparan la capacidad, por lo que cuando los usuarios comienzan a enviar tickets informando que sus reuniones se han detenido, la mesa de ayuda podría apuntar rápidamente a la red. Pero, en realidad, encontrar la causa raíz puede ser mucho más desafiante y, a menudo, se convierte en un problema fantasma que amenaza a una población más grande de usuarios.

Cómo lograr el nirvana de la colaboración

Si bien G Suite no es Microsoft Office, brinda colaboración en tiempo real que puede cambiar de manera efectiva la forma en que opera una empresa. Es decir, si todo está entrelazado y alrededor de la aplicación está funcionando. Para lograr el nirvana de la colaboración, debe garantizarse que los usuarios puedan crear contenido y compartirlo con sus colegas, de forma rápida y sin fallas. La supervisión del rendimiento de las aplicaciones infunde la confianza necesaria al proporcionar a TI y al servicio de asistencia técnica las herramientas para localizar y solucionar problemas rápidamente, además de prevenir problemas recurrentes.

Con el monitoreo de un extremo a otro, TI puede:

• Realice un seguimiento de las métricas de red adecuadas de forma regular, incluida la latencia, la capacidad, la QoS, la pérdida de paquetes y la fluctuación.
• Pruebe la WAN para garantizar que todos los usuarios a través de distancias experimenten el mismo rendimiento. Y utilice secuencias de comandos sintéticas automáticas enviadas desde cualquier ubicación para agregar contexto de aplicación a los puntos de referencia.
• Ver datos históricos y captura el historial de rutas en tiempo real para que no sea necesario analizar millones de entradas de registro de eventos.
• Descubra problemas de ISP antes de que el proveedor los conozca para una gestión de red más rápida. De esa manera, si los usuarios envían tickets, TI tiene la información que necesitan sobre los componentes de infraestructura de la empresa y del proveedor.

Hacer el cambio de aplicaciones locales a aplicaciones basadas en la nube es un desafío para todos en la empresa, pero TI tiene el poder de facilitar la transición. A través de la capacitación, la comunicación y la supervisión de aplicaciones de gran alcance, G Suite funcionará de la mejor manera, aumentando la productividad y la colaboración de toda la organización.

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