Automatización de cuentas por pagar:RPA, lógica difusa y convertir listas negras en negras

¿Qué partes de las cuentas por pagar se pueden automatizar?

"Las empresas han estado tratando de automatizar literalmente todos los ángulos de los procesos de una empresa, pero la automatización de las cuentas por pagar se ha dejado para el final", dice Amit.

Es un ejemplo de automatización de procesos robóticos pero aplicado a una función específica.

Todo esto plantea la pregunta de por qué, por qué ahora, ¿por qué automatizar las cuentas por pagar?

Para Amit, los recursos, o más bien la falta de ellos, es un punto clave. "La función de cuentas por pagar dentro de una empresa probablemente no obtendrá muchos recursos", dice, y eso a su vez significa que "no recibe tanta atención, es una de las últimas áreas en disfrutar de los beneficios de la automatización". .”

¿Entonces que significa eso? ¿Qué parte de las cuentas por pagar se puede automatizar? Amit explicó, se puede aplicar a:

* capturar información de suministro,
* examinarla,
* ejecutar pagos,
* comunicarse con proveedores,
* capturar facturas,
* cotejarlas con órdenes de compra,
* actualizar los libros mayores,
* tomar decisiones sobre qué código del libro mayor debe aplicarse a qué línea de factura,
* y elegir automáticamente a los aprobadores correctos.

Pero entonces la automatización también puede ayudar con el cumplimiento. De hecho, es cualquier tarea impulsada por procesos, como seguir los procedimientos reglamentarios, que a menudo es el fruto más fácil de cualquier forma de automatización de procesos, ya sea que involucre un robot de software o no.

“Eventualmente, las cuentas por pagar deberían ser omnipresentes y serán solo parte de la caja de herramientas de cada empresa”, dice Amit.

Cómo funciona

“Cuando obtenemos la información del proveedor, la ejecutamos a través de lógica difusa y otros procesos de aprendizaje automático para compararlos con listas negras y otros medios para decidir si el proveedor es legítimo o no. Ejecutamos el pago y, si hay algún problema con el pago, aplicamos la lógica y la toma de decisiones para asesorar al proveedor sobre cómo corregir cualquier error que haya ocurrido en el proceso.

OCR y lógica

Traducir información de una copia impresa es más complicado. Ahí es donde el reconocimiento óptico de caracteres u OCR entra en escena. "Pero OCR solo puede llevarlo hasta cierto punto, dice, "utilizamos un servicio administrado para aumentar todo lo que OCR puede hacer con las personas, y eso lo llevará a un mayor porcentaje de captura de la factura".

Amit da otro ejemplo:

“Cuando captura una factura, debe decidir, por ejemplo, si una computadora portátil es un gasto de marketing, un gasto de TI o un gasto de ingeniería. La lógica y la lógica de aprendizaje automático se pueden aplicar para ayudar a determinar cuál es la cuenta correcta que se debe aplicar a una factura específica. El aprendizaje automático también puede ayudar a determinar quién es el aprobador, y lo hacemos aprendiendo a través del comportamiento anterior del cliente”.

Chen Amit es cofundador y director ejecutivo de Tipalti, que automatiza las operaciones de cuentas por pagar. Sus clientes van desde los gustos de Amazon y Twitter, Nikon y otros gigantes hasta pequeñas empresas y toda la gama intermedia. Actualmente, procesan alrededor de $6.5 millones en tasa de ejecución anual