Beneficios de un Modelo Operativo de Automatización (Parte 1)

Nota del editor: Este artículo es el primero de una serie de tres partes.

Cuando hablo con los clientes, a menudo me piden consejos prácticos sobre cómo progresar rápida y exitosamente a través de las primeras etapas de aprovechamiento de la automatización robótica de procesos (RPA). Los ejecutivos que buscan operar a escala (donde los beneficios para toda la empresa son más impactantes) suelen hacer estas tres preguntas:

• "¿Cómo comenzamos en el camino correcto para escalar rápidamente?"

• “¿Qué recursos necesitaremos para ser autosuficientes?”

• "¿Cómo debemos organizarnos para tener éxito con la automatización?"

Para que las organizaciones logren los beneficios esperados de sus programas de automatización, es importante tener una estrategia para cada una de las preguntas anteriores. Estas preguntas, y muchas más, se responden en última instancia a través de un modelo operativo de automatización eso es único para cada organización.

En pocas palabras, para escalar la automatización de manera efectiva, necesita un modelo operativo de automatización (no se preocupe, cubriré lo que eso significa y cómo hacerlo en esta serie de blogs).

El modelo operativo de automatización proporciona una visión completa de las decisiones de gestión de programas que se deben tomar, como roles y responsabilidades, gobierno y gestión de infraestructura.

Consideraremos algunas de esas decisiones importantes a medida que crea su propio modelo operativo de automatización único en esta serie de tres partes. La primera parte (este artículo) presentará cuatro etapas por las que muchas organizaciones avanzan para alcanzar la automatización a escala y explorar la pregunta "¿por dónde deberíamos empezar?". Las partes dos y tres de esta serie investigarán más a fondo cada etapa para considerar los recursos, el patrocinio ejecutivo y la justificación de financiamiento necesarios a medida que madura el modelo operativo de automatización.

Empezar a escalar:Las cuatro etapas de automatización

La mayoría de las organizaciones avanzarán a través de cuatro etapas en su camino para escalar con éxito la automatización (como se muestra en el diagrama a continuación). A medida que el programa de automatización de una empresa avanza a través de estas etapas, el patrocinador ejecutivo, las fuentes de la tubería de automatización y la justificación de la financiación cambiarán. Como resultado, el alcance del modelo operativo de automatización madurará.

Etapa 1 - Demostrar

En la etapa de prueba, los procesos iniciales identificados para la automatización comienzan a probar la tecnología de automatización y desarrollan un patrocinador para el valor. Por lo general, se encuentra en un solo departamento con menos de 10 robots de software, ya que los procesos iniciales están destinados a garantizar que RPA "funcione" en su entorno específico. Algunas organizaciones pueden tardar hasta tres meses en esta fase, mientras que otras pasan por un piloto mucho más rápido (a veces en cuestión de semanas).

Etapa 2 - Establecer

En esta etapa de automatización, el enfoque está en la producción y entrega de múltiples procesos, generalmente dentro de una sola unidad de negocios. Esta etapa puede durar de tres a seis meses. Puede haber un riesgo de estancamiento en este punto si la canalización de automatización se obtiene principalmente de una unidad de negocios y hay un conocimiento limitado de RPA en toda la empresa. Además, si el líder de la unidad comercial no establece y responsabiliza a la organización para descubrir y entregar un resultado comercial considerable con la automatización, se vuelve difícil demostrar el potencial.

El modelo operativo de automatización de cada organización pasará por iteraciones para llegar al enfoque correcto de los elementos clave, como la estructura organizativa, la estrategia de admisión, la gobernanza, los controles de riesgo y la gestión del cambio.

Fase 3 - Expandir

En esta etapa, el modelo operativo de automatización está completamente definido y establece un enfoque estandarizado para incorporar unidades comerciales adicionales. Esta etapa puede durar de uno a tres años, ya que los niveles superiores comprenden todos los beneficios de la RPA y se involucran múltiples líneas de negocios para automatizar a escala. En la etapa de expansión, los indicadores clave de rendimiento (KPI) están bien definidos y medidos.

Dado que los desarrolladores en el centro de excelencia (CoE) de automatización se enfocarán en oportunidades de alto retorno de la inversión, queda claro que para abordar muchas oportunidades de automatización personalizadas, a nivel de equipo y simples, la organización debe mejorar las habilidades de sus empleados. Mejorar las habilidades del personal incluye ayudar a algunos empleados a convertirse en desarrolladores ciudadanos para crear automatizaciones para sus respectivos equipos, departamentos o para ellos mismos.

Sumérgete más profundo: ¿Está lista su organización para satisfacer su creciente necesidad de habilidades de automatización?

Etapa 4 - Escala

En esta etapa, el CoE puede producir automatizaciones sofisticadas utilizando una combinación de tecnologías para satisfacer las necesidades de los clientes en toda la organización. La idea de "un robot para cada persona" se ha afianzado y los campeones comerciales se distribuyen por toda la empresa para respaldar la adopción de RPA. Los desarrolladores ciudadanos están proporcionando automatización de tareas dirigida por los empleados y procesos más simples. En la etapa de escala, el patrocinador ejecutivo es un director ejecutivo o director financiero (CFO) y RPA es ahora un pilar de los programas generales de transformación digital.

Estas primeras etapas, desde el inicio hasta la ampliación, son los puntos de inflexión críticos cuando el alcance de la automatización pasa de ser departamental a toda la organización en el modelo de madurez de 'automatización primero' (que se muestra a continuación).

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Ahora, pasemos a la pregunta de "¿cómo empezar?"

Comenzar en el camino correcto (para poder escalar rápidamente la automatización)

Anteriormente escribimos sobre la identificación de los procesos correctos para automatizar, por lo que el enfoque aquí es crear una hoja de ruta de varios años involucrando al conjunto más amplio de empleados con un proceso transparente para priorizar las automatizaciones potenciales. Es importante que este elemento de "ingreso de proceso" de un modelo operativo de automatización sea personalizado para que su organización respete su cultura y enfoque para calcular el retorno de la inversión (ROI).

La admisión del proceso de automatización es el enfoque específico que adoptará su organización para descubrir y priorizar candidatos de automatización. Para su programa de admisión de procesos de automatización, querrá considerar:

• Compromiso empresarial :¿Con qué amplitud en toda la organización puede obtener ideas de automatización?

• Priorización :¿Qué sistema de clasificación usará para elegir un candidato de automatización sobre otros? ¿Cómo ayuda cada oportunidad a lograr los objetivos de resultados comerciales de arriba hacia abajo?

• Retraso :¿Cuántas oportunidades de automatización se enviaron pero no se evaluaron?

• Rendimiento :¿Cuánto tiempo lleva evaluar, desarrollar e implementar una idea de automatización enviada?

• Abandono :¿Con qué frecuencia se evalúan las ideas de automatización pero finalmente no se avanzan para el desarrollo?

• Automatizaciones seleccionadas por CoE frente a automatizadas por empleados :¿Cuántas oportunidades no se clasifican lo suficientemente alto en comparación con los objetivos para que el CoE las priorice para la automatización? ¿Cómo se resolverán estos puntos débiles de negocios (es decir, desarrollo ciudadano)?

No es necesario que descubras cómo lograr los elementos anteriores por tu cuenta. Con una herramienta como UiPath Automation Hub , puede "contratar, priorizar y administrar ideas de RPA, así como validar y compartir automatizaciones dirigidas por ciudadanos".

El objetivo es poder crear hojas de ruta de automatización de varios años para la mayoría de los departamentos de la organización. El enfoque generalmente evoluciona a través de las cuatro etapas descritas anteriormente en este artículo.

La mayoría de las organizaciones que comienzan con RPA pasarán con éxito por una etapa de prueba para probar la tecnología con un grupo inicial de personas que tenían un conjunto específico de casos de uso dentro de un departamento y abogan por la expansión. Sin embargo, después de que haya resultados iniciales positivos y el potencial infinito de la automatización pueda ser evidente, aún existe el riesgo de estancamiento o falla (como se ilustra en el gráfico a continuación).

Para mantenerse en la línea aspiracional de aceleración de la automatización en el gráfico anterior, las organizaciones suelen emplear dos enfoques para construir una canalización de automatización sólida:

1. Un enfoque de arriba hacia abajo que guía la prioridad del CoE para los robots desatendidos. En este modelo, los ejecutivos y los equipos de transformación empresarial suelen tener importantes proyectos de transformación que establecen las prioridades para la entrada de automatización en el CoE. UiPath Process Mining o expertos en la materia de procesos (SME) también pueden respaldar el descubrimiento de automatización de arriba hacia abajo para comprender la cantidad de pasos manuales en un proceso, las soluciones alternativas y la cantidad de excepciones a un proceso.

2. Un enfoque de abajo hacia arriba eso les da a los empleados el poder de enviar y autoevaluar ideas de autómatas para ser entregadas por el CoE o a través de su propio asistente digital utilizando la automatización asistida. Estas automatizaciones impulsadas por los empleados son importantes cuando el descubrimiento de automatización de arriba hacia abajo no es suficiente para escalar RPA porque un CoE centralizado no puede desarrollar todas las automatizaciones necesarias por sí solo.

Nota del editor: Si no está familiarizado con robots atendidos y desatendidos , este breve video explica la diferencia:

En el enfoque ascendente, los empleados individuales documentan un proceso utilizando una herramienta como UiPath Task Capture y envían sus ideas para que las desarrollen los desarrolladores de RPA a través de herramientas como UiPath Automation Hub.

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Un cliente reciente demuestra cómo escalar rápidamente puede tener un efecto dramático en el negocio. Este fabricante de alta tecnología tenía una exposición limitada a RPA, pero quería duplicar los ingresos y mantener la plantilla relativamente estable. Para lograr la aspiración de crecimiento de los ingresos, consideraron la RPA como una forma de controlar los gastos operativos en las funciones administrativas, generales y de ventas, al mismo tiempo que aumentaban drásticamente la inversión en investigación y desarrollo.

El cliente está utilizando RPA como la base de su programa de mejora de habilidades digitales para carreras a prueba de futuro. Solo unos meses después de desarrollar su modelo operativo de automatización, ahora están operando a escala y automatizando más de 30 procesos nuevos cada mes. Hicieron una inversión considerable en la entrada de procesos mediante la celebración de más de 40 talleres con empleados de todo el mundo que dieron como resultado una cartera examinada de 200 automatizaciones que se predijo que ahorrarían más de 250 000 horas de trabajo manual.

Además, al invertir temprano en un modelo operativo de automatización, el director financiero ahora tiene la confianza en el rigor de los bots de software para hacerse cargo del 70 % de las funciones que anteriormente estaban con un subcontratista de procesos comerciales (BPO). Esto le da al equipo de finanzas más control sobre la mejora de las métricas financieras, como las ventas diarias pendientes, para impulsar la creación de valor.

En la segunda parte de esta serie, nos centraremos en el siguiente componente crítico que es contar con los recursos adecuados y el patrocinio ejecutivo para escalar.

La tercera parte de esta serie reunirá todos los elementos del programa bajo un modelo operativo de automatización para responder a la pregunta "¿cómo debemos organizarnos para tener éxito?". ¡Estén atentos a los próximos artículos!