Para los gerentes nerviosos, el monitoreo de los empleados se ha convertido en un acto de equilibrio al filo de la navaja

Es crucial que las empresas sean transparentes con sus empleados sobre lo que están monitoreando y por qué.

Con la llegada de la crisis del COVID-19 se produjeron cierres generalizados de empresas y, con ello, una dispersión sin precedentes de empleados enviados a casa a trabajar. Para muchos gerentes y ejecutivos nerviosos, el desafío ha sido asegurarse de que sus equipos estuvieran al día con su trabajo, que las operaciones funcionaran y que los datos valiosos permanecieran seguros. ¿Cómo se puede mantener el desempeño de los empleados?

La tecnología ofrece soluciones para controlar cuándo los empleados estaban en sus estaciones de trabajo, las horas de inicio y finalización, e incluso la duración de sus descansos. Pero, ¿es este un enfoque adecuado? El monitoreo invasivo puede tener un efecto contrario al previsto, disminuyendo la productividad.

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“Incluso antes de que Covid-19 enviara a un número sin precedentes de personas a trabajar desde casa, los empleadores estaban aumentando sus esfuerzos para monitorear la productividad de los empleados”, escribe Reid Blackman en Harvard Business Review. Las encuestas mostraron que aproximadamente la mitad de las corporaciones estaban monitoreando electrónicamente la actividad de los empleados. Con el aumento repentino del trabajo desde casa,
“Los empleadores se preguntan cuánto trabajo se está realizando realmente. El miedo a las pérdidas de productividad, combinado con el horror de la disminución masiva de los ingresos, ha alentado a muchos líderes a intensificar sus esfuerzos de supervisión de los empleados”.

Esta migración repentina, y las implicaciones de privacidad, preocupan a los profesionales de la privacidad que respondieron a un estudio de EY e iApp. cuando se le pide
identificar los principales desafíos de privacidad derivados de COVID-19, comprender los requisitos de privacidad asociados con el trabajo remoto de los empleados fue la elección principal, elegida por aproximadamente la mitad (49 %) de los encuestados.

Incluso hay medidas en marcha para monitorear a los empleados que regresan a la oficina, informa el Wall Street Journal. Estos incluyen el uso de cámaras térmicas para monitorear la temperatura corporal y sensores para monitorear el distanciamiento social.

Por ahora, los problemas que enfrentan los gerentes con todos los que trabajan desde casa incluyen productividad y responsabilidad poco claras, fallas en la comunicación y colaboración del equipo, mayores riesgos de seguridad cibernética y cumplimiento de datos, aislamiento y bienestar mental de los empleados, y dificultad para lograr y mantener el equilibrio entre el trabajo y la vida. Con el beneficio de la orientación cara a cara a lo largo del ciclo de vida de un proyecto, los empleados remotos pueden tener dificultades con la gestión diaria del tiempo y la priorización de tareas”, relata un libro electrónico de ActivTrak, un proveedor en el espacio de monitoreo de empleados. “Esto podría conducir a flujos de trabajo ineficientes, plazos incumplidos y otras consecuencias costosas para la organización. Debido a la falta de tiempo cara a cara en persona, los empleados remotos a menudo tienen menos interacciones con sus gerentes y miembros del equipo. Eso, a su vez, puede conducir a una menor visibilidad de su rendimiento o posibles cuellos de botella en el flujo de trabajo. Para adaptarse, los gerentes necesitan nuevas estrategias y tecnologías que puedan brindar esta visibilidad”.

Muchos proveedores ofrecen herramientas que utilizan “monitoreo sigiloso, transmisiones de video en vivo, seguimiento de teclado, reconocimiento óptico de caracteres, grabación de pulsaciones de teclas o seguimiento de ubicación”, observa Blackman. Esto incluso incluye capturas de pantalla aleatorias o grabación de actividades del teclado. Sin embargo, las empresas que implementan herramientas como instrumentos de productividad contundentes pueden ver sus esfuerzos fracasar. “Sin embargo, a pesar de la fácil disponibilidad de opciones, el monitoreo conlleva un riesgo real para las empresas que lo persiguen”, dice Blackman. “La vigilancia amenaza con erosionar la confianza entre empleadores y empleados”.

Si bien ActivTrak ofrece herramientas de monitoreo electrónico, los autores de su libro electrónico respaldan políticas y comunicaciones abiertas y de apoyo para construir relaciones remotas confiables. Los autores del libro recomiendan el análisis de datos como un enfoque para evaluar "los flujos de trabajo de los empleados remotos y guiar las oportunidades de mejora basadas en la evidencia". Igual de importante, instan a los empleados y empleadores a “comprender que están todos juntos en esto y tienen responsabilidades compartidas” para que el trabajo remoto sea productivo. Los elementos esenciales de la política de trabajo remoto deben incluir expectativas claramente definidas en torno a las horas de trabajo y el mantenimiento de los niveles de productividad, así como la seguridad en el lugar donde se realiza el trabajo”.

Las métricas siguen siendo esenciales, pero Blackman aconseja que se seleccionen con cuidado. “Aplicar números a las cosas es fácil, al igual que hacer juicios rápidos basados ​​en puntajes numéricos arrojados por una pieza de software. Esto conduce tanto a una vigilancia innecesaria como a decisiones mal formadas”, advierte. “Si insiste en monitorear a los empleados, asegúrese de que lo que está rastreando sea relevante y necesario. Supervisar simplemente la cantidad de correos electrónicos escritos o leídos, por ejemplo, no es un indicador fiable de la productividad”.

Obtenga la opinión de todos sobre qué métricas realmente importan, desde gerentes de contratación hasta supervisores y "aquellos que realmente están siendo monitoreados", dice Blackman. También es crucial que las empresas “sean transparentes con sus empleados sobre lo que están monitoreando y por qué. Parte integral de respetar a alguien es que te tomes el tiempo para comunicarte abierta y honestamente con ellos. Dígales a sus empleados qué está monitoreando y por qué. Deles la oportunidad de ofrecer retroalimentación. Comparta los resultados del seguimiento con ellos y, lo que es más importante, proporcione un sistema mediante el cual puedan apelar las decisiones sobre su carrera influenciadas por los datos recopilados”.

La confianza es un vínculo que debe construirse minuciosamente y puede perderse fácilmente. En un momento en que la gestión está fuera de la vista, la confianza es la fuerza guía que mantendrá a las organizaciones en funcionamiento.