Auditoría de Programa de Gestión de Mantenimiento en 5 Pasos: Guía Clara y Efectiva

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¿Hiciste una auditoría de todas tus actividades de mantenimiento del año pasado?

No me mires así. Sé que suena bastante tedioso. 🙁

Sin embargo, tiene varios beneficios. Puede ayudarte a identificar áreas problemáticas y margen de mejora. Además, encuentra donde lo estás haciendo realmente bien en tu programa de gestión de mantenimiento.

Las operaciones de mantenimiento cambian con el tiempo. Para clarificar: se añaden o retiran equipos, cambia el personal de mantenimiento, cambian proveedores, cambian operaciones, etc. Con esto, nuevas ineficiencias pueden introducirse o nuevas oportunidades de mejora pueden aparecer. Podemos encontrar este tipo de cosas con una auditoría periódica del programa de mantenimiento.

Qué Hacer en la Auditoría del Programa de Gestión de Mantenimiento

1. Recopilar información de todas las órdenes de trabajo hechas el año pasado

Si tienes software de gestión de mantenimiento, esto no será difícil. El software debería poder darte una variedad de informes de análisis para períodos específicos. Podrías poder exportar todas las órdenes de trabajo relevantes para hacer más análisis con otras herramientas. Por ejemplo, con FastMaint CMMS exportas datos a archivo delimitado por comas. Luego lo abres con software de hoja de cálculo como Microsoft Excel y haces análisis y gráficos más complejos.

2. Separar mantenimiento no planificado del planificado/preventivo

Agrupa todo el trabajo de mantenimiento que se hizo en dos cubetas o categorías. Las categorías son a) mantenimiento no planificado o por avería y b) mantenimiento planificado o preventivo. Analizarás estos como dos tipos de datos diferentes.

3. Revisar órdenes de trabajo no planificadas por problemas

En órdenes de trabajo no planificadas busca equipos que parezcan fallar frecuentemente o requieran mucho mantenimiento no planificado. Esto puede ser señal de que el equipo necesita reemplazo. O el mantenimiento no se está haciendo correctamente. ¿Los problemas parecen ocurrir más frecuentemente después de que ciertos miembros del equipo de mantenimiento hacen el mantenimiento?

Esto puede ser señal de mantenimiento mal hecho. ¡Pueden estar saltando pasos de trabajo! O no tienen la formación o experiencia para identificar problemas potenciales que causarán futuros problemas.

Órdenes de trabajo marcadas como problemáticas son otra pista. Pueden estar tomando demasiado tiempo en completarse. O los técnicos de mantenimiento están encontrando problemas adicionales causando retrasos en la finalización.

Otra causa podría ser malas piezas de repuesto. Los proveedores pueden estar enviando piezas de mala calidad que fallan pronto. ¡Esto resultará en mucho mantenimiento no planificado!

4. Revisar órdenes de trabajo planificadas/preventivas por problemas

En mantenimiento planificado (preventivo), encuentra equipos que parezcan tomar más tiempo y dinero. Podrías poder reemplazar equipos con equipos más nuevos que necesiten menos mantenimiento preventivo. Ten una idea de cuánto te cuesta mantener tales equipos. Ver si hay alternativas más baratas. Además, verifica y mira si parte del mantenimiento preventivo es excesivo. Ver si estás haciendo más de lo necesario revisando recomendaciones del fabricante.

5. Verificar uso de tus piezas de mantenimiento

Tu software de mantenimiento debería poder darte informes de piezas que has usado durante el año. Ver si puedes identificar posibles lotes malos de piezas o proveedores que proporcionan piezas de mala calidad. Si identificas piezas malas, puedes identificar equipos que pueden necesitar mantenimiento temprano porque el mantenimiento se hizo con piezas malas de un lote malo. También puedes descartar proveedores que tienden a vender piezas de mala calidad.

¡Los costes de repuestos son una parte muy grande de la mayoría de presupuestos de mantenimiento! Una mejor gestión de piezas puede ayudar a ahorrar mucho dinero. Además, tiempo ya que tendrás menos averías por piezas malas.

Qué Deberías Aprender de la Auditoría

Al final de tu auditoría deberías tener una buena idea de áreas problemáticas potenciales, donde puedes mejorar y donde lo estás haciendo bien. Este tipo de información se vuelve más valiosa a medida que sigues repitiendo estas auditorías. Puedes ver si estás rindiendo mejor año tras año.

Aunque revisiones en períodos más cortos, ej. trimestral o semestral, también son útiles, una auditoría anual puede ayudar a suavizar fluctuaciones de rendimiento causadas por cambios estacionales.

Ejemplos de cambios estacionales son equipos funcionando a carga máxima para satisfacer demanda navideña o problemas de HVAC al inicio de invierno o verano. Estos pueden causar picos de mantenimiento que dificultan comparar rendimiento contra un trimestre anterior.

¡Un Buen Software de Gestión de Mantenimiento es Esencial!

En última instancia, para producir resultados útiles necesitas poder recopilar muchos datos para análisis. Aquí es donde un buen software CMMS/gestión de mantenimiento puede ayudar. Asegúrate de tener software CMMS que sea capaz de recopilar y devolverte todos estos datos.

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