Auditoría del programa de gestión de mantenimiento en cinco pasos:una guía clara y eficaz

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¿Hizo una auditoría de todas sus actividades de mantenimiento durante el último año?

No me mires así. ¡Sé que suena bastante tedioso! 🙁

Sin embargo, tiene varios beneficios. Puede ayudarle a identificar áreas problemáticas y posibilidades de mejora. ¡Además, descubra dónde le está yendo realmente bien en su programa de gestión de mantenimiento!

Las operaciones de mantenimiento cambiarán con el tiempo. Para aclarar que se agregan o retiran equipos, cambia el personal de mantenimiento, cambian los proveedores, cambian las operaciones, etc. Con ello se pueden introducir nuevas ineficiencias o aparecer nuevas oportunidades de mejora. Este tipo de cosas podemos encontrarlas con una auditoría periódica del programa de mantenimiento.

¿Qué hacer en la auditoría del programa de gestión de mantenimiento?

1. Recopilar información de todas las órdenes de trabajo realizadas el año pasado

Si tiene un software de gestión de mantenimiento, esto no será difícil de hacer. El software debería poder brindarle una variedad de informes de análisis para períodos específicos. Es posible que pueda exportar todas las órdenes de trabajo relevantes para realizar más análisis con otras herramientas. Por ejemplo, con el software FastMaint CMMS exporta datos a un archivo delimitado por comas. Luego ábrelo con un software de hoja de cálculo como Microsoft Excel y realiza análisis y gráficos más complejos.

2. Separe el mantenimiento no planificado del mantenimiento planificado/preventivo

Agrupe todo el trabajo de mantenimiento que se realizó en dos grupos o categorías. Las categorías son a) mantenimiento no planificado o por averías y b) mantenimiento planificado o preventivo. Analizarás estos son dos tipos diferentes de datos por separado.

3. Revisar órdenes de trabajo no planificadas en busca de problemas

En las órdenes de trabajo no planificadas, busque equipos que parezcan fallar con frecuencia o que requieran mucho mantenimiento no planificado. Esto puede ser una señal de que es necesario reemplazar el equipo. O el mantenimiento no se está realizando correctamente. ¿Parece que los problemas ocurren con más frecuencia después de que ciertos miembros del equipo de mantenimiento realizan el mantenimiento?

Esto puede ser un signo de un trabajo de mantenimiento realizado incorrectamente. ¡Es posible que se estén saltando pasos del trabajo! O no tiene la formación o la experiencia para identificar posibles problemas que causarán problemas en el futuro.

Las órdenes de trabajo marcadas como órdenes de trabajo problemáticas son otra pista. Es posible que estén tardando demasiado en completarse. O los técnicos de mantenimiento están encontrando problemas adicionales que provocan retrasos en la finalización.

Otra causa más podría ser piezas de repuesto defectuosas. Es posible que los proveedores envíen piezas de mala calidad que fallen antes de tiempo. ¡Esto resultará en una gran cantidad de mantenimiento no planificado!

4. Revisar las órdenes de trabajo de mantenimiento planificado/preventivo para detectar problemas

En las órdenes de trabajo planificadas (mantenimiento preventivo), se encuentran equipos que parecen consumir la mayor cantidad de tiempo y dinero. Es posible que pueda reemplazar el equipo con equipo más nuevo que necesite menos mantenimiento preventivo. Tenga una idea de cuánto le cuesta mantener dicho equipo. Vea si hay alternativas más baratas disponibles. Además de esto, verifique y vea si parte del mantenimiento preventivo es excesivo. Vea si está haciendo más de lo necesario revisando las recomendaciones del fabricante.

5. Compruebe el uso de piezas de mantenimiento

Su software de mantenimiento debería poder brindarle informes de las piezas que ha utilizado durante el año. Vea si puede identificar posibles lotes defectuosos de piezas o proveedores que proporcionen piezas de mala calidad. Si identifica piezas defectuosas, puede identificar equipos que pueden necesitar mantenimiento temprano porque el mantenimiento se realizó con piezas defectuosas de un lote defectuoso. También puedes eliminar proveedores que tienden a vender piezas de mala calidad.

¡Los costos de repuestos son una parte muy importante de la mayoría de los presupuestos de mantenimiento! Una mejor gestión de piezas puede ayudar a ahorrar mucho dinero. Además de tiempo ya que tendrás menos averías por piezas malas.

Qué debe aprender de la auditoría

Al final de su auditoría, debería tener una buena idea de las áreas potencialmente problemáticas, dónde puede mejorar y dónde lo está haciendo bien. Este tipo de información se vuelve más valiosa a medida que se repiten estas auditorías. Puede ver si su desempeño es mejor año tras año.

Mientras que las revisiones en períodos más cortos, p. Las auditorías trimestrales o semestrales también son útiles; una auditoría anual puede ayudar a suavizar las fluctuaciones de rendimiento causadas por los cambios estacionales.

Ejemplos de cambios estacionales son equipos que funcionan a carga máxima para satisfacer la demanda de vacaciones o problemas de HVAC al comienzo del invierno o el verano. Esto puede provocar picos de mantenimiento que pueden dificultar la comparación del rendimiento con el del trimestre anterior.

¡Un buen software de gestión de mantenimiento es esencial!

En última instancia, para producir resultados útiles es necesario poder recopilar una gran cantidad de datos para su análisis. Aquí es donde un buen CMMS/software de gestión de mantenimiento puede ayudar. Asegúrese de tener un software CMMS que sea capaz de recopilar y devolverle todos estos datos.

¿Necesita un programa CMMS/software de mantenimiento? Pruebe una demostración en línea o descargue una prueba de 30 días de FastMaint CMMS.

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