Las 10 trampas más grandes que debes evitar cuando hablas

El ejecutivo se levanta para hablar. Todos los que están allí deben escuchar lo que tiene que decir sobre la empresa, pero en 10 minutos, o están irremediablemente confundidos o se quedan dormidos. ¿Qué está haciendo mal?

Siempre que abres la boca, ya sea que tu audiencia sea una persona o mil, quieres transmitir un mensaje específico. Tal vez desee que se escuchen sus opiniones en las reuniones, o tal vez esté dando una presentación formal, interna o externamente. Posiblemente su equipo necesite mejorar su comunicación con el cliente, o está en condiciones de ayudar a su director ejecutivo a diseñar un discurso importante.

Cualquiera que se proponga presentar, persuadir e impulsar con la palabra hablada se enfrenta a diez grandes obstáculos.

1) Pensamiento poco claro: Si no puede describir de qué está hablando en una oración, es posible que tenga un enfoque confuso o trate de cubrir demasiados temas. Es probable que sus oyentes también se confundan y su atención se desvíe pronto. Ya sea que esté mejorando sus propias habilidades o ayudando a otra persona a crear una presentación, el desafío más grande (y más difícil) es comenzar con una premisa u objetivo de una sola oración.

2) Sin estructura clara: Facilite que las personas sigan lo que está diciendo. Ellos lo recordarán mejor, y usted también lo hará a medida que entregue su información e ideas. Si gotea, divaga o nunca va al grano, sus oyentes se desconectarán. Comience con una apertura sólida relacionada con su premisa; declare su premisa; Enumere los fundamentos o "puntos de sabiduría" que apoyan su premisa, respaldando cada uno con ejemplos:historias, estadísticas, metáforas e historias de casos. Revise lo que ha cubierto, responda preguntas si corresponde y luego use un cierre sólido.

3) No hay historias memorables: La gente rara vez recuerda tus palabras exactas. En cambio, recuerdan las imágenes mentales que inspiran sus palabras. Respalde sus puntos clave con historias vívidas y relevantes. Ayude a sus oyentes a “hacer la película” en sus cabezas usando personajes memorables, situaciones atractivas, diálogo, suspenso, drama y humor. De hecho, si puedes abrir con una imagen muy visual, dramática o divertida (¡pero no una broma!), Que apoye tu premisa, los tienes enganchados. Luego, vincula tu cierre con la escena de apertura. Nunca lo olvidarán.

4) Sin conexión emocional: La comunicación más poderosa combina conexiones intelectuales y emocionales. Intelectual significa apelar al interés propio educado con datos y argumentos razonados. Emocional proviene de involucrar la imaginación de los oyentes, involucrándolos en sus historias ilustrativas usando con frecuencia la palabra "usted" y respondiendo su pregunta tácita, "¿Qué hay en esto para mí?" Utilice lo que yo llamo una "alta relación yo / usted". Por ejemplo:No "Voy a hablar contigo sobre telecomunicaciones", sino "Vas a conocer las últimas tendencias en telecomunicaciones". No, “Quiero contarte sobre Bobby Lewis”, sino “Ven conmigo a Oklahoma City. Permítanme presentarles a mi amigo, el orgulloso padre Bobby Lewis ". Has atraído al oyente a la historia.

5) Nivel de abstracción incorrecto: ¿Proporciona el panorama general y las generalidades, una especie de charla de ánimo, cuando sus oyentes están ávidos de detalles, hechos y procedimientos específicos? ¿O los está ahogando en datos cuando necesitan posicionarse con una descripción general y descubrir por qué deberían preocuparse? Ponte en la misma onda con tus oyentes. Mi amigo, el Dr. David Palmer, un experto en negociaciones de Silicon Valley, se refiere a palabras y frases “gordas” y “flacas”. Las palabras gruesas describen el panorama general, las metas, los ideales y los resultados. Las palabras delgadas son detalles minuciosos y específicos quién, qué, cuándo y cómo. En general, la alta dirección necesita palabras gordas. La gerencia media requiere palabras medianas. El personal técnico y los usuarios de la línea directa para consumidores están ávidos de palabras breves. Aliméntelos a todos según su apetito.

6) Sin pausas: La buena música y la buena comunicación contienen cambios de ritmo, pausas y descansos completos. Aquí es cuando los oyentes piensan en lo que se acaba de decir. Si se apresura a acumular tanta información como sea posible, es probable que haya dejado a sus oyentes en la estación. Está bien hablar rápido, pero haga una pausa cada vez que diga algo profundo o proactivo o haga una pregunta retórica. Esto le da a la audiencia la oportunidad de pensar en lo que ha dicho y de internalizarlo.

7) No palabras irritantes: Hmm-ah-er-ya sabes a lo que me refiero ... Un orador que escuché comenzaba cada nuevo pensamiento con "¡Ahora!" mientras examinaba sus notas para averiguar qué venía después. Esto puede estar bien de vez en cuando, pero no cada 30 segundos. Grábate para comprobar si hay malos hábitos verbales similares. Luego, continúe grabando y entregando el mismo material hasta que desaparezcan los agravantes de la audiencia.

8) Pisar sus palabras clave: La palabra más importante en una oración es la palabra clave. Por lo general, es la última palabra:"Llévate a mi esposa, POR FAVOR". Pero si baja la voz y luego agrega:"¿Verdad?" o "¿Ves?", has matado el impacto de tu mensaje. (Para descubrir si hace esto, utilice la prueba de grabación de cinta descrita anteriormente). No sabotee sus mejores tomas.

9) Uso indebido de la tecnología: Sin duda, el audio / visual ha agregado impacto en el mundo del espectáculo a las presentaciones de oradores profesionales y comerciales. Sin embargo, el hecho de que esté disponible no significa que tengamos que usarlo. Los oradores tímidos que simplemente narran imágenes de rotafolios, diapositivas, videos, transparencias o gráficos de visualización, rara vez pueden ser apasionados y efectivos. Cualquier ayuda visual desviará la atención de usted. Incluso las mejores imágenes de PowerPoint no te conectarán emocionalmente. En su lugar, utilice historias contundentes, si es posible. Nunca repita lo que está en las imágenes. Si lo hace, uno de ustedes es redundante. Haga de la tecnología un apoyo a su mensaje, no una muleta. La trampa es que la información presentada a través de la tecnología tiende a ser sobre el hablante y la organización del hablante, mientras que la comunicación debe ser sobre la audiencia. Un ejecutivo al que me pidieron que asesorara tenía 60 diapositivas de PowerPoint:58 sobre su empresa y dos sobre el posible cliente. ¡Redujimos a la mitad el número e invertimos la proporción!

10) No tener una apertura y un cierre fuertes: Involucre a su audiencia de inmediato con una apertura poderosa y relevante que tiene un alto factor I / You. Puede ser dramático, estimulante o incluso divertido, pero nunca, nunca comience con una broma (a menos que sea un humorista con materiales originales). Haga que sus oyentes se enganchen de inmediato con una muestra de lo que vendrá a continuación. Y nunca cierre haciendo preguntas. Sí, responda preguntas si es apropiado, pero luego continúe con su cierre dinámico, preferiblemente uno que se relacione con su tema de apertura. Las últimas palabras perduran. Al igual que con un gran musical, desea que su audiencia salga luego tarareando las melodías.

Cuando pueda evitar estos 10 escollos comunes, podrá concentrarse en su mensaje y en su audiencia, lo que lo convertirá en un comunicador más dinámico, poderoso y persuasivo.

Acerca del autor:
Patricia Fripp es instructora de discursos, instructora de presentaciones y oradora principal. Trabaja con empresas grandes y pequeñas, y con personas desde la C-Suite hasta el piso de trabajo. Crea líderes, transforma equipos de ventas y deleita al público. Para obtener más información, visite www.fripp.com, llame al 415-753-6556 o envíe un correo electrónico a [email protected].