Mantener un registro de equipos preciso: Mejores prácticas para confiabilidad y cumplimiento

El registro de equipos es una de las herramientas más importantes en su kit cuando se trata de mantenimiento y confiabilidad. Puede ser la base de su mantenimiento planificado, lubricación, entrenamiento y programas de reparación, así como ayudar con cumplimiento regulatorio y programas de seguridad.

Su programa de gestión de repuestos depende de un registro completo y preciso con el análisis requerido para partes de servicio regular junto con los repuestos de seguro identificados a través de análisis de modos de fallo y efectos. No olvide que sus finanzas también están vinculadas a través de depreciación, amortización y asignaciones de centro de costos.

El historial de equipos se vincula al registro junto con manuales, dibujos, procedimientos, costos de mano de obra y reportes. Por eso es la base sobre la cual se construye tanto, y por eso es tan vital que lo haga bien y trabaje para mantener su precisión.

Aunque tiene un costo inicial y un costo de mantenimiento, el retorno puede ser significativo y continuo, así que haga la inversión incluso si tiene que bajar algo más en la lista. Las horas-hombre que ahorra a largo plazo reembolsarán su inversión muchas veces. Puede considerar el ahorro en tiempo de inactividad y repuestos como la guinda del pastel.

Cómo Debe Verse el Registro

Si tiene un sistema de gestión de activos empresarial (EAM) o sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), ya está configurado con campos específicos en una base de datos. Revise esos campos para asegurar que satisfacen sus necesidades y luego examine el registro para completitud y precisión. Puede renombrar algunos campos para adaptarlos a sus necesidades.

Si no tiene un EAM o CMMS con registro de equipos integrado, o está evaluando un programa para su planta, asegúrese de que proporcione un número mínimo de campos de datos para la información básica que necesita. Este es uno de esos casos donde más es mejor. Por supuesto, plantas más pequeñas pueden manejar con versiones más baratas de programas o incluso con hojas de cálculo simples si están configuradas correctamente.

Como mínimo absoluto, necesitará campos como nombre de equipo, nombre del fabricante, número de modelo, número de serie, ubicación instalada en la planta, descripción y fecha de instalación. Puede agregar campos para proveedor de servicio, período de garantía, capacidad, ubicación funcional, número de equipo superior, número de archivo de lista de materiales (BOM) (si no está incluido como función separada en su software), y el número de orden de compra original si lo desea.

Nombre del Equipo

Este es como lo llama para sus registros. Hágalo entendible para todos, y no tema abreviaturas o acrónimos si son comunes en su proceso. Puede formar el estándar aquí para su planta, así que piénselo por adelantado. Pondrá esto en etiquetas, reportes, pantallas de control supervisorio y adquisición de datos (SCADA), procedimientos y títulos de órdenes de trabajo, así que necesita una estructura que tenga sentido. Una estructura estandarizada será necesaria porque también ordenará datos como órdenes de trabajo por este nombre.

Nombre del Fabricante

Este es el fabricante de equipo original (OEM) y no el que se lo vendió o instaló. Liste ese proveedor bajo nombre de vendedor o en la sección de comentarios.

Número de Modelo

Este número lo conecta a manuales y servicios del OEM, y funciona con el número de serie para decirle a su proveedor exactamente qué máquina está discutiendo cuando llama por ayuda.

Número de Serie

El número de serie con el número de modelo es información muy importante. Con solo el modelo y número de serie, el OEM usualmente puede buscar cualquier información que necesite sobre partes y procedimientos. Verifique que lo que ha registrado coincida con la placa de identificación real en la unidad. Algunos fabricantes mantienen números de parte y dibujo separados para cada unidad de número de serie. Además, puede haber diferencias sutiles en su unidad debido a un requisito especial que solo se registra en el registro específico de número de serie del fabricante. No quiere ordenar una parte de $10,000, esperar ocho semanas para que llegue y luego descubrir que no encaja bien.

Fecha de Instalación

Usa esta fecha para cobertura de garantía, para finanzas de depreciación y para configurar horarios iniciales de servicio y mantenimiento preventivo. También puede ayudar a gerentes a decidir si es hora de actualizar.

Ubicación

Este es su código de ubicación interno. Algunas grandes empresas incluyen códigos de país y planta al frente, pero lo básico es edificio, piso y cuadrante. También puede usar números de columna en lugar de o además del código de cuadrante para afinar aún más.

Descripción

Este es el momento en que establece su nomenclatura estándar para sus equipos. Debe ser descriptiva, estándar y universalmente entendida. Limite esto a 40-60 caracteres para facilitar la ordenación posterior.

Comentario

El campo de comentario es un bloque de texto libre que usa para capturar qué hace el equipo para su planta y cualquier información especial que quiera disponible para uso, como nombre del vendedor, capacidad de la unidad o cualquier otra cosa que sienta importante. Si no lo hace en otro lado, aproveche esta oportunidad para registrar la capacidad de diseño y la relación de la máquina con otros equipos (ej., ventilador de suministro 04 para unidad HVAC 03-03-12 con capacidad de 1,500 cfm @ 5"w.c.).

La importancia de su registro de equipos no puede ser enfatizada lo suficiente. Su entrenamiento técnico, repuestos, finanzas y sistemas de órdenes de trabajo todos dependen de registros de equipos precisos. Buenos registros pueden acortar tiempos de troubleshooting, facilitar entrenamiento de nuevo personal, capturar eventos de modificación, contribuir a mejores decisiones de gestión al proporcionar datos financieros oportunos y confiables, y aumentar confiabilidad a lo largo de la vida del equipo. Combine estos registros con un programa de etiquetado y puede esperar disfrutar buenas experiencias con su base de equipos instalados.