Dominar el Seguimiento de Ventas: 7 Estrategias Comprobadas para Mantener a los Prospectos Comprometidos

La mayoría de los clientes potenciales de tu negocio no comprarán de ti instantáneamente. No puedes simplemente presentar a alguien tus productos o servicios una vez y esperar que completen el resto del camino por sí mismos. Desafortunadamente, esto simplemente no es cierto.

El primer punto de contacto es importante, por supuesto. Nunca tienes una segunda oportunidad para causar una primera impresión. Pero muchos vendedores y marketers cometen el error de crear un email de ventas perfecto, mantener una gran reunión o hacer una demo de producto fantástica, y luego sentarse y no hacer nada.

Si eres culpable de esto, quizás necesites perfeccionar tus seguimientos de ventas. Sigue leyendo para aprender cómo hacerlo y por qué importa.

Dominar tu seguimiento de ventas es una habilidad crítica para los representantes, sin embargo, muchos no hacen seguimiento suficiente.

Según un estudio de Brevet, el 80% de las ventas requieren un promedio de cinco seguimientos para cerrar el trato. Sin embargo, el 44% de los representantes de ventas hacen seguimiento a un prospecto solo una vez antes de rendirse. Después de cuatro seguimientos, el 94% de los vendedores se han rendido.

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Es una cantidad terrible de ventas potenciales que nunca se cierran, e ingresos potenciales que se dejan sobre la mesa.

La reticencia a hacer seguimiento es comprensible. Los vendedores son muy conscientes de que su profesión puede tener reputación de ser insistente o agresiva. No quieres ser visto como molesto o no captar la indirecta, así que simplemente dejas de hacer seguimiento.

Sin embargo, ¿sabes cuál es la razón número uno por la que un prospecto no te responde? No es porque no estén interesados, es porque están ocupados. Los tomadores de decisiones tienen muchas prioridades contrapuestas que manejar y muchas demandas diferentes en su tiempo. Según Harvard Business Review, los profesionales tienen en promedio más de 200 emails en su bandeja de entrada en un momento dado.

En otras palabras, (probablemente) no te ignoran porque no quieran lo que ofreces. Solo necesitas ser tenaz para captar su atención porque tienen mucho en marcha. En la siguiente sección, aprenderemos cómo perfeccionar el arte del seguimiento.

Técnicas de Seguimiento de Ventas

1. Usa una variedad de métodos de seguimiento.

Así que has enviado dos o tres emails de seguimiento a tu prospecto y no has recibido respuesta. Puede ser hora de coger el teléfono. Alternativamente, si sigues llamando y siempre están demasiado ocupados para hablar contigo, podrías tener más suerte enviando un email en su lugar.

No te limites solo a teléfono y email. Obviamente no sugiero que rastrees a alguien en todas las plataformas que se te ocurran, pero si estás conectado en una plataforma profesional como LinkedIn, no hay razón para no usarla para hacer seguimiento.

En resumen, si no estás seguro de lo que alguien prefiere, prueba diferentes métodos de seguimiento. Las personas prefieren diferentes métodos de comunicación, y lo que llama la atención de una persona será ignorado por otra.

Por otro lado, si alguien especifica un método de comunicación particular, respétalo. No te ganarás a un prospecto si sigues llamándole después de que hayan dicho que les gusta hacer todo el negocio por email.

2. Espacia los contactos.

La forma más rápida de molestar a tu prospecto y espantarle no es hacer seguimiento demasiadas veces —es espaciar tus seguimientos demasiado cerca.

Las decisiones de compra a menudo se mueven lentamente, y aún más cuando el producto o servicio es de valor sustancial. Por tanto, probablemente no puedas esperar que los prospectos tomen una decisión instantáneamente, o incluso de la noche a la mañana.

En mi agencia de diseño web, los clientes suelen gastar miles de dólares con nosotros en un proyecto. Esta es una decisión de compra importante y no puede apresurarse. Por tanto, necesitamos ser conscientes de plazos más largos cuando hacemos seguimiento. Para quienes venden B2B, a menudo hay múltiples partes interesadas involucradas en el proceso de toma de decisiones.

No hay una fórmula exacta para espaciar correctamente tus seguimientos. En la mayoría de circunstancias, cada día será demasiado a menudo, y una vez al mes no es lo suficientemente frecuente. Encuentro que una vez por semana o así es apropiado en la mayoría de circunstancias.

Lo mejor que puedes hacer en términos de espaciar tus seguimientos es entender el plazo de tu prospecto. Por ejemplo, imagina que has hecho una demo de producto para presentar a un prospecto tu solución de software. Dicen que lo plantearán en la Junta en la reunión de la próxima semana. En esta situación, hacer seguimiento al día siguiente solo les molestará.

Aquí tienes un consejo extra: Elimina la incertidumbre del momento del seguimiento con el software gratuito de rastreo de email de HubSpot, que te notifica instantáneamente cuando los prospectos interactúan con tus emails. Puedes establecer recordatorios en tu calendario para asegurarte de nunca perder la oportunidad de hacer seguimiento en el momento adecuado.

3. Aporta valor en cada seguimiento.

Aunque seas un vendedor, tus prospectos no quieren sentir que están en el extremo receptor de un discurso de venta agresivo. La venta dura simplemente no funciona más. En su lugar, puedes obtener mejores resultados involucrando al prospecto en cada seguimiento y asegurándote de aportarles valor.

En otras palabras, no se trata de ti ni siquiera de tu producto. Se trata de ellos.

Aquí tienes algunas formas de aportar valor en tus seguimientos:

• Comienza preguntando al prospecto cómo está y cómo va el negocio — Idealmente, deberías esforzarte por recordar algo significativo sobre cada prospecto. Por ejemplo, imagina que tu prospecto te dijo que estaban a punto de lanzar un nuevo producto al mercado. La próxima vez que hables con ellos, deberías preguntar cómo fue. Simplemente recordar cosas sobre las personas y mostrar que te importas ayuda a construir el tipo de conexión humana que impulsa las ventas.
• Mantén notas sobre los puntos de dolor del prospecto y los problemas que intentan resolver — Centra siempre la conversación en estos puntos de dolor y problemas. Recuerda: no solo estás vendiendo un producto. Estás vendiendo una solución a un problema.
• Incluye un enlace a un artículo, post de blog o vídeo relevante en tu email de seguimiento — El contenido debe relacionarse fuertemente con el prospecto y los problemas que te han dicho que enfrentan. Al proporcionarles contenido útil, demuestras que estás interesado en una relación mutuamente beneficiosa en lugar de una venta rápida.
• Notifícales una oferta especial o descuento por tiempo limitado — Esto puede ser una gran forma de re-enganchar con un prospecto con el que no has hablado en un tiempo.

Recuerda que "valor" no tiene por qué ser financiero. Simplemente necesitas asegurarte de que estás ofreciendo algo útil a la persona cada vez que le hablas.

4. Define siempre los siguientes pasos.

Uno de los mayores errores de seguimiento que cometen los vendedores: no definir claramente los siguientes pasos en el proceso con el prospecto.

Por ejemplo, si el prospecto dice que necesita tiempo para discutir tu oferta con su equipo, acuerda hacer seguimiento con ellos una o dos semanas después. Si has hecho una demo de producto exitosa y han expresado interés, organiza otra llamada pronto para avanzar.

Sé lo más específico posible. "Te llamaré la próxima semana" es vago. "Te llamaré el miércoles —¿qué tal a las 9:30?" es mucho mejor.

5. Las líneas de asunto importan.

Si haces seguimiento por email, la línea de asunto puede hacer o romper el éxito de tu seguimiento. Como hemos discutido, los ejecutivos senior y tomadores de decisiones tienen cientos, si no miles, de emails en su bandeja de entrada en un momento dado. Por tanto, necesitas captar su atención lo suficiente para que quieran abrir tu email en primer lugar.

Una línea de asunto genérica como "Solo comprobando" o "seguimiento" no servirá. Son fáciles de ignorar o enviar directo a la papelera. En su lugar, necesitarás crear algo atractivo que les haga querer saber qué tienes que decir.

Quizás lo más importante es personalizar tu línea de asunto usando el nombre del destinatario. Un estudio mostró que esto aumentó las tasas de apertura en torno al 29%:

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Aquí tienes otras mejores prácticas para líneas de asunto de seguimiento:

• Mantenla corta, al grano y conversacional en tono.
• Crea sentido de urgencia. Esto puede incluir referenciar un momento específico (p. ej., "¿reunión el miércoles a las 10 am?"), u oferta por tiempo limitado ("¡Nos gustaría ofrecerte un 20% de descuento solo esta semana!")
• Haz una pregunta directa. Una pregunta como "¿me puedes echar una mano?" o "¿qué opinas sobre…" puede tentar al destinatario a abrir el email y responder.
• Deja claro que el email contiene contenido valioso. Una línea de asunto como "vi este vídeo y pensé en ti" o "pensé que este artículo podría serte útil" demuestra valor.

Recuerda que tu primer obstáculo es conseguir que abran tu email, así que tómate el tiempo para crear una línea de asunto irresistible.

6. Mantén la brevedad.

Como hemos discutido, tus prospectos son gente ocupada. No tienen tiempo para emails extensos, llamadas telefónicas largas o reuniones interminables. En su lugar, ve al grano y mantén tus seguimientos breves y al punto.

Un email de seguimiento no debería tener más de unas seis líneas en total. Y una llamada de seguimiento telefónica generalmente no debería durar más de unos diez minutos.

¿No suena mucho tiempo? Es porque no lo es. Tienes solo un breve plazo para captar la atención de tu prospecto y hacer que quieran actuar, así que sé directo.

7. Saber cuándo parar.

No puedes seguir haciendo seguimiento para siempre. En cierto punto, se vuelve agresivo, insistente o simplemente inútil.

¿Cuándo es suficiente? Es difícil decirlo, porque depende de las circunstancias. Algunos marketers recomiendan hacer seguimiento indefinidamente hasta recibir una respuesta definitiva. Yo no suscribo este modelo, personalmente.

Dado que el 80% de las ventas exitosas requieren cinco seguimientos en promedio, recomiendo usar esto como tu base. Ciertamente no envíes más de seis o siete en total. En cierto punto, la falta de respuesta es un no.

Recomiendo enviar un email final antes de dejar de contactar al prospecto. Esto se conoce como el email de despedida. Si el prospecto estaba interesado pero no se había puesto a responderte, esto les impulsará a la acción. Si no, has cerrado la propuesta y saben que no deben esperar volver a saber de ti. Echa un vistazo a este post para plantillas de email de despedida.

Va sin decir que debes dejar de hacer seguimiento inmediatamente si el prospecto responde con un "no" firme o indica claramente falta de interés. Continuar contactándoles en ese punto es simplemente spam.

No Tengas Miedo de los Seguimientos

Muchos vendedores temen la etapa de seguimiento del proceso de ventas. Esto es porque temen molestar al prospecto, ser vistos como spammers, o incluso perder una venta potencial por hacer demasiado seguimiento.

Incluso podrías tener miedo de hacer seguimiento por si escuchas un "no" definitivo. Pero aquí hay algo que debes entender: un "no" claro es un regalo. Significa que puedes tachar a ese prospecto de tu lista, dejar de perder tiempo y pasar a alguien que esté interesado en lo que ofreces.

Sin embargo, no hacer seguimiento es una de las formas más rápidas de perder hasta el 80% de tus ventas potenciales. Es una cantidad terrible de ingresos que no estás generando. Por tanto, deja de tener miedo al seguimiento. Es una parte crucial de hacer negocios.

Recomiendo reenfocarlo en tu mente. No estás haciendo seguimiento con el prospecto para hacerles spam, molestarles o presionarles a comprar. En su lugar, eres persistente porque tienes un producto o solución que puede ayudarles a satisfacer una necesidad.

Si empiezas a ver el seguimiento como parte de construir una relación con un cliente potencial, llegarás a entender su importancia y dejarás de tenerle miedo. ¡Buena suerte!