¿Qué son las operaciones de almacén?

Vivimos oficialmente en la era dorada del cumplimiento rápido, lo que significa que los almacenes del mundo tienen mucho trabajo por delante. Según los datos recopilados por Statista, la cantidad de almacenes que operan en los Estados Unidos ha tenido un aumento constante en la última década, alcanzando un máximo de casi 18,000 instalaciones en 2017. A medida que aumenta la competencia y las expectativas de los consumidores se topan con territorios desconocidos, se está volviendo cada vez más más importante para los minoristas, proveedores y gerentes de distribución aprender los entresijos del campo en constante evolución del almacenamiento moderno de alta tecnología.

Pero, el hecho de que las tecnologías automatizadas recientes hayan cambiado el panorama de la experiencia general del cliente no significa que los nuevos en el campo puedan pasar por alto el aprendizaje de los fundamentos. Desarrollar una gran conciencia de las operaciones de almacén debe ser el primer paso para cualquier empresa que ingrese a la carrera de cumplimiento de hoy. Analicemos rápidamente el significado, los desafíos y las mejores prácticas asociadas con las operaciones de almacén.

Una definición de operaciones de almacén

Rick Stinchcomb, de la University of Oklahoma Press, define las operaciones de almacén como tales:“El objetivo de las operaciones de almacén es satisfacer las necesidades y los requisitos de los clientes mientras utiliza el espacio, el equipo y la mano de obra de manera eficaz. Los bienes deben ser accesibles y protegidos. Alcanzar este objetivo requiere una planificación constante y un cambio continuo”.

Desglosándolo, las operaciones de almacén cubren una serie de áreas importantes, desde los procesos de recepción, organización, cumplimiento y distribución. Estas áreas incluyen:

• Recepción de mercancías
• Cross-docking de mercancías
• Organizar y almacenar el inventario
• Adjuntar soluciones de seguimiento de activos (como códigos de barras) a activos e inventario
• Integración y mantenimiento de un software de seguimiento, como un sistema de gestión de almacenes
• Supervisar la integración de nuevas tecnologías
• Seleccionar rutas de recolección
• Establecimiento de prácticas de clasificación y empaque
• Mantenimiento de las instalaciones del almacén
• Desarrollo de diseños de estanterías e infraestructura de almacén

Por supuesto, los puntos antes mencionados representan solo una fracción de lo que enfrentan muchos gerentes de operaciones de almacenes modernos. Dicho esto, constituyen los fundamentos del almacenamiento, elementos que sirven como bloques de construcción para todos los almacenes, grandes y pequeños.

Cómo funcionan las operaciones de almacén

Si bien muchos factores entran en juego al considerar las operaciones de almacén, aparentemente, el factor clave actual se refiere a la experiencia del cliente. Desde el surgimiento de Amazon y sus centros de distribución casi autónomos, los consumidores se han acostumbrado a los tiempos de envío de dos días, un día o, a veces, incluso cada hora.

Estas expectativas obligan a las operaciones de almacén a mantener las necesidades de los clientes a la vanguardia. Las operaciones pueden lograr esto invirtiendo en un sistema de software, como un WMS, WES o CRM que brinde a todos los miembros de la cadena de suministro, incluidos los clientes, una imagen de los niveles de inventario del minorista. El gerente de operaciones, junto con los planificadores y otros gerentes, pueden usar los datos de compra para organizar el piso del almacén de tal manera que los SKU más populares o de rápido movimiento se coloquen estratégicamente.

Una vez que se han firmado los planes de inventario e infraestructura, la gerencia también debe considerar factores como la integración de nuevas tecnologías, rutas de recolección, seguridad, administración de personal y más. También se debe prestar atención a la flota de la organización, ya sea interna o no. Es el trabajo del personal de operaciones del almacén asegurarse de que todo el inventario sea seleccionado, empacado y listo para ser cargado para su envío de la manera más eficiente posible.

Mejores prácticas de operaciones de almacén

Mantener un almacén confiable, seguro y moderno puede ser posible para operaciones de todos los tamaños y presupuestos, siempre que se sigan las mejores prácticas básicas. Estos incluyen:

• Seguridad: Según OSHA, la tasa de lesiones fatales en el almacenamiento es "más alta que el promedio nacional para todas las industrias". Debido a este hecho, las agencias, como OSHA, prestan especial atención a las trampas comunes de las operaciones de almacenamiento, incluidos los procedimientos inadecuados de licencia/capacitación, infraestructura defectuosa, mantenimiento de registros deficiente, problemas de mantenimiento de las instalaciones y más. Seguir las reglas de seguridad establecidas garantiza que la salud de los asociados y el negocio permanezcan seguros.
• Organización – Supply Chain 247 predica la importancia de almacenar todos los materiales en contenedores estandarizados y en ubicaciones estratégicas y bien etiquetadas. La publicación también recomienda que todas las operaciones que puedan deben implementar procedimientos de cross-docking para reducir el "tiempo de ciclo y los costos de manejo de materiales".
• Comunicación con el equipo de planificación: Con demasiada frecuencia, las organizaciones experimentan fallas en la comunicación entre el personal que trabaja en el piso y los que trabajan en la oficina corporativa. Si bien un equipo de planificación puede ser consciente de que factores como la globalización podrían afectar los tiempos del ciclo de inventario, es posible que el almacén no se entere de esto hasta la hora 11, cuando solo puede sobrevivir, no crear estrategias. Este escenario común se puede remediar con reuniones más frecuentes y comunicación diaria dentro de un sistema de software basado en la nube.

Como puede ver, las operaciones de almacén modernas se han convertido en un campo bastante complicado, pero eso no significa que los conceptos básicos hayan cambiado. Ponga siempre al cliente en primer lugar, concéntrese en los tiempos de cumplimiento y mantenga un estudio reglamentado sobre la seguridad y la organización de las instalaciones. Al seguir estos pasos, usted también tendrá las herramientas que necesita para administrar una empresa eficiente.