50 Consejos Comprobados de Seguimiento de Equipos para Aumentar la Eficiencia y Reducir Costes

Nunca antes las empresas habían tenido tanto poder para rastrear sus equipos de manera eficiente y, a veces, con solo pequeñas inversiones iniciales. Dicho esto, actualmente hay mucha competencia en el mercado, lo que puede dificultar la selección, particularmente en términos de procesos, software y equipos de seguimiento especializados. Por suerte, Internet está lleno de recursos expertos que ayudan a enfocar esta tarea abrumadora. Para ayudar a reducir la grasa, hemos compilado una lista de 50 consejos de seguimiento de equipos, incluyendo trucos organizativos, implementación de procesos y mejores prácticas de mantenimiento y reparación. A continuación, encontrará citas directas de estos recursos expertos, convenientemente organizadas por categoría.

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• Mejores Tácticas Organizativas para Equipos
• Mejores Prácticas en Selección de Software y Tags de Seguimiento de Activos
• Cómo Implementar un Programa de Seguimiento de Equipos
• Registro de Mantenimiento y Reparaciones
• Cómo Promover la Importancia del Seguimiento de Equipos a los Empleados

Mejores Tácticas Organizativas para Equipos

1. Antes de hacer nada, compile una lista de inventario de equipos actualizada. "¿Sabe exactamente qué equipos hay en su inventario? Podría tener una idea, aunque creemos que el valor combinado de todos sus equipos de apoyo es probablemente mayor de lo que esperaría. Incluso si tiene una visión general, ¿es algo vivo? Una lista de los equipos en su inventario de hace un año vale menos que el papel en el que está impresa." – Henri Van Bost, 8 Tips for Effective Equipment Inventory Management, Cheqroom; Twitter: @cheqroom

2. Piense más allá del seguimiento manual de inventario de equipos. "La percepción común de que los métodos manuales de seguimiento de inventario son una apuesta segura está perjudicando a las empresas. Seguro, son asequibles y existen desde la administración Reagan, pero también han demostrado ser una responsabilidad financiera y operativa para la gestión de equipos." – The Ultimate Way to Track Construction Tools and Equipment, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems

3. Organice su espacio para que los equipos se puedan localizar eficientemente. "Antes de colocar nada en el almacén, etiquete todo: estanterías, estantes, muelles, todo. Las soluciones de etiquetado de almacén están diseñadas específicamente para satisfacer las necesidades únicas del almacén, ofreciendo opciones personalizadas que van desde etiquetas retrorreflectivas de largo alcance hasta etiquetas para almacenamiento en frío, señales colgantes para almacén, etiquetas multi-nivel para estanterías y señales para muelles y puertas exteriores que resisten los elementos. Al elegir la solución de etiquetado adecuada, su almacén será más fácil de navegar, el picking y packing se agilizarán y la eficiencia organizativa recibirá un impulso general." – Shelly Stazzone, How to Organize a Warehouse: A Step-By-Step Guide to Efficient Warehouse Organization, Camcode; Twitter: @Camcode

4. Cree un proceso de gestión y seguimiento de equipos que ayude a su operación a cumplir sus objetivos. "Según el Departamento de Transporte de EE. UU., el primer paso en un proceso de gestión de activos físicos es establecer políticas organizativas, incluyendo objetivos estratégicos y presupuestos. Esto ayuda a determinar los requisitos futuros de una empresa. El segundo paso implica recopilar y analizar el inventario y rendimiento actual de activos. La diferencia entre dónde quiere estar la empresa y dónde está hoy es la brecha estratégica de activos de la empresa, que indica dónde necesita hacer mejoras. El tercer paso implica evaluar alternativas para cerrar estas brechas. El paso final implica la monitorización continua del rendimiento de activos y el reajuste de la combinación de activos según sea necesario." – Chirantan Basu, Organizing Function of Managing Physical Assets, Chron; Twitter: @houstonchron

5. Tome decisiones organizativas fuertes que perduren. "Traducir un conjunto de prioridades de fabricación en una colección apropiada de planta, personas y políticas requiere recursos, tiempo y perseverancia de la gerencia. Como mencionamos antes, la gran mayoría de los activos de la mayoría de las empresas (capital, humanos y gerenciales) se encuentra en la fabricación. Además, estos activos tienden a ser masivos, altamente interrelacionados y de larga vida, en comparación con los activos de marketing y la mayoría de los financieros. Como resultado, es difícil redirigirlos, y el 'ajuste fino' es casi imposible. Una vez que se hace un cambio, su impacto se siente en todo el sistema y no se puede deshacer fácilmente." – Robert H. Hayes and Roger W. Schmenner, How Should You Organize Manufacturing?, Harvard Business Review; Twitter: @HarvardBiz

6. Decida un proceso organizativo visual que sea simple de implementar y entender. "Existen varios métodos existentes para organizar herramientas. Podría ser por tipo de herramienta, por tipo de trabajo (asumiendo que esta diferenciación se puede hacer fácilmente) o incluso en orden alfabético si tiene una selección particularmente grande. Diferentes categorías pueden almacenarse en diferentes áreas, permitiendo una fácil localización." – Moira Van Den Akker, Simple Ways to Manage Your Tool Crib Inventory, Constructible; Twitter: @TrimbleMEP

7. Identifique y elimine sus "activos fantasma". "Un activo 'fantasma' es una propiedad que está perdida, robada o inservible, pero que sigue listada como un activo fijo activo en el sistema... Los activos fantasma no identificados pueden causar pérdida de productividad porque los activos faltantes o inservibles no están disponibles cuando se necesitan. Los presupuestos de capital se vuelven inadecuados porque la gerencia desconoce los activos críticos que necesitan reemplazo." – Best Practices for Fixed Asset Managers, Sage Software; Twitter: @SageNAmerica

Mejores Prácticas en Selección de Software y Tags de Seguimiento de Activos

8. Antes de seleccionar su software, primero considere sus opciones. "Los gestores de activos fijos pueden implementar mejores prácticas seleccionando el sistema de seguimiento de activos apropiado para sus organizaciones. Entre las herramientas a considerar para el control total del ciclo de vida del activo están el software de contabilidad de activos fijos, soluciones de inventario, informes personalizados y soluciones de contabilidad de proyectos. Al evaluar soluciones de software, se debe prestar especial atención a la integración entre aplicaciones de activos fijos así como con otras soluciones financieras, como el libro mayor general, para ahorrar tiempo adicional y eliminar la posibilidad de errores de reentrada de datos." – Benefits of Implementing Fixed Asset Solution that Includes Bar Coding, Scanning, ITWeb; Twitter: @ITWeb

9. Determine los equipos que necesitan etiquetado para fines de seguimiento. "Casi cualquier tipo de equipo puede ser etiquetado, y los tags se fabrican de diversos materiales para permitirles resistir el entorno en el que se usa su equipo. Los tags de activos típicamente contienen un código de barras que permite asignar a cada equipo un número de identificación único para ayudarle a localizar fácilmente su ubicación, acceder a calendarios de mantenimiento, determinar el estado del equipo y más con solo escanear la etiqueta permanente del equipo. El uso de tags de activos también reduce el riesgo de perder equipos por error humano o robo." – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @Camcode

10. Tenga en cuenta sus inversiones actuales en seguimiento de equipos. "Es crucial que seleccione un sistema compatible con sus tecnologías existentes – por ejemplo, algunos solo funcionan en ciertos dispositivos o sistemas operativos. Debe mirar sus sistemas actuales y evaluar si el sistema de gestión de pedidos online puede integrarse con él." – Jodie Green, How to Select the Right Online Inventory Management System, Fleximize; Twitter: @fleximize

11. Determine el equipo adicional necesario para rastrear sus activos. "Hay muchas formas diferentes de rastrear inventario, por lo que es importante saber qué método usará. Puede rastrear stock usando códigos de barras, serialización, tags RFID, control de lotes y kitting. No solo hay muchos métodos, sino que algunos funcionarán mejor con procesos de inventario particulares. Por eso debe decidir un método antes de empezar su búsqueda de un sistema de inventario. No todos los sistemas tienen la capacidad de usar todos los métodos de seguimiento, especialmente en mercados de oficinas medianas y pequeñas. Forzar sus procesos de inventario para que encajen en un sistema puede ser problemático y costoso. Para evitar esto, defina qué método de seguimiento funcionará mejor antes de empezar su búsqueda.

Dependiendo de su elección, puede necesitar comprar el hardware y escáneres. Quiere asegurarse de que los escáneres que elija sean utilizables con su sistema. Si selecciona sus escáneres después de su sistema, pueden no ser compatibles. O, los escáneres compatibles pueden no ser adecuados para sus necesidades. Como puede ver, es importante tomar estas decisiones antes de empezar su búsqueda." – 5 Tips on Selecting the Right Inventory Management System, Clear Spider; Twitter: @clearspider

12. Asegúrese de que, como mínimo, su software de seguimiento de equipos incluya estas características. "Debería marcar las que definitivamente necesita, así como las que puede necesitar en el futuro y olvidarse de las irrelevantes. También vale la pena notar que su software de punto de venta puede tener ya toda la funcionalidad de gestión de inventario integrada, así que asegúrese de no duplicar su software.

• Centro central: Asegúrese de que su software actúe como un 'centro central' entre todos los puntos de compra, incluyendo tiendas online y múltiples ubicaciones físicas.
• Datos en tiempo real: Especialmente importante si gestiona múltiples tiendas o almacenes.
• Usabilidad: Debería probar todo el software gratis y asegurarse de que sus empleados se sientan cómodos usándolo antes de comprar. Esto puede ahorrar mucho tiempo y dinero a largo plazo.
• Seguridad: Sus datos deben tener respaldo online en la nube y no almacenarse localmente.
• Soporte técnico y formación: Debería preguntar a su proveedor si la implementación, soporte y formación están incluidos. Esto puede ser un gran coste extra si no lo está.
• Integración de hardware: ¿Funcionará el software con su ordenador, sistema operativo y escáneres de código de barras/RFID existentes?

– Amanda Layton, Profesional de Marketing Digital en PrognoStore, The Ultimate Guide for Choosing Inventory Management Software, The PrognoStore Blog; Twitter: @PrognoStore

13. Use un número de identificación único para cada pieza de equipo. "Es importante tener en cuenta que debe evitar usar el número de serie del equipo al crear un tag de activo o etiqueta de código de barras. Los números de serie pueden duplicarse, y los usuarios se confundirán cuando sea imposible distinguir dos activos en un sistema de seguimiento de activos. La solución es usar un número de identificación único para cada pieza de equipo para que no tenga números idénticos. Mantendrá la integridad de sus datos y tendrá información completa y precisa de equipos en tiempo real cuando opte por usar un número de identificación único para sus equipos." – Shelly Stazzone, Equipment Tracking Best Practices: Asset Tags and Software, Maintenance Scheduling, and More, Camcode; Twitter: @camcode

14. Antes de comprar un sistema de gestión de activos, pida una demo gratuita. "Compruebe si la empresa ofrece prueba gratuita o demostración. Pídala e intente obtener la demostración en las mismas condiciones (hardware y configuración de software idénticos a los que usará en su organización)." – Mungara Chinratan, 6 Tips to Choose the Right Asset Management Software, eLearning Industry; Twitter: @elearningindustry

15. Busque funciones fáciles de check-in/check-out. "Una función de check-in/check-out fácil de usar puede mejorar enormemente la precisión y reducir el tiempo dedicado a entregar y recibir activos. Busque software que auto-rellene campos para check-in/check-out con una función 'búsqueda rápida' que busque en su base de datos por tag de activo, activo, proveedor, cliente o empleado. Algunas ofertas de software permiten usar una sola transacción al hacer check-in/out de múltiples activos a múltiples asignatarios, un gran beneficio para cribs de herramientas, escuelas y unidades de respuesta de emergencia con grandes números de activos que deben registrarse regularmente entrada/salida a múltiples usuarios." – Brian Sutter, 14 Things to Look for When Choosing Asset Management Software for Your Business, Business2Community; Twitter: @b2community

16. Determine qué piezas de equipo necesitan tags de activos. "Responder las siguientes preguntas puede ponerle en un camino bien definido para etiquetar sus activos:

1. ¿Qué herramientas tienen mayor riesgo de robo o extravío?
2. ¿Qué activos se usan más?
3. ¿Hay posibilidad de que los instrumentos se muevan entre departamentos?

Una vez que haya listado todos los activos que caen en estos criterios, podrá entender mejor qué elementos debe etiquetar. Esto podría, por ejemplo, incluir dispositivos portátiles que se pierden fácilmente entre ubicaciones, o artículos de alta demanda. Los equipos etiquetados con más frecuencia incluyen portátiles, smartphones e impresoras. Dependiendo del tamaño del negocio, estos artículos pueden ser inversiones de capital costosas que no son fácilmente reemplazables. Además del valor monetario, los portátiles y discos duros a menudo contienen información confidencial que no debe ser accesada por personal no autorizado en ningún momento. Por esta misma razón, se vuelve crucial etiquetar cualquier activo que necesite ser protegido y rastreado durante su utilización." – Asset Tagging Best Practices: A Guide to Labeling Business Assets, EZ Office Inventory; Twitter: @officeinventory

17. En caso de duda, elija el código de barras. "Los números de serie a menudo se duplican, dañan o no están disponibles durante el proceso de inventario. El formato del número de serie varía ampliamente según el fabricante, lo que no es conducente a un identificador clave de base de datos. La recopilación de números de serie es propensa a error humano e interpretación. Los números de serie a menudo tienen caracteres especiales no alfanuméricos (#, -, %).

Si bien el número de serie es un punto de datos clave para todos los activos, no debería usarse como el punto de datos estándar para fines de seguimiento e informes de forma aislada. El código de barras es la ruta preferida. Esto permite un identificador clave consistente para todos los activos en un formato estándar. El código de barras también permite un inventario más controlado. Los tags pueden ser rastreados y los activos confirmados visualmente, así como capturados dentro del inventario." – David Foxen, Quick Guide to Hardware Asset Tracking, The ITAM Review; Twitter: @itamreview

18. Conozca los beneficios de usar sistemas de seguimiento para equipos pesados. "Equipos pesados que le dicen dónde están, cuándo volverán, cuánto combustible usan y cuándo es hora de ir al médico? Sin mencionar que contribuyen a informes y hacen entregas in-situ sin tener que tomar un descanso para café? Además de reducir el tiempo que el personal dedica ahora a la coordinación y recopilación de datos, estos equipos 'inteligentes' también pueden ayudar a los gestores a tomar decisiones sobre clientes a los que dirigirse y horarios de trabajo, significando no solo tiempo ahorrado, sino más beneficios ganados. Algunas disputas de telemática propietaria entre fabricantes continúan, así que el acceso a todos los datos de equipos no existe aún, pero los gestores deben prepararse para un escenario de obra en un futuro cercano donde gran parte del trabajo lo hagan máquinas antes 'tontas'." – How High Tech Equipment Tracking is Changing Construction, Raken; Twitter: @RakenApp

19. Haga sus equipos menos susceptibles al robo. "Tenga el nombre y dirección de su empresa grabados en sus equipos y herramientas. Hacer esto permitirá la identificación adecuada de sus equipos y también disuadirá a los ladrones de robar sus equipos. Si sus equipos están grabados, son identificables, haciéndolos menos deseables." – How to Combat Construction Equipment Theft, LiveViewGPS; Twitter: @latracker

20. Rastree las herramientas que reparan sus equipos. "Los datos eficientes de seguimiento de herramientas se acumularán con el tiempo, y los gestores pueden identificar qué empleados pueden necesitar más formación o están usando mal los equipos. Prusha dice que el seguimiento de herramientas es una prioridad en la fabricación, donde se usan herramientas específicas para reparar activos a lo largo de toda una línea de producción. En contraste, los gestores de instalaciones pueden pasar por alto este proceso más a menudo, ya que tienden a usar equipos inespecíficos, como cortacéspedes, cepillos o taladros. Para cualquier organización, rastrear las herramientas más críticas para las tareas diarias proporciona mayor supervisión." – Brock Prusha, analista senior de sistemas para proveedor CMMS MAPCON, según Taylor Short, Tool Management with a CMMS: Benefits and Best Practices, Software Advice; Twitter: @softwareadvice

21. Ejecute informes periódicos de utilización de activos para un seguimiento más concentrado. "La ejecución exitosa de las operaciones diarias del negocio solo es posible a través de una gestión robusta de activos. Para asegurar actividades de trabajo fluidas, es crucial anotar el consumo de activos. Esto puede hacerse generando un informe de utilización de activos que use el historial de uso y registros de check-in y checkout. Ayuda a las empresas a establecer umbrales de suministro de inventario y rotar equipos para longevidad si es necesario.

Lo más importante, rastrear el consumo a través de informes de utilización le permite automatizar la adquisición. Esto asegura que no enfrente retrasos por escasez. Rastrear tendencias de adquisición mes a mes usando informes como estos puede reducir enormemente los costes administrativos para su empresa." – Momina Sohail, The Most Crucial Asset Tracking Reports You Should Be Running, TechnologyAdvice; Twitter: @Technology_Adv

22. Asegúrese de que su software de seguimiento de equipos sea lo suficientemente flexible para hacer distinciones categóricas importantes. "Necesita poder rastrear cosas que no posee junto con las que sí posee e informar sobre utilización comparativa. Esos datos son muy útiles para ayudarle a decidir si vale la pena añadir elementos adicionales a su propia flota." – Asset Tracking Software – Best Practices for Equipment Management, Wynne; Twitter: @wynnesystems

23. Aumente la cultura de responsabilidad de su empresa. "El seguimiento de activos añade un nivel más alto de responsabilidad a cualquier empresa. Cuando los gestores pueden mantener registros detallados de cuándo se usan ciertos activos y quién los usó, obtiene nueva información que puede usarse para resolver problemas preexistentes. Por ejemplo, puede enterarse de que está perdiendo productos en el Almacén A regularmente. Al investigar, descubre que cada vez que se envía al nuevo preparador a esa ubicación, algo termina desapareciendo.

Sin seguimiento de activos, puede que nunca se hubiera dado cuenta de que esto ocurría. Aumentar la responsabilidad general de su sistema también disuade el maltrato de activos por empleados. Cuando los empleados saben que rinden cuentas por los activos, los cuidan mejor." – Dominique Robinson, How to Tell If Your Business Needs Asset Tracking Software, SkuVault; Twitter: @SkuVault

24. Seleccione un sistema basado en la nube para seguimiento de equipos sobre la marcha. "Las soluciones de software basadas en la nube complementan las funciones de automatización dando a los equipos más flexibilidad sobre cuándo y cómo completan su trabajo. En lugar de un sistema on-premise o en dispositivos, una plataforma basada en la nube asegura que los miembros del equipo puedan registrar y actualizar datos en cualquier momento y lugar. Además, los sistemas alojados en la nube permiten a los equipos colaborar en tiempo real, en lugar de esperar a que se envíe la última versión. Finalmente, encuentre mayor precisión con programas en la nube y asegúrese de que solo hay un registro de la verdad." – Inventory Management 101: From Simple Inventory to Cloud-Based Management, Smartsheet; Twitter: @smartsheet

Cómo Implementar un Programa de Seguimiento de Equipos

25. Obtenga más de su seguimiento de equipos fusionando sistemas. "Las alternativas de software para gestionar su sistema de inventario van desde descargas de software gratuito hasta soluciones de hoja de cálculo que desarrolla usted mismo, hasta gestores de inventario comerciales basados en la nube y autónomos. Incluso puede tener software personalizado diseñado expresamente para su negocio. Si quiere incorporar software de inventario con paquetes contables, sus opciones se reducirán, aunque algunos paquetes contables tienen funciones básicas de inventario integradas, así que puede que ya tenga capacidad de software de inventario. Compruebe que el paquete de software que está considerando puede manejar suficientes elementos de inventario para coincidir con sus necesidades." – Scott Shpak, How to Implement an Inventory System for a Manufacturing Company, AZ Central; Twitter: @azcentral

26. Al implementar, decida un sistema de unidades unificado. "Unidades de Medida, cosas como 'pcs', 'ea', 'lbs', 'bags', etc... dan significado a las cantidades y pertenecen a su propio lugar separado, fuera de las descripciones y los campos de cantidad numérica. Usar unidades de medida bien creadas y consistentes hará que los niveles de stock, cantidades de envío y cantidades de pedido sean más fáciles de entender." – Inventory Basics – Inventory Management, Clearly Inventory; Twitter: @clearinventory

27. Seleccione las soluciones de escaneo más móviles. "Ya sea que trabaje en un entorno de ritmo rápido, al aire libre o en un gran almacén, tener un escáner de código de barras robusto es esencial para su éxito. Las diferencias principales entre escáneres estándar y robustos es que los primeros están construidos con sellos completos para proteger contra polvo y humedad. También tienen agarres antideslizantes y a menudo tienen resistencia a caídas de cuatro a seis pies." – Inventory Management Best Practices, ASAP Systems; Twitter: @ASAP_Systems

28. Prepárese para el peor escenario antes de la implementación del software. "Haga una copia de seguridad de todos sus datos y guarde el respaldo en un lugar seguro. Esta será su copia de emergencia de información en el improbable caso de que algo vaya mal." – How to Prepare for Inventory Management Software Implementation: Minimize the Disruption, Zenventory; Twitter: @zenventory

29. Integre opciones de auditoría fáciles en su integración de software. "Los auditores no deberían tener que vadear un océano de papeleo o cambiar de una ubicación a otra. Con un sistema de gestión de inventario, tienen toda la información que necesitan al alcance de la mano. Ya sea en un ordenador o dispositivo móvil, los datos pueden accederse desde cualquier lugar. Este software también debería ayudarle a mantener el control de inventario." – The Ins and Outs of Inventory Management Systems, SelectHub; Twitter: @SelectHub

Registro de Mantenimiento y Reparaciones

30. Use su sistema de seguimiento de equipos para rastrear reparaciones. "Rastrear reparaciones es esencial para identificar equipos crónicamente defectuosos u operadores abusivos. Una hoja de cálculo simple puede ser suficiente, aunque una aplicación de seguimiento de activos especializada y sofisticada puede controlar el trabajo en el taller, propiedad, calendarios de mantenimiento, actualizaciones de programación, comprobaciones de inventario, instalación y mantenimiento estructural. Puede configurarlo para informes de gestión de activos, y hacer que los departamentos sean responsables de sus activos y controlen el acceso." – Asset Tracking, P25 Best Practice; Twitter: @TaitRadio

31. Use su sistema para idear un calendario de mantenimiento. "Las empresas obtienen un retorno masivo de la inversión con un sistema de activos fijos de calidad que puede calcular depreciación periódica (usando varios métodos, incluyendo depreciación lineal y doble saldo decreciente), identificar la necesidad de mantenimiento preventivo para alargar la vida útil del activo fijo, y un proceso de check-in-and-out para monitorizar quién tuvo el activo en su posesión por última vez, dónde lo tuvo y por qué razón, previniendo pérdida de activos por robo, olvido o incompetencia." – Jay Schofield, What You Need to Know: Fixed Asset or Inventory Management, System ID; Twitter: @systemid

32. Use su herramienta de seguimiento de equipos para hacer seguimiento de la depreciación. "Normalmente, no informa del coste total de un activo fijo en un año. En su lugar, deprecia el gasto para contabilizar el valor decreciente del activo con el tiempo. Informa porciones del coste total sobre un número fijo de años. Necesita rastrear el estado de depreciación de cada activo fijo para saber qué informar en su declaración de impuestos empresarial." – Amanda Cameron, Fixed Asset Management for Small Business, Patriot Software; Twitter: @patriotsoftware

33. Aclare los significados detrás de diferentes estrategias de ciclo de reparación. "Idealmente, el mantenimiento preventivo o rutinario se programa y realiza a través de un sistema de seguimiento de activos para prevenir o prever la necesidad de reparaciones o reemplazos completos de equipos. Alternativamente, el mantenimiento correctivo o de emergencia ocurre cuando hay una necesidad abrupta de reparación o reemplazo.

El mantenimiento puede incluir, pero no se limita a:

1. Inspecciones programadas regularmente de activos
2. Realizar reparaciones necesarias a activos para asegurar funcionalidad completa
3. Reemplazar equipos que ya no pueden usarse
4. Visibilidad del historial de reparaciones de equipos para fines contables"

– Maintaining Maintenance for Asset Tracking, Barcloud Blog; Twitter: @ASAP_Systems

34. Adquiera el hábito de añadir datos de utilización de equipos a sus registros generales. "Toda empresa invierte una gran cantidad de capital en sus equipos. Herramientas y máquinas de alta calidad tienden a romperse menos y funcionar más tiempo. Pero eso no significa que no monitoree rigurosamente su uso. Una forma de hacerlo es rastrear cuándo y dónde se usan sus equipos. Esto puede hacerse fácilmente mediante el mantenimiento de registros de equipos etiquetando todas sus herramientas. Básicamente, esto vincula su inventario oficial a un software online. Este software es un único punto de acceso a la información para todos en su lugar de trabajo. Cada vez que un empleado retira una máquina para usarla, se actualiza instantáneamente en el sistema. Cuando sabe dónde están sus herramientas, se vuelve más fácil registrar su historial de uso para predecir tendencias y patrones futuros." – What is Equipment Maintenance Record Keeping and How to Optimize It, EZ Office Inventory; Twitter: @officeinventory

35. Automatice los calendarios de mantenimiento y servicio de sus equipos. "Las soluciones EAM/CMMS ofrecen una gestión de mantenimiento y mantenimiento de registros más completa, lo que promueve una mayor longevidad de las piezas y generalmente se requiere para lograr el cumplimiento normativo. La serialización hace mucho más fácil monitorizar y gestionar actividades e historiales de mantenimiento, y las mejores soluciones admiten funciones mejoradas como la integración con dispositivos móviles para informes de actividad de mantenimiento. La capacidad de automatizar la programación, incluyendo la gestión de programación basada en recursos, asegura que el trabajo se realice según sea necesario.

Además, las plantas obtienen un mejor control sobre el trabajo de reparación a través de su capacidad para registrar y analizar incidentes e intervalos de reparación. Los análisis históricos de registros de servicio y reparación también pueden ayudar a la organización a rastrear cómo funcionan piezas específicas en relación con las expectativas." – Mike Edwards, fundador de AssetOptics, 4 Tips for Better Inventory Management, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp

36. Fusionar la gestión de mantenimiento en su plan de gestión de activos. "Si bien la gestión de mantenimiento y la gestión de activos son técnicamente diferentes, siguen interrelacionadas y fluyen bien juntas. La gestión de mantenimiento ayuda a guiar el rendimiento físico de equipos y actividades de mantenimiento eficientemente, mientras que la gestión de activos ayuda a analizar todos los datos para el trabajo necesario en los propios activos.

La gestión de activos ayuda a identificar y priorizar el trabajo necesario para activos específicos no solo para el ROI del activo, sino también para analizar y coordinar estratégicamente con trabajo en otras oportunidades." – What's the Difference Between Asset Management and Maintenance Management, Micromain; Twitter: @micromaincorp

37. Siempre tenga en cuenta el clima al formular un calendario de mantenimiento. "Es importante tener en cuenta el clima y las condiciones del sitio en su plan de mantenimiento. Porque el clima y las condiciones del sitio cambian con qué frecuencia y cuándo debe programarse el mantenimiento de equipos de construcción. En lugares con suelo ácido o salado, es importante abordar esto en su plan de mantenimiento. De lo contrario, partes importantes del equipo podrían terminar oxidándose o corroyéndose y causar necesidades de mantenimiento inesperadas." – Rachel Novotny, Construction Equipment Maintenance: How Often and When to Schedule, eSUB; Twitter: @eSUBinc

38. Ahorre dinero analizando los datos clave de rendimiento de sus equipos. "Un gran beneficio con una solución de software de mantenimiento involucra datos. Todos los datos actuales e históricos relacionados con activos y mantenimiento son fácilmente accesibles en un solo lugar.

«Eso da a los contratistas una herramienta poderosa para gestionar procesos de mantenimiento diarios, monitorizar KPIs y tomar decisiones estratégicas de propiedad como cuándo es más rentable reemplazar un activo versus continuar manteniéndolo», dice Kane." – John Kane, gestor de producto en B2W Software, citado por Conexpo Con/Agg, Association of Equipment Manufacturers, Conexpo Con/Agg; Twitter: @conexpoconagg

39. Ponga sus equipos en una vía de mantenimiento preventivo en lugar de correctivo. "Los fallos de equipos pueden cerrar parte de su planta o incluso toda su instalación. Las operaciones cesarán hasta que pueda arreglar el problema del equipo. El mantenimiento preventivo le ayuda a detectar problemas potenciales antes de que se conviertan en fallos mayores, mientras que el mantenimiento correctivo se basa en arreglar problemas después de que ya han causado disrupciones.

Con un sistema PM en marcha, puede realizar tareas de mantenimiento y arreglar problemas potenciales en sus términos. Puede elegir abordar el problema en un momento en que no necesite usar el equipo en cuestión, como por la noche, el fin de semana u otro momento en que la actividad sea lenta. También puede cerrar pequeñas partes de sus operaciones una a la vez, para que su negocio nunca tenga que parar completamente. Si confía en el mantenimiento correctivo, no tiene control sobre cuándo realiza actividades de mantenimiento. El equipo podría fallar en cualquier momento, y lo más probable es que no falle en un momento conveniente para usted. Estos fallos también probablemente tardarán más en arreglarse que realizar actividades PM." – The Importance of Preventative Maintenance for Your Material Handling Equipment, Cherry's Industrial Equipment; Twitter: @CherrysInd180

40. Aprenda a crear un informe de tiempo de inactividad de equipos usando su software de seguimiento. "Sabe que es frustrante navegar por hojas de cálculo si su empresa aún confía en el seguimiento y reporte manual de activos. Elimine la necesidad de hojas de cálculo (con miles de filas de activos por ubicación) con un CMMS.

Al implementar un CMMS, gana visibilidad e insights en tiempo real que minimizan el tiempo de inactividad y reducen las ganancias perdidas. Tendrá la oportunidad de organizar todos los activos en un solo lugar en una estructura jerárquica, en lugar de una lista para un informe de tiempo de inactividad fácil de escanear. Un CMMS le permite añadir equipos a órdenes de trabajo a medida que las popula. Desde aquí, puede ordenar por activo general, marca o etapa de ciclo de vida, o elegir ver activo por ubicación. En un clic, puede ordenar activos o ubicaciones por tiempo de inactividad para generar informes rápidos basados en datos para decisiones futuras." – Leah Garcia, How to Create an Equipment Downtime Report in a CMMS, Maintenance Connection; Twitter: @maintconnect

Cómo Promover la Importancia del Seguimiento de Equipos a los Empleados

41. Eduque a su personal sobre su nuevo sistema de seguimiento de equipos. "Aunque tener un sistema es importante, es igual de importante que usted y su equipo entiendan cómo usarlo eficazmente. Reserve tiempo para familiarizarse con el software, incluyendo sus ajustes, filtros, atributos, y entienda cómo generar informes para poder revisar información importante.

Si hay algo que usted o sus colegas no entienden o quieren aprender, es importante que tenga un proveedor de servicios que tenga un equipo de soporte técnico capaz (y dispuesto) a satisfacer sus necesidades. Su equipo debería poder proporcionarle consejos y asesoramiento útiles, o indicarle un lugar donde pueda encontrar esas cosas, para ayudarle a sacar el máximo partido a su sistema." – Brian Dziuk, 4 Tips for Improving Your Equipment Tracking Solutions in 2018, RasTrac; Twitter: @RasTrac_GPS

42. Implemente seguimientos estrictos post-formación. "La instrucción es solo parte de un régimen de formación exitoso. Hacer seguimiento con su personal después de su formación, mientras usan el sistema de seguimiento de activos, puede ayudar a asegurar que lo usan correctamente.

Es importante por varias razones. Primero, si hay desafíos sustanciales relacionados con la formación en el uso del sistema, es una buena oportunidad para decidir si se necesita formación adicional. También, le ayudará a determinar la efectividad de la formación en sí y le da la oportunidad de reevaluarla y hacer modificaciones al currículo si es necesario. Finalmente, le permite realizar evaluaciones de rendimiento, y le permitirá saber si el personal responsable de usar el software de seguimiento de activos lo hace de la manera más productiva y eficiente posible." – 5 Tips for Onboarding New Staff with Barcode Asset Tracking Tools, Supply Chain Services; Twitter: @SupplyChainSvcs

43. Forme a su personal para que esté atento a ineficiencias como la duplicación. "Una de las claves más valiosas en la gestión adecuada de activos es identificar y eliminar fuentes de desperdicio. Identifique dónde se introducen defectos o errores en su programa de gestión de activos de equipos. ¿Dónde puede el error humano influir en la calidad de las decisiones tomadas en el mantenimiento de activos? Con respecto a un programa de análisis de aceite, la técnica de recogida de muestras, transcripción de información y configuración de información pueden afectar la precisión de los resultados de las pruebas.

Identifique dónde ocurre duplicación de trabajo. El uso de rutas ineficientes, duplicadas o superpuestas para recopilar información de mantenimiento predictivo puede resultar en mucho tiempo desperdiciado. La entrada de información en múltiples bases de datos o por múltiples personas también puede ser una fuente potencial de error si no se administra correctamente." – Kent Knight, Equipment Asset Management: 6 Key Factors for Success, Reliable Plant; Twitter: @NoriaCorp

44. Ponga su protocolo de seguimiento de equipos por escrito. "Las personas que trabajan con su stock y usan su sistema de inventario son el elemento más crítico para establecer un sistema de gestión de inventario bastante bueno. Debe asegurarse de que estas personas sepan qué hacer con los artículos que se reciben, se retiran del stock, se reservan para uso futuro, se requieren para producción, o quién es responsable de hacer ciertas transacciones, etc... En algunos casos esto puede ser solo una o dos personas, pero no hay nada malo en escribir sus políticas y asegurarse de que se sigan. Si usted o las personas con las que trabaja no son consistentes en la forma en que se maneja el inventario, no importará qué software use, solo experimentará frustración y fracaso." – Inventory Basics – Inventory Management, ClearlyInventory; Twitter: @clearinventory

45. Use el seguimiento de equipos para reforzar la responsabilidad de los empleados. "Al intentar cambiar las actitudes de los empleados sobre las responsabilidades de los equipos, siempre funciona mejor dejarles saber cómo el seguimiento de activos puede beneficiar a los miembros individuales de la tripulación así como al negocio. Por ejemplo, explique cómo el seguimiento GPS puede eliminar papeleo que consume tiempo y proporcionar datos más precisos.

Proporcione ejemplos reales de cómo el seguimiento de activos beneficia directamente a los empleados. Esto puede incluir todo, desde conseguir los vehículos correctos en el lugar de trabajo a la hora correcta hasta mejorar la seguridad del conductor, recuperar vehículos robados y más. También ayuda a involucrar a los empleados en la implementación y uso del seguimiento de activos. Cuando esto se convierte en parte de su rutina diaria, naturalmente asumirán más responsabilidad por el cuidado y uso adecuado de los equipos." – Greg Arlen, How Tracking Assets Can Help Improve Employee Accountability, Tenna; Twitter: @Tenna_Co

46. No deje que los dedos pegajosos de los empleados perjudiquen sus resultados. "Portátiles, smartphones y licencias de software no reclamados y sin usar aumentan los costes de TI innecesariamente. Además de los nuevos empleados llevándose activos, en muchas organizaciones los activos mal rastreados, incluyendo su software instalado, simplemente yacen sin usar en cajones y armarios. Incluso los activos de hardware en uso activo a menudo contienen software que se paga pero rara vez se usa. Estas organizaciones acaban comprando activos nuevos innecesariamente y a menudo pagan impuestos significativos sobre sus activos sin usar." – Automating Employee Asset Lifecycle Management, LANDesk; Twitter: @LANDeskSoftware

47. Proporcione a los empleados los equipos rastreables que necesitan, desde el día uno. "Asegurarse de que los empleados tengan lo que necesitan para hacer su trabajo el día 1 es una función crítica de la incorporación de nuevos empleados, sin embargo, es en realidad un proceso del ciclo de vida del empleado: los roles cambian, se deben emitir nuevos activos, los activos retirados deben recuperarse." – Employee Onboarding, Assets@Work

48. Asegúrese de que todos los nuevos empleados se añadan a la lista digital de equipos actualizada. "Debe generarse una lista y suministrarse a un gestor de activos TI. Cuando se devuelven activos, una interfaz de confirmación o email debería enviarse que activará el proceso automatizado para actualizar la base de datos de gestión de activos." – Marcel Shaw, Asset Management On-Boarding and Off-Boarding Users, Ivanti Blog; Twitter: @Golvanti

49. Dé a conocer los objetivos de rendimiento a sus empleados. "Las políticas organizativas pueden considerarse como una superposición amplia al proceso. Factores no de ingeniería, no económicos que reflejan los valores, percepciones y predisposiciones de una agencia pueden modificar decisiones basadas en rendimiento. Por ejemplo, políticas establecidas, o 'reglas de oro', pueden dirigir a una agencia a seleccionar una alternativa de inversión basada en práctica histórica u otras razones. Además, la gerencia puede asignar restricciones de recursos no económicas a algunos componentes de activos.

La clave para establecer objetivos de rendimiento es determinar las prioridades, valores y estándares de los usuarios relacionados con áreas como la suavidad del viaje y el nivel general de servicio; tiempo de viaje; movilidad general del sistema; accesibilidad al sistema; y disponibilidad de instalaciones. Los objetivos pueden definirse en términos del porcentaje de activos que cumplen niveles de rendimiento especificados, como un ejemplo." – Asset Management Overview: Strategies for Implementation, U.S. Department of Transportation Federal Highway Administration; Twitter: @USDOTFHWA

50. Para una mayor optimización del seguimiento, cada pieza de equipo debe tener un 'propietario' establecido. "Un propietario se asigna normalmente a nivel ejecutivo o de alta dirección dentro de una organización, como director o vicepresidente. Un propietario no posee legalmente el activo asignado; el propietario es en última instancia responsable de salvaguardar los activos asignados y puede tener responsabilidad fiduciaria o ser considerado personalmente responsable por negligencia en la protección de estos activos bajo el concepto de diligencia debida." – Lawrence C. Miller, Peter H. Gregory, Determine and Maintain Ownership for Asset Security, Dummies; Twitter: @ForDummies