La guía definitiva para comprar etiquetas de activos: Cómo elegir etiquetas, materiales y software para rastreo confiable

El rastreo de activos es un proceso empresarial esencial para muchas empresas hoy en día, abarcando compañías de todos los tamaños, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones, y una variedad de industrias, desde manufactura hasta educación, almacén, salud y muchas otras. Los sistemas de rastreo de activos son multifacéticos, basándose en una combinación de etiquetas de activos, lectores de códigos de barras y software para centralizar y gestionar datos.

Todo el sistema se desmorona con etiquetas de activos que pierden legibilidad con el tiempo debido al deterioro por exposición a elementos exteriores, productos químicos, limpiadores y otras condiciones ambientales. Por eso elegir las etiquetas de activos adecuadas para sus aplicaciones es crucial para la longevidad de su sistema – y sus inversiones.

Con muchos tipos diferentes de etiquetas de activos, materiales y consideraciones de durabilidad, seleccionar las etiquetas de activos correctas para las necesidades de su negocio puede ser un desafío. Esta guía le ayudará a comprender los diversos tipos de etiquetas de activos, materiales utilizados en las etiquetas de activos más duraderas, qué activos debería rastrear dentro de su empresa, y todo lo que necesita saber para configurar un sistema de rastreo de activos que cumpla con sus requisitos empresariales e integre con su marco general de gestión de activos.

Beneficios de las etiquetas de activos y soluciones de rastreo de activos

Las etiquetas de activos sirven como base para un proceso de rastreo de activos, permitiendo a las organizaciones monitorear uso de equipos, planificar mantenimiento y reparaciones regulares, mantener cumplimiento, optimizar informes y reordenes, y optimizar operaciones en general.

La combinación de etiquetas de activos duraderas, escáneres de códigos de barras y software de gestión de activos proporciona muchos beneficios para las empresas, incluyendo:

• Acelerar la documentación y mejorar la precisión al reducir el error humano resultante de la documentación manual
• Minimizar pérdidas con mayor visibilidad sobre los activos de la empresa
• Mejorar la productividad
• Capacidades de análisis profundo para identificar sus activos más productivos, mantener estándares de entrega de servicios y más
• Aumentar ganancias a través de mejor planificación, pronósticos e informes, además de reducir compras innecesarias, paradas no planificadas y reparaciones inesperadas

Con etiquetas de activos, está mejor capacitado para mantener cargas de trabajo óptimas y horarios consistentes de mantenimiento preventivo para que pueda extender la vida útil de sus activos de alto valor.

Aplicaciones de etiquetas de activos: ¿Cómo se usan las etiquetas de activos?

Muchas empresas piensan que solo los activos muebles deberían rastrearse. Después de todo, los activos fijos siempre están en el mismo lugar, por lo que parece innecesario utilizar una etiqueta de activo para mantener pestañas sobre su ubicación. Pero rastrear activos fijos es un componente igualmente importante de su proceso general de gestión de activos, porque las etiquetas de activos le permiten rastrear mucho más que solo la ubicación de los activos de su empresa.

Existe una amplia variedad de casos de uso para etiquetas de activos, incluso entre empresas en la misma industria. Como las etiquetas de activos se usan en un espectro de verticales, es difícil estimar el número preciso de posibles casos de uso, particularmente porque las empresas están haciendo uso de herramientas heredadas como etiquetas de activos de formas cada vez más innovadoras.

Algunos ejemplos comunes de casos de uso para etiquetas de activos (usadas en conjunto con una aplicación de software de gestión de activos) incluyen:

• Monitorear programación de equipos entre departamentos, a través de procesos de entrada/salida que generan alertas cuando un artículo no ha sido devuelto para su fecha de vencimiento.
• Mantener contratos de servicio de garantía, lo que ayuda a mantener su equipo operativo más costoso en buen estado de funcionamiento. Esto reduce el número de interrupciones y retrasos en el flujo de trabajo que experimentaría debido a fallos de equipos no anticipados. En algunas industrias, esto crea interrupciones inesperadas e interrumpe la entrega de servicios, afectando la satisfacción del cliente.
• Optimizar contabilidad, cumplimiento e informes fiscales facilitando el cálculo fácil de depreciación de activos, valoración precisa de activos e informes fáciles para propósitos de cumplimiento.
• Control de inventario mejorado en general, incluyendo alertas para programar mantenimiento y alertas para conteos bajos de inventario para reordenes optimizados. Fallos inesperados de equipos pueden convertirse en retrasos extendidos cuando las piezas necesarias están fuera de stock.

¿Qué tipos de activos debería estar rastreando?

El primer paso para determinar qué tipos de etiquetas de activos considerar es identificar los activos que su organización debería rastrear. Los activos caen en dos categorías principales: activos fijos y activos muebles, como se discutió anteriormente.

Ejemplos de Activos Fijos:

• Mobiliario de oficina, como escritorios y servidores de bases de datos
• Maquinaria, como tractores y cintas transportadoras de manufactura
• Equipos, como equipos de construcción pesados o equipos hospitalarios (rayos X, tomógrafos, etc.)
• Señales, como señales de tráfico, señales de instalaciones o edificios
• Edificios, fábricas y accesorios
• Equipos HVAC

Los activos intangibles también se consideran activos fijos. Esto incluiría cosas como buena voluntad, patentes o marcas registradas. Para los propósitos de esta guía, activos fijos se refiere solo a activos tangibles que son rastreables usando etiquetas de activos y etiquetas de código de barras.

Ejemplos de Activos Muebles:

• Equipos audiovisuales, como proyectores compartidos entre departamentos
• Computadoras, impresoras y otros dispositivos electrónicos
• Archivadores y gabinetes de almacenamiento (algunos clasifican estos tipos de activos bajo el paraguas de mobiliario de activos fijos)

Esencialmente, cualquier cosa que no esté fijada a la tierra o un edificio que no pueda moverse fácilmente podría considerarse un activo fijo; sin embargo, hay cierta flexibilidad en cómo elige clasificar sus activos. De hecho, algunas empresas usan una variedad de etiquetas diferentes para clasificar sus activos, incluyendo:

• Activos a largo plazo
• Activos líquidos
• Activos corrientes
• Activos tangibles
• Activos intangibles
• Activos que se aprecian en valor
• Activos que se deprecian en valor

Esta no es una lista exhaustiva de posibles opciones de categorización para activos de empresa, pero ayuda a ilustrar las muchas opciones que las empresas pueden usar para clasificar activos de una manera que tenga sentido para la empresa. La clasificación de activos está influenciada por sus métodos contables, por lo que su firma contable puede ofrecer información sobre el mejor sistema de clasificación para su negocio.

Entonces, ¿cómo determina qué activos debería rastrear? No hay una respuesta única que se aplique a cada negocio; los activos que una empresa elige rastrear podrían diferir sustancialmente de los activos rastreados por otra organización. Generalmente, debería rastrear cualquier activo que requiera mantenimiento y reparación continuos, todos los activos de alto valor que se deprecian, y activos que se comparten entre departamentos o ubicaciones. Algunas empresas usan etiquetas de activos para optimizar la gestión de inventario, y otras usan etiquetas de activos para realizar auditorías de cumplimiento, reducir pérdidas y para muchos otros propósitos.

Preguntas para hacer al configurar un sistema de gestión de activos

Al implementar un sistema de gestión de activos, hay varias preguntas clave a considerar para ayudarle a seleccionar las etiquetas de activos, software y lectores de códigos de barras adecuados para sus necesidades:

• ¿Qué volumen de activos rastreará? ¿Rastreará unas pocas docenas de activos de alto valor o miles de activos en toda su empresa?
• ¿Qué tipos de activos está rastreando? Activos fijos, muebles o una combinación de ambos? También debe considerar si está rastreando activos propensos a robo o pérdida, activos para los que necesita monitorear horarios de mantenimiento y otras consideraciones de casos de uso.
• ¿Está rastreando activos en múltiples ubicaciones o sitios de trabajo? Si es así, ¿cuántas ubicaciones necesitará rastrear activos regularmente?
• ¿Qué tipos de informes necesitará generar? Esto impacta el tipo de datos que necesitará recopilar usando etiquetas de activos.
• ¿Cuántos usuarios tiene? ¿Qué roles clave gestionarán o rastrearán activos para documentar uso, reubicación, mantenimiento y otras actividades?

Materiales de etiquetas de activos, durabilidad y consideraciones ambientales

Las etiquetas de activos están construidas de varios materiales; los materiales utilizados juegan un papel en la durabilidad de una etiqueta de activo en diferentes entornos. Para uso interior como uso general de oficina, las etiquetas de activos comúnmente se imprimen en poliéster, polipropileno o vinilo. Una película de poliéster transparente superpuesta añade mayor protección y permite que las etiquetas de activos resistan la exposición a cosas como aceite y agua, limpiadores de propósito general y ácidos suaves.

Para aplicaciones que requieren mayor durabilidad, como entornos de manufactura o procesamiento químico, el aluminio anodizado Metalphoto® es el material de elección. Estas etiquetas se crean con un proceso de fabricación único, donde la imagen de la etiqueta está por debajo de la superficie para resistencia superior a calor y frío extremos, UV, productos químicos y solventes, así como abrasión. Si bien estos materiales ofrecen durabilidad superior, pueden usarse para muchas aplicaciones diferentes, desde laptops hasta maquinaria, y son adecuados tanto para uso interior como exterior. Tanto las etiquetas de activos de Metalphoto rígido como de lámina (.003" Metalphoto aluminio anodizado) tienen una vida útil exterior esperada de 20+ años.

Para aplicaciones especializadas como entornos de almacén, las etiquetas de activos se imprimen en una variedad de materiales diferentes dependiendo de las especificaciones de la aplicación. Por ejemplo, las etiquetas de activos para aplicaciones de almacén pueden imprimirse en poliéster con recubrimiento de película reflectante para distancias de escaneo de largo alcance de hasta 15 metros. Otras etiquetas y rótulos para uso en almacén pueden imprimirse en Metalphoto, poliéster o polipropileno, así como respaldos de plástico rígido para señales personalizadas de almacén, aluminio anodizado y otros materiales.

Para aplicaciones que requieren resistencia a procesos duros como limpieza repetida, pintura, e-coat o recubrimiento en polvo, el recubrimiento Teflon® puede usarse en etiquetas de activos de aluminio para durabilidad superior. Estas etiquetas de activos, como la Etiqueta de Código de Barras Metalphoto con Teflon de Camcode, se usan a menudo en aplicaciones industriales. Las etiquetas de activos de acero inoxidable, hechas de Acero Inoxidable Aleación 304 o 316, son una buena opción cuando necesita etiquetas de activos duraderas que ofrezcan rendimiento robusto en entornos altamente cáusticos, como procesamiento de alimentos, médico, laboratorio, químico, petróleo o textil. En estas aplicaciones, las etiquetas de activos deben poder soportar limpieza frecuente y exposición a cáusticos fuertes.

Entendiendo los tipos de etiquetas de activos

Debido a que las etiquetas de activos se usan en una variedad de aplicaciones, las etiquetas de activos no son una compra única para todos. Para acomodar diversos casos de uso, existe una multitud de tipos y diseños de etiquetas de activos que son adecuados para diferentes propósitos.

Etiquetas de activos duraderas para uso interior y exterior

Etiquetas de Activos de Lámina (Foil):

Estas etiquetas de activos también se conocen como etiquetas de activos de lámina. Una etiqueta de activo duradera adecuada para uso tanto interior como exterior, las Etiquetas de Lámina Metalphoto de Camcode permanecen legibles durante la vida de sus activos. Estas etiquetas están diseñadas para durabilidad excepcional ofreciendo excelente resistencia a frío extremo, calor y UV. La vida exterior esperada para las Etiquetas de Lámina Metalphoto de Camcode supera los 20 años cuando se tratan con el proceso de intensificación de imagen de Camcode.

Construidas con material frontal de aluminio anodizado de 0,076 mm (0,127 mm opcional) con adhesivo permanente sensible a la presión de alto rendimiento diseñado para unir permanentemente a metales y plásticos de alta energía superficial, así como superficies texturizadas y contorneadas, las etiquetas de activos de lámina de Camcode son una opción ideal para muchas aplicaciones de uso general donde los activos pueden estar expuestos a elementos exteriores, productos químicos, abrasión o solventes. Estas etiquetas de activos también funcionan como etiquetas de seguridad, ya que se fracturan si se intenta su remoción.

Etiquetas de Activos de Aluminio Rígido:

Para aplicaciones que requieren durabilidad de primera, las Etiquetas de Activos de Aluminio Rígido Metalphoto de Camcode ofrecen durabilidad superior para uso en los entornos más duros. Las etiquetas de activos de aluminio rígido se usan a menudo en industrias de manufactura, telecomunicaciones y cable, así como en salud, industrial y aplicaciones de procesamiento químico.

Las Etiquetas de Activos de Aluminio Rígido Metalphoto de Camcode están construidas de material frontal de aluminio anodizado de 0,508 mm (espesores opcionales de 0,203 mm a 1,6 mm), con la imagen sellada debajo de una capa anódica del aluminio para resistencia mejorada a frío extremo, calor y UV, así como productos químicos, abrasión y solventes. Para sus aplicaciones más duras, las etiquetas de activos de aluminio rígido son una opción duradera y confiable.

Etiquetas de activos duraderas para uso interior

Etiquetas de Activos de Poliéster Premium:

Típicamente marcadas con el nombre de su empresa, número de activo y código de barras, las Etiquetas de Código de Barras de Poliéster Premium de Camcode están construidas de material frontal de poliéster blanco brillante de 2,0 mil sobre-laminado con película de poliéster transparente de 1,0 mil. Un adhesivo permanente sensible a la presión de propósito general de 0,8 mil ofrece alto tack inicial para unión permanente a plásticos de alta y baja energía superficial, así como superficies ligeramente texturizadas o contorneadas.

El sobre-laminado protege las etiquetas de activos de poliéster contra abrasión y productos químicos. Estas etiquetas de activos ofrecen buena resistencia a limpiadores de propósito general, aceite y agua, y ácidos suaves. Si bien las etiquetas de activos de poliéster premium se usan más a menudo para aplicaciones interiores sin exposición a productos químicos duros y otros peligros ambientales, las Etiquetas de Código de Barras de Poliéster Premium de Camcode tienen una vida útil exterior esperada de aproximadamente dos años.

Etiquetas de activos con características de seguridad

Etiquetas de Activos a Prueba de Manipulación (Tamper-Evident):

Diseñadas para activos muebles propensos a robo o pérdida, las Etiquetas de Activos a Prueba de Manipulación de Camcode protegen contra manipulación y transferencia no autorizada al dejar una marca clara "VOID" (ANULADO) tanto en el material de la etiqueta como en la superficie de acoplamiento cuando la etiqueta se remueve.

Las etiquetas de activos a prueba de manipulación están construidas de material frontal de poliéster blanco brillante de 2,0 mil. Están sobre-laminadas con película de poliéster transparente de 1,0 mil que proporciona buena resistencia a productos químicos y abrasión. Un adhesivo permanente sensible a la presión de alto rendimiento de 0,7 mil une permanentemente a diversas superficies, como plásticos de alta y baja energía superficial, acero inoxidable, vidrio y nailon.

Etiquetas de Activos de Vinilo Destructible:

Otra opción de etiqueta de activo que disuade robo, manipulación y transferencia no autorizada, las Etiquetas de Activos de Vinilo Destructible de Camcode se rompen si alguien intenta remover una etiqueta de su superficie. Construidas de material frontal de vinilo fundido blanco de 2,0 mil con adhesivo sensible a la presión de 0,8 mil para unir permanentemente a una variedad de superficies, estas etiquetas son imposibles de remover en una sola pieza.

Las Etiquetas de Activos de Vinilo Destructible de Camcode ofrecen buena resistencia a aceite y agua, ácidos suaves y limpiadores de propósito general, haciéndolas más adecuadas para uso interior. Para sus activos de alto valor que son fácilmente muebles y sujetos a posible robo o transferencia no autorizada, estas etiquetas de activos de vinilo destructible proporcionan un disuasorio claro para mayor seguridad.

Etiquetas de Activos de Lámina (Foil):

Descritas anteriormente bajo Etiquetas de Activos Duraderas para Uso Interior y Exterior, las Etiquetas de Lámina Metalphoto de Camcode ofrecen una característica de seguridad útil en que se fracturarán si alguien intenta remover la etiqueta.

Etiquetas de activos para reordenes fáciles

Etiquetas de Activos de Dos Partes (Two-Part):

¿Tiene activos que requieren reordenes frecuentes? Este caso de uso es común en la industria de la salud, donde los proveedores pueden usar suministros esenciales en situaciones urgentes y no tienen tiempo para localizar un escáner de código de barras para documentar el uso del activo. Las etiquetas de activos de dos partes son la solución fácil, permitiendo a los trabajadores simplemente retirar la segunda etiqueta del activo y adherirla a una historia clínica de paciente u otra documentación. Para activos basados en inventario, las etiquetas de activos de dos partes optimizan el proceso de reorden y mantenimiento de registros.

Las Etiquetas de Activos de Dos Partes de Camcode marcan e identifican claramente los activos con el nombre de su empresa, el número de activo y un código de barras. La segunda pestaña removible contiene información idéntica, ofreciendo la capacidad de remover y adjuntar rápidamente la etiqueta a sus registros para mayor precisión y eficiencia. Estas etiquetas están construidas con material frontal de poliéster blanco brillante de 2,0 mil que está sobre-laminado con película de poliéster transparente de 1,0 mil para proteger el código de barras y mejorar la legibilidad durante la vida de sus activos, ofreciendo resistencia a aceite y agua, ácidos suaves y limpiadores de propósito general. Un adhesivo permanente sensible a la presión de alto rendimiento de 0,8 mil ofrece alto tack inicial para unión permanente a superficies ligeramente texturizadas o contorneadas, así como plásticos de alta y baja energía.

Etiquetas de activos removibles para rastreo de activos a corto plazo

Etiquetas de Activos Removibles:

No todos los activos requieren rastreo de por vida. También puede tener activos que deben rastrearse mientras se mueven a través de su empresa, pero eventualmente salen de la organización. No tiene sentido invertir en etiquetas de activos permanentes que pueden no integrarse con el sistema de rastreo de la empresa que adquiere el activo después de que sale de sus instalaciones, ni tiene sentido hacer la inversión en etiquetas de activos duraderas y permanentes para activos que serán mantenidos por su empresa solo por un tiempo corto.

Las Etiquetas de Activos Removibles de Camcode son la solución para este desafío, ofreciendo la durabilidad que espera de Camcode junto con la capacidad de remover o reposicionar la etiqueta de activo fácil y limpiamente. Estas etiquetas de activos removibles se usan a menudo para aplicaciones como tambores químicos, inventario de piezas, marcado de estantes en estanterías de almacenamiento, o contenedores de envío, aunque hay muchos usos posibles para etiquetas de activos removibles. Construidas de polipropileno biaxialmente orientado de 3,5 mil con adhesivo de 0,85 mil formulado específicamente para remoción limpia, las etiquetas de activos removibles de Camcode ofrecen buena resistencia a limpiadores de propósito general, ácidos suaves, aceite y agua.

Etiquetas de activos especializadas diseñadas para aplicaciones específicas de la industria

Si bien de ninguna manera es una lista exhaustiva, los tipos de etiquetas de activos descritos arriba representan las etiquetas y rótulos diseñados para propósitos generales, y estos diferentes tipos de etiquetas de activos a menudo encuentran casos de uso que abarcan cada industria. Pero para industrias con especificaciones de aplicación precisas, hay muchos otros tipos de etiquetas de activos capaces de cumplir esos requisitos.

Estas categorías incluyen:

• Etiquetas UID para MIL-STD-130
• Etiquetas de Código de Barras de Almacén (incluyendo Etiquetas de Estanterías, Etiquetas Retro-Reflectivas, Señales Colgantes de Almacén y más)
• Etiquetas de Activos de Acero Inoxidable (para rendimiento robusto en entornos cáusticos)
• Etiquetas LDAR y Etiquetas de Trampas de Vapor para Programas de Detección y Reparación de Fugas
• Etiquetas de Código de Barras de Trabajo en Proceso Duraderas para Entornos Duros
• Etiquetas de Activos de Señales de Tráfico para Cumplimiento RRF Municipal
• Etiquetas de Medidores de Servicios, Etiquetas de Postes y Etiquetas de Código de Barras
• y otras

Con tantas etiquetas de activos altamente especializadas para elegir, las empresas a menudo necesitan asistencia para configurar el mejor sistema de etiquetado de activos para las diversas aplicaciones dentro de su organización. Fabricantes de etiquetas de activos como Camcode ofrecen consultas con expertos en rastreo de activos de la industria para ayudarle a configurar las etiquetas de activos más rentables y eficientes para las muchas aplicaciones dentro de su empresa.

Otros recursos útiles: Aprenda más sobre cómo elegir el mejor escáner de código de barras, herramientas de gestión de activos y más desde los recursos a continuación

• Guía de compra de escáner de código de barras: Cómo elegir un escáner portátil
• Mejor software de rastreo de activos: Las 52 mejores herramientas y soluciones de software para rastrear los activos físicos vitales de su empresa
• 48 principales recursos de inventario y gestión de activos para escuelas y educadores
• Software de gestión de activos para empresas de servicios públicos: Una guía para compradores
• Principales conferencias de rastreo y gestión de activos 2016: 50 eventos para aprender las últimas tendencias, técnicas en gestión de activos

Soluciones de rastreo de activos de Camcode:

• Etiquetas de activos personalizadas
• Consejos de rastreo de activos
• Herramientas de software de rastreo de activos
• Señales colgantes personalizadas para almacén
• Soluciones de etiquetas para almacén
• Tipos de códigos de barras
• Etiquetas de alta temperatura
• Etiquetas de suelo duraderas
• Etiquetas para estanterías para cada ocasión
• Etiquetas permanentes para equipos