3 estrategias probadas para un evento híbrido exitoso del Manufacturing Day 2021

Aunque los viernes siempre son motivo de celebración, el primer viernes de octubre es especialmente querido para la Red Nacional MEP^TM, ya que este año, el viernes 1 de octubre, ¡es el Manufacturing Day (Día de la Manufactura / MFG Day)!

Organizar sus eventos del MFG Day puede haber cambiado bastante en los últimos 18 meses. Priorizar la seguridad, las restricciones de capacidad de los recintos y la reducción de viajes corporativos han presentado desafíos reales para organizar exposiciones manufactureras, conferencias, recorridos por fábricas y otros eventos presenciales tradicionales. La programación virtual de día completo (o de una semana) no siempre es la solución adecuada dada la corta capacidad de atención de la audiencia, la necesidad de conexión y networking de los asistentes, y la «fatiga de Zoom». Entonces, ¿por qué organizar un evento híbrido con aspectos presenciales y virtuales? Al combinar ambas experiencias en un evento híbrido, allana el camino para una mayor participación y una asistencia regional y nacional más amplia.

Eventos híbridos

Crear un evento híbrido exitoso requiere más que un enlace de Zoom. Implica pensar intencionalmente en formas de enriquecer las experiencias para todos los asistentes. Lo que funciona para un evento presencial no siempre se traduce a su audiencia virtual. Un evento híbrido exitoso requiere equilibrar necesidades similares de diferentes maneras. Si está considerando un evento híbrido para su celebración del MFG Day, aquí tiene tres formas de asegurar que todos se vayan con una experiencia positiva.

1. Mantenga a los asistentes comprometidos

La clave de cualquier gran evento es proporcionar un excelente contenido, como determinar los temas de demanda y presentar oradores dinámicos. Sin embargo, con eventos híbridos, esto por sí solo no es suficiente porque ambas audiencias experimentarán estas cosas de manera diferente. Aquí algunos consejos rápidos:

• Tenga en cuenta la duración del contenido. La capacidad de atención virtual suele ser más corta que en persona. Tener esto en cuenta al crear su agenda es útil. Reconsidere la secuencia de eventos consecutivos y divida presentaciones densas con oportunidades de participación de la audiencia, como encuestas o preguntar si están de acuerdo con un punto expuesto.
• Considere la iluminación y el audio. La mala iluminación, retroalimentación del micrófono, configuraciones de fondo ruidosas y otros elementos pueden resultar distractivos o desagradables para la audiencia virtual. Programe suficiente tiempo antes de las sesiones híbridas para probar la iluminación y el audio de las instalaciones para los participantes virtuales. Mantener a los asistentes virtuales con audio y video silenciados durante los paneles y pedir a los panelistas virtuales que se silencien cuando no hablen ayudará a eliminar distracciones.
• Manténgase en el horario. Asegurarse de que los programas se ejecuten a tiempo nunca ha sido más importante. Las flexibilidades de trabajo desde casa significan que los oradores y asistentes virtuales pueden tener obligaciones adicionales. Los retrasos en las horas de inicio o mantener a los invitados más tiempo del planeado puede hacer que sus oradores y audiencia lleguen tarde a su próxima reunión. Además, diferentes zonas horarias pueden presentar problemas para oradores e invitados remotos. Mantener los trenes funcionando a tiempo ayuda a mantener a su audiencia comprometida y no mirando el reloj.
• Pruebe la logística para cambios de ubicación. Si parte de su agenda requiere que los asistentes cambien de ubicación, como un recorrido por la instalación, piense con antelación en formas de llevar a sus asistentes en línea con usted. Si eso no es posible, considere eliminarlo de su agenda o encontrar alternativas para quienes no están presentes en persona.

2. Comunique con todos los asistentes

Al planificar un evento presencial, es probable que tenga un moderador de sesión designado para presentar cada sesión, facilitar preguntas de la audiencia y ayudar a los asistentes a llegar a sus asientos o responder sus preguntas. Asegúrese de que los asistentes virtuales también tengan recursos dedicados.

• Designe un moderador virtual. Un moderador virtual puede vigilar la función de chat, ayudar a facilitar problemas técnicos y asegurar que las preguntas en línea se presenten a los oradores. El moderador virtual también puede comunicar cualquier información específica para quienes asisten remotamente.
• Use funciones de chat para involucrar a los asistentes virtuales. Los asistentes remotos quieren ser parte de la conversación. Plantee preguntas relacionadas con el contenido o para conocer más a la audiencia en línea. Esta retroalimentación puede proporcionarse a los oradores para asegurar que brinden claridad cuando sea necesario o reenfoquen la información según la composición de la audiencia.
• Recuerde a los asistentes presenciales sobre sus contrapartes remotas. Recuerde «incluir» a los asistentes remotos recordando a oradores y asistentes presenciales que hay personas asistiendo fuera del sitio. Es una pequeña acción que hace que quienes están en sus oficinas en casa se sientan como si no hubieran sido olvidados y que los programas fueron diseñados considerando su asistencia.

3. Cree comunidad

Una de las mejores cosas de asistir a eventos en persona es la capacidad de hacer networking y participar en sesiones de grupos pequeños. No tener estas opciones virtuales puede ser muy frustrante para quienes asisten en línea. Asegúrese de:

• Cree salas virtuales de grupos pequeños y comparta sus comentarios. Use plataformas que permitan salas de grupos pequeños en línea para animar a los asistentes virtuales a compartir sus pensamientos o trabajar juntos para encontrar soluciones. Asegúrese de que el moderador virtual comparta cualquier retroalimentación obtenida de estas sesiones con todos los asistentes o pida a los asistentes virtuales que designen a alguien para hablar como líder de equipo de su sesión.
• Aproveche plataformas para networking. Algunas plataformas tienen espacios virtuales de encuentro que crean «mesas» para que los asistentes se sienten y hagan networking. Considere usar estas soluciones y designar horas de networking. Esto permite a los asistentes en línea conectarse entre sí y con quienes asisten en persona usando sus dispositivos personales. Asegúrese de animar a los en línea a intercambiar tarjetas de presentación virtuales, hacer nuevas conexiones en LinkedIn y usar la función de chat para conversar entre sí, ya sea individualmente o en grupo.
• Use juegos para romper el hielo. Haga preguntas a los asistentes, como quién asiste desde la ubicación más lejana, y dé reconocimiento o premios a un asistente presencial y uno virtual. Empareje asistentes presenciales y virtuales en competencias para resolver problemas o conocerse mejor.
• Incorpore tecnología para acortar la distancia. Si su instalación permite pantallas, considere permitir a sus asistentes presenciales la oportunidad de ver a quienes asisten virtualmente ya sea en sus portátiles, o incorporando pantallas más grandes al frente del recinto. Si tiene pocos asistentes y tabletas disponibles, ponga una en cada mesa presencial para facilitar la interacción.

Consejo extra: ¡Asegúrese de celebrar la manufactura!

Independientemente de cómo decida organizar su evento del Manufacturing Day, lo más importante es celebrar las contribuciones de la industria manufacturera de Estados Unidos. Si desea más información sobre cómo organizar un evento híbrido, la Red Nacional MEP ¡estará encantada de ayudar! La Red ha participado en el MFG Day desde su inicio y tiene expertos en cada estado y Puerto Rico. Contacte a su Centro MEP local para más información.