Celebrando el Día de la Fabricación 2021:tres formas de crear un gran evento híbrido

Si bien los viernes siempre han sido un motivo de celebración, el primer viernes de octubre es uno de los más cercanos y queridos por la Red Nacional de MEP ^TM , ya que este año, el viernes 1 de octubre es el día de fabricación (MFG Day).

Es posible que la organización de los eventos del Día MFG haya cambiado bastante en los últimos 18 meses. Dar prioridad a la seguridad, las limitaciones de capacidad del lugar y la reducción de los viajes corporativos han presentado desafíos reales para la organización de exposiciones de fabricación, conferencias, visitas a fábricas y otros eventos tradicionales presenciales. Es posible que la programación virtual de día completo (o de una semana) no siempre sea la solución adecuada con períodos de atención cortos de la audiencia, que satisfacen las necesidades de los asistentes de conexión y trabajo en red y "fatiga de zoom". Entonces, ¿por qué realizar un evento híbrido con aspectos tanto presenciales como virtuales? Al combinar experiencias tanto en persona como virtuales en un evento híbrido, allana el camino para una mayor participación y una mayor asistencia regional y nacional.

Eventos híbridos

Crear un evento híbrido exitoso requiere más que un enlace de reunión de Zoom. Implica pensar intencionalmente en formas de enriquecer las experiencias de todos los asistentes. Lo que funciona para un evento en persona no siempre se traducirá en su audiencia virtual. Un evento híbrido exitoso requiere equilibrar necesidades similares de diferentes maneras. Si está considerando un evento híbrido para la celebración del Día MFG, aquí hay tres formas de asegurarse de que todos se vayan con una experiencia positiva.

1. Mantenga a los asistentes interesados ​​

La clave de cualquier gran evento es proporcionar un gran contenido, como determinar los temas en demanda y presentar oradores dinámicos. Sin embargo, con los eventos híbridos, esto por sí solo no es suficiente porque ambas audiencias experimentarán estas cosas de manera diferente. Aquí hay algunos consejos rápidos:

• Tenga en cuenta la longitud del contenido. Los períodos de atención virtual suelen ser más cortos que en persona. Tener esto en cuenta al crear su horario es útil. Reconsidere la secuencia de eventos consecutivos y divida las presentaciones densas con oportunidades para la participación de la audiencia, como encuestas o preguntar a la audiencia si está de acuerdo con un punto que se planteó.
• Considere la iluminación y el audio. La iluminación deficiente, la retroalimentación del micrófono, las configuraciones de fondo ruidosas y otros elementos pueden distraer o desagradar al público virtual. Programe suficiente tiempo antes de las sesiones híbridas para probar la iluminación y el audio de las instalaciones para los participantes virtuales. Mantener a los asistentes virtuales silenciados en audio y video durante los paneles y pedirles a los panelistas virtuales que se silencian cuando no hablan ayudará a eliminar las distracciones.
• Manténgase al día. Asegurarse de que los programas se ejecuten a tiempo nunca ha sido más importante. La flexibilidad de trabajar desde casa significa que los oradores y asistentes virtuales pueden tener mayores obligaciones. Las demoras en las horas de inicio o el hecho de que los invitados se mantengan más tiempo de lo planeado pueden hacer que los oradores y la audiencia lleguen tarde a su próxima reunión. Además, las diferentes zonas horarias pueden presentar problemas para los invitados y los altavoces remotos. Mantener los trenes funcionando a tiempo ayuda a mantener a la audiencia comprometida y sin mirar el reloj.
• Pruebe la logística para detectar cambios de ubicación. Si parte de su horario requiere que los asistentes cambien de ubicación, como un recorrido por las instalaciones, piense de antemano en formas de llevar a sus asistentes en línea con usted. Si eso no es posible, considere eliminarlo de su horario o buscar alternativas para quienes no lo hagan en persona.

2. Comunicarse con todos los asistentes

Al planificar un evento en persona, es probable que tenga un moderador de sesión designado para presentar cada sesión, facilitar las preguntas de la audiencia y ayudar a los asistentes a llegar a sus asientos o responder sus preguntas. Asegúrese de que los asistentes virtuales también tengan recursos dedicados.

• Designe un moderador virtual. Un moderador virtual puede ver la función de chat, ayudar a resolver problemas técnicos y asegurarse de que se presenten preguntas en línea a los oradores. El moderador virtual también puede comunicar cualquier información específica a los asistentes de forma remota.
• Utilice las funciones de chat para involucrar a los asistentes virtuales. Los asistentes remotos quieren ser parte de la conversación. Plantee preguntas que se relacionen con el contenido o para aprender más sobre la audiencia en línea. Esta retroalimentación se puede proporcionar a los oradores para asegurarse de que brinden claridad cuando sea necesario o reenfocar la información según la composición de la audiencia.
• Recuerde en persona a los asistentes a sus homólogos remotos. Recuerde "incluir" a los asistentes remotos recordando a los oradores y asistentes en persona que hay personas que asisten fuera del sitio. Es una pequeña acción que hace que aquellos en sus oficinas en casa sientan que no han sido olvidados y que los programas fueron diseñados para considerar su asistencia.

3. Crear comunidad

Una de las mejores cosas de asistir a eventos en persona es la capacidad de establecer contactos y participar en sesiones grupales más pequeñas. No tener estas opciones virtuales puede resultar muy frustrante para quienes asisten en línea. Asegúrese de:

• Cree salas virtuales para grupos pequeños y comparta sus comentarios. Utilice plataformas que permitan salas de reuniones en línea para alentar a los asistentes virtuales a compartir sus pensamientos o trabajar juntos para encontrar soluciones. Asegúrese de que el moderador virtual comparta los comentarios obtenidos de estas sesiones con todos los asistentes o solicite a los asistentes virtuales que designen a alguien para que hable como líder del equipo para su sesión.
• Aproveche las plataformas para la creación de redes. Algunas plataformas tienen espacios virtuales de reunión que crean "mesas" para que los asistentes se sienten y se relacionen. Considere utilizar estas soluciones y designar horas de trabajo en red. Esto permite que los asistentes en línea se conecten entre sí y con los asistentes en persona utilizando sus dispositivos personales. Asegúrese de alentar a quienes están en línea a intercambiar tarjetas de presentación virtuales, hacer nuevas conexiones con LinkedIn y usar la función de chat para hablar entre ellos, ya sea individualmente o en grupo.
• Usa juegos para romper el hielo. Haga preguntas a los asistentes, como quién asiste desde el lugar más alejado, y dé reconocimiento o premios a un asistente en persona y uno virtual. Empareje a los asistentes presenciales y virtuales en las competencias para resolver problemas o para aprender más unos de otros.
• Incorpora tecnología para cerrar la distancia. Si su instalación permite pantallas, considere permitir a sus asistentes en persona la oportunidad de ver a los asistentes virtualmente ya sea en sus computadoras portátiles o incorporando pantallas más grandes en la parte delantera del lugar. Si tiene menos asistentes y tabletas disponibles, coloque una en cada mesa en persona para facilitar la interacción.

Consejo adicional:¡asegúrese de celebrar la fabricación!

Independientemente de cómo decida organizar su evento del Día de la fabricación, lo más importante es celebrar las contribuciones de la industria manufacturera de Estados Unidos. Si desea obtener más información sobre cómo organizar un evento híbrido, ¡a la Red Nacional MEP le encantaría ayudarlo! La Red ha participado en MFG Day desde sus inicios y cuenta con expertos en todos los estados y Puerto Rico. Comuníquese con su Centro MEP local para obtener más información.