Estrategias de automatización que reforzaron la respuesta al COVID-19 en todas las industrias

Esta publicación de blog incluye ejemplos de la vida real de clientes de UiPath que utilizan la automatización para responder a cambios drásticos en la demanda.

Los ejemplos están agrupados por industria y en este orden:

1. Sector público

2. Atención sanitaria

3. Servicios financieros

4. Seguro

5. Gobierno

7. Transporte

8. Todas las demás industrias

Sector público

Generación de ePass de bloqueo para el personal de servicios esenciales en India durante el pico de COVID

La autoridad municipal de la ciudad de India necesitaba autorizar el movimiento de servicios esenciales y ejecutivos de entrega de varios proveedores de servicios (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, etc.) durante el pico de la pandemia de COVID. El proceso fue el siguiente:primero, los gerentes del proveedor de servicios enviaron una lista masiva de personal esencial a las agencias estatales para la generación de aprobación Lockdown ePass. Luego, la Agencia Estatal emitió pases de toque de queda al personal designado.

Solución

La Autoridad Municipal trabajó con el Equipo de Transformación Urbana de EY India y su socio Integra Micro Software Services (P) Ltd para configurar UiPath Robots para ayudar a gestionar el trabajo. Los robots extrajeron correos electrónicos con nombre de las listas de emisión y generaron automáticamente un pase de toque de queda con los detalles necesarios en su plantilla requerida. Luego, los bots completaron un informe que detalla la cantidad de personal al que se emitieron los pases. Esto permitió a las autoridades gubernamentales rastrear y gestionar el número total de personas autorizadas para moverse en sus ciudades.

Beneficios

• Se habilitó el movimiento del personal de servicios esenciales alrededor del toque de queda

• Pases procesados de forma masiva

• Se liberó a los equipos estresados del procesamiento manual

• Visibilidad para seguir el movimiento de la ciudad

Automatización de la recopilación de una oleada de datos de pacientes de COVID para los gobiernos estatales

Las autoridades estatales estaban llevando a cabo pruebas rigurosas de COVID a los pacientes a gran escala durante el pico de la pandemia. En la primera parte del proceso, el personal de tierra y los trabajadores de la salud recopilaron datos sobre los pacientes sometidos a pruebas y muestras de pruebas anteriores. Luego, los datos de los pacientes fueron directamente a un repositorio centralizado a través del portal de la Autoridad Nacional. Dado que el gobierno estatal planea aumentar las pruebas de COVID, la tarea de recopilar los datos del estado del sitio web de la Autoridad Nacional y luego agregarlos a la base de datos del gobierno estatal se convirtió en una tarea enorme. A medida que la cantidad de pruebas de pacientes aumentó más allá de las 2000 pruebas por día, la tarea manual de recopilar los datos diarios de los pacientes después de descargarlos como una hoja de Microsoft Excel desde el portal de la Autoridad Nacional consumía demasiado tiempo.

El equipo de las autoridades estatales quería implementar una automatización rápida en la que los datos de las pruebas de los pacientes de COVID se descargaran automáticamente desde el portal de la Autoridad Nacional y luego se transfirieran desde el portal del gobierno estatal a la base de datos casi en tiempo real. Los datos recopilados en la base de datos del gobierno estatal ayudarían al estado a tomar decisiones rápidas en tiempo real y cambiar dinámicamente el curso de acción dependiendo de los resultados de las pruebas del paciente.

Solución

Una vez implementada la automatización, los datos de los pacientes evaluados se descargaron del sitio web de la Autoridad Nacional en forma de hoja de Excel. Luego, la Autoridad Estatal creó un formulario web en línea y una API completó los datos de los pacientes, que incluían datos de pacientes nuevos y datos de pacientes antiguos que necesitaban actualización. Todos los datos más recientes de los pacientes debían recopilarse varias veces al día. La cantidad de datos de pacientes fue proporcional al volumen de pruebas en el estado.

El equipo de Auxiliobits Technologies Pvt Ltd creó rápidamente esta automatización de procesos a través de la cual el robot UiPath descargó los datos de los pacientes del portal de la Autoridad Nacional, luego recogió los registros de los pacientes examinados y los envió al portal del gobierno estatal respectivo a través de una API. Esto ayudó a las autoridades estatales a entregar datos actualizados y obtener información útil.

Beneficios

• Actualizaciones de datos en tiempo real

• 10.000 registros procesados en menos de 10 minutos

• Tasa de error cero

Automatización de alertas de COVID y seguimiento de personas en cuarentena en el distrito estatal

Durante el pico de la COVID, la Autoridad Distrital llevó a cabo un intenso seguimiento sanitario de las personas en cuarentena en cada uno de sus distritos. Las autoridades hicieron llamadas a las personas en cuarentena y les ordenaron que siguieran los parámetros sanitarios adecuados. Para las personas en cuarentena que informaron síntomas de COVID, se generó una alerta inmediata al equipo de atención médica. Cada equipo de atención médica respectivo visitó a estas personas, llevó a cabo los controles de salud necesarios y tomó las siguientes medidas como parte de la respuesta al COVID. Este "equipo guerrero COVID" integral hizo un tremendo esfuerzo para brindar respuestas esenciales durante este tiempo.

El equipo de autoridades de distrito quería implementar una automatización rápida para ayudar con este proceso. Idealmente, la alerta para las personas que reportan síntomas al equipo del centro de contacto podría enviarse al equipo de atención médica correspondiente de manera automatizada lo antes posible. Esto podría ayudar a reducir los tiempos de respuesta críticos.

Solución

La Autoridad del Distrito creó un formulario en línea que fue completado por el equipo del centro de contacto para cada persona en cuarentena. Luego, los parámetros sanitarios se recopilaron automáticamente en una hoja en línea. En lugar del proceso manual anterior, el robot UiPath recogió los registros de personas sintomáticas y envió la alerta directamente al equipo sanitario.

El equipo de Auxiliobits Technologies Pvt Ltd creó rápidamente esta automatización a través de la cual el robot UiPath filtró y recogió los registros de las personas sintomáticas y luego envió esos registros al equipo de atención médica respectivo mediante una alerta. Esto ayudó a la Autoridad del Distrito a responder rápidamente y agilizó el proceso.

Beneficios

• Actualizaciones de datos en tiempo real

• Rápido y seguro

• Tasa de error cero

Procesamiento oportuno de cientos de miles de solicitudes de asistencia social en Rumania impulsadas por el bloqueo inducido por el COVID

El 18 de marzo de 2020, el gobierno rumano emitió una Ordenanza Gubernamental de Emergencia que estableció prestaciones de desempleo para ayudar a los ciudadanos cuyos empleos e ingresos se habían visto afectados por la crisis de la COVID. La Agencia Nacional de Pagos e Inspección Social (ANPIS) gestionó el proceso de solicitudes de seis categorías de beneficiarios que eran elegibles para recibir apoyo financiero. La ANPIS tuvo que llevar a cabo esta actividad urgente a través de su red de 41 sucursales distritales, sin personal adicional. Durante los primeros diez días de cada mes, los ciudadanos afectados podían presentar sus solicitudes y la documentación necesaria en un portal en línea (aici.gov.ro). Los empleados de ANPIS tuvieron que verificar cada solicitud, crear una base de datos y enviarla a otro departamento para el pago. En la primera quincena de mayo de 2020, ANPIS recibió 110.000 solicitudes de apoyo financiero en toda Rumania.

Solución

UiPath ofreció soporte técnico gratuito y robots de software a ANPIS para una solución de automatización desatendida. En mayo de 2020, 38 sucursales distritales contaron con el apoyo de un robot de software que procesó cuatro de las seis categorías de beneficiarios. El robot verificó la precisión de la aplicación inteligente de documentos PDF y extrajo los datos correctos en una base de datos. Luego creó carpetas individuales con los documentos de respaldo, que incluían el nombre y apellido de cada solicitante. Si la solicitud era incorrecta, el robot notificaba a los solicitantes y solicitaba documentos adicionales.

Beneficios

• Se eliminó el largo trabajo manual en la verificación de aplicaciones

• Se redujo el tiempo de procesamiento de cada solicitud de aproximadamente 15 minutos a menos de un minuto

• Los robots UiPath procesaron 100 solicitudes por hora, trabajando 24 horas al día, 7 días a la semana

Personalización oportuna de una plantilla de medicamentos esenciales COVID mientras cientos de empresas farmacéuticas en toda la Unión Europea enfrentaban escasez

La Agencia Europea de Medicamentos (EMA), en colaboración con la industria farmacéutica y los estados miembros de la Unión Europea (UE), lanzó la primera fase de su sistema de seguimiento mejorado el 17 de abril de 2020. Este sistema fue diseñado para prevenir y mitigar la escasez de suministro de medicamentos cruciales utilizados en las unidades de cuidados intensivos (UCI) hospitalarias de toda la UE para el tratamiento de pacientes con COVID. Como parte del nuevo sistema, cada compañía farmacéutica estableció un punto de contacto único que informaba a la EMA de toda la escasez actual y prevista de medicamentos esenciales para la UCI. El conocimiento oportuno de la posible escasez de medicamentos y una imagen amplia de lo que estaba disponible a nivel de la UE facilitaron una mejor distribución y aceleraron las aprobaciones para aumentar las capacidades de producción para ayudar a salvar vidas. Para ayudar con la presentación de informes, la EMA creó inicialmente una plantilla para ser completada por cientos de empresas que producen y comercializan medicamentos para UCI en el Espacio Económico Europeo/Unión Europea.

Solución

UiPath ofreció soporte técnico gratuito para una automatización desatendida implementada para tres tareas distintas. En primer lugar, el robot de software garantiza que cada empresa farmacéutica reciba una plantilla personalizada, rellenándola previamente con el subconjunto de medicamentos que se seguirán en la fase actual del proyecto, y únicamente los medicamentos producidos o comercializados por la empresa respectiva. En el siguiente paso, el robot de software recopila la información proporcionada por los puntos de contacto únicos a EMA y actualiza un archivo primario. Además, recopila notificaciones de escasez y las carga en otro archivo principal.

Beneficios

• Se eliminaron tareas manuales largas y propensas a errores, como la personalización de plantillas y la recopilación de información de múltiples fuentes

• Se redujo el tiempo de actualización de unos 40 días estimados de trabajo manual a poco más de siete horas

• Confidencialidad garantizada y segregación de datos, ya que las empresas solo tenían acceso a la información relevante para su organización

Los robots ayudaron al Departamento de Salud del Estado de la India a recopilar datos sobre miles de ciudadanos en cuarentena

Según la ley nacional, el Departamento de Salud del Estado de la India necesitaba actualizar periódicamente los datos en el Portal Nacional de Salud de Personas en Cuarentena de COVID. Esto incluía a cualquier viajero entrante que llegara en los últimos dos o tres meses y cualquier contacto de primer nivel de una persona con resultado positivo para COVID. La recopilación de datos llevó mucho tiempo y requirió mucho esfuerzo manual considerando la gran cantidad de personas en cuarentena en cada estado.

Solución

El Departamento de Salud del Estado está examinando a UiPath Robots para distribuir sus datos sobre personas en cuarentena. Los robots recogerían datos de hojas de Excel de respuesta a nivel estatal y actualizarían los registros completos de las personas en cuarentena en un Portal Nacional de Salud de Personas en Cuarentena COVID-19. Los socios Rise Tech Software Pvt Ltd e Integra Micro Software Services (P) Ltd colaboraron para ofrecer esta impactante automatización.

Esta automatización ayudaría al estado a aliviar los equipos con exceso de trabajo que se dedican a realizar esta actividad. Y le daría al Departamento Nacional de Salud una mejor visibilidad sobre el número de personas en cuarentena más rápido que antes, para que pudieran planificar y reaccionar de una manera más ágil.

Beneficios

• Ofrezca visibilidad en tiempo real de los datos críticos

• Liberar a los equipos del trabajo manual

• Errores de procesamiento final

Los gobiernos locales necesitaban un panel para coordinar los esfuerzos para monitorear los brotes locales

Durante el apogeo de la pandemia de COVID, una respuesta rápida a las solicitudes de ayuda e información fue vital para los gobiernos locales. Debido a la falta de integración entre los ayuntamientos, la capacidad de los gobiernos locales para rastrear y responder a solicitudes urgentes era difícil, lo que generó confusión y retrasos que afectaron la salud de los ciudadanos.

Solución

Un gobierno de América del Sur construyó un panel de control para una sala de control que se alimentaba de datos recopilados por UiPath Robots de 65 ayuntamientos. UiPath Robots podía iniciar sesión en sitios web públicos, extraer y clasificar datos e ingresarlos en el tablero. La transparencia de los datos ayudó a priorizar las respuestas y movilizar apoyo, como la distribución de equipos de protección personal (PPE) en ubicaciones clave.

Beneficios

• Transparencia en el desempeño de las autoridades locales

• Tiempo de respuesta más rápido para las necesidades públicas

La Administración de Servicios Generales (GSA) necesitaba acelerar la recopilación de datos sobre infecciones para gestionar el recuento de casos

La Administración de Servicios Generales (GSA) gestiona espacios de oficinas en aproximadamente 9.600 edificios en todo Estados Unidos (EE. UU.). Para rastrear la propagación de COVID dentro de su organización, la información geográfica debía correlacionarse con la cantidad de infecciones en cada condado para poder construir un mapa de la amenaza de COVID dentro de sus propiedades. Inicialmente, esto lo hacía el personal, pero a medida que el virus se propagaba por los EE. UU., la información debía actualizarse más de una vez al día, lo que aumentaba el trabajo de los empleados que ya estaban al límite.

Solución

Se ha diseñado un robot UiPath para agregar datos y emitir un informe varias veces al día. El robot inicia sesión en los sistemas de información geográfica (GIS) y recopila información sobre los edificios que GSA administra en los EE. UU. Luego, al hacer coincidir los edificios con el recuento de infecciones del condado, mejora el mapa de propagación de infecciones dentro de GSA.

Beneficios

• Recopilación de datos más rápida

• Actualizaciones proporcionadas en tiempo real

• Tasa de error reducida

Automatización para facilitar la autorización francesa de viajes de empleados para aquellos que no pueden trabajar desde casa

Durante el pico de la pandemia, las empresas francesas debieron completar formularios exigidos por el gobierno que justificaran por qué todos los empleados que no podían trabajar desde casa debían venir a trabajar o viajar para trabajar. Las empresas tuvieron dificultades para completar los formularios a tiempo, ya que cada formulario requería hasta 12 campos de datos, una firma manuscrita y un sello de la empresa. Los empleados que viajaban sin formularios certificados se enfrentaban a multas de 150 euros por su primera infracción y hasta 1.500 euros por infracciones repetidas.

Solución

La solución es una automatización que tomó un archivo Excel con los datos de los empleados y llenó los formularios exigidos por el gobierno, reduciendo el tiempo del proceso a solo 10 segundos por empleado. Las empresas podrían seguir firmando y sellando formularios a mano (por motivos legales) o también podrían automatizar este proceso, reduciendo aún más el tiempo que lleva completar cada formulario.

Beneficios

• Carga de trabajo manual reducida

• Tareas aceleradas

• Más viajeros autorizados en la carretera

• Eliminadas multas a viajeros

El aumento de las solicitudes del Programa de Asistencia Nutricional Suplementaria (SNAP) provocó retrasos en el procesamiento, lo que afectó a quienes lo necesitaban

El número semanal de solicitudes de SNAP aumentó en aproximadamente 6.400 solicitudes y siguió creciendo a medida que se profundizó la crisis de COVID. Existía la posibilidad de que se retrasara la distribución de beneficios a los más afectados por esta crisis.

Antes de implementar la automatización, los tiempos de procesamiento de solicitudes eran de 30 a 35 minutos. A medida que la demanda siguió aumentando durante el pico de la crisis, los estados se enfrentaron a fuertes multas por errores cometidos durante el procesamiento manual.

Solución

La automatización pudo procesar aplicaciones en poco más de cinco minutos (en comparación con 30-35 minutos cuando se hacía manualmente). Las tasas de error humano se redujeron a cero. Después de tres semanas de funcionamiento, la automatización podría gestionar hasta 1000 aplicaciones al día.

Beneficios

• Tiempo de procesamiento reducido​

• Tasas de error humano reducidas a cero

• Se evitó que los estados fueran penalizados con fuertes multas debido a errores de procesamiento

• Los solicitantes recibieron beneficios oportunos

Se creó visibilidad para proteger las herramientas de monitoreo para empleados federales remotos

Durante el bloqueo de COVID, los empleados federales de EE. UU. debían trabajar desde casa y no podían acceder a importantes herramientas de monitoreo que estaban bloqueadas por la infraestructura de seguridad. Dar acceso a todos los empleados que trabajaban desde casa no era factible, ya que habría dejado al personal sin visibilidad de los problemas de infraestructura o estados importantes de las solicitudes. 

Solución

La organización federal creó un robot de software que periódicamente tomaba capturas de pantalla de importantes herramientas de monitoreo y las adjuntaba como un mensaje en Microsoft Teams. Esto brindó a los empleados remotos la visibilidad que tanto necesitaban de las herramientas de monitoreo a las que de otro modo no podrían acceder.

Beneficios

• Dio visibilidad a los empleados remotos

• Trabajo remoto habilitado

• Mantuvo el negocio funcionando como de costumbre

Agrosuper emitió pases de viaje para 12.000 empleados, facilitándoles llegar a trabajar durante la cuarentena

Agrosuper es una empresa de alimentos dedicada a “hacer siempre las cosas mejor”. Durante la cuarentena, la empresa necesitaba mantener a los empleados esenciales trabajando para mantener un suministro crítico de alimentos. Pero proporcionar transporte seguro y gratuito para ayudar a 12.000 empleados a desplazarse a las plantas de producción y oficinas de la empresa no fue fácil.

Solución

Se implementó un robot atendido que tomó un reporte de los trabajadores actuales de SAP SuccessFactors, los clasificó e ingresó la información en el sitio web del gobierno para obtener pases para alrededor de 12.000 trabajadores. Luego, el robot envió los pases por correo electrónico a los trabajadores y a sus jefes.

Sin la automatización, seis personas habrían necesitado varios días para completar esta tarea. Pero funcionó con un robot en solo cinco horas, lo que liberó a los empleados para que pudieran concentrarse en tareas más importantes.

Beneficios

• Rápido y seguro

• Continuidad del negocio

• Experiencia de empleado mejorada

Cuidado de la salud

Mater Hospital Dublin automatizó los resultados de las pruebas de COVID, lo que reduce las horas de enfermería dedicadas a informar a Prevención y Control de Infecciones (IPC)

En los sitios de pruebas de COVID durante el apogeo de la pandemia, los resultados de las pruebas debían registrarse en diferentes sistemas e informarse al IPC (o equivalente regional). El trabajo administrativo ocupaba hasta el 50 % del tiempo de las enfermeras y era un proceso especialmente engorroso. El proceso se creó en 2003 durante el brote de SARS y requería que los médicos iniciaran sesión en el sistema de laboratorio, extrajeran códigos de enfermedades y luego usaran una red privada virtual (VPN) para iniciar sesión en una plataforma de datos .NET e ingresar manualmente los resultados allí. En semanas típicas, una enfermera tardaba dos horas en introducir los resultados. Sin embargo, durante el apogeo de COVID, los resultados de las pruebas debían informarse diariamente. Y esto no se aplicó sólo a los casos positivos, sino a cada prueba, y tomó tres horas al día.

Solución

Se crearon robots UiPath que iniciaron sesión en el sistema del laboratorio, seleccionaron el código de enfermedad apropiado e ingresaron el resultado de la prueba. La información se pudo procesar en una fracción del tiempo anterior, ahorrando al departamento de control de infecciones tres horas por día y 18 horas por semana.

Con un robot para cada enfermera, el departamento de control de infecciones ahorró tres horas al día, lo que permitió al personal médico dedicar más tiempo a cuidar a los pacientes en lugar de completar el papeleo.

Beneficios

• Ahorró de dos a tres horas por día para un médico

• Datos disponibles en tiempo real

• Mantuvo a los trabajadores críticos trabajando

• Experiencia de empleado mejorada

• Eficiencia operativa acelerada

Validar Medicaid para recién nacidos, asegurándonos de que no pierdan sus beneficios de salud

Un gran hospital de la ciudad de Nueva York tenía más de 20 administradores de atención médica trabajando para investigar, verificar y cambiar el documento de identificación del seguro (ID) de los recién nacidos a Medicaid estatal para garantizar que no hubiera brechas en la atención total. Este proceso era vital ya que garantizaba que los padres no tuvieran que soportar una carga financiera para recibir atención médica. También aseguró que ellos, así como su recién nacido, recibieran todos los beneficios incluidos de Medicaid.

Solución

El hospital decidió automatizar este proceso con un robot de software. El robot comenzó enrutando los correos electrónicos de alerta de Medicaid a una carpeta de grupo definida y luego extrajo el PDF adjunto. Utilizando el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), los datos PDF estándar se extrajeron y confirmaron verificando el perfil del paciente del recién nacido. Luego, la identificación del seguro se actualizó automáticamente en la base de datos de Medicaid y se cerraron todas las notas y flujos de trabajo multiplataforma. Si hubo una excepción en el proceso, se creó una tarea en el flujo de trabajo para intervención manual.

Beneficios

• Empleados realineados a tareas de alta prioridad

• Reducción de los días de ventas pendientes (DSO)

Registro automatizado de telesalud para la gran afluencia de nuevos pacientes impulsada por el COVID

Para contener la propagación del COVID, una empresa de atención médica alentó a los pacientes a inscribirse en servicios de telesalud y realizar autodiagnósticos. Antes de implementar la automatización, los empleados del centro de contacto realizaban manualmente la incorporación de pacientes, mientras que las enfermeras se centraban en las interacciones con los pacientes. Pero, dado que la empresa esperaba un aumento significativo en las solicitudes, necesitaba abordar esta carga de trabajo de una manera más eficiente.

Solución

La empresa de atención médica implementó un robot desatendido para administrar un formulario web que registraba automáticamente a los pacientes en su plataforma de telesalud.

Cuando se envió una solicitud, se puso en cola en Dispatcher. Luego, el artista registró los datos, que fueron verificados. Una vez completado, el paciente fue incorporado a los servicios de telesalud.

El proceso de gestión de casos fue completamente automatizado, lo que ahorró una cantidad significativa de tiempo a los médicos cada día.

Beneficios

• Tiempo reasignado del médico para centrarse en la atención al paciente

• Proceso de gestión de casos automatizado

• Seguimientos manuales minimizados sobre el estado

• Eficiencia mejorada

Captación acelerada de voluntarios y jubilados sanitarios para ayudar en la lucha contra el COVID

Casi 50.000 voluntarios se inscribieron para apoyar los esfuerzos nacionales para ayudar a gestionar la crisis de COVID. Estos voluntarios respondieron al llamado del gobierno de ayuda para profesionales de la salud jubilados.

El escaneo manual de sus aplicaciones requería importantes recursos y corría el riesgo de convertirse en un cuello de botella.

La preselección (para comprobar credenciales, antecedentes penales, etc.) era una parte crucial del proceso de inscripción y la incorporación debía realizarse rápidamente. Una respuesta rápida era imperativa en tal crisis.

Solución

Los robots de software se crearon para ayudar con la pesada carga de recursos humanos.

Se utilizaron para ejecutar el proceso de selección y verificación de antecedentes, cargar datos de la solicitud en el sistema de recursos humanos y para informar a los departamentos y a terceros que la persona estaba lista para ser incorporada. Luego, esos departamentos comenzaron a proporcionar pases de seguridad, suministros de capacitación, etc.

Los robots también se utilizaban para asignar voluntarios a diferentes trabajos e incluso proporcionar un informe diario a las unidades de crisis para su supervisión.

Beneficios

• El tiempo promedio para procesar a los voluntarios disminuyó de cinco días a solo cuatro horas

• Reducción de la entrada de datos manual en un 35%

• Precisión mejorada de la información de registros y informes

Seguimiento de cerca de la salud de los empleados médicos durante el pico de COVID

Debido a la naturaleza contagiosa de la COVID, fue necesario vigilar de cerca la salud del personal médico en el punto álgido de la pandemia. Los sistemas de salud necesitaban realizar un seguimiento de los síntomas, las etapas de la enfermedad y otros datos de los infectados con el virus, así como realizar un seguimiento de los empleados sanos para priorizar su seguridad. El informe debía actualizarse en tiempo real, sin aumentar la tensión del personal que ya estaba trabajando incansablemente.

Solución

Se instaló un robot UiPath para realizar un seguimiento de la salud de los empleados del hospital. Registró detalles sobre los empleados que habían sido infectados con COVID, los que necesitaban ponerse en cuarentena y los que permanecían en buen estado de salud.

Este robot permitió una distribución eficiente de recursos y ayuda oportuna tanto para el personal médico como para los pacientes.

Beneficios

• Errores manuales reducidos

• Actualizaciones proporcionadas en tiempo real

• Seguridad garantizada de los empleados

Se aceleraron las pruebas de COVID desde el automóvil a medida que el volumen de pruebas creció enormemente

Los Centros para el Control de Enfermedades (CDC) supervisaron la aprobación de organizaciones para convertirse en sitios de prueba poco después de que el COVID se extendiera por los EE. UU. Estos incluían laboratorios, farmacias, hospitales y otras instalaciones. La demanda en estas instalaciones era inmensa, lo que provocó largas colas de personas esperando para realizarse las pruebas. El protocolo de prueba de COVID requería que el paciente estuviera registrado y tuviera kits de prueba correctamente etiquetados para su recolección y presentación de informes.

Con las regulaciones de distanciamiento social vigentes, un administrador de registro remoto necesitaba validar si el paciente era nuevo o existente y registrarlo en el Registro Médico Electrónico (EMR) de Epic. El administrador de registro también necesitaba imprimir la etiqueta de prueba en una de las 10 impresoras remotas en la línea del frente. Este proceso manual, en combinación con el enrutamiento accidental de la impresora, aumentó las colas de espera promedio de seis horas.

Solución

Uno de los hospitales más grandes de EE. UU. instaló y desplegó un robot de asistencia en solo 48 horas. Tomó los datos de los pacientes, verificó si ya eran pacientes en Epic EMR a través de un entorno Citrix, registró a los pacientes y seleccionó correctamente la impresora adecuada para la creación de etiquetas. Mientras que a un humano le tomó de dos a tres minutos ejecutar este proceso, el robot UiPath lo ejecutó en solo 14 a 16 segundos.

Beneficios

• Se aceleraron las pruebas de COVID que eran muy necesarias

• Ahorró de ocho a nueve minutos por paciente, lo que se suma cuando se procesan miles

• Se acabaron los costosos errores manuales

• Mantuvo a los trabajadores críticos trabajando

• Reducción de los retrasos en los hospitales

Las compañías de seguros implementaron la automatización para gestionar un aumento en el volumen de llamadas

Durante el apogeo de la pandemia, alrededor del 90 % de las compañías de seguros no tenían la capacidad de adjudicar reclamaciones de COVID.

Por lo tanto, cuando un paciente llegaba para una prueba o tratamiento de COVID, alrededor del 90% de sus reclamos eran rechazados y el paciente se veía obligado a pagar los análisis de sangre por adelantado (que generalmente cuestan alrededor de $2000).

Este problema acabó afectando a los centros de contacto de las compañías de seguros, que ya estaban atendiendo un gran volumen de llamadas.

Solución

Un sistema de salud financiado con fondos públicos en Europa está construyendo un robot de auditoría para examinar los datos de las reclamaciones. Esto debería ayudar a las personas a obtener una visión más inmediata de su elegibilidad para acceder al dinero del seguro para sus análisis de sangre.

Beneficios

• Gestione las reclamaciones de forma más eficiente

• Menos llamadas relacionadas con reclamaciones de seguros COVID

• Mantener un alto nivel de satisfacción y experiencia del cliente

Era fundamental acelerar significativamente la producción de una vacuna COVID viable

A medida que los ciclos de investigación, desarrollo y pruebas se aceleraban debido a circunstancias únicas al comienzo de la pandemia, las empresas farmacéuticas necesitaban procesar datos de pruebas en todos los sistemas y equipos de forma más rápida y frecuente que nunca.

Solución

Uno de los principales candidatos para el desarrollo de una vacuna contra la COVID está en conversaciones sobre la automatización del ingreso de datos de pruebas clínicas en todos los sistemas y equipos con RPA.

Beneficios

• Ayude a acelerar el trabajo de misión crítica

El proveedor de servicios sanitarios ahorró 138.000 horas en su negocio de gestión del ciclo de ingresos (RCM), lo que redujo su trabajo pendiente

Debido a una mala experiencia en subcontratación de procesos comerciales (BPO), el proceso de solicitud de efectivo para este proveedor se llevó a cabo internamente y se le dotó de personal para gestionar todos los ajustes de reclamos comerciales y de Medicare. Los volúmenes máximos a menudo creaban un retraso, lo que obligaba a trabajar de dos a tres horas extras semanales y a trabajar los fines de semana. Debido a las limitaciones de interoperabilidad entre el banco y el sistema de registros médicos electrónicos (EMR) de Epic, se requirió la extracción manual de intercambio electrónico de datos (EDI) para un volumen significativo de ajustes de efectivo.

Solución

En solo seis semanas, el proveedor de atención médica rediseñó el proceso para comenzar con RPA. Utilizó la actividad EDI para extraer detalles del efectivo y luego orquestó robots para satisfacer la demanda máxima. Luego implementó y amplió el proceso en dos equipos de efectivo, lo que resultó en ajustes en tiempo real del 98 % de las reclamaciones en Epic EMR. Esta solución dio como resultado una mejora de tres días en los días de subcontratación de ventas (DSO) y 138 000 horas ahorradas y redistribuidas para créditos y denegaciones de trabajo.

Beneficios

• Mejora en DSO

• Proceso automatizado para ahorrar tiempo

• Picos de demanda satisfechos

Una agencia de atención médica global centralizó datos de áreas afectadas por COVID

Esta organización trabajó las 24 horas del día para centralizar y procesar actualizaciones sobre la pandemia de todo el mundo. La información llegó de más de 50 países y cinco idiomas, y era necesario tomar decisiones con rapidez y precisión.

Solución

Con un sistema de filtrado implementado, los robots procesaron información proveniente de Medio Oriente, África y algunas de las áreas del Consejo de Cooperación del Golfo (CCG). UiPath Robots extrajo datos de cinco sistemas diferentes y centralizó la información en una sola fuente.

Beneficios

• Errores manuales reducidos

• Estandarización

• Resultados más rápidos

• Actualizaciones en tiempo real

Esfuerzo masivo de contratación sanitaria al comienzo de la COVID retrasado por medidas administrativas

Una agencia gubernamental se embarcó en una ambiciosa campaña de contratación en todas las áreas de la atención sanitaria debido a la crisis de la COVID. Se envió un llamado a la acción nacional a todos aquellos con experiencia en atención médica que estaban disponibles para trabajar, y más de 24,000 personas respondieron.

Antes de ser contratados, todos los candidatos primero debían completar un proceso de investigación policial y la institución debía confirmar que nunca se les había despedido en el pasado. Una vez completados estos pasos, podrían pasar a la siguiente aplicación. Los pasos se realizaron manualmente, lo que provocó retrasos importantes en la contratación de candidatos potenciales.

Solución

Una solución habilitada por un bot facilitó los procesos de verificación (verificación policial y estado laboral anterior), lo que facilitó la validación de candidatos. El bot puede procesar candidatos 10 veces más rápido que un humano.

Beneficios

• Aceleró el proceso de contratación

• Liberó al personal existente para centrarse en las siguientes etapas del proceso de contratación

La acumulación de pedidos impidió que los suministros médicos necesarios llegaran a los almacenes del hospital

Las cadenas de suministro hospitalarias compraron una cantidad significativa de suministros médicos para satisfacer la demanda creada por el COVID. El volumen era entre 10 y 20 veces superior a sus niveles normales, lo que generaba tensión en el equipo de adquisiciones. Esto impidió que los hospitales pudieran comprar inventario suficiente para sus productos.

Solución

Un importante hospital de Canadá utilizará la automatización para equilibrar los pedidos y el inventario en tiempo real, evitando así retrasos y retrasos en la entrega de productos al almacén correcto del hospital para usos críticos.

Beneficios

• Reducir la acumulación de compras

• Aumente la precisión de la gestión de inventario

• Almacenar adecuadamente los suministros necesarios

La entrada manual de datos creó tiempos de ciclo prolongados en el diagnóstico del paciente​

This healthcare provider uses a mobile survey to complete its initial diagnoses for patients. The information from the survey needed to be entered into two core platforms, CareLink and Vivify, by more than 20 data entry specialists. The specialists then used the care data to predict potential diagnosis. At the time, there was no API integration between the healthcare platforms.

Solution

With help from UiPath, the provider automated the process to free up the data entry specialists to work on other related activities, while also significantly reducing the time it took to predict a potential diagnosis.​

Benefits

• Quicker patient diagnoses

• Freed up specialists for other tasks

• Reduced cycle times

Staff reductions driven by COVID created delays in claim and payment processing

60% of a large dental organization was furloughed due to inactivity during the height of the COVID crisis. This left mission-critical processes unmanaged. The dental organization’s claims process was manual, and personnel were no longer available to execute. On top of that shortfall, finance and revenue cycle management completely stopped, impacting cash flow.​

Solution

The dental organization is starting to use automation to keep their claims process and Revenue Cycle Management running. With attended automation, they will take the details of a claim from a spreadsheet and check its status via a common exchange portal. The status will then be updated in the spreadsheet and used to track incoming payments, prioritizing larger pending claims.

Benefits

• Prevent payment backlogs

• Resume claim processing and cash flow

Healthcare provider operating at full capacity struggled to keep up with inquires​ from concerned customers

This healthcare provider’s contact centers and other communication channels were on the verge of breakdown due to the high volume of incoming calls and inquiries from members concerned about COVID symptoms. Members were seeking care as well as basic healthcare information.​

Solution

The provider is exploring how software automation can help alleviate pressures on their contact centers. Automation can easily parse through data in multiple systems and intelligently extract targeted info about preexisting conditions of the member population and collate emails to millions of customers and members, thus providing essential information such as eligible health benefits, nearest testing locations, prescriptions and tips on staying healthy.

Benefits

• Provided timely patient care

• Delivered important health information to members

• Reduced volume of inquiries

• Lessened pressure on call centers

Financial Services

Automation of 800,000 inbound applications for CARES Act, a 50x increase from normal levels

On March 27, 2020, the U.S. government announced the Paycheck Protection Program (PPP) to help small businesses impacted by COVID.

As part of the Coronavirus Aid, Relief, and Economic Security Act (CARES), the PPP provided $349 billion in loans to businesses with less than 500 employees during the height of the COVID crisis. Lenders started accepting applications on April 3, 2020, and faced operational challenges in processing all of them.

Solution

In the first several weeks after the PPP announcement, UiPath helped two of the top three U.S. banks automate their loan issuance. The automation extracts borrower information from loan forms (PPP forms, Internal Revenue Service forms, etc.) performs detailed loan verification checks, then submits data into Small Business Administration's (SBA) portal. This action resulted in instant underwriting approval.

This solution provided much needed relief in terms of increasing the throughput of the process. For example, one of the banks saw a 90% reduction in time taken to upload loan data into SBA. 

Read the whole loan application automation story on our blog, or check out The Lab Consulting Group’s post for an alternative breakdown.

Benefits

• Instant capacity expansion

• Ideal for a fragmented technology landscape

• Accuracy in SBA filings

• Helped small business owners

• Sped up back-office operations

Increased number of complaints due to finance challenges during the height of COVID

A financial services company received an increased number of complaints from customers about financial challenges and concerns caused by the COVID pandemic. With reduced staffing and increased volumes, the company needed a way to acknowledge customer complaints in-line with regulations.

Solution

Automation helped the company manage its acknowledgement of customer complaints quicker and more efficiently. It works like this—a software robot first sends a letter to customers acknowledging receipt of complaints. It then pairs customer details with a date and time to trigger the relevant communication. 

This solution keeps customers up-to-date, while meeting regulatory requirements and avoiding any fines.

Benefits

• Ensured complaints are acknowledged on time

• Kept customers up to date

• Followed United Kingdom regulatory requirements

A surge in small business loss claims created a processing backlog that governments struggled to handle

Many small businesses raised claims and notified regulators of losses due to the COVID pandemic when the crisis was first emerging. Operating capacity constraints overwhelmed back office operations.

Solution

Five bots were leveraged to reduce overhead tasks required of claims adjudicators, allowing back offices to focus on claims processing. Bots were developed and deployed in 40 hours to first create a claim, then generate and send the acknowledgement letter to the insured business. The bots started handling 200–250 transactions per day right at the peak of lockdown. All "COVID-19 First Notice of Loss" related transactions were handled by the bots, thereby avoiding any delayed resolutions, which would have negatively impacted customer satisfaction.

Benefits

• Accelerated claims processing

• Alleviated backlog

• Reduced claim response time

• Assisted small businesses

Global markets experienced extreme spikes in volume soon after the breakout of COVID

Global markets experienced a major spike in trading volumes driven by the COVID pandemic. For example, in March 2020, the S&P 500 saw an average daily volume increase of around 300% over the prior month, with some extreme volume days approaching a 600% increase. This surge in trading volume increased the burden on operations teams to support the trading activity of their customers.

Solution

A UiPath Financial Services client was able to address the increased demand on their operations by leveraging automations placed into production prior to the pandemic. For those areas that saw the greatest spike in activity—particularly trade allocations and reconciliations—additional robot capacity was able to be deployed to guarantee continued efficiency during spike periods.

Benefits

• Guaranteed business continuity during a spike in transactions

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Increased capacity

• Improved employee experience

Insurance

Mandated lockdowns created a spike in federal/state leave requests, and insurers struggled to keep up

Due to mandated school closings and federal/state quarantines at the peak of COVID, many employees in the "Group Benefit" business asked for claims per the Family Medical Leave Act (FMLA). The insurance group receiving these claims expected a surge of 300–400 claims per day.

Solution

The insurance group deployed five bots to pick up a claim from a common queue and check eligibility. The bots helped with claim creation, validation, and approval/denial of requests, including return to work notices, letter generation, and responses.

Benefits

• Reduced back office overhead

• Processed claims quickly

• Reinstated eligible employees (return-to-work)

• Reduced backlog

Concerned customers calling about cancellations and changes created volume challenges at a travel insurance company

A travel insurance agency’s call center was inundated by an unmanageable volume of requests soon after COVID hit the U.S. Some customers wanted to know if they were covered in case they got the virus, while others looked to submit a claim.

The process for submitting a claim was long and tedious for customers. They had to understand their policy well, manually update forms, and speak to an agent as an additional step.

Solution

A web-based solution was quickly implemented for customers to view policy information, make changes, submit claims, and speak to an agent in real time if they required further assistance. Inputted information and changes were automatically extracted from their online engagements, updated with other data, and passed on to an agent for resolution.

Benefits

• Improved customer experience

• Reduced call center wait times

• Reduced steps in the process

An increased number of staff was required to work virtually during the height of COVID, and robots helped order work-from-home kits.

In the first few weeks after COVID spread across the globe, one insurance company experienced a huge volume increase due to the chaos. Orders ramped up, especially in Remote Access Services (RAS), which was necessary to be able to work from home. There were 2,800 transactions in January 2020, 4,065 transactions in February, and 11,925 transactions up until March 19th.

With more and more people working from home, the number of orders exploded. The company didn't have the capacity to be able to fulfill the orders manually and in a timely fashion.

Solution

The insurance company created seven robots to support massive Service Now transactions, including RAS and Enterprise Mobility Services (EMS). ​Their teams can now serve their customers remotely.​

Benefits

• Ensured business continuity 

• Enabled staff to work from home

One insurance company needed to equip its employees to be able to work remotely

At this point, it's obvious that COVID has disrupted the way we work. Companies that didn't have efficient processes in place to enable work from home (WFH) at the beginning of the pandemic struggled to set them up in time. This shortfall impacted productivity, caused delays, and put more pressure on employees that needed to implement these changes.

Solution

UiPath Robots were used to automate processes that enabled employees to WFH. The bots facilitated an easy, error-free registration of new equipment, set up users for virtual private networks (VPNs), and associated employee IDs with the registration number of the recently-bought equipment.

Benefits

• Faster setups

• Eased pressure on employees

• Reduced manual errors

Government

Over 100,000 Flemish entrepreneurs applied for financial support during the COVID crisis in Belgium, overwhelming government employees

On March 13, 2020, the Flemish government in Belgium launched the "COVID Nuisance Premium" to support Flemish companies facing financial difficulties due to the global pandemic. This benefit was addressed to approximately 600,000 active entrepreneurs in the region that might have been in financial distress, so a safe and rapid process was essential.

In a record 10 working days, the Flemish Agency for Innovation and Entrepreneurship (VLAIO), along with their IT partner DXC, built a web application to register the requests. Within six days after the launch, the platform had registered more than 70,000 applications for financial support, which created a significant backlog for VLAIO employees to verify validity and approve or reject the applications.

At busy times, about 800 users wanted to apply for their premium at the same time. On the first day, there was even a peak of 20,000 simultaneous users. A digital queue made sure that the system wasn't overloaded. Users in the queue knew how long they had to wait, which was usually under 15 minutes.

Solution

Several days after the the web application went live, a UiPath Robot began checking various databases to see whether the applicant was entitled to compensation. The robot used the Flemish Access and User Management Systems to automatically approve or reject the requests.

Benefits

• A huge backlog of applications was cleared in a matter of days, ensuring that entrepreneurs in need were swiftly supported

• Alleviated manual work for VLAIO employees

• In less than two weeks, all 114,000 registered requests were cleared in a collaboration between VLAIO employees and the UiPath Robot

Government organizations struggled to monitor staff health during the height of COVID and continue operating

Government agencies have even more work to do during today’s pandemic. Monitoring all staff members and determining if they’re healthy enough to work from the office, or are better to work from home, creates a huge daily overhead that never existed before.

Solution

A UiPath partner built a solution for its government customers that sends out a daily health survey with questions like ‘is your body temperature normal or above 38°C/98°F?’ as well as a weekly survey with questions on social distancing and travel.

The survey responses are reduced into a risk score that helps make the decision on whether a person can work from an office or not.

Benefits

• Ensured staff health and safety

• Visibility on staff location (remote vs. office based)

• Reduced overhead cost &workload

Banks needed to enable digital processes for customers during the peak of COVID

The massive spread of COVID reduced the number of people making physical contact with bank agents. Banks had to adopt more digital services and solutions to continue serving their customers.

Solution

When a customer sends the bank their identity document (ID), the automation uses a combination of optical character recognition (OCR), natural language processing (NLP), and robotic process automation (RPA) to process the request. The bot scans the email, reads the ID regardless of format, and checks for differences with existing information stored in the customer relationship management (CRM) system.

This process was already in the pipeline for this bank. However, given the context of COVID, the CoE made this specific implementation a priority.

Benefits

• The customer doesn't need to go to the bank for data updates

• The bank saves time processing the data

• Helps digitize the bank

Manual collection of confirmed COVID cases​ became too burdensome for this military branch

A large military branch was burdened by the manual process of collecting the list of confirmed positive cases from each of the individual guards, and consolidating the data in order to build reports and dashboards.

Solution

The military branch built a series of automations to consolidate data across each of the individual guards, so they could build combined reports faster.​

Benefits

• Reduced operational cost

• More accurate health monitoring

Transportation

Tremendous increase in back-office queues for flight cancelations and amendments

The sudden outbreak of COVID had a large impact on a Dutch airline. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company canceled many flights and had to arrange a proper resolution for all outstanding tickets.

Solution

To relieve the burden on staff, the airline employed UiPath and its partner Ciphix who, in just 16 working hours, developed a relevant automation.

The automation first determines if a flight cancelation is in the right queue, then it processes the request and cancels the ticket according to a set of predefined business rules.

The automation can scale up or down during peaks in cancelation requests by simply adding and removing robots.

Benefits

• Saved more than 3,000 hours of back office work in the first 14 days

• Faster document processing

Processing a large increase in voucher requests for Scandinavian Airlines (SAS)

The sudden outbreak of COVID had a large impact on Scandinavian Airlines. Due to restrictions on international travel and lower passenger demand, the company had to cancel many flights and issue vouchers to ticket holders.

Meanwhile, their call center was inundated with inquiries. The company needed a fast way to help issue vouchers.

Solution

To relieve the burden on staff, SAS created six automations and deployed three bots within 24 hours to handle high volumes of voucher requests, cancelations, and extended bookings.

The robots now help contact center representatives understand more about the outstanding requests, enabling them to better communicate with customers.

Benefits

• Saved more than 10,000 hours of back office work in the first 14 days

• Ensured an excellent customer experience

• Cleared back office backlogs

Airline contact centers overwhelmed by cancelation requests

Due to the restrictions caused by COVID, many people canceled their travel plans in 2020. Authorities advised people to work remotely and minimize social interactions. As a result, a major airline's business was impacted when a massive number of cancelation requests hit its contact centers. Requests needed to be addressed quickly, efficiently, and securely, but the contact center staff were overwhelmed.

Solution

With reduced capacity at their contact center, the airline used UiPath to allow agents to pull data faster with attended automations. UiPath Forms and back-office automations supported this effort.

Benefits

• Faster call triage process

• Faster routing to appropriate agents

• Reduced average call handling time (AHT)

• Improved customer experience

The travel industry struggled during COVID with fewer customers and employees

In the last several years, COVID has restricted people from traveling between nations. A major airline drastically reduced their flying capacity to historically low levels, which hurt their bottom line. The airline also took steep actions such as providing unpaid leave for some of their employees worldwide.

Solution

The airline was able to implement attended and unattended automations within its finance and accounting, supply chain, human resources, and IT departments to provide business continuity with fewer employees. Identified process opportunities include crew scheduling, operations control, baggage handling, booking, billing and settlements, and network planning.

Benefits

• Guaranteed business continuity

• Maintained a high level of customer satisfaction

• Reduced operating costs

• Operational efficiency

Retail

Automation helped human resources (HR) handle a massive number of sick leave requests because of COVID

One of the top retail companies in France registered a huge volume of sick leave requests across all their departments due to the COVID crisis.

The HR department faced an issue with sorting the documents submitted by their employees into proper categories, such as sick leave, work accidents, or other HR documents, which were lower priority at the time.

Solution

The company automated two phases of this process. The first involves analyzing and classifying documents with help from optical character recognition (OCR).

The second phase extracts relevant employee information, such as leave dates, and adds it to their HR systems.

These automations helped the HR department focus on taking care of its employees during the peak of the pandemic rather than processing documentation.

Benefits

• Reduced backlogs in processing leave requests

• Allowed HR specialists to focus on their people

Processing applicants for 100,000 new delivery positions driven by a surge in online ordering at the beginning of the pandemic

Amid a surge in online orders driven by the COVID outbreak, one of the biggest online retailers in the U.S. needed to add 100,000 full-time and part-time positions for warehouse and delivery workers in order to keep up with the sudden increase in e-commerce.

To do this, they had to process 800,000 to 1 million job applicants under significant time pressure.

Solution

The retailer bought 10 unattended robots to help with the selection process workload. The process works as follows—first, the robots check if the applicant is a former employee. The bots then check if the applicant is eligible for rehire. Finally, if they are still eligible, the bots kick off a background check.

Benefits

• Faster triage process for applicants

• HR focused on strategic parts of the job

• Increased workforce capacity

• Maintained a high level of customer satisfaction

All Other Industries

Proactive response to the pandemic with data science and robotic process automation (RPA)

The COVID crisis changed the world as we knew it, requiring the need to respond rapidly and prioritize supporting global infrastructure across industries. Sopra Steria, a leading European information technology consulting and digital services company with 45,000 employees, forecasted its future needs in the new era. Whether it's pandemic or environmental cases that will require predictive analysis, the company is prepared to take preventative actions before a major impact occurs again. Their focus is to drive digital technology excellence in operations through intelligent RPA.  

Their journey began in January 2020 when the Sopra Steria RPA CoE initiated a project combining data science with RPA to create technology solutions that can prevent outages and impacts to customers. When the COVID pandemic spread across the planet a few months later, the solution became immediately valuable.

In the banking industry, it's necessary to streamline services for in-person banking and support of digital banking infrastructure, such as servers, storage, networks, and virtualization resources. This ensures the system can scale and ramp up capacity and resources. The ramp-up is based on the usage to optimize the load, while providing flexibility to ramp down capacity or tasks as needed for cost management purposes.

Before COVID, there was a balance between digital banking and in-person banking. However, during a nationwide lockdown where banks reduced staff, resulting in long wait times, customers preferred to manage their finances online. In the case of load scenarios where online services become inaccessible or performance has decreased, customers were the ones to flag the issue. After the system records the issue, a ticket is created, and an engineer goes through the entire process to increase infrastructure resources, such as ramping up server capacity. The complete infrastructure and virtualization reviews are managed by IT employees, who rotate shifts to ensure support is available 24/7. This entire process, from creation to closure, takes roughly one to three days, depending on criticality. Esto es demasiado largo. By the time the infrastructure has the necessary resources, customers have already experienced delays, and the company is exposed to the risk of the site crashing due to limited bandwidth.

In the world of digital banking, there is high demand to ensure infrastructure stability. Every bank's goal is to ensure that customers have a seamless experience.  

Solution

The solution for digital banking transformation requires data science, combined with artificial intelligence (AI) and RPA, to take proactive measures before issues reach customers. Using AI and machine learning models, various news sites, newsletters, and magazines are fetched and aggregated to predict upcoming workloads. The bots collect this information to map out the anticipated impact on the digital banking infrastructure. A machine learning model is leveraged to transform unstructured data into structured data by breaking down articles and sentences in order to perform sentiment analysis. Based on the gathered information, the unattended bot designed with UiPath Studio makes changes to the server console and increases or decreases the infrastructure as per the suggested AI element.

To ensure there is no impact to the customer, the bot executes the jobs during non-business hours, and sometimes during service hours, depending on the criticality state and duration of the forecasted impact. Throughout this automated flow, the load gets transferred from one server to another to achieve an appropriate balance. In the case where the criteria deem that the disaster has been lifted, the alert goes out to the configured bot that normal operations have resumed to support in-person banking. This helps save unnecessary expenses that would otherwise be incurred had the server maintained increased capacity when not required.

“This end-to-end automation solution developed in partnership with UiPath has helped our customers adopt a proactive approach and thus staying one step ahead. This solution is one of many, featuring an AI enabled technological advantage, that helps provide an array of benefits to our customers.” — Mohit Gupta, Director of RPA CoE, Sopra Steria

“We introduced UiPath 4 years ago into our business and to our customers as we are tool agnostic and wanted to select a world-class solution that meets our customers’ needs. Our customers have different requirements, infrastructures, &, budgets, in which we believe UiPath, the leading automation platform provides a simple, intuitive user-friendly experience, and cost efficiency to help with the digital transformation journey for our customers.” - Ankur Bansal, Head of RPA CoE, Sopra Steria

Benefits

• Less than 10 minutes to scale up infrastructure (used to take one to three days)

• 100% manual work reduction, with zero errors

• ~80,000 euro savings (immediate ROI recognized with a simplified solution)

• Retained customer satisfaction and avoided loss of business

Replacing physical documents with digital copies to facilitate remote work imposed extra work on employees

The booking department at a large automotive company used to receive several hundred physical invoices per month via a physical internal mail system. To facilitate remote work, this mail system was replaced with a scanning solution.

After the scanning solution was implemented, the booking department began receiving invoices in the form of digital documents. But, the process still required the digital copies to be printed by the booking department. This extra step added around eight hours per day of extra work to the process.

Solution

Within just one day, the automation center of excellence (CoE) created an automation to help with the process. The automation first checks the mailbox in which the scanned invoices come in. Then, it looks for an attachment and, if present, the attachment is printed.​

To improve the solution further, the CoE is now assessing whether the downstream tasks can be automated as well, so the printing can be avoided altogether.

Benefits

• Around eight hours per day of work saved

• No extra mundane work added for booking department staff​

• Enabled remote work​

Providing RM Education Solutions India employees with internet data usage alerts

After the COVID breakout and resulting lockdown, RM Education Solutions India (RM ESI) facilitated WFH for all its employees, starting March 25, 2020. There were around 300 employees who did not have a proper internet connection at home, so the company sourced over 300 internet dongles (small USB devices that allow you to access the internet) with a daily limit of 3GB of data per person.

But, there were a few employees who were exhausting their daily limit before the end of the day. They were then contacting the IT department to increase their data limit, which was manually fulfilled. This was causing delays and also impacting service delivery.

Solution

RM ESI implemented RPA in 2017 and now uses many bots. With the help of the RPA team, they can use bandwidth from existing robots to check the data usage of the more than 300 employees who were using the dongles. Before, it was manually impossible to log in to over 300 data accounts to check the data balance and proactively increase data limits.

The bots started to execute this process once every four hours to check data usage and report it to IT and the admin help desk. ​This solution helped save production time and cost (from 90,000 Indian rupees to 4,500 Indian rupees).

Benefits

• Cost reduction (from 90,000 Indian Rupees to 4,500 Indian rupees)

• Over 300 data accounts checked once every four hours

• Business continuity

• Improved employee experience

• Customer satisfaction

Ensuring a safe return to a new normal through contract tracing, while maintaining citizen privacy

The pandemic has shown that our familiar environment can change drastically overnight. Thankfully, some countries have begun to recover and are carefully exiting isolation.

As restrictive measures loosen, it becomes the responsibility of everyone to be mindful of their surroundings and prevent the second wave of infection. Contact tracing is an effective prevention method but doing so without disrupting the privacy of citizens is a challenge.

Solution

A design for a contact tracing process that respects privacy has been created with the help of UiPath, Ernst and Young (EY), and Upwire in New Zealand. Any business can register on a secure website to generate a QR code. The QR code then allows customers visiting the business to scan the code and register their presence. The system captures the customer's info—the minimum amount to secure privacy. After scanning it, an SMS is sent to the contact tracing team with the mobile number, plus date and time of the visit. The team can then verify the secure database of confirmed COVID-19 infected patients, and track the geolocations visited.

Benefits

• Privacy-compliant

• Reduce email backlogs

• Safe return of citizens to public places

• Employee health safety

• Scalability

UiPath Robot monitors emails for high-priority COVID cases

During the peak of the COVID pandemic, hospitals and government authorities received many emails related to suspected COVID cases. Officials were required to read and analyze them to identify and classify the cases. This was a time-consuming task that led to delays in distributing critical information. It also left the sender without a timely reply.

Solution

UiPath set up an attended robot that can monitor centralized inboxes where concerned individuals are submitting their symptoms. It extracts relevant info from the emails and the generates a report in a .xls file format.

The automation then flags the information based on defined business rules and sends the reports to an admin for further analysis and action. This way, high-risk individuals can immediately be contacted and informed about next steps.

Benefits

• Accelerated data extraction and reporting

• Reduced email backlogs

• Quick response to the email sender

Processing a 10x increase in sanitizer orders

Due to COVID, a hygienic company had a 10x influx of orders of hand sanitizer. Before the pandemic, their team usually processed the orders in SAP, but couldn't keep up with the spike in demand. The order response teams executed daily updates to 6,000 orders. They had a six hour timeframe in which they needed to process these orders, plus one hour to handle any exceptions.

Solution

The team recently added 20 unattended robots to handle the volume, and they might add more robots in the future to continue to meet a growing market need. The automation team helped order response teams execute daily updates, with the bots speeding up the process to one order per minute.

Benefits

• Companies can now fulfill all requested orders in a timely fashion

• Their product played an important role in stopping the spread of the COVID

• Accelerated operational efficiency

Tracking employee health across a widely distributed workforce

During the peak of COVID, employers needed to keep tabs on their employees' health. Health screenings are one way to keep track of employee health and well-being.

Solution

Over the course of three days, the UiPath team created an attended robot to help employers streamline the screening process by distributing a simple health survey through popular channels like WeChat and Slack. The robot then aggregates the data into a report and distributes the report to HR for review.

See our Health Screening Bot in our marketplace for more use cases.

Benefits

• Kept critical workers working

• Reduced hospital backlogs

• Improved efficiency

UiPath Robot compiled a daily report on COVID updates

Staying updated on the latest developments, news, and updates related to COVID, specifically tailored to your needs and from reliable sources, can prove to be a meticulous, time-consuming task.

Solution

UiPath created a robot that scrapes multiple data sources online and creates customized content based on where you're located. The robot then compiles the data into a daily report and emails you the latest count of COVID cases near you, helps guide you on getting tested, and provides other helpful resources.

Want your daily report? Fill out this form.

Benefits

• Heightened individual awareness of relevant metrics and information

• Saved personal time

A global insurer needed to ensure all its employees were equipped to work remotely

Working from home had not always been available for employees working for this global insurance company. The pandemic has even forced colleagues to switch departments to support critical lines of business. The company needed to purchase more internet bandwidth as soon as possible to avoid delays.

Solution

A UiPath Robot was set up to scan employee post codes, check the home broadband and 4G connectivity in their local area, and ask the employee to provide details on their home package. This allowed the company to evaluate the current situation of each employee and set priorities on where to invest in a package for better connectivity.

Benefits

• Ensured business continuity

• Enabled staff to work from home

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors

Managing the safe return of people back to COVID-free areas

Conquering COVID has been a hard-fought battle that is still in progress in many parts of the world. The regions that have "won" the fight need to make sure that the pandemic doesn't come back as people return to a more normal lifestyle. Places that draw crowds, such as parks, city centers, schools, business centers, and public transport must be monitored 24/7 to ensure a controlled flow of people returning to normalcy.

Solution

The “Conquer COVID-19 Digital Employee" bot was created by UiPath and Jiangsu DepthsData Technology to monitor pedestrian traffic flow through public areas. The bot analyzes a massive amount of data and compiles a real-time traffic report, issuing warnings when traffic flow is at risk of being too dense.

Benefits

• Mitigated risk of infection

• Reduced manual work for employees

• Reduced manual errors