Estrategias de automatización que reforzaron la respuesta al COVID-19 en todos los sectores

Esta publicación incluye ejemplos reales de clientes de UiPath que utilizaron la automatización para responder a cambios drásticos en la demanda.

Los ejemplos están agrupados por sector, en el siguiente orden:

1. Sector Público
2. Salud
3. Servicios Financieros
4. Seguros
5. Gobierno
6. Transporte
7. Otros Sectores

Sector Público

Generación de ePass de confinamiento para personal de servicios esenciales en la India durante el pico del COVID

La Autoridad Municipal de la India necesitaba autorizar el movimiento de personal de servicios esenciales y repartidores de varios proveedores (Amazon, 1mg, Flipkart, Zomato, Swiggy, etc.) durante el pico de la pandemia. El proceso funcionaba así: primero, los gerentes de los proveedores enviaban una lista masiva de personal esencial a las agencias estatales para la generación de aprobaciones de ePass de confinamiento. Luego, la agencia estatal emitía los pases de toque de queda al personal designado.

Solución

La Autoridad Municipal trabajó con el Equipo de Transformación Urbana de EY India y el socio Integra Micro Software Services (P) Ltd para implementar robots de UiPath que ayudaran a gestionar la carga de trabajo. Los robots extraían correos electrónicos específicos de las listas de emisión y generaban automáticamente un pase de toque de queda con los detalles necesarios en la plantilla requerida. Luego, los bots poblaban un informe con el número de personas a las que se emitieron los pases. Esto permitió a las autoridades gubernamentales rastrear y gestionar el total de personas autorizadas para moverse en sus ciudades.

Beneficios

• Habilitó el movimiento de personal de servicios esenciales durante el toque de queda

• Procesó pases en lote

• Alivió a equipos estresados del procesamiento manual

• Visibilidad para seguir el movimiento en la ciudad

Automatización de la recopilación de un aumento masivo de datos de pacientes COVID para gobiernos estatales

Las autoridades estatales realizaban pruebas masivas de COVID durante el pico de la pandemia. En la primera fase, el personal de terreno y sanitario recopilaba datos de pacientes testeados y muestras previas. Luego, los datos ingresaban directamente a un repositorio centralizado a través del portal de la Autoridad Nacional. Con el plan de aumentar las pruebas, la tarea de recopilar los datos estatales del portal nacional y agregarlos a la base de datos estatal se volvió enorme. Al superar las 2.000 pruebas diarias, la recopilación manual diaria tras descargar los datos en Excel desde el portal nacional resultó demasiado lenta.

El equipo de autoridades estatales quería una automatización rápida para que los datos de pruebas se descargaran automáticamente del portal nacional y se transfirieran a la base de datos estatal casi en tiempo real. Los datos centralizados permitirían decisiones rápidas y cambios dinámicos según los resultados.

Solución

Una vez implementada la automatización, los datos de pacientes testeados se descargaban del portal nacional en formato Excel. La autoridad estatal creó un formulario web en línea, y una API completaba los datos del paciente, incluyendo nuevos registros y actualizaciones de datos antiguos. Todos los datos más recientes debían recopilarse varias veces al día. El volumen de datos era proporcional al volumen de pruebas en el estado.

El equipo de Auxiliobits Technologies Pvt Ltd creó rápidamente esta automatización mediante la cual el robot de UiPath descargaba los datos del portal nacional, seleccionaba los registros de pacientes testeados y los enviaba al portal estatal correspondiente a través de una API. Esto ayudó a las autoridades estatales a entregar datos actualizados y obtener información accionable.

Beneficios

• Actualizaciones de datos en tiempo real

• 10.000 registros procesados en menos de 10 minutos

• Tasa de error cero

Automatización de alertas COVID y monitoreo de personas en cuarentena en el distrito estatal

Durante el pico del COVID, la autoridad distrital realizaba un monitoreo sanitario vigoroso de personas en cuarentena en cada distrito. Las autoridades hacían llamadas salientes a personas en cuarentena e instruían sobre parámetros sanitarios. Para quienes reportaban síntomas, se generaba una alerta inmediata al equipo sanitario. Cada equipo visitaba a estas personas, realizaba controles y tomaba las medidas necesarias. Este "equipo guerrero COVID" hizo un esfuerzo tremendo para proporcionar respuestas esenciales.

El equipo de autoridades distritales quería una automatización rápida para ayudar en este proceso. Idealmente, la alerta por síntomas reportados al equipo del centro de contacto podría elevarse al equipo sanitario relevante de forma automatizada lo antes posible, reduciendo tiempos críticos de respuesta.

Solución

La autoridad distrital creó un formulario en línea que completaba el equipo del centro de contacto para cada persona en cuarentena. Los parámetros sanitarios se recopilaban automáticamente en una hoja en línea. En lugar del proceso manual previo, el robot de UiPath seleccionaba los registros de personas sintomáticas y enviaba la alerta directamente al equipo sanitario.

El equipo de Auxiliobits Technologies Pvt Ltd creó esta automatización mediante la cual el robot de UiPath filtraba y seleccionaba los registros de personas sintomáticas y los enviaba al equipo sanitario correspondiente mediante alerta. Esto ayudó a la autoridad distrital a responder rápidamente y aportó agilidad al proceso.

Beneficios

• Actualizaciones de datos en tiempo real

• Rápido y seguro

• Tasa de error cero

Procesamiento oportuno de cientos de miles de solicitudes de bienestar en Rumanía impulsado por el confinamiento por COVID

El 18 de marzo de 2020, el gobierno rumano emitió una Ordenanza de Emergencia que instauró prestaciones por desempleo para apoyar a ciudadanos cuyos empleos e ingresos se vieron afectados por la crisis del COVID. La Agencia Nacional de Pagos e Inspección Social (ANPIS) gestionaba el proceso de reclamaciones para seis categorías de beneficiarios elegibles. ANPIS debía realizar esta actividad urgente a través de su red de 41 sucursales departamentales, sin personal adicional. Durante los primeros diez días de cada mes, los ciudadanos afectados podían presentar solicitudes y documentación en un portal en línea (aici.gov.ro). Los empleados de ANPIS debían verificar cada solicitud, crear una base de datos y enviarla a otro departamento para el pago. En la primera quincena de mayo de 2020, ANPIS recibió 110.000 solicitudes de apoyo financiero en toda Rumanía.

Solución

UiPath ofreció apoyo técnico pro bono y robots de software a ANPIS para una solución de automatización desatendida. En mayo de 2020, 38 sucursales departamentales contaban con el apoyo de un robot que procesaba cuatro de las seis categorías de beneficiarios. El robot verificaba la exactitud del documento PDF inteligente de la solicitud y extraía los datos correctos a una base de datos. Luego creaba carpetas individuales con documentos de respaldo, incluyendo nombre y apellido de cada solicitante. Si la solicitud era incorrecta, el robot notificaba al solicitante y pedía documentos adicionales.

Beneficios

• Eliminó el largo trabajo manual en la verificación de solicitudes

• Redujo el tiempo de procesamiento de cada solicitud de 15 minutos estimados a menos de un minuto

• Los robots de UiPath procesaron 100 solicitudes por hora, trabajando 24/7

Personalización oportuna de plantilla de medicamentos esenciales COVID mientras cientos de farmacéuticas en la UE enfrentaban escasez

La Agencia Europea de Medicamentos (EMA), junto con la industria farmacéutica y los estados miembros de la UE, lanzó la primera fase de su sistema de monitoreo mejorado el 17 de abril de 2020. Este sistema buscaba prevenir y mitigar escaseces de medicamentos cruciales usados en UCI hospitalarias en la UE para tratar pacientes COVID. Como parte del nuevo sistema, cada farmacéutica establecía un punto de contacto único que reportaba a la EMA todas las escaseces actuales y anticipadas de medicamentos esenciales de UCI. La conciencia oportuna de posibles escaseces y una visión amplia de la disponibilidad a nivel UE facilitaba una mejor distribución y aceleraba aprobaciones para aumentar capacidades de producción y salvar vidas. Para ayudar con los reportes, la EMA creó inicialmente una plantilla para ser completada por cientos de empresas productoras y comercializadoras de medicamentos de UCI en el Espacio Económico Europeo/UE.

Solución

UiPath ofreció apoyo técnico pro bono para una automatización desatendida desplegada en tres tareas separadas. Primero, el robot aseguraba que cada farmacéutica recibiera una plantilla personalizada, pre-rellenándola con el subconjunto de medicamentos a rastrear en la fase actual del proyecto, y únicamente los medicamentos producidos o comercializados por esa empresa. En el siguiente paso, el robot recopilaba la información proporcionada por los puntos de contacto único a la EMA y actualizaba un archivo principal. Además, recopilaba notificaciones de escasez y las cargaba en otro archivo principal.

Beneficios

• Eliminó tareas manuales largas y propensas a errores como personalización de plantillas y recopilación de información de múltiples fuentes

• Redujo el tiempo de actualización de 40 días de trabajo manual estimados a poco más de siete horas

• Garantizó confidencialidad y segregación de datos, ya que las empresas solo accedían a información relevante para su organización

Bots ayudaron al Departamento de Salud Estatal indio a recopilar datos de miles de ciudadanos en cuarentena

Según la ley nacional, el Departamento de Salud Estatal indio debía actualizar regularmente datos sobre personas en cuarentena por COVID en el Portal Nacional de Salud de Personas en Cuarentena. Esto incluía viajeros entrantes que llegaron en los últimos dos o tres meses y contactos de primer nivel de personas COVID-positivas. La compilación de datos era lenta y requería mucho esfuerzo manual considerando el gran número de personas en cuarentena en cada estado.

Solución

El Departamento de Salud Estatal está evaluando robots de UiPath para distribuir sus datos de personas en cuarentena. Los bots tomarían datos de hojas de cálculo de respuesta estatales y actualizarían los registros completos de personas en cuarentena en el Portal Nacional de Salud de Personas en Cuarentena por COVID-19. Los socios Rise Tech Software Pvt Ltd e Integra Micro Software Services (P) Ltd colaboraron para entregar esta automatización impactante.

Esta automatización ayudaría al estado a aliviar a equipos sobrecargados dedicados a esta actividad. Y daría al Departamento Nacional de Salud mejor visibilidad sobre el número de personas en cuarentena más rápido que antes, para planificar y reaccionar de manera más ágil.

Beneficios

• Dar visibilidad en tiempo real a datos críticos

• Aliviar a equipos del trabajo manual

• Eliminar errores de procesamiento

Gobiernos locales requerían un panel para coordinar esfuerzos de monitoreo de brotes locales

Durante el pico de la pandemia, una respuesta rápida a solicitudes de ayuda e información era vital para los gobiernos locales. Debido a la falta de integración entre ayuntamientos, la capacidad de los gobiernos locales para rastrear y responder a solicitudes urgentes era difícil, creando confusión y retrasos que afectaban la salud de los ciudadanos.

Solución

Un gobierno en Sudamérica construyó un panel de sala de control alimentado por datos recopilados por robots de UiPath de 65 ubicaciones de ayuntamientos. Los robots podían iniciar sesión en sitios web públicos, extraer y clasificar datos, e ingresarlos en el panel. La transparencia de los datos ayudó a priorizar respuestas y movilizar apoyo, como distribuir equipos de protección personal (EPP) a ubicaciones clave.

Beneficios

• Transparencia en el desempeño de autoridades locales

• Tiempos de respuesta más rápidos para necesidades públicas

La Administración de Servicios Generales (GSA) necesitaba acelerar la recopilación de datos de infección para gestionar conteos de casos

La Administración de Servicios Generales (GSA) gestiona espacio de oficina en unas 9.600 edificaciones en Estados Unidos. Para rastrear la propagación del COVID dentro de su organización, la entrada geográfica debía correlacionarse con el número de infecciones en cada condado para construir un mapa de la amenaza COVID en sus propiedades. Inicialmente esto lo hacía el personal, pero a medida que el virus se extendía por EE. UU., la información necesitaba actualizarse más de una vez al día, lo que aumentaba la carga de empleados ya exhaustos.

Solución

Se diseñó un robot de UiPath para agregar datos y emitir un informe varias veces al día. El bot inicia sesión en sistemas de información geográfica (SIG) y recopila información sobre los edificios que gestiona la GSA en EE. UU. Luego, al vincular edificios con el conteo de infecciones por condado, mejora el mapa de propagación de infecciones dentro de la GSA.

Beneficios

• Recopilación de datos más rápida

• Actualizaciones proporcionadas en tiempo real

• Reducción de la tasa de error

Automatización para facilitar la autorización francesa de viajes de empleados que no podían teletrabajar

Durante el pico de la pandemia, las empresas francesas debían completar formularios gubernamentales obligatorios justificando por qué todos los empleados que no podían teletrabajar necesitaban ir a trabajar o viajar por trabajo. Las empresas luchaban por completar formularios a tiempo, ya que cada uno requería hasta 12 campos de datos, firma manuscrita y sello de la empresa. Los empleados que viajaban sin formularios certificados enfrentaban multas de 150 euros por la primera infracción y hasta 1.500 euros por reincidencia.

Solución

La solución es una automatización que toma un archivo Excel con datos de empleados y completa los formularios gubernamentales obligatorios, reduciendo el tiempo de proceso a solo 10 segundos por empleado. Las empresas podían seguir firmando y sellando manualmente (por razones legales), o también automatizar este proceso, reduciendo aún más el tiempo por formulario.

Beneficios

• Redujo la carga de trabajo manual

• Aceleró las tareas

• Más viajeros autorizados en la carretera

• Eliminó multas para viajeros

El aumento en solicitudes del Programa de Asistencia Nutricional Suplementaria (SNAP) causó retrasos en el procesamiento, afectando a los más necesitados

El número semanal de solicitudes SNAP aumentó en unas 6.400 y siguió creciendo a medida que la crisis del COVID se profundizaba. Existía potencial de retraso en la distribución de beneficios a los más afectados.

Antes de la automatización, los tiempos de procesamiento eran de 30-35 minutos. A medida que la demanda aumentaba durante el pico, los estados enfrentaban multas elevadas por errores en el procesamiento manual.

Solución

La automatización pudo procesar solicitudes en poco más de cinco minutos (frente a 30-35 minutos manuales). Las tasas de error humano cayeron a cero. Tras tres semanas de ramp-up, la automatización podía manejar hasta 1.000 solicitudes diarias.

Beneficios

• Tiempo de procesamiento reducido

• Tasas de error humano reducidas a cero

• Evita que los estados sean penalizados con multas elevadas por errores de procesamiento

• Los solicitantes recibieron beneficios a tiempo

Visibilidad creada para asegurar herramientas de monitoreo para empleados federales remotos

Durante el confinamiento por COVID, los empleados federales de EE. UU. debían trabajar desde casa y no podían acceder a herramientas de monitoreo importantes bloqueadas por la infraestructura de seguridad. Dar acceso a todos los empleados remotos no era factible, ya que dejaría al personal sin visibilidad de problemas de infraestructura o estados de aplicaciones importantes.

Solución

La organización federal construyó un robot que tomaba capturas de pantalla regulares de herramientas de monitoreo importantes y las adjuntaba como mensaje en Microsoft Teams. Esto dio a empleados remotos la visibilidad necesaria en herramientas a las que no podían acceder de otra forma.

Beneficios

• Dio visibilidad a empleados remotos

• Habilitó el trabajo remoto

• Mantuvo el negocio funcionando como siempre

Agrosuper emitió pases de desplazamiento para 12.000 empleados, facilitando su llegada al trabajo durante la cuarentena

Agrosuper es una empresa alimentaria dedicada a "hacer siempre las cosas mejor". Durante la cuarentena, necesitaba mantener empleados esenciales trabajando para sostener un suministro crítico de alimentos. Pero proporcionar tránsito seguro y gratuito para ayudar a 12.000 empleados a desplazarse a plantas de producción y oficinas no era fácil.

Solución

Se implementó un robot atendido que tomaba un informe de trabajadores actuales de SAP SuccessFactors, los clasificaba e ingresaba la información en el sitio web gubernamental para obtener pases para unos 12.000 trabajadores. El robot luego enviaba los pases por correo a los trabajadores y sus jefes.

Sin automatización, esta tarea habría tomado a seis personas varios días. Pero se ejecutó con un robot en solo cinco horas, liberando empleados para enfocarse en tareas más importantes.

Beneficios

• Rápido y seguro

• Continuidad del negocio

• Mejora de la experiencia del empleado

Salud

El Hospital Mater de Dublín automatizó resultados de pruebas COVID, reduciendo horas de enfermería dedicadas a reportes a Prevención y Control de Infecciones (PCI)

En centros de pruebas COVID durante el pico de la pandemia, los resultados debían registrarse en diferentes sistemas y reportarse al PCI (o equivalente regional). El trabajo administrativo consumía hasta el 50% del tiempo de las enfermeras, y era un proceso especialmente engorroso. El proceso se creó en 2003 durante el brote de SARS y requería que los clínicos iniciaran sesión en el sistema de laboratorio, extrajeran códigos de enfermedades, y luego usaran una VPN para acceder a una plataforma de datos .NET e ingresar resultados manualmente. En semanas típicas, una enfermera tardaba dos horas en ingresar resultados. Sin embargo, durante el pico del COVID, los resultados debían reportarse diariamente, no solo casos positivos sino todas las pruebas, tomando tres horas al día.

Solución

Se crearon robots de UiPath que iniciaban sesión en el sistema de laboratorio, seleccionaban el código de enfermedad apropiado e ingresaban el resultado de la prueba. La información podía procesarse en una fracción del tiempo anterior, ahorrando al departamento de control de infecciones tres horas diarias y 18 horas semanales.

Con un enfoque de "un robot por enfermera", el departamento de control de infecciones ahorró tres horas diarias, permitiendo al personal médico dedicar más tiempo a cuidar pacientes en lugar de completar papeleo.

Beneficios

• Ahorró dos a tres horas diarias a un clínico

• Datos disponibles en tiempo real

• Mantuvo a trabajadores críticos trabajando

• Mejoró la experiencia del empleado

• Aceleró la eficiencia operativa

Validación de Medicaid para recién nacidos, asegurando que no pierdan beneficios de salud

Un gran hospital de Nueva York tenía más de 20 administradores sanitarios trabajando para investigar, verificar y cambiar la identificación de seguro de recién nacidos a Medicaid estatal para asegurar que no hubiera brecha en la atención total. Este proceso era vital ya que garantizaba que los padres no tuvieran que asumir carga financiera para recibir atención. También aseguraba que ellos y su recién nacido recibieran todos los beneficios incluidos de Medicaid.

Solución

El hospital decidió automatizar este proceso con un robot de software. El robot comenzaba dirigiendo correos de alerta de Medicaid a una carpeta de grupo definida, luego extraía el PDF adjunto. Usando reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y reconocimiento inteligente de caracteres (ICR), los datos estándar del PDF se extraían y confirmaban verificando el perfil del paciente recién nacido. El ID de seguro se actualizaba automáticamente en la base de datos de Medicaid, y todas las notas y flujos de trabajo multiplataforma se cerraban. Si había una excepción, se creaba una tarea en el flujo de trabajo para intervención manual.

Beneficios

• Empleados realineados a tareas de alta prioridad

• Reducción en días de ventas pendientes (DSP) posteriores

Registro automatizado de telemedicina para la gran afluencia de nuevos pacientes impulsada por el COVID

Para contener la propagación del COVID, una empresa sanitaria animó a pacientes a registrarse en servicios de telemedicina y realizar autodiagnósticos. Antes de la automatización, la incorporación de pacientes la realizaban manualmente empleados del centro de contacto, mientras las enfermeras se enfocaban en interacciones con pacientes. Pero como la empresa esperaba un aumento significativo de solicitudes, requería abordar esta carga de trabajo de manera más eficiente.

Solución

La empresa sanitaria desplegó un robot desatendido para gestionar un formulario web que registraba automáticamente pacientes en su plataforma de telemedicina.

Cuando se enviaba una solicitud, se encolaba en el Dispatcher. El Performer luego ingresaba los datos, que eran verificados. Una vez completado, el paciente quedaba incorporado a los servicios de telemedicina.

El proceso de gestión de casos se automatizó completamente, ahorrando una cantidad significativa de tiempo de los clínicos cada día.

Beneficios

• Tiempo de médicos reasignado para enfocarse en atención al paciente

• Proceso de gestión de casos automatizado

• Minimizó seguimientos manuales de estado

• Mejoró la eficiencia

Aceleración del reclutamiento de voluntarios y profesionales sanitarios jubilados para ayudar en la lucha contra el COVID

Casi 50.000 voluntarios se inscribieron para apoyar esfuerzos nacionales en la gestión de la crisis del COVID. Estos voluntarios respondieron al llamado del gobierno para ayuda de profesionales de salud jubilados.

El escaneo manual de solicitudes requería recursos significativos y corría riesgo de convertirse en cuello de botella.

La preselección (verificar credenciales, antecedentes penales, etc.) era parte crucial del proceso de inscripción y la incorporación debía ocurrir rápido. Una respuesta rápida era imperativa en tal crisis.

Solución

Se crearon robots de software para ayudar con la gran carga de recursos humanos.

Se usaron para ejecutar el proceso de selección y verificación de antecedentes, cargar datos de solicitudes en el sistema de RR. HH., e informar a departamentos y terceros que la persona estaba lista para incorporarse. Esos departamentos entonces comenzaban a proporcionar pases de seguridad, suministros de formación, etc.

Los robots también se usaban para asignar voluntarios a diferentes trabajos e incluso proporcionar un informe diario a unidades de crisis para supervisión.

Beneficios

• Tiempo promedio para procesar voluntarios disminuyó de cinco días a solo cuatro horas

• Redujo entrada manual de datos en 35%

• Mejoró la precisión de información de registros e informes

Monitoreo cercano de la salud del personal médico durante el pico del COVID

Debido a la naturaleza contagiosa del COVID, monitorear de cerca la salud del personal médico era necesario en el pico de la pandemia. Los sistemas de salud necesitaban rastrear síntomas, etapas de la enfermedad y otros datos de los infectados, así como mantener registro de empleados sanos para priorizar su seguridad. El reporte debía actualizarse en tiempo real, sin agregar carga al personal que ya trabajaba incansablemente.

Solución

Se configuró un robot de UiPath para rastrear la salud de los empleados del hospital. Registraba detalles sobre empleados infectados con COVID, los que necesitaban cuarentena y los que permanecían sanos.

Este robot permitió una distribución eficiente de recursos y ayuda oportuna tanto para el personal médico como para pacientes.

Beneficios

• Redujo errores manuales

• Proporcionó actualizaciones en tiempo real

• Garantizó la seguridad del empleado

Aceleración de pruebas COVID en auto-servicio (drive-thru) a medida que el volumen de pruebas creció inmensamente

Los Centros para el Control de Enfermedades (CDC) supervisaron la aprobación de organizaciones para convertirse en centros de pruebas poco después de que el COVID se extendiera por EE. UU. Estos incluían laboratorios, farmacias, hospitales y otras instalaciones. La demanda era inmensa, resultando en largas colas de personas esperando pruebas. El protocolo requería que el paciente se registrara y tuviera kits de prueba correctamente etiquetados para recolección y reporte.

Con regulaciones de distanciamiento social, un administrador de registro remoto debía validar si el paciente era nuevo o existente, y registrarlo en el Epic Electronic Medical Record (EMR). El administrador también debía imprimir la etiqueta de prueba en una de 10 impresoras remotas en la primera línea. Este proceso manual, combinado con enrutamiento accidental de impresoras, se sumaba a las esperas promedio de seis horas.

Solución

Uno de los hospitales más grandes de EE. UU. configuró y desplegó un robot atendido en solo 48 horas. Tomaba datos del paciente, verificaba si ya era paciente en el Epic EMR vía entorno Citrix, registraba pacientes y seleccionaba correctamente la impresora adecuada para crear la etiqueta. Mientras este proceso tomaba a un humano dos o tres minutos, el robot de UiPath lo ejecutaba en solo 14 a 16 segundos.

Beneficios

• Aceleró las tan necesarias pruebas COVID

• Ahorró ocho a nueve minutos por paciente, lo que se suma cuando se procesan miles

• Eliminó costosos errores manuales

• Mantuvo a trabajadores críticos trabajando

• Redujo retrasos hospitalarios

Compañías de seguros implementaron automatización para manejar un pico en volúmenes de llamadas

Durante el pico de la pandemia, alrededor del 90% de las compañías de seguros no tenían capacidad para adjudicar reclamaciones COVID.

Por tanto, cuando un paciente llegaba para una prueba o tratamiento COVID, alrededor del 90% de sus reclamaciones eran denegadas, y el paciente debía pagar los análisis de sangre por adelantado (generalmente unos 2.000 dólares).

Este problema terminó afectando a los centros de contacto de las aseguradoras, que ya lidiaban con alto volumen de llamadas.

Solución

Un sistema sanitario de financiación pública en Europa está construyendo un robot de auditoría para sondear datos de reclamaciones. Esto debería ayudar a las personas a obtener una visión más inmediata de su elegibilidad para acceder a fondos de seguro para sus análisis de sangre.

Beneficios

• Manejo de reclamaciones más eficiente

• Menos llamadas relacionadas con reclamaciones de seguro COVID

• Mantener alto nivel de satisfacción y experiencia del cliente

Aceleración significativa para producir una vacuna COVID viable era crítica

A medida que los ciclos de investigación, desarrollo y pruebas se aceleraban debido a circunstancias únicas al inicio de la pandemia, las farmacéuticas necesitaban procesar datos de pruebas entre sistemas y equipos más rápido y frecuente que nunca.

Solución

Un candidato líder para el desarrollo de una vacuna COVID está en conversaciones sobre automatizar la entrada de datos de pruebas clínicas entre sistemas y equipos con RPA.

Beneficios

• Ayuda a acelerar trabajo crítico para la misión

Proveedor sanitario ahorró 138.000 horas en su negocio de Gestión del Ciclo de Ingresos (RCM), reduciendo su atraso

Debido a una mala experiencia de externalización de procesos de negocio (BPO), el proceso de aplicación de efectivo de este proveedor se internalizó y se dotó de personal para gestionar todos los ajustes de reclamaciones comerciales y de Medicare. Los volúmenes pico a menudo creaban atraso, forzando dos a tres horas de horas extra semanales y trabajo en fines de semana. Debido a restricciones de interoperabilidad entre el banco y el sistema Epic Electronic Medical Records (EMR), se requería extracción manual de intercambio electrónico de datos (EDI) para un volumen significativo de ajustes de efectivo.

Solución

En solo seis semanas, el proveedor rediseñó el proceso para comenzar con RPA. Usó actividad EDI para extraer detalles de efectivo, luego orquestó robots para satisfacer la demanda pico. Luego desplegó y escaló el proceso entre dos equipos de efectivo, resultando en ajustes en tiempo real del 98% de reclamaciones en Epic EMR. Esta solución resultó en una mejora de tres días en Días de Ventas Externas (DSE) y 138.000 horas ahorradas y redistribuidas para trabajar denegaciones y créditos.

Beneficios

• Mejora en DSE

• Proceso automatizado para ahorrar tiempo

• Satisfizo picos de demanda

Agencia sanitaria global centralizó datos de áreas impactadas por COVID

Esta organización trabajó incansablemente para centralizar y procesar actualizaciones sobre la pandemia de todo el mundo. La información llegaba de más de 50 países y cinco idiomas, y las decisiones debían tomarse rápido y con precisión.

Solución

Con un sistema de filtrado establecido, los robots procesaron información proveniente de Oriente Medio, África y algunas áreas del Consejo de Cooperación del Golfo (CCG). Los robots de UiPath extrajeron datos de cinco sistemas diferentes y centralizaron la información en una única fuente.

Beneficios

• Redujo errores manuales

• Estandarización

• Resultados más rápidos

• Actualizaciones en tiempo real

Masivo esfuerzo de contratación sanitaria al inicio del COVID retrasado por pasos administrativos

Una agencia gubernamental emprendió una ambiciosa campaña de reclutamiento en todas las áreas de salud debido a la crisis del COVID. Se lanzó un llamado nacional a la acción a todos los que tenían experiencia sanitaria y estaban disponibles, y más de 24.000 personas respondieron.

Antes de ser contratados, todos los candidatos primero debían completar un proceso de verificación policial, y la institución debía confirmar que nunca habían sido despedidos. Una vez completados estos pasos, podían pasar a la siguiente solicitud. Los pasos se hacían manualmente, resultando en retrasos significativos para contratar candidatos potenciales.

Solución

Una solución habilitada por bots facilitó los procesos de verificación (verificación policial y estado de empleo previo), facilitando la validación de candidatos. El bot puede procesar candidatos 10 veces más rápido que un humano.

Beneficios

• Aceleró el proceso de contratación

• Liberó al personal existente para enfocarse en las siguientes etapas del proceso de contratación

Atraso en pedidos impedía que suministros médicos necesarios llegaran a almacenes hospitalarios

Las cadenas de suministro hospitalarias compraron una cantidad significativa de suministros médicos para satisfacer la demanda creada por el COVID. El volumen era 10-20 veces sus niveles normales, creando tensión en el equipo de adquisiciones. Esto impedía que los hospitales pudieran comprar inventario suficiente para sus productos.

Solución

Un hospital importante en Canadá usará automatización para equilibrar pedidos e inventario en tiempo real, evitando así atrasos y retrasos en la entrega de productos al almacén hospitalario correcto para uso crítico.

Beneficios

• Reducir atraso en compras

• Aumentar precisión en gestión de inventario

• Abastecer correctamente suministros necesarios

La entrada manual de datos creó largos tiempos de ciclo en diagnóstico de pacientes

Este proveedor sanitario usa una encuesta móvil para completar sus diagnósticos iniciales de pacientes. La información de la encuesta debía ingresarse en dos plataformas centrales, CareLink y Vivify, por más de 20 especialistas en entrada de datos. Los especialistas luego usaban los datos de atención para predecir diagnósticos potenciales. En ese momento, no había integración API entre las plataformas sanitarias.

Solución

Con ayuda de UiPath, el proveedor automatizó el proceso para liberar a los especialistas en entrada de datos para trabajar en otras actividades relacionadas, mientras reducía significativamente el tiempo para predecir un diagnóstico potencial.

Beneficios

• Diagnósticos de pacientes más rápidos

• Liberó especialistas para otras tareas

• Redujo tiempos de ciclo

Reducciones de personal impulsadas por el COVID crearon retrasos en procesamiento de reclamaciones y pagos

El 60% de una gran organización dental fue suspendido por inactividad durante el pico de la crisis del COVID. Esto dejó procesos críticos sin gestionar. El proceso de reclamaciones de la organización dental era manual, y el personal ya no estaba disponible para ejecutarlo. Además, la gestión financiera y del ciclo de ingresos se detuvo por completo, afectando el flujo de caja.

Solución

La organización dental está comenzando a usar automatización para mantener su proceso de reclamaciones y Gestión del Ciclo de Ingresos funcionando. Con automatización atendida, tomarán los detalles de una reclamación de una hoja de cálculo y verificarán su estado vía un portal de intercambio común. El estado se actualizará en la hoja de cálculo y se usará para rastrear pagos entrantes, priorizando reclamaciones pendientes mayores.

Beneficios

• Evitar atrasos en pagos

• Reanudar procesamiento de reclamaciones y flujo de caja

Proveedor sanitario operando a plena capacidad luchaba por mantenerse al día con consultas de clientes preocupados

Los centros de contacto y otros canales de comunicación de este proveedor estaban al borde del colapso debido al alto volumen de llamadas entrantes y consultas de miembros preocupados por síntomas del COVID. Los miembros buscaban atención e información básica de salud.

Solución

El proveedor está explorando cómo la automatización de software puede ayudar a aliviar presiones en sus centros de contacto. La automatización puede analizar fácilmente datos en múltiples sistemas e inteligentemente extraer información dirigida sobre condiciones preexistentes de la población de miembros y compilar correos a millones de clientes y miembros, proporcionando información esencial como beneficios de salud elegibles, ubicaciones de pruebas más cercanas, recetas y consejos para mantenerse sano.

Beneficios

• Proporcionó atención oportuna al paciente

• Entregó información de salud importante a miembros

• Redujo volumen de consultas

• Alivió presión en centros de llamadas

Servicios Financieros

Automatización de 800.000 solicitudes entrantes para la Ley CARES, un aumento 50x respecto a niveles normales

El 27 de marzo de 2020, el gobierno de EE. UU. anunció el Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP) para ayudar a pequeñas empresas afectadas por el COVID.

Como parte de la Ley de Ayuda, Alivio y Seguridad Económica por Coronavirus (CARES), el PPP proporcionó 349.000 millones de dólares en préstamos a empresas con menos de 500 empleados durante el pico de la crisis. Los prestamistas comenzaron a aceptar solicitudes el 3 de abril de 2020, y enfrentaron desafíos operativos para procesarlas todas.

Solución

En las primeras semanas tras el anuncio del PPP, UiPath ayudó a dos de los tres principales bancos de EE. UU. a automatizar su emisión de préstamos. La automatización extrae información del prestatario de formularios de préstamo (formularios PPP, formularios del Servicio de Impuestos Internos, etc.), realiza verificaciones detalladas del préstamo, y luego envía datos al portal de la Administración de Pequeñas Empresas (SBA). Esta acción resultó en aprobación de suscripción instantánea.

Esta solución proporcionó alivio muy necesario en términos de aumentar el rendimiento del proceso. Por ejemplo, uno de los bancos vio una reducción del 90% en el tiempo para cargar datos de préstamos en la SBA.

Lea la historia completa de automatización de solicitudes de préstamo en nuestro blog, o consulte la publicación de The Lab Consulting Group para un desglose alternativo.

Beneficios

• Expansión instantánea de capacidad

• Ideal para un panorama tecnológico fragmentado

• Precisión en presentaciones a la SBA

• Ayudó a propietarios de pequeñas empresas

• Aceleró operaciones de back-office

Aumento en número de quejas por desafíos financieros durante el pico del COVID

Una empresa de servicios financieros recibió un aumento de quejas de clientes sobre desafíos y preocupaciones financieras causados por la pandemia. Con personal reducido y volúmenes aumentados, la empresa necesitaba una forma de acusar recibo de quejas de clientes acorde a regulaciones.

Solución

La automatización ayudó a la empresa a gestionar el acuse de recibo de quejas más rápido y eficientemente. Funciona así: un robot primero envía una carta a clientes acusando recibo de la queja. Luego empareja detalles del cliente con fecha y hora para activar la comunicación relevante.

Esta solución mantiene a clientes informados, cumpliendo requisitos regulatorios y evitando multas.

Beneficios

• Aseguró que las quejas sean acusadas a tiempo

• Mantuvo a clientes informados

• Cumplió requisitos regulatorios del Reino Unido

Un aumento en reclamaciones de pérdidas de pequeñas empresas creó un atraso de procesamiento que los gobiernos luchaban por manejar

Muchas pequeñas empresas presentaron reclamaciones y notificaron a reguladores de pérdidas debido a la pandemia cuando la crisis emergía. Las restricciones de capacidad operativa abrumaron operaciones de back-office.

Solución

Se aprovecharon cinco bots para reducir tareas de overhead requeridas de adjudicadores de reclamaciones, permitiendo a back-offices enfocarse en procesamiento. Los bots se desarrollaron y desplegaron en 40 horas para primero crear una reclamación, luego generar y enviar la carta de acuse de recibo a la empresa asegurada. Los bots comenzaron a manejar 200-250 transacciones diarias justo en el pico del confinamiento. Todas las transacciones relacionadas con "Primer Aviso de Pérdida por COVID-19" fueron manejadas por los bots, evitando así resoluciones retrasadas que habrían impactado negativamente la satisfacción del cliente.

Beneficios

• Aceleró el procesamiento de reclamaciones

• Alivió el atraso

• Redujo tiempo de respuesta a reclamaciones

• Asistió a pequeñas empresas

Mercados globales experimentaron picos extremos de volumen poco después del brote de COVID

Los mercados globales experimentaron un gran pico en volúmenes de negociación impulsado por la pandemia. Por ejemplo, en marzo de 2020, el S&P 500 vio un aumento promedio diario de volumen de alrededor del 300% respecto al mes anterior, con algunos días extremos acercándose a un aumento del 600%. Este aumento en el volumen de negociación incrementó la carga en equipos de operaciones para apoyar la actividad de negociación de sus clientes.

Solución

Un cliente de Servicios Financieros de UiPath pudo abordar la demanda aumentada en sus operaciones aprovechando automatizaciones puestas en producción antes de la pandemia. Para áreas con mayor pico de actividad —particularmente asignaciones y reconciliaciones de operaciones— se pudo desplegar capacidad adicional de robots para garantizar eficiencia continua durante periodos de pico.

Beneficios

• Garantizó continuidad del negocio durante pico de transacciones

• Mantuvo alto nivel de satisfacción del cliente

• Capacidad aumentada

• Mejoró la experiencia del empleado

Seguros

Confinamientos obligatorios crearon un pico en solicitudes de licencias federales/estatales, y las aseguradoras lucharon por mantenerse al día

Debido a cierres escolares obligatorios y cuarentenas federales/estatales en el pico del COVID, muchos empleados en el negocio de "Beneficios Grupales" solicitaron reclamaciones bajo la Ley de Licencia Familiar y Médica (FMLA). El grupo de seguros que recibía estas reclamaciones esperaba un aumento de 300-400 reclamaciones diarias.

Solución

El grupo de seguros desplegó cinco bots para tomar una reclamación de una cola común y verificar elegibilidad. Los bots ayudaron con creación, validación y aprobación/denegación de solicitudes, incluyendo avisos de retorno al trabajo, generación de cartas y respuestas.

Beneficios

• Redujo overhead de back-office

• Procesó reclamaciones rápido

• Reintegró empleados elegibles (retorno al trabajo)

• Redujo atraso

Clientes preocupados llamando por cancelaciones y cambios crearon desafíos de volumen en una empresa de seguros de viaje

El centro de llamadas de una agencia de seguros de viaje fue inundado por un volumen inmanejable de solicitudes poco después de que el COVID golpeara EE. UU. Algunos clientes querían saber si estaban cubiertos en caso de contraer el virus, mientras otros buscaban presentar una reclamación.

El proceso para presentar una reclamación era largo y tedioso para clientes. Debían entender bien su póliza, actualizar formularios manualmente, y hablar con un agente como paso adicional.

Solución

Se implementó rápidamente una solución basada en web para que clientes vieran información de póliza, hicieran cambios, presentaran reclamaciones, y hablaran con un agente en tiempo real si requerían más ayuda. La información ingresada y cambios se extraían automáticamente de sus interacciones en línea, se actualizaban con otros datos, y se pasaban a un agente para resolución.

Beneficios

• Mejoró la experiencia del cliente

• Redujo tiempos de espera en centro de llamadas

• Redujo pasos en el proceso

Se requirió un mayor número de personal para trabajar virtualmente durante el pico del COVID, y robots ayudaron a pedir kits de trabajo desde casa

En las primeras semanas tras la propagación global del COVID, una compañía de seguros experimentó un enorme aumento de volumen debido al caos. Los pedidos se dispararon, especialmente en Servicios de Acceso Remoto (RAS), necesario para poder trabajar desde casa. Hubo 2.800 transacciones en enero de 2020, 4.065 en febrero, y 11.925 hasta el 19 de marzo.

Con más gente trabajando desde casa, el número de pedidos explotó. La empresa no tenía capacidad para cumplir pedidos manualmente y a tiempo.

Solución

La compañía creó siete robots para apoyar transacciones masivas de Service Now, incluyendo RAS y Servicios de Movilidad Empresarial (EMS). Sus equipos ahora pueden servir a clientes remotamente.

Beneficios

• Aseguró continuidad del negocio

• Habilitó al personal para trabajar desde casa

Una compañía de seguros necesitaba equipar a sus empleados para poder trabajar remotamente

En este punto, es obvio que el COVID ha alterado la forma en que trabajamos. Las empresas que no tenían procesos eficientes para habilitar el trabajo desde casa (WFH) al inicio de la pandemia lucharon por configurarlos a tiempo. Este déficit impactó la productividad, causó retrasos, y puso más presión en empleados que necesitaban implementar estos cambios.

Solución

Se usaron robots de UiPath para automatizar procesos que habilitaban el trabajo remoto. Los bots facilitaron un registro fácil y sin errores de nuevo equipo, configuraron usuarios para redes privadas virtuales (VPN), y asociaron IDs de empleado con el número de registro del equipo recién comprado.

Beneficios

• Configuraciones más rápidas

• Alivió presión en empleados

• Redujo errores manuales

Gobierno

Más de 100.000 emprendedores flamencos solicitaron apoyo financiero durante la crisis del COVID en Bélgica, abrumando a empleados gubernamentales

El 13 de marzo de 2020, el gobierno flamenco en Bélgica lanzó la "Prima de Molestia COVID" para apoyar a empresas flamencas con dificultades financieras por la pandemia global. Este beneficio se dirigía a aproximadamente 600.000 emprendedores activos en la región que podrían estar en apuros, por lo que un proceso seguro y rápido era esencial.

En un récord de 10 días hábiles, la Agencia Flamenca de Innovación y Emprendimiento (VLAIO), junto con su socio TI DXC, construyó una aplicación web para registrar solicitudes. En seis días tras el lanzamiento, la plataforma había registrado más de 70.000 solicitudes de apoyo financiero, creando un atraso significativo para empleados de VLAIO que debían verificar validez y aprobar o rechazar solicitudes.

En momentos de alta demanda, unos 800 usuarios querían solicitar su prima simultáneamente. El primer día hubo un pico de 20.000 usuarios simultáneos. Una cola digital aseguraba que el sistema no se sobrecargara. Los usuarios en cola sabían cuánto debían esperar, usualmente menos de 15 minutos.

Solución

Varios días después del lanzamiento de la aplicación web, un robot de UiPath comenzó a verificar varias bases de datos para ver si el solicitante tenía derecho a compensación. El robot usó los sistemas de gestión de acceso y usuarios flamencos para aprobar o rechazar solicitudes automáticamente.

Beneficios

• Un enorme atraso de solicitudes se liquidó en cuestión de días, asegurando que emprendedores necesitados recibieran apoyo rápido

• Alivió trabajo manual para empleados de VLAIO

• En menos de dos semanas, todas las 114.000 solicitudes registradas se resolvieron en colaboración entre empleados de VLAIO y el robot de UiPath

Organizaciones gubernamentales lucharon por monitorear salud del personal durante el pico del COVID y continuar operando

Las agencias gubernamentales tienen aún más trabajo durante la pandemia. Monitorear a todos los miembros del personal y determinar si están lo suficientemente sanos para trabajar desde la oficina, o es mejor que trabajen desde casa, crea una enorme carga diaria que nunca existió antes.

Solución

Un socio de UiPath construyó una solución para sus clientes gubernamentales que envía una encuesta diaria de salud con preguntas como "¿es tu temperatura corporal normal o superior a 38°C/98°F?" así como una encuesta semanal con preguntas sobre distanciamiento social y viajes.

Las respuestas se reducen a una puntuación de riesgo que ayuda a decidir si una persona puede trabajar desde una oficina o no.

Beneficios

• Aseguró salud y seguridad del personal

• Visibilidad sobre ubicación del personal (remoto vs. oficina)

• Redujo costo y carga de overhead

Bancos necesitaban habilitar procesos digitales para clientes durante el pico del COVID

La propagación masiva del COVID redujo el número de personas que contactaban físicamente con agentes bancarios. Los bancos tuvieron que adoptar más servicios y soluciones digitales para seguir sirviendo a sus clientes.

Solución

Cuando un cliente envía al banco su documento de identidad (ID), la automatización usa una combinación de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), procesamiento de lenguaje natural (NLP) y automatización robótica de procesos (RPA) para procesar la solicitud. El bot escanea el email, lee el ID sin importar el formato, y verifica diferencias con información existente almacenada en el sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM).

Este proceso ya estaba en la cartera de este banco. Sin embargo, dado el contexto del COVID, el CoE hizo de esta implementación específica una prioridad.

Beneficios

• El cliente no necesita ir al banco para actualizaciones de datos

• El banco ahorra tiempo procesando los datos

• Ayuda a digitalizar el banco

La recopilación manual de casos confirmados de COVID se volvió demasiado onerosa para esta rama militar

Una gran rama militar estaba agobiada por el proceso manual de recopilar la lista de casos positivos confirmados de cada uno de los guardias individuales, y consolidar los datos para construir reportes y paneles.

Solución

La rama militar construyó una serie de automatizaciones para consolidar datos entre cada uno de los guardias individuales, para poder construir reportes combinados más rápido.

Beneficios

• Redujo costo operativo

• Monitoreo de salud más preciso

Transporte

Tremendo aumento en colas de back-office para cancelaciones y enmiendas de vuelos

El brote repentino del COVID tuvo gran impacto en una aerolínea holandesa. Debido a restricciones de viajes internacionales y menor demanda de pasajeros, la empresa canceló muchos vuelos y tuvo que arreglar una resolución adecuada para todos los boletos pendientes.

Solución

Para aliviar la carga en el personal, la aerolínea empleó a UiPath y su socio Ciphix, quienes en solo 16 horas laborables desarrollaron una automatización relevante.

La automatización primero determina si una cancelación de vuelo está en la cola correcta, luego procesa la solicitud y cancela el boleto según un conjunto de reglas de negocio predefinidas.

La automatización puede escalar hacia arriba o abajo durante picos en solicitudes de cancelación simplemente añadiendo y removiendo robots.

Beneficios

• Ahorró más de 3.000 horas de trabajo de back-office en los primeros 14 días

• Procesamiento de documentos más rápido

Procesamiento de un gran aumento en solicitudes de vales para Scandinavian Airlines (SAS)

El brote repentino del COVID tuvo gran impacto en Scandinavian Airlines. Debido a restricciones de viajes internacionales y menor demanda de pasajeros, la empresa tuvo que cancelar muchos vuelos y emitir vales a titulares de boletos.

Mientras tanto, su centro de llamadas fue inundado con consultas. La empresa necesitaba una forma rápida de ayudar a emitir vales.

Solución

Para aliviar la carga en el personal, SAS creó seis automatizaciones y desplegó tres bots en 24 horas para manejar altos volúmenes de solicitudes de vales, cancelaciones y reservas extendidas.

Los robots ahora ayudan a representantes del centro de contacto a entender más sobre solicitudes pendientes, permitiéndoles comunicarse mejor con clientes.

Beneficios

• Ahorró más de 10.000 horas de trabajo de back-office en los primeros 14 días

• Aseguró una excelente experiencia del cliente

• Eliminó atrasos de back-office

Centros de contacto de aerolíneas abrumados por solicitudes de cancelación

Debido a restricciones causadas por el COVID, muchas personas cancelaron sus planes de viaje en 2020. Las autoridades aconsejaron trabajo remoto y minimizar interacciones sociales. Como resultado, el negocio de una gran aerolínea se vio impactado cuando un número masivo de solicitudes de cancelación llegó a sus centros de contacto. Las solicitudes debían abordarse rápido, eficiente y seguramente, pero el personal del centro de contacto estaba abrumado.

Solución

Con capacidad reducida en su centro de contacto, la aerolínea usó UiPath para permitir a agentes obtener datos más rápido con automatizaciones atendidas. UiPath Forms y automatizaciones de back-office apoyaron este esfuerzo.

Beneficios

• Proceso de triaje de llamadas más rápido

• Enrutamiento más rápido a agentes apropiados

• Redujo tiempo promedio de manejo de llamadas (TMP)

• Mejoró la experiencia del cliente

La industria del transporte luchó durante el COVID con menos clientes y empleados

En los últimos años, el COVID ha restringido los viajes entre naciones. Una gran aerolínea redujo drásticamente su capacidad de vuelo a niveles históricamente bajos, lo que perjudicó sus resultados. La aerolínea también tomó medidas drásticas como otorgar licencia sin goce de sueldo a algunos empleados en todo el mundo.

Solución

La aerolínea pudo implementar automatizaciones atendidas y desatendidas en sus departamentos de finanzas y contabilidad, cadena de suministro, recursos humanos y TI para proporcionar continuidad del negocio con menos empleados. Oportunidades de proceso identificadas incluyen programación de tripulación, control de operaciones, manejo de equipaje, reservas, facturación y liquidaciones, y planificación de red.

Beneficios

• Garantizó continuidad del negocio

• Mantuvo alto nivel de satisfacción del cliente

• Redujo costos operativos

• Eficiencia operativa

Retail

La automatización ayudó a recursos humanos (RR. HH.) a manejar un número masivo de solicitudes de baja por enfermedad debido al COVID

Una de las principales empresas de retail en Francia registró un enorme volumen de solicitudes de baja por enfermedad en todos sus departamentos debido a la crisis del COVID.

El departamento de RR. HH. enfrentó un problema al clasificar documentos presentados por empleados en categorías adecuadas, como baja por enfermedad, accidentes laborales, u otros documentos de RR. HH., que eran menor prioridad en ese momento.

Solución

La empresa automatizó dos fases de este proceso. La primera implica analizar y clasificar documentos con ayuda de reconocimiento óptico de caracteres (OCR).

La segunda fase extrae información relevante del empleado, como fechas de baja, y la agrega a sus sistemas de RR. HH.

Estas automatizaciones ayudaron al departamento de RR. HH. a enfocarse en cuidar a sus empleados durante el pico de la pandemia en lugar de procesar documentación.

Beneficios

• Redujo atrasos en procesamiento de solicitudes de baja

• Permitió a especialistas de RR. HH. enfocarse en su gente

Procesamiento de solicitantes para 100.000 nuevos puestos de reparto impulsados por un aumento en pedidos en línea al inicio de la pandemia

En medio de un aumento en pedidos en línea impulsado por el brote del COVID, uno de los mayores minoristas en línea de EE. UU. necesitaba agregar 100.000 puestos de tiempo completo y parcial para trabajadores de almacén y reparto para mantenerse al día con el repentino aumento en el comercio electrónico.

Para esto, tenían que procesar 800.000 a 1 millón de solicitantes bajo presión significativa de tiempo.

Solución

El minorista compró 10 robots desatendidos para ayudar con la carga de trabajo del proceso de selección. El proceso funciona así: primero, los robots verifican si el solicitante es un ex empleado. Luego verifican si es elegible para recontratación. Finalmente, si aún son elegibles, los bots inician una verificación de antecedentes.

Beneficios

• Proceso de triaje más rápido para solicitantes

• RR. HH. enfocado en partes estratégicas del trabajo

• Capacidad de fuerza laboral aumentada

• Mantuvo alto nivel de satisfacción del cliente

Otros Sectores

Respuesta proactiva a la pandemia con ciencia de datos y automatización robótica de procesos (RPA)

La crisis del COVID cambió el mundo como lo conocíamos, requiriendo responder rápido y priorizar el apoyo a infraestructura global en todos los sectores. Sopra Steria, una empresa líder europea de consultoría TI y servicios digitales con 45.000 empleados, previó sus necesidades futuras en la nueva era. Ya sea pandemia o casos ambientales que requieran análisis predictivo, la empresa está preparada para tomar acciones preventivas antes de que ocurra un gran impacto nuevamente. Su enfoque es impulsar la excelencia tecnológica digital en operaciones mediante RPA inteligente.

Su viaje comenzó en enero de 2020 cuando el CoE de RPA de Sopra Steria inició un proyecto combinando ciencia de datos con RPA para crear soluciones tecnológicas que prevengan interrupciones e impactos a clientes. Cuando la pandemia se extendió por el planeta meses después, la solución se volvió inmediatamente valiosa.

En la industria bancaria, es necesario optimizar servicios para banca presencial y soporte de infraestructura de banca digital, como servidores, almacenamiento, redes y recursos de virtualización. Esto asegura que el sistema pueda escalar y aumentar capacidad y recursos. El aumento se basa en el uso para optimizar la carga, mientras proporciona flexibilidad para reducir capacidad o tareas según necesidad para gestión de costos.

Antes del COVID, había equilibrio entre banca digital y presencial. Sin embargo, durante un confinamiento nacional donde los bancos redujeron personal, resultando en largas esperas, los clientes prefirieron gestionar finanzas en línea. En escenarios de carga donde los servicios en línea se vuelven inaccesibles o el rendimiento disminuye, los clientes son quienes señalan el problema. Tras registrar el incidente, se crea un ticket, y un ingeniero recorre todo el proceso para aumentar recursos de infraestructura, como aumentar capacidad de servidores. Las revisiones completas de infraestructura y virtualización son gestionadas por empleados de TI, que rotan turnos para asegurar soporte 24/7. Este proceso completo, de creación a cierre, toma aproximadamente uno a tres días, según criticidad. Es demasiado tiempo. Para cuando la infraestructura tiene los recursos necesarios, los clientes ya experimentaron retrasos, y la empresa se expone al riesgo de que el sitio falle por ancho de banda limitado.

En el mundo de la banca digital, hay alta demanda para asegurar estabilidad de infraestructura. El objetivo de cada banco es asegurar que los clientes tengan una experiencia fluida.

Solución

La solución para la transformación de banca digital requiere ciencia de datos, combinada con inteligencia artificial (IA) y RPA, para tomar medidas proactivas antes de que los problemas lleguen a clientes. Usando IA y modelos de machine learning, varios sitios de noticias, boletines y revistas se obtienen y agregan para predecir cargas de trabajo futuras. Los bots recopilan esta información para mapear el impacto anticipado en la infraestructura de banca digital. Un modelo de machine learning transforma datos no estructurados en estructurados desglosando artículos y oraciones para realizar análisis de sentimiento. Basado en la información recopilada, el bot desatendido diseñado con UiPath Studio hace cambios en la consola del servidor y aumenta o disminuye la infraestructura según el elemento de IA sugerido.

Para asegurar que no haya impacto al cliente, el bot ejecuta los trabajos fuera de horas laborables, y a veces durante horas de servicio, dependiendo del estado de criticidad y duración del impacto pronosticado. A lo largo de este flujo automatizado, la carga se transfiere de un servidor a otro para lograr un equilibrio adecuado. En caso de que los criterios determinen que el desastre se ha levantado, la alerta sale al bot configurado de que las operaciones normales han reanudado para apoyar la banca presencial. Esto ayuda a ahorrar gastos innecesarios que de otro modo se incurrirían si el servidor mantuviera capacidad aumentada cuando no se requiere.

"Esta solución de automatización de extremo a extremo desarrollada en asociación con UiPath ha ayudado a nuestros clientes a adoptar un enfoque proactivo y mantenerse un paso adelante. Esta solución es una de muchas, con una ventaja tecnológica habilitada por IA, que ayuda a proporcionar una gama de beneficios a nuestros clientes." — Mohit Gupta, Director del CoE de RPA, Sopra Steria

"Introdujimos UiPath hace 4 años en nuestro negocio y para nuestros clientes como somos agnósticos a herramientas y queríamos seleccionar una solución de clase mundial que satisfaga las necesidades de nuestros clientes. Nuestros clientes tienen diferentes requisitos, infraestructuras y presupuestos, en los que creemos que UiPath, la plataforma de automatización líder, proporciona una experiencia simple, intuitiva, amigable y eficiente en costos para ayudar con el viaje de transformación digital de nuestros clientes." - Ankur Bansal, Jefe del CoE de RPA, Sopra Steria

Beneficios

• Menos de 10 minutos para escalar infraestructura (solía tomar uno a tres días)

• Reducción del 100% del trabajo manual, con cero errores

• Ahorro de ~80.000 euros (ROI inmediato reconocido con solución simplificada)

• Retuvo satisfacción del cliente y evitó pérdida de negocio

Reemplazar documentos físicos con copias digitales para facilitar el trabajo remoto impuso trabajo extra a empleados

El departamento de reservas de una gran empresa automotriz solía recibir varios cientos de facturas físicas al mes vía un sistema de correo interno físico. Para facilitar el trabajo remoto, este sistema fue reemplazado por una solución de escaneo.

Tras implementar la solución de escaneo, el departamento comenzó a recibir facturas como documentos digitales. Pero el proceso aún requería que el departamento imprimiera las copias digitales. Este paso extra agregaba unas ocho horas diarias de trabajo extra al proceso.

Solución

En solo un día, el centro de excelencia (CoE) de automatización creó una automatización para ayudar con el proceso. La automatización primero verifica el buzón donde llegan las facturas escaneadas. Luego busca un adjunto y, si está presente, lo imprime.

Para mejorar la solución, el CoE ahora evalúa si las tareas posteriores también pueden automatizarse, para evitar la impresión por completo.

Beneficios

• Alrededor de ocho horas diarias de trabajo ahorradas

• Ningún trabajo mundano extra agregado para el personal del departamento de reservas

• Habilitó trabajo remoto

Proporcionar alertas de uso de datos de internet a empleados de RM Education Solutions India

Tras el brote del COVID y el confinamiento resultante, RM Education Solutions India (RM ESI) facilitó el trabajo desde casa para todos sus empleados, a partir del 25 de marzo de 2020. Unos 300 empleados no tenían conexión a internet adecuada en casa, así que la empresa adquirió más de 300 dongles de internet (pequeños dispositivos USB que permiten acceder a internet) con límite diario de 3 GB por persona.

Pero algunos empleados agotaban su límite diario antes de terminar el día. Luego contactaban al departamento de TI para aumentar su límite, lo que se cumplía manualmente. Esto causaba retrasos e impactaba la entrega de servicios.

Solución

RM ESI implementó RPA en 2017 y ahora usa muchos bots. Con ayuda del equipo de RPA, pueden usar ancho de banda de robots existentes para verificar el uso de datos de los más de 300 empleados que usaban los dongles. Antes, era manualmente imposible iniciar sesión en más de 300 cuentas de datos para verificar el saldo y aumentar límites proactivamente.

Los bots comenzaron a ejecutar este proceso una vez cada cuatro horas para verificar uso de datos y reportarlo a TI y al servicio de ayuda administrativa. Esta solución ayudó a ahorrar tiempo y costo de producción (de 90.000 rupias indias a 4.500 rupias indias).

Beneficios

• Reducción de costos (de 90.000 rupias indias a 4.500 rupias indias)

• Más de 300 cuentas de datos verificadas una vez cada cuatro horas

• Continuidad del negocio

• Mejora de la experiencia del empleado

• Satisfacción del cliente

Garantizar un retorno seguro a una nueva normalidad mediante rastreo de contactos, manteniendo la privacidad ciudadana

La pandemia ha mostrado que nuestro entorno familiar puede cambiar drásticamente de la noche a la mañana. Afortunadamente, algunos países han comenzado a recuperarse y salen cuidadosamente del aislamiento.

A medida que las medidas restrictivas se aflojan, se vuelve responsabilidad de todos ser conscientes de su entorno y prevenir una segunda ola de infección. El rastreo de contactos es un método de prevención efectivo, pero hacerlo sin interrumpir la privacidad de los ciudadanos es un desafío.

Solución

Se creó un diseño para un proceso de rastreo de contactos que respeta la privacidad con ayuda de UiPath, Ernst and Young (EY) y Upwire en Nueva Zelanda. Cualquier negocio puede registrarse en un sitio seguro para generar un código QR. El código QR permite a clientes que visitan el negocio escanear el código y registrar su presencia. El sistema captura la información del cliente —la mínima para asegurar privacidad. Tras escanearlo, se envía un SMS al equipo de rastreo con el número móvil, más fecha y hora de la visita. El equipo puede entonces verificar la base de datos segura de pacientes confirmados con COVID-19, y rastrear las geolocalizaciones visitadas.

Beneficios

• Cumplimiento de privacidad

• Reduce atrasos de email

• Retorno seguro de ciudadanos a lugares públicos

• Seguridad sanitaria del empleado

• Escalabilidad

Robot de UiPath monitorea emails para casos de alta prioridad de COVID

Durante el pico de la pandemia, hospitales y autoridades gubernamentales recibieron muchos emails relacionados con casos sospechosos de COVID. Los funcionarios debían leerlos y analizarlos para identificar y clasificar casos. Esta tarea consumía tiempo y generaba retrasos en la distribución de información crítica. También dejaba al remitente sin respuesta oportuna.

Solución

UiPath configuró un robot atendido que puede monitorear bandejas de entrada centralizadas donde personas preocupadas envían sus síntomas. Extrae información relevante de los emails y genera un reporte en formato .xls.

La automatización luego marca la información basada en reglas de negocio definidas y envía los reportes a un administrador para análisis y acción adicionales. Así, individuos de alto riesgo pueden ser contactados inmediatamente e informados sobre próximos pasos.

Beneficios

• Aceleró extracción de datos y reportes

• Redujo atrasos de email

• Respuesta rápida al remitente del email

Procesamiento de un aumento 10x en pedidos de desinfectante

Debido al COVID, una empresa de higiene tuvo un aumento 10x en pedidos de gel desinfectante. Antes de la pandemia, su equipo solía procesar pedidos en SAP, pero no podía mantenerse al día con el pico de demanda. Los equipos de respuesta a pedidos ejecutaban actualizaciones diarias a 6.000 pedidos. Tenían un plazo de seis horas para procesar estos pedidos, más una hora para manejar excepciones.

Solución

El equipo agregó recientemente 20 robots desatendidos para manejar el volumen, y podrían añadir más en el futuro para seguir satisfaciendo una necesidad de mercado creciente. El equipo de automatización ayudó a los equipos de respuesta a ejecutar actualizaciones diarias, con los bots acelerando el proceso a un pedido por minuto.

Beneficios

• Las empresas ahora pueden cumplir todos los pedidos solicitados a tiempo

• Su producto jugó un papel importante en detener la propagación del COVID

• Aceleró la eficiencia operativa

Rastreo de salud de empleados en una fuerza laboral ampliamente distribuida

Durante el pico del COVID, los empleadores necesitaban monitorear la salud de sus empleados. Los controles de salud son una forma de rastrear la salud y bienestar de los empleados.

Solución

En el transcurso de tres días, el equipo de UiPath creó un robot atendido para ayudar a empleadores a agilizar el proceso de control distribuyendo una encuesta de salud simple a través de canales populares como WeChat y Slack. El robot luego agrega los datos en un reporte y lo distribuye a RR. HH. para revisión.

Vea nuestro Health Screening Bot en nuestro marketplace para más casos de uso.

Beneficios

• Mantuvo a trabajadores críticos trabajando

• Redujo atrasos hospitalarios

• Mejoró la eficiencia

Robot de UiPath compiló un reporte diario sobre actualizaciones de COVID

Mantenerse actualizado sobre los últimos desarrollos, noticias y actualizaciones relacionadas con el COVID, específicamente adaptados a sus necesidades y de fuentes confiables, puede resultar una tarea meticulosa y que consume tiempo.

Solución

UiPath creó un robot que extrae múltiples fuentes de datos en línea y crea contenido personalizado basado en su ubicación. El robot luego compila los datos en un reporte diario y le envía por email el último conteo de casos de COVID cerca de usted, le guía sobre cómo hacerse la prueba, y proporciona otros recursos útiles.

¿Quiere su reporte diario? Complete este formulario.

Beneficios

• Mayor conciencia individual de métricas e información relevantes

• Ahorro de tiempo personal

Un asegurador global necesitaba asegurar que todos sus empleados estuvieran equipados para trabajar remotamente

El trabajo desde casa no siempre estuvo disponible para empleados de esta compañía global de seguros. La pandemia incluso forzó a colegas a cambiar de departamento para apoyar líneas de negocio críticas. La empresa necesitaba comprar más ancho de banda de internet lo antes posible para evitar retrasos.

Solución

Se configuró un robot de UiPath para escanear códigos postales de empleados, verificar la conectividad de banda ancha doméstica y 4G en su área local, y pedir al empleado que proporcione detalles de su paquete doméstico. Esto permitió a la empresa evaluar la situación actual de cada empleado y establecer prioridades sobre dónde invertir en un paquete para mejor conectividad.

Beneficios

• Aseguró continuidad del negocio

• Habilitó al personal para trabajar desde casa

• Redujo trabajo manual para empleados

• Redujo errores manuales

Gestión del retorno seguro de personas a áreas libres de COVID

Vencer al COVID ha sido una batalla dura que aún está en progreso en muchas partes del mundo. Las regiones que han "ganado" la lucha necesitan asegurar que la pandemia no vuelva a medida que la gente retorna a un estilo de vida más normal. Lugares que atraen multitudes, como parques, centros urbanos, escuelas, centros de negocios y transporte público deben monitorearse 24/7 para asegurar un flujo controlado de personas retornando a la normalidad.

Solución

El bot "Empleado Digital Conquistar COVID-19" fue creado por UiPath y Jiangsu DepthsData Technology para monitorear el flujo de tráfico peatonal en áreas públicas. El bot analiza una cantidad masiva de datos y compila un reporte de tráfico en tiempo real, emitiendo advertencias cuando el flujo está en riesgo de ser demasiado denso.

Beneficios

• Mitigó riesgo de infección

• Redujo trabajo manual para empleados

• Redujo errores manuales