Cuentas por Pagar Automatizadas: Fortaleciendo la Prevención de Fraude y Agilizando Pagos

Automatizar las cuentas por pagar brinda a los contadores tranquilidad sobre el riesgo de fraude y también agiliza todo el proceso, desde la decisión de compra hasta la aprobación de facturas con pagos electrónicos incluidos en la experiencia.

Mencionar la palabra «contabilidad» puede vaciar rápidamente una habitación o dejarte con una audiencia reducida de oídos sordos. A pesar de la presencia de pagos y facturas en casi cualquier empresa, los procesos contables a menudo se encuentran con poco interés e innovación. La automatización y el cambio tecnológico han modernizado el software financiero y las herramientas en línea, y sin embargo, los procedimientos contables estándar, como las cuentas por pagar, han permanecido dolorosamente tediosos y manuales. Con un aumento en pagos fraudulentos —el 63% de las empresas experimentan más fraude y pérdidas en 2018 que nunca antes— la automatización de cuentas por pagar se está convirtiendo rápidamente en la única forma de lidiar con la sofisticación del criminal moderno. Esto está permitiendo a las empresas lograr un nivel completamente nuevo de supervisión cuando automatizan los procesos de pago. Así es como:

Control de credenciales y acceso de usuarios

Controlar, y más importante aún, saber quién puede solicitar y hacer pagos es el primer paso para combatir el fraude. La automatización de cuentas por pagar proporciona una solución fácil a esto porque cada factura y solicitud de pago se enruta instantáneamente a través de canales preestablecidos para aprobación. El acceso de usuario de empleados también se controla estrictamente en la mayoría de soluciones de automatización AP, permitiendo a los administradores personalizar credenciales de usuario basadas en rol laboral u otros factores.

Según un informe de AFP, más de un tercio del fraude de pagos ha sido interno, involucrando empleados contratados. En sistemas manuales de cuentas por pagar, cualquier empleado podía autorizar un pago y pasaría desapercibido. Automatizar cuentas por pagar, por lo tanto, permite que solo ciertos empleados accedan a datos almacenados electrónicamente y estas soluciones incluso pueden configurar un sistema interno de controles y equilibrios.

Informes y notificaciones bajo demanda

La Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE) estima una mediana de 16 meses antes de que se detecten esquemas de fraude. Adoptar la automatización de cuentas por pagar eliminaría esta búsqueda ya que ofrece rendición de cuentas con cada pago registrado en el sistema digital, creando instantáneamente una pista de auditoría. No solo esto permite encontrar detalles de transacciones eficientemente si una empresa sospecha actividad fraudulenta, sino que puede ayudar a disuadirlo completamente. Herramientas automatizadas de detección de fraude, como positive pay, también se pueden configurar con la automatización de cuentas por pagar para contrarrestar el fraude de cheques y estafas de phishing.

Las soluciones de automatización de cuentas por pagar a menudo pueden rastrear cambios de precio, rastrear volumen de facturas aumentado, identificar facturas faltantes, y a través de notificaciones inmediatas, señalar cualquier modificación o actividad no verificada. Algunas soluciones ofrecen informes bajo demanda así como pistas de auditoría de facturas y pagos para dar a los administradores el poder de saber exactamente qué acciones se han tomado en cualquier factura en cualquier momento. Medidas de notificación adicionales también pueden mejorar la seguridad. Por ejemplo, cuando la información del proveedor cambia, una notificación por email instantánea podría enviarse a los administradores de pagos.

Flujos de trabajo y procesos establecidos

Los procesos de cuentas por pagar pueden producir una montaña de papeleo y aprobaciones. Automatizar el sistema puede aliviar este volumen pero también establecer flujos de trabajo estandarizados y mejores prácticas. Esto incluye una centralización de toda la actividad y adherirse a una medida paso a paso para pasar cada fase de aprobación y realización de pagos.

Manualmente, los pagos pueden caer fácilmente en grietas, pero cuando se automatizan en la nube, todo el proceso de aprobación y flujo de trabajo puede completarse desde cualquier lugar. Este flujo de trabajo establecido puede incluir asegurar que los montos facturados sean correctos, que todas las partes relevantes sean notificadas, o aprobar gastos en intervalos apropiados.

Las cuentas por pagar pueden ser una parte frustrante y consumidora de tiempo de la contabilidad para profesionales financieros. Automatizar las cuentas por pagar brinda a los contadores tranquilidad sobre el riesgo de fraude y también agiliza todo el proceso, desde la decisión de compra hasta la aprobación de facturas con pagos electrónicos incluidos en la experiencia. Es otro ejemplo más de cómo la transformación digital puede ahorrar tiempo y recursos a las organizaciones, y en este caso, ayudar a prevenir pérdidas por fraude.

Catherine Dahl es la CEO de Beanworks, una solución líder de automatización de cuentas por pagar. Contadora Profesional Certificada (CPA) y Contadora de Gestión Certificada (CMA) con más de 25 años de experiencia operativa en contabilidad y gestión, Catherine mantiene una perspectiva única en la industria contable en general. Ha usado esta visión experta para dirigir Beanworks durante los últimos cinco años y construir una empresa próspera con un personal de rápido crecimiento y alta motivación.