Descubre el éxito de RPA: 3 formas probadas en que los robots superan a las soluciones tradicionales

En mercados cada vez más competitivos, adaptarse es la única forma en que las empresas pueden mantenerse adelante. Para poder adaptarse, las organizaciones necesitan poder moverse rápida y eficientemente.

En un mundo marcado por la disrupción tecnológica, la eficiencia ha tomado el centro del escenario.

Hasta hace poco, los líderes empresariales solo tenían unas pocas opciones costosas para manejar problemas de eficiencia; contrataban más gente, compraban una solución de terceros y/o personalizaban su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). La automatización robótica de procesos (RPA) presenta una oportunidad para transformar los procesos que llevan a la ineficiencia.

Con RPA, las empresas pueden usar robots de software para crear ciclos de desarrollo más cortos y aumentar la robustez, por una etiqueta de precio menor.

Los líderes de hoy están aprendiendo cómo lograr resultados de negocio dividiendo el trabajo entre personas y robots, usando sus respectivas fortalezas en consecuencia. Por ejemplo, muchos procesos involucran tareas repetitivas y tediosas así como cognición de alto nivel y bien entrenada. Cuando las organizaciones distribuyen tareas apropiadamente entre robots y humanos, los resultados pueden ser asombrosos.

En este artículo, la parte uno en una serie de dos partes, nos centraremos en tres escenarios de automatización no atendida en los que las organizaciones ejecutan procesos entre bastidores, con poca o ninguna intervención humana. Este video da un recordatorio rápido de cómo difieren las automatizaciones no atendidas y atendidas:

La parte dos en esta serie se centrará en casos de uso de RPA para automatización atendida en la que los empleados trabajan con robots colaborativamente, en tiempo real en sus PCs locales.

Aquí hay tres escenarios de automatización no atendida donde los robots trabajan independientemente para iniciar y completar procesos.

1. Procesamiento totalmente autónomo: Basado en excepciones

La necesidad de procesar cantidades masivas de datos presenta uno de los casos de uso más claros para RPA. En este ejemplo, nos centraremos en algunas de nuestras compañías de seguros de salud que procesan grandes volúmenes de reclamaciones y facturas.

Los datos se almacenan en múltiples sistemas, algunos heredados y algunos modernos, requiriendo que los empleados muevan información de sistema a sistema, actualizando y verificando en el camino. La automatización es difícil porque muchos sistemas no tienen APIs que permitan una integración fácil.

Con RPA, las organizaciones de seguros de salud y empresas con problemas similares pueden automatizar estos procesos para que se ejecuten sin ninguna necesidad de entrada humana.

Típicamente, uno o más robots se sentarán en máquinas virtuales o en computadoras de back-office y ejecutarán una automatización no atendida. Los administradores pueden establecer el horario en su plataforma RPA y asignar el número óptimo de robots para procesar las reclamaciones y facturas y cumplir con el acuerdo de nivel de servicio (SLA) del negocio. Esto se puede hacer fácilmente en UiPath Orchestrator. Los humanos no están involucrados, excepto para manejar excepciones raras que Orchestrator pondrá en superficie a usuarios designados.

Aunque los humanos no están presentes, una automatización no atendida es típicamente más segura que un proceso manual porque puedes limitar el acceso a datos al robot.

Mientras tanto, los principios de codificación de mejores prácticas proporcionan auditorías completas y precisas para cumplimiento.

Con robots trabajando continuamente, los humanos son libres para realizar actividades de mayor nivel. Los humanos que anteriormente gastaban su tiempo moviendo y validando datos ahora pueden enfocarse en iniciativas que requieren pensamiento más profundo, reaccionando más rápido a demandas cambiantes de los asegurados. Las conversaciones con clientes tienen el tiempo y espacio para desarrollarse, y los empleados pueden enfocarse en crear una mejor experiencia del cliente.

2. Procesamiento preparado por humanos: Configúralo y olvídalo

Algunos procesos necesitan entrada humana para empezar, pero requieren trabajo manual lento para completarse. Con RPA, las organizaciones pueden involucrar humanos solo cuando son necesarios.

Cuando un humano inicia el proceso y lo pasa a un robot para completar, obtienes lo mejor de la creatividad humana y la eficiencia del software.

Los humanos pueden enfocarse en pensamiento de alto nivel, sabiendo que los robots garantizarán la entrega con documentación y notificaciones de primera clase.

Aquí hay un ejemplo de cómo una empresa hipotecaria usa este tipo de automatización:

En Estados Unidos, el proceso típico de compra de vivienda requiere que los prestamistas soliciten rutinariamente tasaciones hipotecarias que proporcionan estimaciones imparciales del valor de cada casa. A pesar de su importancia, solicitar tasaciones es repetitivo y propenso a errores.

Peor aún, si una tasación hipotecaria se solicita tarde, puede retrasar todo el proceso de préstamo e incluso arriesgar incurrir en repercusiones de la Oficina de Protección Financiera del Consumidor u otros cuerpos gubernamentales.

El problema de las tasaciones se reduce a las limitaciones inherentes del trabajo humano.

La lógica humana es necesaria para iniciar el proceso, pero completarlo requiere pasos manuales repetitivos. Con RPA, un humano puede iniciar el proceso designando exactamente cuándo se debe solicitar la tasación, especificando los complementos apropiados y eligiendo la empresa de tasación.

Una tasación hipotecaria podría tomar solo diez minutos en completarse, pero el valor real para los prestamistas es ahorrar cientos de miles de dólares al asegurar que menos préstamos requieran escalamiento debido a tasaciones retrasadas. Mientras tanto, los empleados pueden completar pedidos más rápido y trabajar más cerca de los compradores de vivienda, asegurando que los clientes obtengan las respuestas que necesitan.

Profundiza en el ejemplo (arriba): La Empresa Totalmente Automatizada Está Aquí (y Esto es Como se Ve)

3. Humano en el bucle: Validación

Muchos procesos ineficientes no presentan casos de uso claros de RPA porque requieren juicio humano intermitente pero necesario.

Con la plataforma RPA correcta, sin embargo, puedes construir una automatización que solicite dinámicamente entrada humana a medida que surgen problemas, asegurando que los humanos solo intervengan cuando sea necesario.

Toma un departamento de cuentas por pagar (AP), por ejemplo. Los departamentos AP a menudo están atascados procesando repetidamente facturas y subiendo selecciones de datos a un ERP como SAP. La mayoría de las facturas que los departamentos AP procesan son no estándar, lo que significa que podrían ser documentos en papel, faxes o PDFs —llenos de datos no estructurados en diferentes formatos.

El trabajo manual es oneroso y lento para los humanos, y la complejidad hace que procesar facturas sea desafiante para herramientas de automatización tradicionales.

Usando reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y modelos de aprendizaje automático (ML), la RPA puede interpretar estas facturas y extraer información clave para procesar. Ocasionalmente, un robot puede no ser capaz de emparejar una pieza particular de datos a un tipo de dato conocido (como monto de factura). En lugar de fallar el proceso y hacer que un usuario revise toda la factura, el robot no atendido puede señalar a un humano que se necesita entrada. En este escenario de humano-en-el-bucle (a veces referido como «humano en el medio»), el humano puede entonces revisar y completar las tareas antes de dejar que el robot retome el control.

Con este caso de uso en mente, el departamento AP puede implementar un robot no atendido automatizado con un salvavidas humano. El robot no atendido usa OCR para procesar facturas y subir datos a SAP, pero si el OCR no puede ver claramente un campo, el robot puede notificar a usuarios por email que el proceso necesita su verificación. Los empleados de AP solo necesitan intervenir cuando sea necesario, para que puedan gastar su tiempo en tareas más críticas, como presupuestación y planificación.

A medida que el humano aclara las excepciones a mitad de proceso, esos cambios se retroalimentan al modelo ML, que aprende de las actividades del humano. Una vez que el modelo reentrena, no necesitará intervención humana para manejar ese escenario la próxima vez que se encuentre con él.

Un proceso que anteriormente parecía impenetrable a la automatización en realidad presenta un caso de uso convincente de RPA. Con un humano en el medio, puedes reducir la participación humana a validación, y luego el ML puede reducirla aún más.

Creando la fuerza de trabajo del futuro

Aprovechar al máximo la automatización requiere que las organizaciones reformulen cómo piensan sobre sus procesos y el trabajo requerido para completarlos. Si piensas «automation first», la transformación digital puede ser una meta alcanzable en lugar de una aspiración.

La fuerza de trabajo del futuro va a ser una híbrida de trabajo humano y robot, y las organizaciones más efectivas abordarán cada problema considerando primero el grado de automatización que usarán. Las organizaciones sobresalen gracias a su gente, y cuanto más las organizaciones puedan liberar a su fuerza de trabajo humana para hacer trabajo creativo, más tendrán éxito. Una fuerza de trabajo híbrida digital permite a los humanos ser más humanos, y más exitosos, que nunca antes.

Mantente atento para la parte dos para aprender cómo los robots atendidos pueden trabajar junto a humanos para habilitar la automatización en incluso los procesos más dinámicos.

¿Quieres aprender más? Únete a nuestro webinar «Automatización Atendida vs No Atendida»