Ahorrando 306.000 horas: Cómo nuestros robots revolucionaron nuestras operaciones

¿Cómo se automatiza una empresa de automatización?

Oímos esta pregunta a menudo. ¡Y con buena razón! Si os animamos a convertirnos en una empresa totalmente automatizada™, es razonable que nosotros también lo seamos.

Ayer reportamos nuestro primer trimestre como empresa pública. A partir de hoy, cada trimestre tras nuestros resultados, anunciaremos las últimas estadísticas de nuestro propio programa de automatización a nivel empresarial liderado por nuestro Centro de Excelencia (CoE) de automatización. Hoy, hemos automatizado más de 306.000 horas de trabajo internamente, todo mientras hacíamos crecer nuestra plantilla a más de 3.000 empleados de UiPath en todo el mundo.

306.000 horas de creación de capacidad equivalen a saltar 12.500 días al futuro* hasta agosto de 2055. O quizás más prácticamente: es como si cada empleado de UiPath hubiera aportado 54 semanas de trabajo en un año (no 52). Nuestros robots son un componente clave hacia el crecimiento sostenible.

*Y eso basado en días de 24 horas. Si contamos 8 horas por día (una jornada laboral típica en muchos países), los miembros del equipo recuperan casi 40.000 días laborables gracias a sus robots.

Nuestra experiencia contradice la narrativa popular de que la automatización impacta negativamente en el empleo. Para nosotros, y para muchos de nuestros clientes, el uso de robots de software permite una mejora de la experiencia de cliente y empleado, mayor apalancamiento operativo, y una oportunidad para abordar la paradoja de la productividad (a pesar de décadas de progreso tecnológico, la tasa de productividad de la sociedad está disminuyendo).

Esperamos que las lecciones que hemos aprendido puedan ayudar en vuestro propio camino hacia convertirnos en una empresa totalmente automatizada. Una empresa totalmente automatizada:

1. Asigna todo el trabajo automatizable a robots con un CoE escalado
2. Libera a los empleados para centrarse en trabajo valioso, estratégico y satisfactorio
3. Democratiza la automatización y construye un ejército de desarrolladores ciudadanos
4. Integra inteligencia artificial (IA) en cada faceta del trabajo

Lección 1: Asignar todo el trabajo automatizable a robots con un CoE escalado

Naturalmente, los empleados de UiPath han emprendido proyectos de automatización desde que empezó la empresa. Pero en 2019, hicimos un esfuerzo concertado para escalar nuestro CoE de automatización global.

Necesitábamos un CoE de automatización dedicado para identificar los mejores procesos para automatizar en cada departamento, evaluar y construir ideas de robots crowdsourced, y rastrear el impacto de nuestro programa.

Nuestro CoE vislumbra un mundo donde:

• Cada cliente se beneficia de nuestra experiencia usando nuestra propia tecnología
• Cada empleado tiene fácil acceso a tecnologías de automatización
• Hacemos realidad «un robot para cada persona™» cada día

UiPath Automation Hub ha sido fundamental para desplegar nuestra estrategia de automatización a nivel empresarial. Nos permite identificar, gestionar y priorizar nuestra cartera de automatización e ideas en una ubicación central, en lugar de depender del frustrante proceso de conciliar hojas de cálculo separadas, notas Post-it® con ideas de automatización y correos electrónicos.

Para lograr la automatización a escala, necesitábamos avivar y hacer crecer el entusiasmo empresarial en torno a la automatización. Tradicionalmente, en cuanto a estructura de CoE, las organizaciones tienen dos opciones: centralizado o federado.

• Un modelo de CoE centralizado une la transformación digital en un equipo central que posee la estrategia organizacional.
• Una estructura de CoE federado delega la estrategia de automatización a unidades de negocio individuales, que identifican sus propios objetivos.

Nosotros combinamos ambos enfoques. La mayor parte de nuestro CoE trabaja en Rumanía, pero se complementa con champions de automatización internos y desarrolladores ciudadanos en cada equipo alrededor del mundo.

A través de peticiones vía champions de automatización, el CoE ayuda a cada departamento a asignar todo el trabajo automatizable a robots.

Por ejemplo:

• Finanzas ha agilizado el proceso order-to-cash, conectando sistemas como Salesforce, NetSuite y más
• Marketing usa robots para consolidar información relevante para emails semanales al equipo de Ventas
• Compras une información de nuestro sistema de compras, Coupa, con aplicaciones downstream, agilizando el procesamiento de pedidos
• Legal asegura el cumplimiento del RGPD en todas las bases de datos de la empresa
• People Ops creó un robot «Avokudos» que anima a los empleados a compartir feedback positivo en Slack

También tenemos una serie de automatizaciones desatendidas (unattended) que corren en segundo plano. Nuestro equipo de Finanzas ha automatizado el proceso order-to-cash con numerosas automatizaciones desatendidas que ahorran tiempo.

Lección 2: Liberar a los empleados para centrarse en trabajo valioso

Nuestro viaje a 306.000 horas ahorradas no habría sido posible sin UiPath Assistant.

Cargado directamente en el escritorio de cada empleado, UiPath Assistant da a las personas acceso a una biblioteca de automatizaciones preconstruidas y apps impulsadas por automatizaciones a las que pueden acceder con un clic de ratón.

A través de UiPath Assistant, los usuarios pueden desplegar rápidamente robots en sus ordenadores. Estas automatizaciones nos permiten hacer de todo: desde extraer texto de cualquier imagen con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) hasta controlar una presentación con la voz o crear cotizaciones de ventas.

Al usar una biblioteca de robots preconstruidos, cada empleado puede centrar su atención en construir relaciones con clientes en lugar de rellenar formularios tediosos.

Lección 3: Democratizar la automatización y comunicar a menudo

Hemos compartido cómo pensamos que la estrella sorpresa de TI es el desarrollador ciudadano.

Los desarrolladores ciudadanos han sido parte integral de nuestros propios esfuerzos de automatización. Naturalmente, hay cientos de desarrolladores profesionales entre nuestro CoE, Preventa, Éxito del Cliente y equipos de Producto. Y aunque ciertamente impulsan una tremenda cantidad de valor y horas ahorradas, desarrolladores ciudadanos en áreas sorprendentes como Marketing, Ventas y Compras están emergiendo también.

Proveer a los desarrolladores ciudadanos con las herramientas que necesitan para tener éxito es un deber vital del CoE. Cada empleado tiene acceso no solo a Assistant y Automation Hub como se mencionó, sino también a:

• UiPath StudioX para construir sus propias automatizaciones con un lienzo low-code simple
• UiPath Apps para crear interfaces personalizadas para sus automatizaciones
• UiPath Automation Ops que facilita a nuestro CoE gobernar el acceso a estas herramientas y dar a los desarrolladores ciudadanos los guardarraíles necesarios

El CoE también patrocina un programa formal de desarrolladores ciudadanos a través del cual casi 100 empleados han sido designados como desarrolladores ciudadanos formales. Aumentan al CoE asumiendo proyectos de automatización simples surgidos en Automation Hub.

El DevCon de la próxima semana tiene una sesión completa sobre cómo impulsar la automatización liderada por ciudadanos. El evento virtual gratuito está abierto al público e ideal para vuestro equipo de CoE.

También hemos descubierto que la comunicación es clave para desarrollar desarrolladores ciudadanos.

Todas las iniciativas de automatización empresarial necesitan comunicación transparente y constante. Sin ella, los equipos operan en silos y pueden perder oportunidades de automatización cross-funcionales. Con ella, los miembros del equipo se sienten empoderados e invertidos en aprovechar la nueva tecnología de formas innovadoras y emocionantes.

Nuestro CoE se comunica a través de tres canales principales:

1. Automation Hub. Nuestro mejor activo para compartir y explorar ideas de automatización
2. Slack. Añadimos a todos los empleados a un canal específico del CoE (con un robot, naturalmente) donde publicamos anuncios regulares
3. Una página intranet del CoE. Creamos una página de inicio interna dedicada al CoE, donde los empleados pueden ver los resultados de la automatización, revisar nuestro scorecard mensual, ver testimonios, y enviar ideas a Automation Hub

Este enfoque crea comunicación bidireccional entre el CoE y el resto de UiPath. A través de estos tres canales, la gente puede ver el trabajo en tiempo real que hacen los robots dentro de la empresa, inspirarse para enviar sus propias ideas, y recibir actualizaciones sobre sus automatizaciones en progreso.

Lección 4: Integrar IA en cada faceta del trabajo

Las capacidades de IA se ofrecen en toda la Plataforma UiPath, desde nuestra solución de Task Mining que ayuda a identificar candidatos de automatización hasta la IA Computer Vision que permite a los robots ver pantallas de ordenador como lo hacemos nosotros.

Como «cliente cero» que prueba nuevos productos, el CoE tiene un asiento de primera fila para aprovechar automatizaciones habilitadas por IA. En el último año, hemos usado IA para descubrir procesos de negocio, acelerar el procesamiento de facturas, y optimizar nuestros servicios de help desk de TI.

¿Queréis trazar vuestro propio camino hacia 306.000 horas ahorradas (y más allá) con herramientas infusionadas con IA?

Explorad UiPath.com/CoE para aprender:

• Cómo usamos Task Mining para identificar candidatos ideales de automatización
• Algunas de las automatizaciones favoritas de nuestra C-suite
• Cómo un chatbot que cuenta chistes está transformando nuestro Service Desk de TI

Marcad UiPath.com/CoE para más lecciones aprendidas en nuestro camino hacia la empresa totalmente automatizada.

Esperamos compartir el progreso de nuestro propio rendimiento de automatización interno cada trimestre.