Guía de supervivencia del trabajo remoto: Impulse la productividad y el equilibrio – Parte 1

Vale, a menos que haya estado viviendo completamente fuera de la red estos últimos meses, será consciente de que es muy probable que vaya a trabajar desde casa en el futuro previsible. Sin embargo, su experiencia de trabajo desde casa también es muy probable que tenga resultados mixtos, dependiendo de las herramientas de colaboración e infraestructura corporativa proporcionadas. Esta publicación es una de una serie sobre cómo puede sacar el máximo provecho de esta situación, lo que con suerte ayudará a allanar el camino para una forma más flexible de trabajar, una vez que la situación actual haya pasado.

Si su empresa ya se ha mudado a una solución totalmente basada en la nube como Teams y Office365, entonces está listo. Aquí todo, archivos, programas, datos, herramientas y todo lo demás que necesitará están en la nube. Mientras tenga una conexión a internet, ya sea en casa, en el tren, en la cafetería, puede iniciar sesión y trabajar como lo hace normalmente, lo que significa que es negocio como siempre.

Uno de los requisitos clave para cualquier solución basada en la nube es la conectividad. La mayoría de nosotros estaremos en casa, ya sea usando nuestra conexión de banda ancha doméstica o punto de acceso móvil. En la mayoría de los casos, el trabajo remoto no tendrá los mismos desafíos que trabajar sobre la red corporativa interna basada en MPLS. Al trabajar desde casa, su conexión es directa a través de internet, evitando firewalls corporativos, servidores DNS, punto de salida y cualquier latencia relacionada con el inquilino geográfico. Tener una conexión directa significa que puede experimentar un mejor rendimiento en casa (a menos que su conexión doméstica sea super lenta) del que podría estar acostumbrado en la oficina.

Sin embargo, puede encontrar que aunque esté ejecutando una herramienta de colaboración basada en la nube, algunos de sus datos y programas clave aún pueden estar almacenados en servidores de archivos o recursos compartidos internos. El acceso a estos puede ser solo a través de una conexión VPN y necesitará un token (token duro que parece un llavero o token suave una app en su smartphone) para ayudar a autenticar durante el inicio de sesión. Aunque seguro, esto puede ser engorroso, pero puede sortearlo. La forma más simple es mover sus archivos clave a OneDrive (u otra solución de almacenamiento en la nube recomendada corporativamente) ya sea usando su gestor de archivos o correo electrónico de la empresa. Dependiendo de cuánto tiempo se requiera trabajar fuera de la oficina, puede encontrar que más y más de sus archivos y datos se almacenan en la nube.

Algunos de ustedes se darán cuenta de que su entorno de oficina todavía se ejecuta internamente por el departamento de TI en centros de datos locales propiedad de la empresa. Esta es la situación menos preferida. Se le requerirá acceder a través de VPN y su experiencia de trabajo será tolerable pero no la más productiva.

Afortunadamente, no todo está perdido. Si se encuentra en esta situación, la mayoría de los proveedores de herramientas de colaboración basadas en la nube están ofreciendo acceso por tiempo limitado a sus productos. Microsoft y Google son los últimos en ofrecer esto. El peor caso es registrarse como individuo y en algunos casos descargar una App o Applet de Navegador. Esto significa que aún puede colaborar, sin embargo, la experiencia no será tan fluida como ejecutar una solución totalmente basada en la nube, ya que compartir datos de la empresa puede no ser tan fácil, soportado o permitido. Pero es mejor que la alternativa.

El próximo desafío depende de qué tan exitosa haya sido la adopción del programa de la herramienta de colaboración (a menudo referido como despliegue). La mayoría de usuarios con los que he hablado me dicen que podrían ser más productivos si supieran cómo usar mejor las herramientas. Así que asumiendo que esto es cierto para usted, haga clic en la guía "Primeros pasos" (Teams o Google). Habiéndose familiarizado con la visión general, debería asociarse con un colega y probar algunas de las características para ganar confianza operando la herramienta, configurando reuniones, compartiendo la pantalla o programa previsto, probando grabaciones, etc. Esto ahorra el tiempo y la vergüenza (y quizás pérdida de reputación) al hacerlo de verdad con un cliente valioso, oportunidad de ventas importante o audiencia mayor.

La mayoría de estas herramientas tienen características específicas que mejorarán o minimizarán distracciones. Estas pueden incluir desenfoque de fondo (útil si ha dejado ropa colgada del riel de cuadros o tiene niños pequeños sueltos) y grabación para que otros colegas puedan ponerse al día con las reuniones a las que no pudieron asistir. También debería configurar un Team o Hangout de Google para compartir consejos y trucos, así como proporcionar una red de soporte informal. Es buena práctica tener una sección "Preguntas Frecuentes" (FAQ), una sección "Necesito Saber" (N2K) para fijar información importante, una sección "Noticias" para información actualizada y de última hora como cuándo podemos volver a la oficina, así como otras áreas específicas como aplicación, cliente o información de interés específico, ej. Reuniones, Compartir Datos, etc. Esto significa que todos tienen acceso a la misma información, en lugar de intentar averiguarlo por sí mismos.

Uno de los desafíos de trabajar remotamente es perderse las interacciones informales, bromas, historias y charlas que apoyan el entorno real de oficina. No quiere perder esto, pero al mismo tiempo, no quiere que esta charla informal sature las áreas de trabajo. Entonces, ¿por qué no crear un canal, team o hangout llamado "WaterCooler" donde pueda tener lugar dicha comunicación informal? Incluso podría configurar una videoconferencia cada hora de almuerzo y organizar una sala de almuerzo virtual.

Bueno, eso debería ser suficiente para mantenerlo ocupado y comenzar a trabajar, pero recuerde que su teclado y teléfono móvil probablemente tengan más bacterias que su asiento de inodoro, así que recuerde limpiarlos regularmente también. En mi próxima publicación, compartiré algunas ideas sobre cómo hacer el trabajo remoto más productivo y con suerte se volverá tan ingenioso y efectivo como Kevin, en lugar de los otros dos tíos!!!

Conecte con Mark Sweeney (Director de Servicios Profesionales)