Aumentando la productividad trabajando desde casa: Estrategias y consejos (Parte 2)

Así que se acerca. Algunos de ustedes ya han recibido el correo confirmando que pueden trabajar desde casa. La Parte 1 cubría lo que necesita, esta parte cubre algunas ideas sobre cómo hacer su tiempo productivo.

Siempre serán las cosas que no esperaba las que lo atraparán. Por ejemplo, un proyecto en el que trabajé tenía una llamada diaria de pie a las 8 am. Estaba in-situ martes a jueves y trabajaba desde casa lunes (día de viaje) y viernes. Jueves por la noche, viajé a casa. Nada inusual excepto que el proyecto estaba en Europa y llegaría a casa pasada la medianoche. Me gustaría decir que siempre fui puntual para la llamada de pie del viernes por la mañana. No lo fui. Sin embargo, hubo un lado positivo. Siempre se quedaba tranquilo a media tarde.

Pero ese es el beneficio clave de trabajar desde casa – flexibilidad, poder adaptar su trabajo a usted, en lugar de al revés. Sin embargo, tener esa flexibilidad también es el mayor desafío. Una trampa común es ser demasiado flexible durante el día, así que terminamos trabajando mucho más tarde en la noche. Esto significa que nos levantamos más tarde, no hacemos tanto como pensábamos, así que terminamos trabajando más tarde de nuevo. Hemos desplazado el tiempo, pero no de una buena manera. Peor, hemos reemplazado el riesgo y desafíos de trabajar en la oficina con otro, auto-infligido. La clave es ser lo más proactivo posible, en lugar de reactivo, y el cielo sabe que durante este período habrá mucho a lo que reaccionar!!!

Cuando se trabaja desde casa, tenemos que ser realistas sobre lo que podemos lograr. Todos hemos escuchado las anécdotas sobre ser mucho más productivos lejos de las distracciones de la oficina. La mayoría de nosotros no tenemos un súper-ninja ultra-productivo interno esperando a saltar una vez liberado de las ataduras de la oficina. En casa, también tenemos distracciones. Por ejemplo, ¿se dio cuenta de cuánta gente llama a su puerta? Si normalmente toma dos horas escribir ese informe en la oficina, probablemente aún tome dos horas cuando lo escribe en casa. También relacionado con esto está el impulso de demostrar que realmente está trabajando. Una de las percepciones comunes es que el trabajo remoto consiste en TV diurna y Redes Sociales. Sí, podría ponerse al día con los Archers de la tarde en lugar de la edición de la noche, pero durante este tiempo, nadie lo juzgará, así que simplemente haga lo que normalmente haría. Así que, lo primero es ser realista sobre lo que puede lograr. De lo contrario, caeremos fácilmente en esa trampa de desplazamiento temporal.

En segundo lugar, necesitamos estructura. Nota: estructura no significa microgestión remota. Estructura significa algo a lo que anclarnos. El trabajo remoto puede ser una experiencia bastante solitaria e aislante. Podemos superar esto con algunas técnicas ágiles. Por ejemplo, tener una llamada diaria de pie regular, digamos alrededor de las 9:30 am o 9:45 am para permitir que cualquier actividad matutina – niños al colegio, visitas al médico, etc. – se complete a tiempo. No solo la reunión diaria de pie mantiene a todos en la misma página – sí, realmente ya es miércoles – sino que es útil para seguir avanzando en proyectos críticos en curso.

La reunión de pie no debería durar más de 15 minutos dividida en:-

1) Los primeros cinco minutos ronda por ronda para cubrir lo logrado ayer (series y electrodomésticos no cuentan).

2) Segundos cinco minutos cubren lo que planea hacer hoy.

3) Últimos cinco minutos para cubrir desafíos o problemas.

El objetivo no es resolver desafíos y problemas en la llamada, sino asignar quién está mejor ubicado para resolverlos y luego darles la acción por separado.

Esto lleva al tercer aspecto clave, no tenga miedo de pedir ayuda (si está sobrecargado) o de intervenir (si cree que podría ayudar). Cuando se trabaja remotamente, sigue siendo parte de un equipo, y al igual que cuando está en la oficina, el equipo es más efectivo cuando tira en la misma dirección. Así que, si necesita ayuda, pídala. Si cree que puede ayudar, dígalo.

En cuarto lugar, comparta (pero no comparta en exceso). Si hay un miembro de la familia o vecino que necesita su ayuda o algo más ha surgido con lo que necesita lidiar, dígale al equipo. "Chicos, necesito ausentarme un par de horas" está bien. No tiene que entrar en detalles. Esto ayuda a otros miembros del equipo a establecer sus expectativas y, si es necesario, permite que las actividades se reprogramen proactivamente en lugar de tener que ser reactivos.

En quinto lugar, recuerde tomar descansos, ya sea para té, almuerzo o solo para separar tareas. También, manténgase activo. Ambos son fáciles de pasar por alto, especialmente cuando busca demostrar lo duro que trabaja. Por cierto, a nadie impresiona o hará algo con esos correos enviados tarde en la noche o temprano en la mañana. Haga lo sensato y use la función de envío diferido para que salgan al comienzo del día siguiente.

Sexto, está bien perderse reuniones, como las de pie diarias. Durante este tiempo, todos tendremos otras prioridades más críticas. Estas pueden surgir sin previo aviso. Es un momento inusual, sin embargo, deberíamos usar las herramientas que ahora tenemos para minimizar cualquier impacto adverso. Así que, recuerde grabar reuniones y/o llamadas de conferencia. Tome notas de los puntos clave y comparta usando su herramienta de colaboración, Mensajería Instantánea o en el almacenamiento compartido del equipo.

Finalmente, use las herramientas de colaboración para mantenerse en contacto regular con los miembros de su equipo. Cree un "watercooler" virtual para bromas y charlas informales. Alternativamente, use videoconferencia e invite a los miembros del equipo a una sala de almuerzo virtual.

Sí, habrá una tercera entrega, pero mientras tanto diviértase con las partes 1 y 2. Con suerte, nosotros y nuestros empleadores veremos los beneficios del trabajo remoto, tanto que querrán que continúe mucho después de que la cobertura del Covid-19 haya sido relegada al Canal de Historia.

Conecte con Mark Sweeney (Director de Servicios Profesionales)