Cómo mantener un registro de equipo

El registro de equipos es una de las herramientas más importantes de su kit cuando se trata de mantenimiento y confiabilidad. Puede ser la base de sus programas planificados de mantenimiento, lubricación, capacitación y reparación, así como ayudar con el cumplimiento normativo y los programas de seguridad.

Su programa de administración de repuestos depende de un registro completo y preciso con el análisis requerido para repuestos regulares junto con los repuestos de seguros identificados a través de modos de falla y análisis de efectos. No olvide que sus finanzas también están vinculadas a la depreciación, amortización y asignaciones de centros de costos.

El historial del equipo se vincula al registro junto con manuales, dibujos, procedimientos, costos laborales e informes. Por eso es la base sobre la que se construye tanto, y por eso es tan vital que lo haga bien y trabaje para mantener su precisión.

Si bien tiene un costo inicial y un costo de mantenimiento, la recuperación de la inversión puede ser significativa y continua, así que haga la inversión incluso si tiene que colocar algo más en la lista. Las horas de trabajo que ahorra a largo plazo compensarán su inversión muchas veces. Puede considerar el tiempo de inactividad y los ahorros en repuestos como la guinda del pastel.

Cómo debería ser el registro

Si tiene una gestión de activos empresariales (EAM) o un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), ya está configurado con campos específicos en una base de datos. Revise esos campos para asegurarse de que satisfagan sus necesidades y luego examine el registro para verificar que esté completo y sea preciso. Es posible que pueda cambiar el nombre de algunos campos para adaptarlos a sus necesidades.

Si no tiene un EAM o CMMS con registro de equipo integrado, o si está evaluando un programa para su planta, asegúrese de que proporcione un número mínimo de campos de datos para la información básica que necesita. Este es uno de esos casos en los que más es mejor. Por supuesto, las plantas más pequeñas se pueden administrar con versiones más económicas de programas o incluso con hojas de cálculo simples si están configuradas correctamente.

Como mínimo, necesitará campos como el nombre del equipo, el nombre del fabricante, el número de modelo, el número de serie, la ubicación de instalación en la planta, la descripción y la fecha de instalación. Puede agregar campos para proveedor de servicios, período de garantía, capacidad, ubicación funcional, número de equipo superior, número de archivo de lista de materiales (BOM) (si no se incluye como una función separada en su software) y el número de orden de compra original si lo desea.

Nombre del equipo

Así es como lo llama para sus registros. Haga que esto sea comprensible para todos y no tenga miedo de las abreviaturas o acrónimos si son comunes a su proceso. Aquí puede formar el estándar para su planta, así que piénselo desde el principio. Lo pondrá en etiquetas, informes, pantallas de control de supervisión y adquisición de datos (SCADA), procedimientos y títulos de órdenes de trabajo, por lo que debe tener una estructura que tenga sentido. Será necesaria una estructura estandarizada porque también clasificará datos como órdenes de trabajo por este nombre.

Nombre del fabricante

Este es el fabricante del equipo original (OEM) y no la persona que se lo vendió o lo instaló. Enumere ese atuendo bajo el nombre del proveedor o en la sección de comentarios.

Número de modelo

Este número lo conecta con los manuales y servicios del OEM y funciona con el número de serie para indicarle a su proveedor exactamente de qué máquina está hablando cuando llama para pedir ayuda.

Número de serie

El número de serie con el número de modelo es información muy importante. Con solo el modelo y el número de serie, el OEM generalmente puede obtener cualquier información que necesite sobre piezas y procedimientos. Verifique que lo que ha registrado coincida con la placa de identificación real en la unidad. Algunos fabricantes mantienen números de pieza y números de dibujo separados para cada unidad de número de serie. Además, puede haber algunas diferencias sutiles en su unidad debido a un requisito especial que solo se registra en el registro del número de serie específico del fabricante. No desea pedir una pieza de $ 10,000, espere ocho semanas hasta que llegue y luego descubra que no encaja del todo.

Fecha de instalación

Utilice esta fecha para la cobertura de la garantía, para las finanzas de la depreciación y para configurar el servicio inicial y los programas de mantenimiento preventivo. También puede ayudar a los gerentes a decidir si es el momento de actualizar.

Ubicación

Este es su código de ubicación interno. Algunas empresas grandes incluyen códigos de plantas y países en el frente, pero los conceptos básicos son el edificio, el piso y el cuadrante. También puede usar números de columna en lugar o además del código de cuadrante para reducirlo aún más.

Descripción

Este es el momento en el que establece su nomenclatura estándar para su equipo. Debe ser descriptivo, estándar y de comprensión universal. Limítelo a entre 40 y 60 caracteres para facilitar la clasificación más adelante.

Comentar

El campo de comentario es un bloque de texto de formato libre que utiliza para capturar lo que hace el equipo por su planta y cualquier información especial que desee que esté disponible para su uso, como el nombre del proveedor, la capacidad de la unidad o cualquier otra cosa que considere importante. Si no lo hace en ningún otro lugar, aproveche esta oportunidad para registrar la capacidad de diseño y la relación de la máquina con otros equipos (por ejemplo, ventilador de suministro 04 para la unidad HVAC 03-03-12 con capacidad de 1,500 cfm @ 5 ″ wc).

La importancia del registro de su equipo no se puede enfatizar lo suficiente. Su capacitación técnica, repuestos, finanzas y sistemas de órdenes de trabajo dependen de registros precisos del equipo. Los buenos registros pueden acortar los tiempos de resolución de problemas, facilitar la capacitación de personal nuevo, capturar eventos de modificación, contribuir a tomar mejores decisiones de gestión al proporcionar datos financieros oportunos y confiables y aumentar la confiabilidad durante la vida útil del equipo. Combine estos registros con un programa de etiquetado y podrá disfrutar de buenas experiencias con la base de su equipo instalado.