Cuáles son las principales características y ventajas de las soluciones CMMS

Los beneficios de un CMMS son que puede hacer más, más rápido, con menos esfuerzo y menos estrés. Tu vida se vuelve más fácil porque tu jornada laboral es más predecible.

Pero para comprender realmente los beneficios, vale la pena ver qué es un CMMS, cómo funciona, por qué es mejor que el papel y las hojas de cálculo, qué tiene en términos de características y cómo esas características se unen para ofrecer flujos de trabajo eficientes. ¿Por qué necesita saber cómo funciona para comprender mejor los beneficios? Es lo mismo con tu coche. Cuanto más sepa sobre cómo funciona el motor, mejor podrá manejar.

¿Qué es un CMMS?

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es un software que utiliza para centralizar, estandarizar y optimizar sus operaciones de mantenimiento. Obtiene todos sus datos en un solo lugar, haciéndolos seguros, protegidos y accesibles.

A menudo es más fácil entender cómo se combina todo al pensar en un CMMS como si tuviera dos partes separadas pero interconectadas.

La base de datos CMMS

El núcleo es la base de datos, donde mantiene todos sus datos organizados y actualizados. Las soluciones modernas manejan la base de datos de manera un poco diferente, y parte de la comprensión del software CMMS es observar cómo muchos proveedores prefieren una asociación continua en lugar de una venta única.

Los sistemas más antiguos estaban en las instalaciones, lo que significa que tenía los servidores en el sitio. Pero muchos de los sistemas más nuevos tienen la base de datos en la nube, lo que significa que su proveedor se encarga de todos los servidores por usted, asegurándose de que todo esté actualizado y en funcionamiento. En lugar de comprar el software directamente, obtiene una suscripción que le brinda acceso ilimitado.

Este modelo de negocio de software como servicio (SaaS) es el mismo que tiene con Netflix. No estás comprando todas esas películas y programas de televisión. En cambio, tiene una suscripción que le da acceso a ellos para que pueda darse un atracón todo lo que necesite.

Sin embargo, una diferencia clave es que todos sus datos de mantenimiento son suyos, y si decide finalizar la suscripción con su proveedor de CMMS, se lleva sus datos con usted. Aquí, la analogía cambia a una niñera. Su proveedor de CMMS está allí para cuidar sus datos y asegurarse de que estén seguros, pero tan pronto como los solicite, los recuperará.

La interfaz CMMS

La otra parte del CMMS es la interfaz, que es la parte con la que interactúa directamente para agregar, actualizar y compartir datos. También puede pensar en la interfaz como todas las diferentes funciones del CMMS, que incluyen:

• Gestión de órdenes de trabajo
• Mantenimiento preventivo
• Control de inventario
• Informes de mantenimiento

La interfaz es la parte del software que ves, mientras que la base de datos está más detrás de escena.

¿Cuáles son las ventajas de un CMMS sobre el papel y las hojas de cálculo?

Un CMMS moderno es mejor que el papel y es mejor que las hojas de cálculo, pero por razones opuestas.

Las órdenes de trabajo en papel dificultan la generación y el intercambio de datos

Cuando intenta realizar un seguimiento y programar todo su mantenimiento en papel, se encuentra directamente con dos problemas. Primero, es difícil generar datos porque tienes que escribir todo a mano, lo que te deja con órdenes de trabajo garabateadas llenas de errores pequeños pero a menudo críticos. A veces es la fecha equivocada. Otras veces anotas el activo equivocado. De cualquier manera, esos pequeños errores pueden terminar costándoles a usted y al resto del departamento de mantenimiento mucho tiempo y problemas.

Y ese es a veces el menor de tus terribles problemas. Muchas veces, el trabajo simplemente se pasa por alto porque es muy fácil perder todas esas hojas de papel. Entonces te estás perdiendo las pequeñas tareas que deberías haber hecho antes, preparándote para problemas más grandes en el futuro.

Incluso cuando el sistema funciona a la perfección, cuando todo el mundo tiene una escritura perfecta y nadie pierde nada, luchas con un sistema que es simplemente lento. Cada vez que asigna una nueva orden de trabajo, debe perseguir al técnico asignado o esperar a que pasen por la oficina para recoger el papeleo. Eso te frena. Y tener que volver corriendo a la oficina para recibir nuevas tareas ralentiza a los técnicos.

Las órdenes de trabajo de hoja de cálculo facilitan demasiado la generación y el intercambio de datos

Con las hojas de cálculo, tienes el problema opuesto. Como ahora puede copiar y pegar de un archivo a otro, hacer copias es rápido y fácil.

Pero esas copias no se mantienen como copias por mucho tiempo. Cuando envía una copia por primera vez como archivo adjunto de correo electrónico, es igual que el original. Pero tan pronto como un solo técnico realiza cambios en su copia, ahora hay múltiples versiones de ese archivo. De inmediato, todas las demás versiones de ese archivo quedan instantáneamente desactualizadas, y cualquiera que use una está trabajando con datos obsoletos.

La ventaja de un CMMS sobre el papel y las hojas de cálculo es que nunca más tendrá que preocuparse por trabajar con datos obsoletos. Recuerde, todo está en una base de datos y todos están viendo los mismos datos. Si realiza un cambio, actualiza una orden de trabajo o cambia la fecha de una inspección, todo el equipo puede ver los mismos datos actualizados.

Una fuente o verdad significa cero confusión.

¿Cuáles son los beneficios de un CMMS?

Todo se reduce a que su jornada laboral se vuelva más predecible y menos estresante. Obtienes más control, menos sorpresas. Eso es todo a grandes rasgos. Pero también hay una larga lista de beneficios específicos que vienen con una solución de software de gestión de mantenimiento moderna.

Configurar, programar y realizar un seguimiento del mantenimiento preventivo

Un buen CMMS lo ayuda a planificar tareas e inspecciones de mantenimiento preventivo, de modo que detecte pequeños problemas antes de que tengan la oportunidad de convertirse en grandes problemas que agotan el presupuesto. Es como cuando siempre recuerdas revisar y cambiar el aceite de tu auto. Un poco de mantenimiento preventivo lo salva de un costoso motor incautado.

Manténgase al tanto del mantenimiento reactivo

Y para esos momentos en que las cosas salen mal de todos modos, el software CMMS lo ayuda a reaccionar más rápido. En lugar de esperar a que el problema se vuelva tan grande que todos lo sepan, el portal de solicitud abierto incorporado facilita que cualquier persona en el sitio se comunique con usted tan pronto como vean un problema que se está gestando.

Todo lo que tienen que hacer es abrir la página de solicitud en línea y enviar su solicitud de mantenimiento. Y debido a que la página viene con campos personalizables, puede asegurarse de obtener la información que necesita para priorizar adecuadamente el trabajo y generar una orden de trabajo con todo lo que sus técnicos necesitan para cerrar de manera eficiente.

Controle el inventario, reduzca los costos

Incluso si sus mejores técnicos aparecen en el lugar perfecto en el momento adecuado, no pueden hacer nada sin las piezas y los materiales correctos.

Y es más que solo eficiencia. Una pequeña falla podría prolongarse durante días si tiene que sentarse y esperar a que lleguen las piezas de un proveedor. No solo sus técnicos están sentados en sus manos, sino que todos los operadores de activos también están inactivos.

Pero una vez que realiza un seguimiento del inventario de MRO con el software, no tiene que preocuparse por quedarse sin piezas críticas. Como siempre sabe lo que tiene a mano, también sabe cuándo debe configurar el próximo pedido. Y cuando realiza el pedido mucho antes de que necesite las cosas, también ahorra en los costosos costos de envío al día siguiente.

Aproveche los datos, tome mejores decisiones

Un buen CMMS le permite controlar el presente, pero también le ayuda a prepararse mejor para el futuro. Debido a que ahora puede capturar datos mejores y más confiables, puede aprovecharlos para obtener información procesable sobre sus operaciones generales.

¿Cómo funciona? Dentro del CMMS se encuentran todos los datos de, por ejemplo, una de las bombas que tiene en sus instalaciones. Al observar los datos, sabe que tiende a descomponerse aproximadamente una vez cada tres meses. Y generalmente se debe a problemas con la lubricación.

Debido a que puede confiar en esos datos, puede tomar medidas para hacer su vida más fácil. En primer lugar, reorganiza los MP conectados para comprobar si hay problemas cada dos meses y medio. Además, asegúrese de que esos PM incluyan inspecciones enfocadas en signos de exceso de calor y otros signos de que la lubricación necesita atención. Finalmente, si el problema persiste, puede cambiar de proveedor y comenzar a almacenar lubricantes de mayor calidad.

¿Cuáles son las características clave de un CMMS?

Otra forma de pensar en los beneficios es mirar las características más comunes. Una vez que conozca las características, tendrá una mejor idea de cómo podría combinarlas en flujos de trabajo eficientes.

Es lo mismo que mirar una lista de materiales de construcción para tener una idea de lo que eventualmente podrías construir por ti mismo.

Módulo de gestión de órdenes de trabajo

En el corazón de la gestión de mantenimiento se encuentra la gestión de órdenes de trabajo, donde usted controla lo que hace el equipo, cómo lo hace y en qué orden.

El software CMMS le brinda un flujo de trabajo de órdenes de trabajo continuo, comenzando con el portal de solicitud de mantenimiento abierto. Tan pronto como llega una solicitud, puede revisarla y aprobarla. A partir de ahí, y aún dentro del CMMS, puede generar una nueva orden de trabajo, priorizarla, asignarla a un técnico y luego realizar un seguimiento de su progreso para cerrarla.

Módulo de mantenimiento preventivo

El último lugar donde quieres estar es detrás de la curva de mantenimiento, siempre corriendo apagando incendios. El módulo de mantenimiento preventivo lo ayuda a mantenerse a la vanguardia, donde finalmente está a cargo de lo que hace el equipo porque todo es proactivo, no reactivo.

Con el CMMS, puede configurar sus PM con todos los técnicos de datos que necesitan para trabajar de manera eficiente. Se presentan en el sitio sabiendo qué hacer y con todas las piezas y materiales que necesitan para hacerlo bien.

Y una vez que haya empaquetado sus PM con los datos correctos, puede configurarlos para que se generen según el medidor o el tiempo. Por ejemplo, puede tener una bomba que revisa después de un número determinado de ciclos y una cinta transportadora que revisa una vez cada tres semanas.

Módulo de gestión de activos y equipos

Antes de que pueda mantener sus activos y equipos, necesita saber cuáles tiene. Si bien esto parece obvio, muchas organizaciones no cuentan con listas completas y actualizadas de activos y equipos.

Las soluciones modernas de CMMS le brindan el lugar perfecto para recopilar y conservar todos los datos de sus activos, incluido todo, desde números de serie hasta manuales de operación y mantenimiento. Y como ahora sabe dónde está todo, es mucho más fácil para usted mantenerlo actualizado.

Módulo de gestión de inventarios

Sobre el tema de la necesidad de saber lo que tiene, un CMMS facilita mucho el control de inventario. Una vez que tenga sus niveles actuales en el software, el CMMS los actualiza automáticamente cada vez que un técnico cierra una orden de trabajo con piezas y materiales asociados.

Por ejemplo, tiene tres motores pequeños en inventario. Una bomba se desconecta, por lo que genera una orden de trabajo, asociando uno de los motores. Cuando la tecnología cierra, el software lo ayuda a rastrear el inventario actualizando automáticamente los niveles. Cuando revisa, ahora puede ver que solo tiene dos motores a mano.

Mejor aún, puede configurar el software para que cuando caiga por debajo de sus niveles nominales, reciba una alerta por correo electrónico que le indique que es hora de obtener más. Y con toda la información del proveedor ya dentro del CMMS, puede configurar fácilmente su pedido.

Siguientes pasos

¿Listo para comenzar a ver los beneficios de un CMMS?

Hippo está aquí para ayudarlo a obtener la solución que mejor se adapte a sus necesidades, lo que incluye responder sus preguntas sobre el software de administración de mantenimiento, ayudarlo a reservar una demostración de software en vivo o incluso programarle una prueba gratuita.

Resumen

Las soluciones modernas de CMMS brindan una larga lista de beneficios, y cuanto más sepa sobre cómo funciona el software, más fácil será comprenderlos. Los gerentes de mantenimiento e instalaciones pueden usar el software para tomar el control de sus operaciones de mantenimiento al hacer que sus datos estén seguros, protegidos y accesibles. Comienza con la computación en la nube, donde todos sus datos viven en una base de datos central. La interfaz es lo que usa para agregar, actualizar y compartir los datos. A diferencia de los métodos de gestión de mantenimiento más antiguos, como el papel y las hojas de cálculo, con un CMMS todos sus datos están siempre actualizados y tener una fuente de verdad significa que nadie en el equipo de mantenimiento está nunca fuera del circuito.

Un buen CMMS facilita la gestión de las órdenes de trabajo, la configuración y la programación de tareas e inspecciones de mantenimiento preventivo, el control del inventario y el aprovechamiento de los datos. Le ayuda a hacer todo esto con una combinación de funciones que puede usar para crear flujos de trabajo optimizados, incluidos módulos para la gestión de órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, inventario e informes.