Cuándo reparar o reemplazar activos

Tradicionalmente, ha sido difícil saber con precisión cuándo dejar de mantener un activo y reemplazarlo por completo. Acertar en el momento adecuado implica muchos números diferentes, por lo que siempre estás apuntando a un objetivo en movimiento.

Cuándo reparar o reemplazar activos

El concepto es sencillo. Cuando el costo de reparar un activo es mayor que su valor, lo reemplaza. Cuando el costo de las reparaciones es menor que el valor, lo reparas.

Es básicamente el mismo concepto utilizado por las compañías de seguros de automóviles. Digamos que usted está en un pequeño choque de guardabarros, y hay daños por valor de $ 2000. Lo primero que hace la compañía de seguros es calcular el valor del automóvil antes del accidente. Por un Ferrari de $80,000 lo reparan. Pero por un Yugo de $ 800, lo cancelan. No vale la pena hacer reparaciones que cuestan más que el valor del auto. Eso es porque era un auto de $800 antes del accidente. Para devolverlo a su valor anterior al accidente, $ 800, que es el valor máximo que tendrá ese automóvil, tendrían que invertir $ 2000 en reparaciones. Recuerde, tanto con el Ferrari como con el Yugo, hay daños por valor de $ 2000. Ese número es el mismo. La empresa decide comparando el costo de las reparaciones con el valor del automóvil antes del accidente.

La idea de determinar el valor de los activos volverá a surgir con más detalle, pero por ahora, vale la pena señalar que a las compañías de seguros no les importa lo que pagó por su automóvil. Se enfocan en su valor justo antes del accidente, que es lo que costaría obtener aproximadamente el mismo automóvil en aproximadamente la misma forma.

Por qué reparar o reemplazar es importante para la gestión de activos

Cuando reemplaza demasiado pronto, está desperdiciando valor. Es como llenar el tanque, conducir un poco y luego tirar el resto del combustible al lado de la carretera.

Cuando reemplaza demasiado tarde, hay impactos reales en su organización, incluido un aumento de:

• Tiempo de inactividad
• Riesgo de accidentes
• Costos laborales
• Retrasos en la producción

Además de eso, más órdenes de trabajo bajo demanda significan más presión para reprogramar y reasignar recursos. Es un verdadero dolor en el cuello.

Para tomar la decisión correcta, necesita tres números:costo de reparación, costo de reemplazo y valor del activo. Pero no puedes simplemente encontrarlos. Necesitas calcularlos.

Ahí es donde su software de gestión de mantenimiento computarizado es útil. Un CMMS es perfecto para recopilar datos y luego mantenerlos seguros y accesibles. Las plataformas modernas están basadas en la nube, lo que significa que todo se mantiene en un solo lugar, lo que garantiza que sus datos estén siempre actualizados. No pierde el tiempo trabajando con un montón de versiones diferentes de los datos flotando en hojas de papel o atascados en archivos adjuntos de correo electrónico de hojas de cálculo. Tan pronto como algo cambia, se asigna una nueva orden de trabajo o se cierra una existente, el conjunto maestro de datos se actualiza. Y debido a que todos están trabajando con los mismos datos, todos están al tanto. Los softwares modernos de órdenes de trabajo no solo recopilan y protegen sus datos, sino que también los procesan. Los informes generados automáticamente llenos de KPI y gráficos fáciles de entender describen el panorama general del mantenimiento.

Cómo calcular el costo de reparación usando el software CMMS

Hay dos tipos, costos únicos y continuos.

Los costos únicos pueden incluir:

• Trabajo
• Materiales asociados y repuestos
• Pérdida de productividad
• Limpieza y reducción del medio ambiente
• Multas reglamentarias

Es posible que el costo de una reparación única sea tan alto que sea mejor reemplazar el activo. Como en nuestro ejemplo con el Yugo, una reparación de $2000 significa salir y encontrar un reemplazo. Tal vez un bonito Lada clásico.

Pero también hay casos en los que se predice que los costos continuos durante la vida útil restante de un activo serán tan altos que es mejor reemplazarlo que repararlo. Los costos continuos pueden incluir la pérdida de calidad y capacidad de producción, así como los costos de mantenimiento durante la vida útil restante del activo.

Ahora que sabe qué números necesita, es fácil hacer que el CMMS se los proporcione. Mirar órdenes de trabajo históricas similares debería darle una idea de cuánto costará una reparación única. Para los costos continuos, puede hacer que el CMMS genere automáticamente informes por usted.

Si descubre que su costo de reparación es alto para cada activo, es probable que sea el momento de considerar el mantenimiento preventivo. Si no tiene un programa implementado, ahora es el momento de obtener uno. Si tiene uno, pero no está dando los resultados que esperaba, ahora es el momento de ajustarlo. En cualquier caso, el software CMMS ayudará. Consulte nuestra serie de libros electrónicos para obtener más información sobre el mantenimiento preventivo.

Cómo calcular el costo de reemplazo usando el software CMMS

No es solo el costo del nuevo activo. El reemplazo comienza con la eliminación. Antes de que pueda instalar su nuevo activo, debe deshacerse del anterior. Luego están los costos asociados con la elección del reemplazo, y estos generalmente incluyen la investigación en línea y el trabajo con los departamentos de ventas. Los nuevos activos también significan invertir en un nuevo inventario de materiales asociados y repuestos. Luego, los técnicos deben recibir capacitación sobre los flujos de trabajo de mantenimiento adecuados y las mejores prácticas. Cuando se instala el nuevo activo, existe el costo de la pérdida de productividad.

Para calcular el costo de reemplazo, sume estos números. No todos están en su CMMS, pero muchos sí. Por ejemplo, las tarifas por hora de la tecnología están ahí porque ya las está utilizando para realizar un seguimiento de los costos laborales. ¿Por qué es útil ese número para calcular el costo de reemplazo? Si desea saber cuánto costará la capacitación, debe saber cuánto le paga a cada técnico por hora de capacitación. Mirar las órdenes de trabajo históricas también puede darle una idea del costo de la pérdida de productividad.

Cómo calcular el valor actual de un activo

La forma más fácil es utilizar el método de línea recta, que le indica cuánto valor pierde su activo cada año. Se llama el método de línea recta porque su activo pierde la misma cantidad cada año.

El método lineal para calcular el valor actual de su activo

Empezar con:

• Lo que pagó por él cuando lo compró por primera vez
• Lo que puede obtener por él cuando lo vende como chatarra, el valor residual
• Cuántos años se prevé que sea útil

Luego use esta fórmula para encontrar la depreciación anual.

(PRECIO ORIGINAL – VALOR DE RESERVA) / AÑOS DE VIDA ÚTIL PREDICTA

Aquí hay un ejemplo rápido. Si un activo cuesta $ 10,000, luego lo puede vender como chatarra por $ 1000, y debería durar diez años, pierde $ 900 por año. Cuando tiene 4 años, ha perdido $3,600 (que son $900 X 4 años). Entonces, a los cuatro años, vale $6400 (que son $10 000 – $3600).

Saber cuándo reparar y cuándo reemplazar le ahorra dinero al obtener el máximo valor de los activos durante su vida útil. Un buen CMMS lo hace más fácil al ayudarlo a recopilar, proteger y trabajar con los datos que necesita para tomar la decisión correcta.