Cinco formas de crear un mejor sistema de control de exportaciones

La creación de un sistema de control de exportaciones efectivo para su organización requiere una asociación y cooperación entre diferentes agencias gubernamentales y sus entidades adyacentes. Con numerosas regulaciones y definiciones a considerar, es importante tener un sistema de cumplimiento organizado que aborde todos los detalles regulatorios. Aunque hay muchas pautas y consejos disponibles sobre el tema, tenga en cuenta que cada organización es responsable de establecer su propio programa. Lea los consejos a continuación para obtener sugerencias sobre cómo comenzar.

Definición de un Sistema de Control de Exportaciones

Captura de pantalla vía BIS

El Departamento de Comercio de EE. UU. a través de la Oficina de Industria y Seguridad (BIS) exige que todas las empresas mantengan un programa de gestión y cumplimiento de exportaciones (EMCP) para regular la transferencia de bienes, software y tecnología más allá de las fronteras del país. Las directrices publicadas por el BIS constan de las siguientes 9 secciones:

• Compromiso de la dirección
• Evaluación de riesgos
• Un EMCP escrito
• Entrenamiento de cumplimiento
• Detección y seguridad del cumplimiento de las exportaciones de la cuna a la tumba
• Mantenimiento de registros
• Auditorías/Evaluaciones
• Informes y escalamiento
• Acción correctiva

Esta documentación se creó para ayudar a las empresas a establecer sus propios programas internos de cumplimiento que son únicos para sus planes y movimientos comerciales.

Aquí hay cinco formas importantes de garantizar que su sistema de control de exportaciones se cree teniendo en cuenta las mejores prácticas para adaptarse a los requisitos futuros:

1. Aclarar roles y responsabilidades

Es importante construir su sistema de control de exportaciones en torno a sus procesos comerciales existentes; la mejor manera de hacerlo de manera efectiva es comenzar con su equipo ejecutivo y sus empleados. Para asegurar el compromiso crítico de la gerencia, designe a un oficial de exportación de alto rango para supervisar el programa de cumplimiento y garantizar que se sigan todos los componentes. También es importante establecer roles claros entre el personal que trabaja con el control de exportaciones para aclarar cómo se administrará y mantendrá el programa. Con esta nueva transparencia entre las partes interesadas más vitales de su organización, ahora puede concentrarse en los detalles necesarios para llevar a cabo el programa.

2. Identificar y controlar los datos técnicos

Captura de pantalla vía BIS

Tener una lista completa de todas las aplicaciones, servidores, software en la nube y servicios de almacenamiento de archivos que utiliza su empresa es un excelente primer paso para determinar qué datos técnicos deben controlarse. Hay dos grupos de regulaciones que definen los controles de exportación de datos técnicos:las Regulaciones de Administración de Exportaciones (EAR) y las Regulaciones de Tráfico Internacional de Armas (ITAR). Según el número de clasificación de control de exportación (ECCN) de sus productos, los tipos de datos técnicos que se deben controlar son únicos en cada caso. Debido a esto, es especialmente importante revisar minuciosamente todos los datos relevantes relacionados con el producto, como el diseño, la producción, el funcionamiento y el mantenimiento.

Dentro de su sistema de control de exportaciones, también es imperativo establecer verificaciones de seguridad adecuadas para restringir el acceso a los datos técnicos controlados. A menudo, estos se organizan mejor como un Plan de control de tecnología (TCP) que describe completamente los métodos de control digital y físico para administrar el acceso a los datos. A menudo, los datos pueden pasarse por alto cuando se trata del cumplimiento de las normas de exportación, pero son tan importantes como los equipos, el embalaje y otro hardware.

3. Instituir controles de acceso al sitio y etiquetado

Debe etiquetar correctamente sus artículos controlados, incluidos los datos técnicos, los dispositivos de almacenamiento externo con información confidencial y todos los equipos, piezas y contenedores de almacenamiento relacionados. Si hay socios externos involucrados en la operación, es posible que se justifiquen letreros y etiquetas adicionales en los artículos y dentro de sus instalaciones. Para el etiquetado de equipos, utilice etiquetas UID permanentes, soluciones duraderas y duraderas que están diseñadas para adaptarse a las necesidades estipuladas por el Departamento de Defensa. El plan de seguridad de su sitio debe proporcionar un control de acceso completo para las áreas que deben protegerse en función de los artículos controlados presentes. Cualquier viaje o transporte de artículos o datos por parte de los empleados también debe ser estrictamente controlado.

4. Aclare su documentación de exportación y mantenimiento de registros

Ya hemos cubierto datos y equipos, pero el control de documentos también es un aspecto vital para establecer un sistema sólido de cumplimiento de las exportaciones. Con tantos formularios, procedimientos y registros para realizar un seguimiento, es una buena idea revisar la información de la documentación mantenida en las pautas de EMCP.

Las regulaciones de exportación son complejas, involucran regulaciones en constante cambio y numerosos términos importantes que su equipo debe comprender. La capacitación va de la mano y, como resultado, más allá de los simples registros de capacitación, existen muchas oportunidades para reforzar los roles y las responsabilidades mientras se mantienen los sistemas de cumplimiento de exportaciones a la vanguardia.

5. Mantenga un sólido proceso de auditoría desde el principio

La mejor manera de prepararse para la supervisión y auditoría externa es crear una auditoría interna sólida como parte de su programa de control de cumplimiento. Al programar revisiones razonablemente frecuentes de sus sistemas, documentación y procedimientos, puede asegurarse de que cualquier problema se corrija de manera oportuna. Su sistema de control de exportaciones representa su medio principal para proteger sus envíos, propiedad e información interna.

La base de un sistema de control de exportaciones compatible es el etiquetado adecuado. Obtenga más información sobre los servicios expertos de registro e instalación de etiquetas UID de Camcode aquí.