Cómo formatear correctamente las etiquetas de activos:normas reglamentarias y otras consideraciones

Las etiquetas de activos son una herramienta crucial para las empresas que rastrean y administran activos costosos. Si bien hay una variedad de opciones de formato para las etiquetas de activos, el formato específico de las etiquetas de activos que es mejor para una empresa puede no ser el más adecuado para otra. El mejor formato depende de varios factores, como el tipo de activos que se rastrean, la secuencia numérica y/o las simbologías de códigos de barras utilizadas para rastrear otros activos de la empresa (si ya se rastrean otros activos) y otras consideraciones.

Estándares reglamentarios

Además, algunas industrias tienen estándares que regulan cómo se deben etiquetar los activos y el inventario físico para garantizar la coherencia y agilizar el proceso de transición de activos o datos entre organizaciones. Por ejemplo, GS1 emite estándares para la industria minorista, así como para fabricantes y proveedores, incluidos estándares generales y estándares específicos enfocados en la identificación, captura de datos, intercambio y uso para mejorar la colaboración global.
The Food and La Administración de Medicamentos (FDA) identifica el Estándar de etiquetado de proveedores de códigos de barras de la industria de la salud (HIBC SLS) como el estándar de datos para la Identificación única de dispositivos (UDI), un estándar desarrollado por el Consejo de comunicaciones comerciales de la industria de la salud (HIBCC). La regulación de la FDA exige que los dispositivos estén etiquetados con un identificador de producto, así como con un identificador de etiquetador, como HIBC LIC. La Administración Federal de Carreteras (FHWA), la Agencia de Protección Ambiental (EPA), el Grupo de Acción de la Industria Automotriz (AIAG) y una variedad de otras entidades también emiten estándares específicos de la industria que abordan los procedimientos de identificación y formateo requeridos para varios tipos de activos de la industria.
Entonces, el primer paso para determinar el formato apropiado para sus etiquetas de activos es familiarizarse con todos los estándares aplicables de la industria, específicamente los estándares que estipulan los procedimientos de identificación de activos o formatos de etiquetas requeridos.
Además de cualquier requisito aplicable de la industria , hay varias opciones de formato a tener en cuenta para las etiquetas de activos:

• Leyenda (título o título)
• Límite de caracteres de texto
• Fuente
• Numeración secuencial
• Codificación de colores
• Código de barras
• Logotipo de la empresa

Siga leyendo para obtener más información sobre estas diversas opciones de formato a continuación.

Subtítulo (Título o título)

Muchas etiquetas de activos utilizan un título o leyenda que dice "Propiedad de", aunque en muchos casos, este es un elemento innecesario, especialmente si el nombre o el logotipo de la empresa están impresos en otra parte de la etiqueta. Sin embargo, hay otros subtítulos que se usan a menudo para las etiquetas de activos, como:

• No quitar
• ¡Peligro!
• Alquilado por
• Instalado por
• Etiqueta de garantía
• Para llamada de servicio
• Para llamadas de ventas
• Número de registro
• Lote #
• Fecha de servicio

Para los activos de alto valor que pueden perderse o ser robados, los subtítulos como "Recompensa si se encuentra" o "Si se encuentra, llame" pueden ser útiles, así como subtítulos como "No eliminar". Los subtítulos como "Instalado por" y "Para llamada de servicio" pueden ser información útil para los activos que requieren mantenimiento periódico, lo que facilita que los empleados se comuniquen con la empresa adecuada con la información correcta para organizar el servicio y recuperar los activos en condiciones de funcionamiento tan pronto como sea posible. lo más rápido posible.

Límite de caracteres de texto

La mayoría de las etiquetas de activos tienen un límite de caracteres de texto de aproximadamente 24 caracteres, lo que se debe al espacio restringido disponible. Las etiquetas de activos comúnmente vienen en tamaños estándar de 1,5 por 0,75 pulgadas hasta 2 pulgadas por 1 pulgada. Si necesita caracteres adicionales, puede hacerlo reduciendo el tamaño de fuente; sin embargo, una fuente más pequeña puede dificultar la legibilidad. Alternativamente, puede considerar una etiqueta de propiedad personalizada más grande para permitir el espacio adecuado.

Fuente

La legibilidad es una consideración importante al formatear etiquetas de activos. Además del tamaño de la fuente, el estilo de la fuente puede tener un gran impacto en la legibilidad. La mayoría de las etiquetas de activos usan fuentes Arial o Helvetica, aunque hay otras opciones de fuentes disponibles si se necesita un diseño personalizado.

Numeración secuencial

Las etiquetas de activos se utilizan para identificar y rastrear activos, lo que significa que cada activo debe tener un número de identificación único. Hay una variedad de opciones de sistemas de numeración, que van desde un sistema de numeración secuencial numérico simple hasta una fórmula más compleja que incluye prefijos para identificar la empresa, el departamento, el fabricante o incluso la fecha de fabricación o el tipo de activo.

Codificación de colores

La personalización adicional de etiquetas de activos es posible mediante la codificación de colores. El código de colores se puede usar en lugar de un prefijo para identificar un departamento o tipo de activo, o para indicar cualquier variable que sea útil para la organización para identificar y rastrear activos.

Código de barras

Muchas etiquetas de activos incluyen etiquetas de código de barras, que permiten escanear etiquetas de activos en lugar de leer etiquetas y documentar la información manualmente. Esto puede reducir significativamente los errores de documentación resultantes de errores humanos y también puede acelerar los procesos de manera espectacular. Hay varias simbologías que se pueden usar para los códigos de barras, incluidas las simbologías de códigos de barras 1D y 2D. Los códigos de barras pueden ser solo numéricos o alfanuméricos, según el sistema de códigos de barras y los requisitos existentes de la empresa. Para industrias muy reguladas, es posible que se requieran simbologías de códigos de barras específicas según los estándares de la industria.

Logotipo de la empresa

La impresión del logotipo de la empresa en las etiquetas de activos permite el reconocimiento instantáneo de la propiedad y, como resultado, es menos probable que los activos equipados con estas etiquetas sean robados o manipulados, lo que mejora la seguridad. Como se mencionó, la impresión del logotipo de la empresa en las etiquetas de activos también elimina la necesidad de usar el título o el espacio del título para identificar a la empresa como propietaria o arrendataria del activo, liberando ese valioso espacio para otra información importante del activo.
Si bien hay una variedad de opciones a considerar, no existe una sola forma correcta o incorrecta de formatear etiquetas de activos, pero existen algunas mejores prácticas que, cuando se siguen, hacen que las etiquetas de activos sean más útiles y prácticas, incluso reducen el riesgo de robo y mejoran la seguridad. La excepción a esta regla es cuando una empresa está sujeta a normas y estándares de la industria, que pueden estipular formatos y elementos específicos requeridos que deben estar presentes en las etiquetas de activos. El mejor curso de acción es consultar con un proveedor experimentado de soluciones de seguimiento de activos con la experiencia para guiarlo en el diseño de una solución personalizada de etiquetas de activos que esté en línea con todos los estándares y regulaciones aplicables, al mismo tiempo que utiliza las mejores prácticas establecidas para garantizar que obtenga el mayor kilometraje posible de su inversión.