Automatización de cuentas por pagar:lucha contra el fraude pago por pago

La automatización de las cuentas por pagar brinda tranquilidad a los contadores sobre el riesgo de fraude y también agiliza todo el proceso, desde la decisión de compra a la aprobación de facturas con pagos electrónicos incluidos en la experiencia

Pronunciar la palabra "contabilidad" puede despejar rápidamente una habitación o dejarlo con una audiencia reducida de oídos silenciados. A pesar de la presencia de pagos y facturas en casi cualquier empresa, los procesos contables a menudo se pueden cumplir con poco interés e innovación. La automatización y el cambio tecnológico han mejorado el software de finanzas y las herramientas en línea y, sin embargo, los procedimientos contables estándar, como las cuentas por pagar, siguen siendo dolorosamente tediosos y manuales. Con un aumento en los pagos fraudulentos (el 63 % de las empresas están experimentando más fraudes y pérdidas en 2018 que nunca), la automatización de las cuentas por pagar se está convirtiendo rápidamente en la única forma de lidiar con la sofisticación del delincuente moderno. Esto permite a las empresas alcanzar un nivel completamente nuevo de supervisión cuando automatizan los procesos de pago. Así es como:

Control de credenciales de usuario y acceso

Controlar y, lo que es más importante, saber quién puede solicitar y realizar pagos es el primer paso para combatir el fraude. La automatización de cuentas por pagar proporciona una solución fácil a esto porque cada factura y solicitud de pago se enruta instantáneamente a través de canales preestablecidos para su aprobación. El acceso de los usuarios de los empleados también se controla estrictamente en la mayoría de las soluciones de automatización de puntos de acceso, al permitir que los administradores personalicen las credenciales de los usuarios en función del puesto de trabajo u otros factores.

Según un informe de la AFP, más de un tercio de los fraudes en los pagos han sido internos e involucran a empleados contratados. En los sistemas manuales de cuentas por pagar, cualquier empleado podría autorizar un pago y pasaría desapercibido. Por lo tanto, la automatización de las cuentas por pagar permite que solo ciertos empleados accedan a los datos almacenados electrónicamente y estas soluciones pueden incluso configurar un sistema interno de controles y balances.

Informes y notificaciones a pedido

La Asociación de Examinadores de Fraude Certificados (ACFE) estima una mediana de 16 meses antes de que se detecten esquemas de fraude. Adoptar la automatización de cuentas por pagar eliminaría esta búsqueda, ya que ofrece responsabilidad con cada pago que se registra en el sistema digital, creando instantáneamente un registro de auditoría. Esto no solo permite que los detalles de la transacción se encuentren de manera eficiente si una empresa sospecha de una actividad fraudulenta, sino que también puede ayudar a disuadirla por completo. Las herramientas automatizadas de detección de fraude, como el pago positivo, también se pueden configurar con la automatización de cuentas por pagar para contrarrestar el fraude con cheques y las estafas de phishing.

Las soluciones de automatización de cuentas por pagar a menudo pueden rastrear cambios de precios, rastrear un mayor volumen de facturas, identificar facturas faltantes y, a través de notificaciones inmediatas, marcar cualquier modificación o actividad no verificada. Algunas soluciones ofrecen informes a pedido, así como registros de auditoría de facturas y pagos para que los administradores puedan saber exactamente qué acciones se han realizado en cualquier factura en cualquier momento. Las medidas de notificación adicionales también pueden mejorar la seguridad. Por ejemplo, cuando cambia la información del proveedor, se puede enviar una notificación instantánea por correo electrónico a los administradores de pagos.

Establecer flujos de trabajo y procesos

Los procesos de cuentas por pagar pueden producir una montaña de papeleo y aprobaciones. La automatización del sistema puede aliviar este volumen, pero también establecer mejores prácticas y flujos de trabajo estandarizados. Esto incluye una centralización de toda la actividad y adherirse a una medida paso a paso para pasar cada fase de aprobación y pago.

De forma manual, los pagos pueden fallar fácilmente, pero cuando se automatizan en la nube, todo el proceso de aprobación y flujo de trabajo se puede completar desde cualquier lugar. Este flujo de trabajo establecido puede incluir garantizar que los montos facturados sean correctos, que se notifique a todas las partes relevantes o aprobar los gastos a intervalos apropiados.

Las cuentas por pagar pueden ser una parte frustrante y lenta de la contabilidad para los profesionales financieros. La automatización de las cuentas por pagar brinda tranquilidad a los contadores sobre el riesgo de fraude y también agiliza todo el proceso, desde la decisión de compra hasta la aprobación de facturas con pagos electrónicos incluidos en la experiencia. Es otro ejemplo más de cómo la transformación digital puede ahorrar tiempo y recursos a las organizaciones y, en este caso, ayudar a prevenir pérdidas por fraude.

Catherine Dahl es la directora ejecutiva de Beanworks, una solución de automatización de cuentas por pagar líder. Como Contadora Profesional Colegiada (CPA) y Contadora Administrativa Certificada (CMA) con más de 25 años de experiencia en administración y contabilidad operativa, Catherine mantiene una perspectiva única en la industria de la contabilidad en general. Ha utilizado este conocimiento experto para dirigir Beanworks durante los últimos cinco años y construir una empresa próspera con un personal altamente motivado y de rápido crecimiento.