Cómo encontrar sus casos de uso de RPA, parte. 1:3 formas en que los robots pueden hacerlo mejor

En mercados cada vez más competitivos, adaptarse es la única forma en que las empresas pueden mantenerse a la vanguardia. Para poder adaptarse, las organizaciones deben poder moverse de manera rápida y eficiente.

En un mundo marcado por la disrupción tecnológica, la eficiencia ha ocupado un lugar central.

Hasta hace poco, los líderes empresariales solo tenían unas pocas opciones costosas para manejar los problemas de eficiencia; contrataron a más personas, compraron una solución de terceros y/o personalizaron su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP). La automatización robótica de procesos (RPA) presenta una oportunidad para transformar los procesos que conducen a la ineficiencia.

Con RPA, las empresas pueden usar robots de software para crear ciclos de desarrollo más cortos y aumentar la solidez, por un precio menor.

Los líderes de hoy están aprendiendo cómo lograr resultados comerciales dividiendo el trabajo entre personas y robots, utilizando sus respectivas fortalezas en consecuencia. Por ejemplo, muchos procesos implican tareas repetitivas y tediosas, así como una cognición bien entrenada y de alto nivel. Cuando las organizaciones distribuyen tareas adecuadamente entre robots y humanos, los resultados pueden ser asombrosos.

En este artículo, la primera parte de una serie de dos partes, nos centraremos en tres escenarios de automatización desatendida en el que las organizaciones ejecutan procesos entre bastidores, con poca o ninguna intervención humana. Este video brinda un recordatorio rápido de cómo difieren las automatizaciones desatendidas y atendidas:

La segunda parte de esta serie se centrará en los casos de uso de RPA para la automatización asistida en la que los empleados trabajan con robots de forma colaborativa, en tiempo real en sus PC locales.

Aquí hay tres escenarios de automatización desatendida donde los robots trabajan de forma independiente para iniciar y completar procesos.

1. Procesamiento totalmente autónomo:basado en excepciones

La necesidad de procesar cantidades masivas de datos presenta uno de los casos de uso más claros para RPA. En este ejemplo, nos centraremos en algunas de nuestras compañías de seguros de salud que procesan grandes volúmenes de reclamaciones y facturas.

Los datos se almacenan en múltiples sistemas, algunos heredados y otros modernos, lo que requiere que los empleados muevan la información de un sistema a otro, actualizándola y verificándola en el camino. La automatización es difícil porque muchos sistemas no tienen API que permitan una fácil integración.

Con RPA, las organizaciones de seguros de salud y las empresas con problemas similares pueden automatizar estos procesos para que se ejecuten sin necesidad de intervención humana.

Por lo general, uno o más robots se ubicarán en máquinas virtuales o en computadoras de back-office y ejecutarán una automatización desatendida. Los administradores pueden establecer el cronograma en su plataforma RPA y asignar la cantidad óptima de robots para procesar las reclamaciones y facturas y cumplir con el acuerdo de nivel de servicio (SLA) de la empresa. Esto se puede hacer fácilmente en UiPath Orchestrator. Los humanos no están involucrados, excepto para manejar raras excepciones que Orchestrator mostrará a los usuarios designados.

Aunque no haya humanos presentes, una automatización desatendida suele ser más segura que un proceso manual porque puede limitar el acceso a los datos del robot.

Mientras tanto, los principios de codificación de mejores prácticas brindan auditorías completas y precisas para el cumplimiento.

Con los robots trabajando continuamente, los humanos son libres de realizar actividades de mayor nivel. Los humanos que antes pasaban su tiempo moviendo y validando datos ahora pueden concentrarse en iniciativas que requieren un pensamiento más profundo, reaccionando más rápido a las demandas cambiantes de los asegurados. Las conversaciones con los clientes tienen el tiempo y el espacio para desarrollarse, y los empleados pueden concentrarse en crear una mejor experiencia para el cliente.

2. Procesamiento preparado por humanos:configúrelo y olvídese

Algunos procesos necesitan intervención humana para comenzar, pero requieren trabajo manual lento para completarse. Con RPA, las organizaciones pueden involucrar a humanos solo cuando sea necesario.

Cuando un ser humano inicia el proceso y se lo pasa a un robot para que lo complete, se obtiene lo mejor de la creatividad humana y la eficiencia del software.

Los humanos pueden concentrarse en el pensamiento de alto nivel, sabiendo que los robots garantizarán la entrega con la mejor documentación y notificaciones de su clase.

Aquí hay un ejemplo de cómo una compañía hipotecaria usa este tipo de automatización:

En los Estados Unidos, el proceso típico de compra de una vivienda requiere que los prestamistas soliciten de forma rutinaria tasaciones hipotecarias que brinden estimaciones imparciales del valor de cada vivienda. A pesar de su importancia, ordenar tasaciones es repetitivo y propenso a errores.

Peor aún, si una tasación hipotecaria se ordena tarde, puede retrasar todo el proceso del préstamo e incluso correr el riesgo de sufrir repercusiones de la Oficina de Protección Financiera del Consumidor u otros organismos gubernamentales.

El problema de las valoraciones se reduce a las limitaciones inherentes del trabajo humano.

La lógica humana es necesaria para iniciar el proceso, pero completarlo requiere pasos manuales repetitivos. Con RPA, una persona puede iniciar el proceso al designar exactamente cuándo se debe solicitar la tasación, especificar los complementos apropiados y elegir la empresa de tasación.

La tasación de una hipoteca puede tardar solo diez minutos en completarse, pero el valor real para los prestamistas es ahorrar cientos de miles de dólares al garantizar que menos préstamos requieran escalamiento debido a las tasaciones retrasadas. Mientras tanto, los empleados pueden completar pedidos más rápido y trabajar más de cerca con los compradores de vivienda, asegurando que los clientes obtengan las respuestas que necesitan.

Profundice en el ejemplo (arriba) :La empresa completamente automatizada está aquí (y así es como se ve)

3. Humano en el circuito:Validación

Muchos procesos ineficientes no presentan casos de uso claros de RPA porque requieren un juicio humano intermitente, pero necesario.

Sin embargo, con la plataforma RPA adecuada, puede crear una automatización que solicite dinámicamente la intervención humana a medida que surjan los problemas, lo que garantiza que los humanos solo intervengan cuando sea necesario.

Tome un departamento de cuentas por pagar (AP), por ejemplo. Los departamentos de AP a menudo se ven atascados procesando facturas y cargando selecciones de datos en un ERP como SAP. La mayoría de las facturas que procesan los departamentos de AP no son estándar, lo que significa que pueden ser documentos en papel, faxes o archivos PDF, llenos de datos no estructurados en diferentes formatos.

El trabajo manual es oneroso y lento para los humanos, y la complejidad hace que el procesamiento de facturas sea un desafío para las herramientas de automatización tradicionales.

Utilizando modelos de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y aprendizaje automático (ML), RPA puede interpretar estas facturas y seleccionar información clave para su procesamiento. Ocasionalmente, es posible que un robot no pueda hacer coincidir un dato en particular con un tipo de datos conocido (como el monto de la factura). En lugar de fallar en el proceso y hacer que un usuario revise la factura completa, el robot desatendido puede indicarle a un humano que se necesita una entrada. En este escenario de humano en el circuito (a veces denominado "humano en el medio"), el humano puede revisar y completar las tareas antes de dejar que el robot se haga cargo.

Con este caso de uso en mente, el departamento de AP puede implementar un robot desatendido automatizado con un sistema de seguridad humano. El robot desatendido usa OCR para procesar facturas y cargar datos a SAP, pero si el OCR no puede ver claramente un campo, el robot puede notificar a los usuarios por correo electrónico que el proceso necesita su verificación. Los empleados de AP solo necesitan intervenir según sea necesario, para que puedan dedicar su tiempo a tareas más críticas, como la elaboración de presupuestos y la planificación.

A medida que el humano aclara las excepciones a mitad del proceso, esos cambios se retroalimentan al modelo ML, que aprende de las actividades del humano. Una vez que el modelo se vuelve a entrenar, no necesitará la intervención humana para manejar ese escenario la próxima vez que se encuentre con él.

Un proceso que antes parecía impenetrable para la automatización en realidad presenta un caso de uso convincente de RPA. Con un humano en el medio, puede reducir la participación humana a la validación, y luego ML puede reducirla aún más.

Creando la fuerza laboral del futuro

Aprovechar al máximo la automatización requiere que las organizaciones reformulen su forma de pensar sobre sus procesos y la mano de obra necesaria para completarlos. Si piensa que la "automatización es lo primero", la transformación digital puede ser un objetivo alcanzable en lugar de una aspiración.

La fuerza laboral del futuro será un híbrido de mano de obra humana y robótica, y las organizaciones más efectivas abordarán cada problema considerando primero el grado de automatización que usarán. Las organizaciones sobresalen gracias a su gente, y cuanto más puedan las organizaciones liberar a su fuerza laboral humana para realizar un trabajo creativo, más éxito tendrán. Una fuerza laboral híbrida y digital permite que los humanos sean más humanos y más exitosos que nunca.

Estén atentos a la segunda parte para aprender cómo los robots asistidos pueden trabajar junto con los humanos para permitir la automatización incluso en los procesos más dinámicos.

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