Cómo nuestros propios robots nos devolvieron 306 000 horas

¿Cómo se automatiza una empresa de automatización?

Escuchamos esta pregunta a menudo. ¡Y con razón! Si lo alentamos a que se convierta en una empresa completamente automatizada™, es razonable que nosotros también lo seamos.

Ayer informamos nuestro primer trimestre como empresa pública. A partir de hoy, cada trimestre después de nuestras ganancias, anunciaremos las últimas estadísticas de nuestro propio programa de automatización en toda la empresa dirigido por nuestro Centro de Excelencia (CoE) de automatización. En la actualidad, hemos automatizado más de 306 000 horas de trabajo internamente, todo mientras aumentamos nuestra fuerza laboral a más de 3000 empleados de UiPath en todo el mundo.

306 000 horas de creación de capacidad es el equivalente a saltar 12 500 días en el futuro* hasta agosto de 2055. O quizás de manera más práctica, es como si cada empleado de UiPath contribuyera con 54 semanas de trabajo en un año (no 52). Nuestros robots son un componente clave para el crecimiento sostenible.

*Y eso se basa en días de 24 horas. Si contamos ocho horas por día (una jornada laboral típica en muchos países), los miembros del equipo recuperan casi 40.000 días de trabajo gracias a sus robots.

Nuestra experiencia va en contra de la narrativa popular de que la automatización impacta negativamente en los trabajos. Para nosotros, y para muchos de nuestros clientes, el uso de robots de software permite una mejor experiencia del cliente y del empleado, un mayor apalancamiento operativo y una oportunidad para abordar la paradoja de la productividad (a pesar de décadas de progreso tecnológico, la tasa de productividad de la sociedad está disminuyendo).

Esperamos que las lecciones que hemos aprendido puedan ayudarlo en su propio viaje para convertirse en una empresa totalmente automatizada. Una empresa totalmente automatizada:

1. Asigna todo el trabajo automatizable a robots con un CoE escalado

2. Libera a los empleados para que se concentren en un trabajo satisfactorio, valioso y estratégico

3. Democratiza la automatización y crea un ejército de desarrolladores ciudadanos

4. Infunde inteligencia artificial (IA) en todas las facetas del trabajo

Lección 1:Asigne todo el trabajo automatizable a robots con un CoE escalado

Naturalmente, los empleados de UiPath han asumido proyectos de automatización desde que comenzó la empresa. Pero en 2019, hicimos un esfuerzo concertado para escalar nuestro CoE de automatización global.

Necesitábamos un CoE de automatización dedicado para identificar los mejores procesos para la automatización dentro de cada departamento, evaluar y crear ideas de robots de colaboración colectiva y realizar un seguimiento del impacto de nuestro programa.

Nuestro CoE visualiza un mundo donde:

• Cada cliente se beneficia de nuestra experiencia utilizando nuestra propia tecnología

• Todos los empleados tienen fácil acceso a las tecnologías de automatización

• Hacemos realidad "un robot para cada persona™" todos los días

UiPath Automation Hub ha sido fundamental en la implementación de nuestra estrategia de automatización en toda la empresa. Nos permite identificar, administrar y priorizar nuestra canalización e ideas de automatización en una ubicación central en lugar de depender del frustrante proceso de conciliar hojas de cálculo separadas, notas Post-it® con ideas de automatización y correos electrónicos.

Para lograr la automatización a escala, necesitábamos avivar y hacer crecer el entusiasmo de toda la empresa en torno a la automatización. Tradicionalmente, cuando se trata de la estructura del CoE, las organizaciones tienen dos opciones:centralizadas o federadas.

• Un CoE centralizado modelo une la transformación digital en un equipo central que posee la estrategia organizacional.

• Un CoE federado estructura delega la estrategia de automatización a las unidades de negocio individuales, que identifican sus propios objetivos.

Combinamos los dos enfoques. La mayor parte de nuestro CoE trabaja en Rumania, pero se complementan con campeones internos de automatización y desarrolladores ciudadanos dentro de cada equipo en todo el mundo.

A través de solicitudes a través de campeones de automatización, el CoE ayuda a cada departamento a asignar todo el trabajo automatizable a los robots.

Por ejemplo:

• Finanzas ha simplificado el proceso desde el pedido hasta el cobro, uniendo innumerables sistemas como Salesforce, Netsuite y más

• El marketing aprovecha los robots para consolidar información relevante para los correos electrónicos semanales a nuestro equipo de ventas

• Compras une la información de nuestro sistema de compras, Coupa, con otras aplicaciones posteriores, lo que agiliza el procesamiento de pedidos

• El departamento legal garantiza el cumplimiento del RGPD en todas las bases de datos de la empresa

• People Ops construyó un robot 'Avokudos' que alienta a los empleados a compartir comentarios positivos en Slack

También tenemos una gran cantidad de automatizaciones desatendidas que se ejecutan en segundo plano. Nuestro equipo de Finanzas ha automatizado el proceso desde el pedido hasta el cobro con numerosas automatizaciones desatendidas que ahorran tiempo.

Ver la infografía completa para ver todas las formas en que el equipo de finanzas de UiPath utiliza los robots.

Lección 2:Libere a los empleados para que se concentren en un trabajo valioso y satisfactorio

Nuestro viaje hacia las 306 000 horas ahorradas no habría sido posible sin el Asistente de UiPath.

Cargado directamente en el escritorio de cada empleado, el Asistente de UiPath brinda a las personas acceso a una biblioteca de automatizaciones y aplicaciones prediseñadas impulsadas por automatizaciones a las que pueden acceder con un clic del mouse.

A través de UiPath Assistant, los usuarios pueden implementar rápidamente robots en sus computadoras. Estas automatizaciones nos permiten hacer de todo, desde capturar texto de cualquier imagen con reconocimiento óptico de caracteres (OCR) hasta controlar una presentación con nuestras voces y crear cotizaciones de ventas.

Mediante el uso de una biblioteca de robots preconstruidos, cada empleado puede centrar su atención en construir relaciones con los clientes en lugar de completar formularios tediosos.

Lección 3:Democratizar la automatización y comunicarse con frecuencia

Hemos compartido cómo creemos que la estrella sorpresa de TI es el desarrollador ciudadano.

Los desarrolladores ciudadanos han sido parte integral de nuestros propios esfuerzos de automatización. Naturalmente, hay cientos de desarrolladores profesionales entre nuestros equipos de CoE, Preventas, Éxito del cliente y Producto. Y si bien generan una enorme cantidad de valor y horas ahorradas, también están surgiendo desarrolladores ciudadanos entre áreas sorprendentes como Marketing, Ventas y Adquisiciones.

Proporcionar a los desarrolladores ciudadanos las herramientas que necesitan para tener éxito es un deber vital del CoE. Cada empleado tiene acceso no solo a Assistant y Automation Hub como se mencionó anteriormente, sino también:

• UiPath StudioX para crear sus propias automatizaciones con un lienzo simple de código bajo

• UiPath Apps para crear interfaces personalizadas para sus automatizaciones

• UiPath Automation Ops facilita que nuestro CoE gobierne el acceso a estas herramientas y brinda a los desarrolladores ciudadanos las medidas de seguridad necesarias

El CoE también patrocina un programa de desarrolladores ciudadanos formales a través del cual casi 100 empleados han sido designados como desarrolladores ciudadanos formales. Aumentan el CoE asumiendo proyectos de automatización simples que aparecen en Automation Hub.

La DevCon de la próxima semana tiene una sesión completa sobre cómo impulsar la automatización dirigida por los ciudadanos. El evento virtual gratuito está abierto al público y es ideal para su equipo CoE:

También hemos encontrado que la comunicación es clave en el desarrollo de desarrolladores ciudadanos.

Todas las iniciativas de automatización empresarial necesitan una comunicación constante y transparente. Sin ella, los equipos operan en silos y pueden perder oportunidades de automatización multifuncional. Con él, los miembros del equipo se sienten empoderados e interesados ​​en aprovechar la nueva tecnología de formas innovadoras y emocionantes.

Nuestro CoE se comunica a través de tres canales principales:

1. Centro de automatización . Este es nuestro mejor activo para compartir y explorar ideas de automatización

2. Slack. Agregamos a todos los empleados a un canal específico del CoE (con un robot, naturalmente) donde publicamos anuncios regulares

3. Una página de intranet del CoE . Creamos una página de inicio interna dedicada al CoE, donde los empleados pueden ver los resultados de la automatización, revisar nuestro cuadro de mando mensual, consultar testimonios y enviar ideas a Automation Hub

Este enfoque crea una comunicación bidireccional entre el CoE y el resto de UiPath. A través de estos tres canales, las personas pueden ver el trabajo que realizan los robots en tiempo real dentro de la empresa, inspirarse para enviar sus propias ideas y recibir actualizaciones sobre sus automatizaciones en curso.

Lección 4:infundir IA en todas las facetas del trabajo

Las capacidades de IA se ofrecen en toda la plataforma UiPath, desde nuestra solución Task Mining que ayuda a identificar candidatos de automatización hasta AI Computer Vision que permite a los robots ver las pantallas de las computadoras como nosotros.

Como el "cliente cero" que prueba nuevos productos, el CoE tiene un asiento en la primera fila para aprovechar las automatizaciones habilitadas para IA. En el último año, hemos utilizado IA para descubrir procesos comerciales, acelerar el procesamiento de facturas y optimizar nuestros servicios de asistencia técnica de TI.

¿Quiere allanar su propio camino hacia 306 000 horas ahorradas (y más) con herramientas infundidas con IA?

Explore UiPath.com/CoE para aprender:

• Cómo usamos Task Mining para identificar candidatos ideales para la automatización

• Algunas de las automatizaciones favoritas de nuestro C-suite

• Cómo un chatbot que cuenta chistes está transformando nuestra mesa de servicio de TI

Marque UiPath.com/CoE para obtener más lecciones aprendidas en nuestro camino hacia la empresa completamente automatizada.

Esperamos poder compartir el progreso de nuestro propio desempeño de automatización interna cada trimestre.