Solo en casa:Guía de supervivencia de trabajo remoto (Parte 1)

Está bien, a menos que haya estado viviendo completamente fuera de la red estos últimos meses, entonces sabrá que es muy probable que llegue a trabajar desde casa en el futuro previsible. Sin embargo, también es muy probable que su experiencia de trabajo desde casa tenga resultados mixtos, según las herramientas de colaboración y la infraestructura corporativa que se proporcionen. Esta publicación forma parte de una serie sobre cómo aprovechar al máximo esta situación, lo que con suerte ayudará a allanar el camino para una forma de trabajo más flexible, una vez que la situación actual haya pasado.

Si su empresa ya se ha mudado a una solución totalmente basada en la nube, como Teams y Office365, entonces está en casa y seco. Aquí, todo, archivos, programas, datos, herramientas y todo lo que necesita, está en la nube. Siempre que tenga una conexión a Internet, ya sea en casa, en el tren o en la cafetería, podrá iniciar sesión y trabajar como lo hace normalmente, lo que significa que seguirá funcionando como siempre.

Uno de los requisitos clave para cualquier solución basada en la nube es la conectividad. La mayoría de nosotros estaremos en casa, ya sea utilizando nuestra conexión de banda ancha doméstica o el punto de acceso de nuestro teléfono móvil. En la mayoría de los casos, el trabajo remoto no tendrá los mismos desafíos que trabajar en la red corporativa interna basada en MPLS. Cuando trabaja desde casa, su conexión es directa a través de Internet, evitando los firewalls corporativos, los servidores DNS, el punto de ruptura y cualquier latencia geográfica relacionada con los inquilinos. Tener una conexión directa significa que puede experimentar un mejor rendimiento en casa (a menos que la conexión en casa sea muy lenta) de lo que podría estar acostumbrado en la oficina.

Sin embargo, puede encontrar que, aunque esté ejecutando una herramienta de colaboración basada en la nube, es posible que algunos de sus datos y programas clave aún se almacenen en servidores de archivos o archivos compartidos internos. El acceso a estos solo puede ser a través de una conexión VPN y necesitará un token (token duro que parece un llavero o un token suave de una aplicación en su teléfono inteligente) para ayudar a autenticarse durante el inicio de sesión. Aunque es seguro, esto puede ser engorroso, pero puede solucionarlo. La forma más sencilla es mover sus archivos clave a OneDrive (otra solución de almacenamiento basada en la nube recomendada por la empresa) mediante el administrador de archivos o el correo electrónico de la empresa. Dependiendo de cuánto tiempo deba trabajar fuera de la oficina, es posible que encuentre más y más archivos y datos almacenados en la nube.

Algunos de ustedes se darán cuenta de que su entorno de oficina todavía lo administra internamente el departamento de TI en los centros de datos locales de propiedad de la empresa. Ésta es la situación menos preferida. Se le pedirá que acceda a través de VPN y su experiencia laboral será tolerable pero no la más productiva.

Por suerte no todo está perdido. Si se encuentra en esta situación, la mayoría de los proveedores de herramientas de colaboración basadas en la nube ofrecen acceso por tiempo limitado a sus productos. Microsoft y Google son los últimos en ofrecer esto. En el peor de los casos, se registra como individuo y, en algunos casos, descarga una aplicación o un subprograma del navegador. Esto significa que aún puede colaborar, sin embargo, la experiencia no será tan fluida como ejecutar una solución totalmente basada en la nube, ya que compartir datos de la empresa puede no ser tan fácil, admitido o permitido. Pero es mejor que la alternativa.

El próximo desafío depende del éxito del programa de adopción de herramientas de colaboración (a menudo denominado implementación). La mayoría de los usuarios con los que he hablado me dicen que podrían ser más productivos si supieran cómo utilizar mejor las herramientas. Entonces, suponiendo que esto sea cierto para usted, haga clic en la guía "Comenzar" (Teams o Google). Una vez que se haya familiarizado con la descripción general, debe reunirse con un colega y probar algunas de las funciones para generar confianza en el manejo de la herramienta, la configuración de reuniones, el uso compartido de la pantalla o el programa previsto, las grabaciones de prueba, etc. Esto ahorra tiempo y vergüenza (y tal vez pérdida de reputación) al hacerlo de verdad con un cliente valioso, una oportunidad de ventas importante o una audiencia más amplia.

La mayoría de estas herramientas tienen características específicas que mejorarán o minimizarán las distracciones. Estos pueden incluir desenfoque de fondo (útil si ha dejado ropa colgando del riel para cuadros o tiene niños pequeños sueltos) y grabación para que otros colegas puedan ponerse al día con las reuniones a las que no pudieron asistir. También debe configurar un equipo o un Hangout de Google para compartir sugerencias y consejos, así como proporcionar una red de apoyo informal. Es una buena práctica tener una sección de "Preguntas frecuentes" (FAQ), una sección de "Necesidad de saber" (N2K) para fijar información importante, una sección de "Noticias" para obtener información actualizada y de última hora, como cuándo podemos regresar a la oficina, así como a otras áreas específicas, como aplicaciones, clientes o información de interés específico, por ejemplo, reuniones, intercambio de datos, etc. Esto significa que todos tienen acceso a la misma información, en lugar de tratar de averiguarlo por sí mismos.

Uno de los desafíos al trabajar de forma remota es perderse las interacciones informales, los chistes, las historias y las bromas que respaldan el entorno real de la oficina. No quiere perder esto, pero al mismo tiempo, no quiere que esta charla informal obstruya las áreas de trabajo. Entonces, ¿por qué no crear un canal, equipo o lugar de reunión llamado “WaterCooler” donde se pueda llevar a cabo dicha comunicación informal? Incluso puede configurar una videoconferencia cada hora del almuerzo y organizar un comedor virtual.

Bueno, eso debería ser suficiente para mantenerte ocupado y empezar a trabajar, pero recuerda que tu teclado y tu teléfono móvil probablemente tengan más bacterias que el asiento del inodoro, así que recuerda limpiarlos con regularidad. En mi próxima publicación, compartiré algunas ideas sobre cómo hacer que el trabajo remoto sea más productivo y espero que sea tan ingenioso y efectivo como Kevin, en lugar de los otros dos tipos.

Conéctese con Mark Sweeney (Director de servicios profesionales)