6 consejos infalibles para implementar con éxito una solución RTLS

Los sistemas de ubicación en tiempo real (RTLS) se están convirtiendo en un enfoque cada vez más rentable para rastrear, ubicar y monitorear con precisión todo tipo de activos comerciales valiosos a medida que se mueven de un lugar a otro.

Tanto es así, de hecho, que las plataformas RTLS se han abierto camino en múltiples industrias, desde la fabricación y la construcción hasta la atención médica, la gestión de emergencias y la hostelería. Y si se pregunta qué se necesita para implementar con éxito una solución RTLS, ha venido al lugar correcto.

Para empezar, las soluciones RTLS utilizan una variedad de tecnologías de ubicación, que incluyen:ultrasonido, identificación por radiofrecuencia (RFID), infrarrojos, banda ultra ancha (UWB), WiFi y Bluetooth de baja energía (BLE). Además, la mayoría de los sistemas funcionan con una combinación de estas tecnologías, según el nivel de precisión requerido para una aplicación en particular.

Lectura adicional:Tecnologías de ubicación de activos y el proceso de selección

Por lo tanto, antes de hacer el gran movimiento, probablemente debería trazar un plan de implementación sólido. Y para que pueda empezar a trabajar, aquí hay un plan fundamental para el éxito, basado en nuestros años de experiencia en el desarrollo de software RTLS asequible, confiable y fácil de usar.

1) Desarrolle su caso comercial de RTLS

Como sin duda sabe, las inversiones exitosas brindan un valor comercial medible, por lo que siempre es una buena idea comenzar con un caso comercial sólido que transmita claramente la necesidad inminente y los beneficios anticipados de cualquier proyecto propuesto.

Por lo tanto, cuando se trata de adoptar una plataforma RTLS, querrá desarrollar un caso de negocio, basado en un análisis "profundo", que incluye lo siguiente:

Una declaración de necesidad claramente articulada

Identifique los problemas que podría resolver fácilmente con un RTLS, utilizando datos, siempre que sea posible, para defender su caso. Por ejemplo, la cantidad de recursos valiosos y tiempo precioso que su empresa dedica a buscar activos esenciales cuando los necesita. O el costo creciente de reemplazar los activos perdidos, robados o rotos.

También puede utilizar ejemplos específicos para transmitir el impacto positivo que un sistema como este podría tener en la seguridad de los empleados, el servicio al cliente y / o el cumplimiento normativo.

Metas INTELIGENTES para lograr resultados financieros positivos

Al igual que con cualquier inversión en tecnología de este alcance, es importante apuntar a un retorno financiero saludable. Eso significará identificar un conjunto de objetivos INTELIGENTES (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados) que lo ayudarán a alcanzarlos.

Al crear estos objetivos, asegúrese de considerar tanto los resultados cuantitativos tangibles - el retorno de la inversión (ROI) - como los resultados cualitativos más intangibles - el valor de la inversión (VOI). Por ejemplo, los ahorros acumulados por reducir la pérdida de activos en un 75% durante 12 meses aumentarán su ROI; mientras que la mejora de la productividad y la eficiencia del proceso entrará en la columna VOI.

Indicadores clave de rendimiento (KPI)

Al hacer un seguimiento de su progreso hacia el cumplimiento de sus objetivos, también deberá establecer los indicadores clave de desempeño con los que medir el éxito. Asimismo, identifique métricas de referencia para cada KPI, para usar en el cálculo de cualquier mejora significativa después de implementar su nuevo sistema de ubicación de activos.

Cambios previstos en las necesidades comerciales posteriores a la implementación

No hay duda de eso. Las necesidades comerciales cambian con el tiempo, por lo que querrá asegurarse de que su solución de seguimiento de activos pueda, de hecho, evolucionar para adaptarse a ese cambio.

Supongamos que su plan estratégico de crecimiento y desarrollo requiere duplicar el espacio de su almacén durante los próximos dos años o optimizar ciertos sistemas de TI. Esa es información importante que debe tener al seleccionar una solución adecuada, como AirFinder RTLS - que se puede escalar para cumplir con sus criterios de precisión, visibilidad y costo de propiedad, a lo largo del tiempo.

Una lista de sistemas de TI existentes

Todas las empresas tienen sistemas de TI existentes que son esenciales para su funcionamiento, por ejemplo, software de gestión de almacén o contabilidad, muchos de los cuales deben integrarse con su nuevo RTLS. Por lo tanto, su caso comercial debe incluir una lista de los sistemas clave que ya existen, departamento por departamento, para usar en la selección de un RTLS que funcione bien con su infraestructura de TI actual.

2) Identifique a sus partes interesadas y llévelas a la mesa

En realidad, el cerebro humano está programado para resistir el cambio, por lo que nos cuesta tanto incorporar cambios en nuestras rutinas, a pesar de los beneficios que podamos obtener de ellos.

Y seamos realistas, los proyectos de toda la empresa, como la implementación de una solución RTLS, requerirán muchos cambios en los sistemas, procesos y responsabilidades laborales.

Ahí es donde entra en juego la aceptación de las partes interesadas. Al garantizar que todos los interesados ​​en el resultado, desde el diseño hasta el lanzamiento y la implementación completa, tengan la oportunidad de opinar sobre el nuevo sistema, disipará una buena parte de la inevitable resistencia en la parte delantera.

Por supuesto, probablemente se esté preguntando cómo puede suceder eso en una empresa con cientos o miles de empleados. Bueno, la respuesta es simple. Comience por traer a los ejecutivos, jefes de departamento, líderes de equipo y gerentes de TI a la mesa, con el objetivo de capacitarlos para educar al resto de su fuerza laboral.

Piense en estas partes interesadas clave como su "grupo de trabajo" del proyecto RTLS, reunido para brindar sus aportes y comentarios sobre cuestiones tales como cómo la solución propuesta afectará la cultura de la empresa y su impacto tanto en los trabajos individuales como en los departamentos completos.

Asegúrese de destacar los beneficios específicos y las ganancias financieras que espera lograr, al tiempo que cita historias de éxito de otras empresas similares.

Del mismo modo, tómese el tiempo para realizar una lluvia de ideas y crear un conjunto de casos de uso (o tipos de problemas para resolver), en función de la cantidad y el tipo de activos a rastrear, dónde, en qué grado y en qué escala a lo largo del tiempo. Y hágales saber que necesitará su experiencia después del lanzamiento inicial, para administrar el proceso de implementación, evaluar el progreso continuo e idear nuevos casos de uso basados ​​en las necesidades cambiantes, en el futuro.

3) Seleccione un socio de soluciones adecuado

El resultado final de cualquier implementación exitosa de RTLS radica en elegir un socio de solución adecuado:un proveedor confiable con un historial probado. Uno que comprenda los requisitos únicos de su negocio y esté invertido en encontrar una solución efectiva (no simplemente venderle algo listo para usar).

Un buen socio también brinda capacitación al usuario final y soporte receptivo, y está dispuesto y es capaz de adaptarse a sus necesidades a medida que evolucionan. Para iniciar el proceso, querrá nombrar un equipo de selección dentro de su grupo de partes interesadas, que incluye al jefe de su departamento de TI.

Haga que este equipo lleve a cabo una investigación inicial en torno a posibles tecnologías RTLS y posibles socios de soluciones, según el negocio y los casos de uso que haya desarrollado. Utilice esta investigación para crear una lista priorizada de proveedores calificados y comience a entrevistar a los que encabezan la lista.

4) Piense en grande, comience con algo pequeño y escale sobre la marcha

Al igual que con cualquier solución tecnológica, habrá fallas a lo largo del camino hacia la implementación completa, independientemente de la planificación cuidadosa de su parte. Por lo tanto, si bien es importante planificar la "implementación general", querrá trabajar con su socio de soluciones para poner en funcionamiento gradualmente su plan en fases, utilizando un proceso como el modelo Stage Gate.

Comenzar poco a poco reducirá su riesgo, mientras administra eficazmente su inversión al tener más tiempo para 1) asegurarse de tener el socio adecuado, 2) demostrar el concepto entre su fuerza laboral; 3) obtener experiencia en el mundo real con la que identificar y solucionar problemas técnicos, y 4) averiguar cuándo y cómo escalar el sistema de forma adecuada.

5) Asegúrese de que todos sus usuarios finales estén debidamente capacitados en la solución RTLS

Como dijimos anteriormente, implementar una nueva solución tecnológica siempre significará un gran cambio para los usuarios finales, al menos algunos de los cuales se resistirán hasta cierto punto. Además de eso, habrá una curva de aprendizaje a medida que estos usuarios se pongan a trabajar en los entresijos de esa solución, especialmente cuando se trata de navegar por los inevitables "fallos".

Por lo tanto, para maximizar tanto su retorno como el valor de la inversión, asegúrese de que todos los involucrados en la implementación reciban la capacitación adecuada y el soporte de backend para usar y evaluar el RTLS (ambos los proporcionará un buen socio de soluciones).

6) Establecer un proceso para evaluar un RTLS

La implementación exitosa no es un proceso aislado. Requiere una evaluación continua para garantizar que su RTLS cumpla con sus objetivos tanto de rendimiento como de valor de la inversión.

Además, un proceso de revisión regular le permitirá recopilar los datos que necesita para escalar sobre la marcha, al tiempo que identifica oportunidades de mejora, así como necesidades cambiantes, con el tiempo. Y quizás lo más importante, la transparencia continua fomentará un mayor apoyo entre todos en la organización en torno al concepto de visibilidad de activos.

Comience por designar un comité de evaluación dentro de su grupo de trabajo de partes interesadas, junto con un cronograma de revisión formal basado en los KPI identificados. Y después de cada momento de evaluación, haga que el comité genere una actualización de estado que se pueda distribuir a través del sistema de comunicaciones internas de la empresa.

Este informe debe resumir el progreso realizado hacia el cumplimiento de las metas del proyecto, así como identificar áreas de mejora, junto con los pasos que se están tomando para abordarlas. Este enfoque también le brindará una forma de documentar las lecciones aprendidas a lo largo del proceso de implementación, que se pueden capturar en informes regulares del proyecto para el equipo de liderazgo sénior.

En conclusión…

Si bien la implementación exitosa de una solución RTLS ofrece más que unos pocos beneficios convincentes, no es un proceso simple, y ciertamente no ocurre en el vacío. Por eso es esencial trabajar con un socio de soluciones que no solo sea experto en lo que hacen, sino que también pondrá sus necesidades únicas al frente y al centro.

Como empresa dedicada al desarrollo de sistemas de ubicación en tiempo real con aplicaciones en el mundo real, reconocemos la importancia de una sólida asociación de trabajo que dé como resultado una experiencia de cliente de primer nivel. De hecho, nuestros clientes nos eligen por diversas razones, desde el servicio receptivo y la simplicidad del sistema, hasta el diseño innovador y la asequibilidad.

Entonces, cuando comience el proceso de planificación, sepa que siempre estamos aquí para responder preguntas o brindar recomendaciones ... ya sea en el sitio o por teléfono.