Estrategia de copia de seguridad de datos:guía definitiva paso a paso para empresas

La ciberseguridad no es algo que las empresas deban tomar a la ligera.

No es suficiente tener protecciones básicas como un software antivirus para proteger sus valiosos archivos. Los piratas informáticos dedican su tiempo a encontrar formas de evitarlo. Tarde o temprano, lo harán.

Cuando eso suceda, no tendrá que preocuparse por la pérdida permanente de datos.

Es decir, si ha implementado una estrategia de copia de seguridad para proteger la información de su empresa.

Por qué es vital tener una estrategia de copia de seguridad

La pérdida de datos no solo puede poner en riesgo los datos de sus clientes, sino que también puede tener un impacto significativo en su credibilidad.

El costo promedio de una brecha es de siete millones de dólares a partir de 2019. Se estima que el 60 % de las empresas que experimentan pérdida de datos cierran dentro de los seis meses.

Alternativamente, podría correr el riesgo de perder datos de forma permanente. Los virus y el malware que atacan su hardware pueden destruirlo, pero estas son solo algunas de las amenazas más dominantes.

Los estudios muestran que el 45 % de todo el tiempo de inactividad no planificado es causado por fallas de hardware, mientras que el 60 % de los profesionales de TI dice que los empleados descuidados son el riesgo más importante para sus datos.

Todos estos riesgos pueden costarle dinero a su empresa y, sin un sistema de respaldo adecuado; podrías perderlo todo.

Incluso si su empresa logra sobrevivir a una pérdida de datos, podría ser costoso. Las investigaciones muestran que, en promedio, las empresas pagan $7 millones para recuperarse de una pérdida. Muchas empresas no tienen esa cantidad de dinero de sobra.

Estos gastos, por altos que sean, solo cuentan una parte de la historia. El otro precio puede ser algo insustituible. Estoy hablando de la fe y la confianza de sus clientes. Si sienten que sus datos no están seguros con usted, llevarán su negocio a otra parte.

La solución es crear e implementar una estrategia de respaldo de datos . Con las herramientas, la planificación y la capacitación adecuadas, puede proteger sus datos.

Los componentes de las estrategias de respaldo eficientes

Antes de crear su estrategia de copia de seguridad, debe saber qué incluir.

Analicemos algunas de las prácticas recomendadas de la estrategia de copia de seguridad:

1. Coste. Necesitarás un plan de copia de seguridad de datos que te puedes permitir. Es una buena idea pensar más allá de los dólares. Tenga en cuenta el gasto potencial de una infracción o pérdida. Luego, compare eso con el costo proyectado de su sistema de respaldo. Eso te ayudará a guiarte.
2. ¿Dónde almacenar copias de sus datos? Algunas empresas prefieren la copia de seguridad basada en la nube. A otros les gusta tener una copia de seguridad física. Las empresas más cautelosas utilizan múltiples fuentes de respaldo. De esa manera, si una copia de seguridad falla, tienen otra en su lugar.
3. ¿A qué riesgos de datos se enfrenta? Toda empresa debe pensar en los ataques de malware y phishing. Sin embargo, es posible que esos no sean los únicos riesgos a los que se enfrenta. Una empresa en un área propensa a inundaciones debe considerar daños por agua. Sería prudente contar con una solución de almacenamiento de datos y copia de seguridad externa.
4. ¿Con qué frecuencia debe hacer una copia de seguridad de sus datos? Algunas empresas generan datos rápidamente. En tales casos, una copia de seguridad diaria puede no ser suficiente. Es posible que se necesiten copias de seguridad cada hora. Para otras empresas cuyos datos rara vez se actualizan, una copia de seguridad una vez por semana puede ser suficiente.
5. ¿Quién será responsable de la planificación de copias de seguridad? La capacitación de los empleados es esencial para una estrategia eficaz de copia de seguridad de archivos. Necesita personas con conocimientos en las que pueda confiar para mantener las cosas en funcionamiento.

Estas cosas son esenciales, pero son solo la punta del iceberg. Debe considerar cada aspecto de su plan de respaldo en detalle. Luego, deberá implementarlo de la manera más rápida y eficiente posible.

Paso 1:Evaluación de las necesidades de copia de seguridad de su empresa

El primer paso es evaluar las necesidades de copia de seguridad de su empresa. Hay muchas cosas a considerar. Permítanos desglosarlo para que pueda recorrerlo.

¿Qué datos necesita proteger?

La respuesta corta a esta pregunta es todo. Perder cualquier dato de forma permanente no es algo que quieras arriesgar. Necesita datos para mantener su empresa operativa.

Hay algunas preguntas específicas que hacer, tanto a corto como a largo plazo. Por ejemplo:

• Es posible que necesite la capacidad de restaurar los datos lo más rápido posible.
• Es posible que necesite la capacidad de recuperar datos.
• Es posible que deba mantener los servicios disponibles para los clientes.
• Es posible que deba realizar copias de seguridad de bases de datos, archivos, sistemas operativos, aplicaciones y configuraciones.

Cuanto más completo sea su plan de copia de seguridad de datos, menos tiempo le llevará volver al negocio. Estas preguntas pueden ayudarlo a orientarlo en la dirección de la solución de copia de seguridad adecuada para su empresa. También puede pensar en qué datos son más importantes.

Es posible que pueda vivir sin un respaldo inmediato de algunas cosas. Sin embargo, es posible que necesite acceso instantáneo a otros.

¿Cuáles son sus riesgos de datos?

Dado el ritmo actual de crecimiento del delito cibernético, querrá considerar las mejores prácticas para proteger sus datos de los piratas informáticos. Aquí hay algunas preguntas para determinar qué riesgos debe considerar.

• ¿Alguna vez mi empresa ha sido pirateada?
• ¿Los empleados descuidados son una preocupación cuando se trata de seguridad?
• ¿Mi ubicación está en riesgo de sufrir daños relacionados con el clima, como inundaciones o incendios forestales?
• ¿Los clientes inician sesión en mi sistema para acceder a datos o servicios?

Hacer estas preguntas le ayudará a identificar sus riesgos. Una empresa en un área propensa a huracanes podría estar preocupada por inundaciones o daños por viento. Un sistema de clientes vinculado a sus datos agrega riesgos adicionales. Sea tan minucioso como pueda al evaluar sus riesgos.

¿Cuál debería ser su infraestructura de copia de seguridad?

La infraestructura de su sistema de copia de seguridad debe coincidir con sus necesidades. Si le preocupa la posibilidad de fallas en el hardware o desastres naturales, querrá considerar soluciones de copia de seguridad fuera del sitio.

También puede haber algún beneficio al tener una copia de seguridad física en el sitio para una recuperación rápida de los datos. Puede salvarte si pierdes tu servicio de Internet, como podría ser el caso durante una emergencia. La mejor manera de evitar una interrupción continua del negocio es elegir un sitio remoto de recuperación ante desastres en la nube, posiblemente con su proveedor de centro de datos. Debe elegir un lugar que le brinde acceso a equipos de TI, servicio de Internet y cualquier otro activo que necesite para administrar su negocio.

Imagine que un huracán golpea sus instalaciones. Un plan de recuperación ante desastres le permite continuar con su negocio desde una ubicación diferente y minimizar la posible pérdida de dinero.

¿Cuánto tiempo deben almacenarse los datos respaldados?

Finalmente, deberá considerar cuánto tiempo conservar los datos que almacena. El almacenamiento es acumulativo. Si espera acumular una gran cantidad de datos, necesitará espacio para acomodarlos. Algunas empresas tienen requisitos reglamentarios para la copia de seguridad. Si lo hace, eso afectará su decisión.

Debe evaluar sus necesidades y pensar qué estructura podría ser mejor para usted.

Paso 2:evaluación de opciones para encontrar la mejor estrategia de copia de seguridad

Después de evaluar sus necesidades de copia de seguridad, el siguiente paso es evaluar sus opciones. La solución de copia de seguridad que es mejor para otra empresa podría no funcionar para usted. Permítanos revisar las opciones de respaldo disponibles para usted.

Copias de seguridad de hardware

Una copia de seguridad del disco duro se mantiene en el sitio y, a menudo, se monta en una pared. Por lo general, vienen con un componente de almacenamiento. El principal beneficio de los discos duros es que se pueden conectar fácilmente a su red.

La desventaja de una copia de seguridad de hardware independiente es que si falla, no tendrá una copia de seguridad. Por ese motivo, algunas empresas optan por utilizar varios sistemas de copia de seguridad.

Soluciones de software

Comprar software de respaldo puede ser menos costoso que invertir en hardware dedicado. Se pueden instalar muchas opciones de software en su sistema. Es posible que no necesite comprar un servidor separado para ello.

Es posible que deba instalar el software en una máquina virtual. Una copia de seguridad de software puede ser la mejor opción si su infraestructura cambia con frecuencia.

Servicios en la nube

Los servicios en la nube ofrecen respaldo como servicio o respaldo fuera del sitio. Estos le permiten ejecutar su copia de seguridad y almacenarla en la infraestructura de la nube del proveedor.

La ventaja del almacenamiento basado en la nube en comparación con los servidores dedicados es que es asequible y seguro. Es posible que las empresas con datos confidenciales y aquellas que están sujetas a requisitos reglamentarios no puedan usarlos.

Soluciones Híbridas

Una solución popular es implementar una solución de copia de seguridad híbrida. Estos combinan software y copias de seguridad en la nube para brindar múltiples opciones para restaurar datos.

El beneficio de un servicio híbrido es que lo protege de dos maneras. Tendrá copias de seguridad en el sitio si las necesita. Además, también podrá obtener sus datos de la nube si es necesario.

También debe considerar qué significa cada opción para su personal. A menos que elija usar una opción integral de BaaS, sus empleados deberán manejar las copias de seguridad. Esa es una consideración importante.

Opciones de almacenamiento de copias de seguridad

También deberá pensar dónde almacenar sus copias de seguridad. Aquí nuevamente, tienes más de una opción.

1. Puede hacer una copia de seguridad de sus datos en discos locales o USB. Esta opción es la mejor para realizar copias de seguridad de archivos y hardware individuales. No es ideal para redes. Si se destruye la unidad, perderá la copia de seguridad.
2. El almacenamiento conectado a la red (NAS) y las redes de área de almacenamiento (SAN) también son opciones. Estos son ideales para almacenar datos para su red. Facilitan la recuperación de datos de la red de recuperación en la mayoría de las situaciones. La excepción es si se destruye su hardware u oficina.
3. La copia de seguridad de los datos en cintas puede resultar atractiva para algunas empresas. Las cintas se enviarían a un lugar seguro para su almacenamiento. Esto mantiene sus datos seguros. Las desventajas son que tendrá que esperar a que lleguen las cintas para restaurar sus datos. Son los más adecuados para restaurar todo el sistema, no archivos individuales.
4. El almacenamiento en la nube es cada vez más popular. Necesitará una conexión a Internet para enviar sus datos a la nube. Hay opciones disponibles para ayudarlo a transmitir una cantidad significativa de datos. Podrá acceder a sus datos desde cualquier lugar, pero no sin conexión a Internet.

Para decidir qué opción es la mejor, deberá considerar dos métricas, RTO y RPO. El primero es su objetivo de punto de recuperación o RPO. Ese es el tiempo máximo que está dispuesto a perder datos en sus sistemas.

El segundo es su objetivo de tiempo de recuperación o RTO. Ese es el tiempo que desea que tarde en restaurar las operaciones comerciales normales.

Elegir sus métodos de copia de seguridad y almacenamiento es un acto de equilibrio. Deberá comparar su presupuesto con sus necesidades específicas de copia de seguridad.

Paso 3:Presupuesto

El tercer paso es crear un presupuesto para su plan de respaldo.

Algunas soluciones son más caras que otras. Comprar nuevo hardware es costoso y puede requerir tiempo de inactividad para instalarlo.

Las soluciones basadas en la nube son más asequibles.

En cuanto a su presupuesto, aquí hay algunas cosas a considerar.

1. ¿Cuál es la cantidad máxima que desea gastar?
2. ¿Planea asignar su presupuesto como una partida de gastos de capital? Tal vez prefiera registrarlo como un gasto operativo. Algunas opciones le permitirán hacer lo último.
3. ¿Cuánto le costaría si perdiera datos a causa de un ataque de seguridad cibernética o un desastre?
4. ¿Cuánto costará capacitar a los empleados para administrar la copia de seguridad? Si no elige BaaS, alguien de su empresa tendrá que asumir la responsabilidad de la gestión de copias de seguridad.

Si elige la copia de seguridad como servicio, es posible que pueda pagar mensualmente y evitar un gasto inicial significativo. Sea realista acerca de sus necesidades y de lo que debe gastar para satisfacerlas.

A veces, las empresas gastan menos en copias de seguridad. Una de las razones es que un sistema de respaldo no se ve como un centro de ganancias. En cambio, puede ser útil verlo como una solución para la prevención de la pérdida de datos.

Paso 4:seleccione una plataforma

A continuación, es hora de elegir una plataforma.

Si ha realizado evaluaciones cuidadosas, es posible que ya sepa lo que quiere. Como mencioné anteriormente, algunas empresas prefieren múltiples opciones de copia de seguridad para cubrirse.

Elegir solo una opción de copia de seguridad puede cubrir sus necesidades. Si está seguro de que tendrá una conexión a Internet; una copia de seguridad en la nube podría ser suficiente.

Puede acceder desde cualquier lugar y obtener sus datos rápidamente.

El argumento más importante contra un proveedor de servicios basado en la nube es la confidencialidad.

Si está almacenando datos confidenciales, es posible que no desee confiar en una empresa externa. Las regulaciones pueden incluso prohibirle hacerlo. Si ese es el caso, piense en un almacenamiento seguro fuera del sitio para sus copias de seguridad. De esa manera, puede obtenerlos si su negocio se daña.

Paso 5:seleccione un proveedor de copia de seguridad de datos

Es hora de elegir un proveedor que lo ayude a implementar su nueva estrategia de respaldo. Puede optar por un servicio todo en uno. Algunas empresas pueden proporcionar hardware, software y soluciones basadas en la nube. También pueden ayudarlo con la capacitación de los empleados.

Cada vez que elija un proveedor, debe solicitar una RFP o propuesta de centro de datos. Esa es la mejor manera de saber qué opciones están disponibles para usted. Al comparar cotizaciones, tenga en cuenta todos los elementos del proyecto.

Estos incluyen:

• El costo total de implementación
• Qué opciones están incluidas
• Cuánto tiempo se espera que tome la implementación
• La reputación del proveedor

Pedir referencias es una idea inteligente. Llame y pregúnteles sobre todos los aspectos de su experiencia. Asegúrese de preguntar sobre el servicio y soporte durante el proceso. Luego, una vez que haya recopilado la información que necesita, puede adjudicar el contrato al proveedor que elija.

Paso 6:Crear un horario

El proveedor que elija puede proporcionarle un plazo estimado para la implementación. Aún debe crear un horario propio. Puede ayudarlo a planificar la implementación. Una línea de tiempo es esencial. Tener uno le permitirá prepararse para admitir el nuevo protocolo de copia de seguridad.

Aquí hay algunas cosas que debe considerar al crear su horario.

1. ¿Qué cosas debe hacer antes de que el proveedor pueda comenzar a trabajar? Los ejemplos pueden ser crear una copia de seguridad maestra de los datos existentes o designar un equipo para supervisar el proceso.
2. ¿Necesita obtener la aprobación del presupuesto antes de comenzar? Si es así, ¿cuánto tiempo llevará?
3. ¿Qué cronograma proporcionó el proveedor para completar el sistema? Es posible que desee incorporar un poco de tiempo extra en su horario. De esa manera, una demora por parte del proveedor no lo desanimará.
4. ¿La instalación de su sistema interrumpirá el negocio? ¿Puedes programar la instalación del hardware para una noche o un fin de semana para evitarlo?
5. ¿Cómo afectará el proyecto a sus clientes, si es que lo hace? ¿Qué puede hacer para protegerlos de los retrasos?

Tomando estas cosas en consideración, crea tu horario. Agregar un poco de amortiguación es inteligente. Te permite hacer espacio para lo inesperado. Siempre hay cosas que no puedes controlar. Incluir algo de tiempo extra en su horario puede ayudarlo a prepararse para ellos.

Paso 7:Cree un plan de recuperación paso a paso

A medida que se construye su plan, prepare instrucciones detalladas sobre cómo usarlo. Idealmente, esto debería incluir una lista de verificación de respuesta a incidentes de seguridad fácil de seguir.

Tenga en cuenta que las personas a cargo de las copias de seguridad pueden refinar sus procedimientos. Esa es una parte natural de hacer negocios.

Como mínimo, su proceso de recuperación debe incluir:

• El tipo de recuperación necesario
• El conjunto de datos a recuperar
• Dependencias que afectan la recuperación
• Cualquier paso posterior a la restauración que deba tomarse

Es posible que necesite información de sus proveedores o proveedores de servicios. En la medida de lo posible, las personas que serán responsables de las copias de seguridad deben participar.

Paso 8:pruebe su nuevo sistema de copia de seguridad

El último paso es probar tus copias de seguridad. Las pruebas deben ser una tarea continua. Idealmente, lo haría después de cada copia de seguridad. Dado que eso no es práctico, deberá elegir un horario que funcione.

Comencemos hablando de qué probar.

Deberá verificar para asegurarse de que:

• Su copia de seguridad se realizó correctamente y los datos que debe proteger están ahí
• Su proceso de restauración es fluido y transcurre sin contratiempos
• Los empleados saben qué hacer y cuándo hacerlo
• No hay fallos ni problemas con la copia de seguridad

Eso es mucho para probar. Empecemos por los datos, ya que para la mayoría de las empresas eso es lo más importante. La prueba de datos puede implicar:

• Recuperación de archivos. ¿Puede recuperar un archivo individual de la copia de seguridad? Esta es la prueba más sencilla, pero necesaria. Los usuarios pueden eliminar o dañar archivos accidentalmente. Tienes que poder recuperarlos.
• Recuperación de máquinas virtuales. Las máquinas virtuales solo se aplican a entornos virtuales. Si eso se aplica a usted, querrá asegurarse de que puede restaurar la VM desde sus copias de seguridad. También querrá verificar la licencia de su aplicación en busca de conflictos.
• Recuperación del servidor físico puede variar dependiendo de la configuración de su hardware. Algunos realizan copias de seguridad desde SAN, mientras que otros usan un disco local. Asegúrese de saber cuál es el proceso y cómo hacerlo.
• Recuperación de datos también puede variar. Sin embargo, si está realizando una copia de seguridad de una base de datos a nivel de la aplicación, es posible que desee comprobar que puede restaurarla.
• Recuperación de aplicaciones puede ser complicado Deberá comprender las relaciones entre sus aplicaciones y servidores. Puede ser mejor realizar esta prueba en un entorno aislado.

Una vez que haya confirmado que las copias de seguridad funcionan, querrá crear un programa de prueba. Hay varias opciones:

1. Configure un horario basado en el tiempo. Por ejemplo, puede hacer una prueba completa de su copia de seguridad una vez a la semana o una vez al mes. La frecuencia debe decidirse según sus necesidades.
2. Programe pruebas adicionales después de cambios en sus datos. Por ejemplo, si agrega una nueva aplicación o actualiza una anterior, probar es una buena idea.
3. Si tiene una afluencia de datos, programe una prueba para asegurarse de que sea seguro. Los datos pueden venir con una nueva aplicación. Alternativamente, puede ser el resultado de una fusión con otra empresa. De cualquier manera, querrá asegurarse de que la copia de seguridad esté capturando los nuevos datos.

Con un cronograma establecido, estará seguro de que sus copias de seguridad estarán allí si las necesita.

No pase por alto las estrategias de respaldo para su negocio

Ninguna empresa debería estar sin un sistema completo de respaldo.

Es la única forma de evitar la pérdida de datos. Todo negocio tiene algún riesgo. Ya sea que su principal preocupación sea un desastre natural, un delito cibernético o un descuido de los empleados, contar con un sistema de respaldo seguro puede brindarle la tranquilidad que necesita.