7 características esenciales de CMMS que todo gerente de mantenimiento debe tener

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Métricas de mantenimiento esenciales que todo planificador debe conocer
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Las funciones del software CMMS pueden marcar la diferencia

E.I. DuPont de Nemours Co. (Delaware) informó que “el mayor gasto controlable en una planta es el mantenimiento, y en muchas plantas el presupuesto de mantenimiento excede la ganancia neta anual”. (1996)

Los planificadores y gerentes de mantenimiento son responsables de garantizar que los equipos y/o instalaciones reciban el mantenimiento adecuado y funcionen según sea necesario. Hacer un seguimiento de dicho mantenimiento puede ser una tarea ardua cuando hay muchos equipos y/o instalaciones que mantener. Aquí es donde el software de gestión de mantenimiento/CMMS puede resultar realmente útil. Estos paquetes ofrecen una variedad de características. Puede realizar un seguimiento del mantenimiento e identificar posibles problemas y áreas con margen de mejora.

Según nuestra experiencia trabajando con clientes, convencer a la gerencia del valor del software CMMS y obtener un presupuesto para ello puede ser difícil. Muchas organizaciones creen que un sistema basado en papel o en hojas de cálculo seguirá funcionando para ellas. O puede obtener un presupuesto para comprar software de mantenimiento pero alguien más selecciona el producto. Lamentablemente, se dejan seducir por los bellos gráficos e informes que dan una gran ilusión de control. Pero el software CMMS seleccionado puede carecer de las funciones que lo hacen eficaz. Estas son algunas de las características importantes que debe buscar y cómo le ayudarán a usted y a su organización.

1. Plantillas de tareas para trabajos de mantenimiento frecuentes

Puede crear plantillas de tareas reutilizables para crear órdenes de trabajo para trabajos que ocurren con frecuencia. Por ejemplo, una revisión mensual del sistema HVAC, una inspección trimestral de la bomba, etc.

¿Qué utilidad tiene esto?

Reducirá la cantidad de tiempo que dedica a volver a ingresar instrucciones en las órdenes de trabajo. Siéntate con tus mejores técnicos. Escriba instrucciones sobre cómo se debe realizar el trabajo utilizando las mejores prácticas. Digamos que consigue un nuevo técnico o junta directiva o alguien que no está familiarizado con este tipo de tarea. Con las instrucciones correctas, es menos probable que los técnicos realicen el trabajo incorrectamente, lo que reduce las averías del equipo. ¡Este es un gran beneficio! Estás capturando en el sistema el conocimiento almacenado en los cerebros de tus mejores técnicos. Ahora estará disponible para la organización cuando sea necesario.

2. Programe tareas de mantenimiento de diversas formas

a) Programar el mantenimiento por tiempo (por ejemplo, cada semana, cada 21 del mes, etc.).

b) Crear órdenes de trabajo de tareas según sea necesario (por ejemplo, para mantenimiento no planificado).

c) Programar una orden de trabajo cuando se complete otra orden de trabajo.

d) Programar mantenimiento por cambio en la lectura del medidor o por condición de alarma.

¿Qué utilidad tiene esto?

Esto hace que sea más fácil elaborar un plan de mantenimiento y programar el mantenimiento que deberá realizarse con meses o incluso años de antelación. Ahora es menos probable que su equipo de mantenimiento olvide el mantenimiento crítico que resulta en una avería. En segundo lugar, puede utilizar esto para crear un calendario de mantenimiento futuro (también conocido como Calendario de mantenimiento de equipos) y trabajar con otros departamentos (por ejemplo, operaciones) para garantizar que el mantenimiento programado no afecte sus planes, por ejemplo. entregas a clientes, negocios estacionales, etc. Poder hacer esto es algo que otros departamentos apreciarán y es una muy buena razón para considerar la compra de un software de gestión de mantenimiento.

3. Formas sencillas de enviar órdenes de trabajo a técnicos de mantenimiento y recopilar comentarios

Si tiene muchos técnicos de mantenimiento y se mueven mucho, puede ser bastante difícil mantenerlos informados sobre las órdenes de trabajo abiertas a medida que llegan. Puede generar una generación diaria de órdenes de trabajo utilizando el software CMMS e imprimirlas o enviarlas por correo electrónico a los técnicos. Un software CMMS más avanzado puede incluso permitir a los técnicos actualizar las órdenes de trabajo por correo electrónico o mensajes de texto SMS.

¿Qué utilidad tiene esto?

Bueno, para empezar, te ahorra tiempo. Pasará menos tiempo empujando papeles o hablando por teléfono tratando de obtener información. Las órdenes de trabajo completadas significan que el equipo vuelve a estar en funcionamiento. Entonces se pierde menos producción. Sabes qué órdenes de trabajo están retrasadas y por qué. Concéntrese en esas órdenes de trabajo y descubra cómo completarlas más rápido. Tener una manera fácil de actualizar el estado ahorra tiempo a sus técnicos de mantenimiento. Pueden dedicar más tiempo al trabajo de mantenimiento real. ¡Además, los gerentes de mantenimiento pasan menos tiempo persiguiendo a los técnicos en busca de actualizaciones!

4. Capacidad de realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo pendientes o vencidas (también conocidas como Mantenimiento pendiente)

Es fácil pasar por alto algunas órdenes de trabajo cuando genera muchas órdenes de trabajo todos los días. Es posible que no se realicen porque surgió un trabajo de mayor prioridad. O se retrasan porque no hay piezas en stock o no se encontraban disponibles técnicos con las habilidades necesarias. El software CMMS le permitirá realizar un seguimiento de dicho trabajo atrasado y de las órdenes de trabajo que forman parte de este trabajo atrasado. Incluso puedes enviar recordatorios cuando las órdenes de trabajo estén vencidas por un número específico de días.

¿Qué utilidad tiene esto?

La falta de mantenimiento puede provocar con frecuencia fallos en el equipo, lo que significa pérdida de producción, problemas operativos y otros costos para la organización. Alternativamente, el equipo que no funciona correctamente producirá productos de mala calidad o una mala experiencia para el cliente. ¡Así que poder realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo vencidas y completarlas o cerrarlas añade mucho valor!

5. Estadísticas para compartir con la dirección

El mantenimiento es una función bastante importante y es algo de lo que a la dirección le gusta realizar un seguimiento. Hay una variedad de estadísticas de mantenimiento que puede recopilar, pero la mayoría no son significativas para el personal que no es de mantenimiento. Las estadísticas importantes que se pueden compartir son elementos como horas de pedidos pendientes de trabajo, número de órdenes de trabajo pendientes, tiempo de inactividad de la máquina, averías versus mantenimiento planificado/preventivo, etc. (consulte Estadísticas clave de gestión de mantenimiento para planificadores de mantenimiento).

¿Qué utilidad tiene esto?

Poder compartir estadísticas que sean fáciles de entender ayudará a la gerencia y a otros departamentos a comprender el estado del programa de mantenimiento y lo que necesita mejorar. Las estadísticas significativas que la alta dirección puede comprender es algo sobre lo que pueden actuar, p. ¡aumenta tu presupuesto!

6. Informes de averías de equipos/máquinas para identificar equipos problemáticos

Con frecuencia, un subconjunto de equipos es la fuente de la mayoría de los problemas y emergencias de mantenimiento. El software de mantenimiento avanzado puede ofrecer una variedad de proporciones y otras estadísticas. Sin embargo, incluso un registro histórico de problemas y estadísticas que identifiquen el trabajo y los costos del equipo pueden resultar útiles.

¿Qué utilidad tiene esto?

Ser capaz de identificar estos equipos y tomar medidas proactivas para evitar tales emergencias o reemplazar dichos equipos problemáticos contribuye en gran medida a que el gerente de mantenimiento sea más eficaz. Las averías de los equipos deberían disminuir, lo que se traduciría en menos interrupciones de producción o problemas operativos. Es costoso si su organización no puede entregar productos o servicios a los clientes porque el personal de operaciones está esperando que se repare el equipo. Tener una herramienta que le ayude a identificar los equipos que tienden a averiarse le ahorrará dinero a su organización y reducirá los problemas de los clientes. Consulte “Consejos para el análisis del seguimiento del tiempo de inactividad de equipos/máquinas ”para más detalles.

7. Seguimiento del uso de repuestos y consumibles

El software CMMS le permite asociar piezas y suministros con órdenes de trabajo y realizar un seguimiento del uso a medida que se consumen. También pueden ofrecer soporte para crear y administrar órdenes de compra/solicitudes de compra.

¿Qué utilidad tiene esto?

Una de las mayores fuentes de costos del programa de mantenimiento son los repuestos y suministros. Poder realizar un seguimiento de ellos y saber cuánto tienes a mano es muy útil para ayudar a reducir el desperdicio. Los expertos dicen que una solución de gestión de mantenimiento computarizada (CMMS) puede ayudar a las organizaciones a ahorrar entre un 5 % y un 15 % de sus presupuestos de mantenimiento.

¿Busca CMMS/software de gestión de mantenimiento?

Pruebe una demostración web completamente funcional del software FastMaint CMMS en su navegador web (o descargue una prueba completamente funcional de 30 días). Ofrece las características mencionadas anteriormente y más. Esto puede ayudarle a planificar y gestionar de forma más eficaz el mantenimiento de equipos e instalaciones. Puede utilizar la función de importación de datos para cargar sus equipos, piezas y trabajos de mantenimiento.

Prueba gratuita de GMAO FastMaint

Lectura adicional:

1) “Cinco trampas del trabajo atrasado en el mantenimiento que se deben evitar” de la revista PlantServices cubre cuestiones que pueden hacerle tropezar al intentar reducir el trabajo atrasado en el mantenimiento.

2) Un estudio de caso de muestra "Justificación, beneficios y retorno de la inversión (ROI) de CMMS".

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