7 Características Esenciales de CMMS que Todo Gerente de Mantenimiento Debe Tener

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Las Características del Software CMMS Pueden Marcar la Diferencia

E.I. DuPont de Nemours Co. (Delaware) reportó que "El gasto único controlable más grande en una planta es el mantenimiento, y en muchas plantas el presupuesto de mantenimiento supera la ganancia neta anual." (1996)

Los planificadores de mantenimiento y gerentes de mantenimiento son responsables de asegurar que los equipos y/o instalaciones se mantengan adecuadamente y funcionen según sea necesario. Rastrear tal mantenimiento puede ser una tarea cuando hay muchos equipos y/o instalaciones que mantener. Aquí es donde el software de gestión de mantenimiento / software CMMS puede ser realmente útil. Estos paquetes ofrecen una variedad de características. Puede rastrear el mantenimiento e identificar problemas potenciales y áreas con alcance para mejora.

En nuestra experiencia trabajando con clientes, convencer a la gerencia del valor del software CMMS y obtener un presupuesto para ello puede ser difícil. Bastantes organizaciones creen que un sistema basado en papel o hoja de cálculo seguirá funcionando para ellos. O puede obtener un presupuesto para comprar software de mantenimiento, pero alguien más selecciona el producto. Desafortunadamente, se dejan seducir por gráficos e informes bonitos que dan una gran ilusión de control. Pero el software CMMS seleccionado puede carecer de las características que lo hacen efectivo. Aquí hay algunas de las características importantes que debería buscar y cómo le ayudarán a usted y a su organización.

1. Plantillas de tareas para trabajos de mantenimiento frecuentes

Puede crear plantillas de tareas reutilizables para crear órdenes de trabajo para trabajos que ocurren frecuentemente. Por ejemplo, una verificación mensual de HVAC, una inspección trimestral de bomba, etc.

¿Cómo es esto útil?

Reducirá la cantidad de tiempo que pasa re-ingresando instrucciones en órdenes de trabajo. Siéntese con sus mejores técnicos. Escriba instrucciones sobre cómo se debe hacer el trabajo usando mejores prácticas. Digamos que consigue un técnico nuevo o alguien no familiarizado con este tipo de tarea. Con las instrucciones correctas, los técnicos son menos propensos a hacer el trabajo incorrectamente – reduciendo averías de equipos. ¡Este es un gran beneficio! Está capturando el conocimiento almacenado en los cerebros de sus mejores técnicos en el sistema. Ahora estará disponible para la organización cuando se necesite.

2. Programe tareas de mantenimiento de diversas formas

a) Programe mantenimiento por tiempo (ej. cada semana, cada 21 del mes, etc.).

b) Cree órdenes de trabajo de tareas según sea necesario (ej. para mantenimiento no planificado).

c) Programe una orden de trabajo cuando otra orden de trabajo se complete.

d) Programe mantenimiento debido a un cambio en una lectura de medidor o debido a una condición de alarma.

¿Cómo es esto útil?

Esto facilita armar un plan de mantenimiento y programar mantenimiento que vencerá en meses o incluso años en el futuro. Ahora su equipo de mantenimiento es menos propenso a olvidar mantenimiento crítico que resulta en una avería. En segundo lugar, puede usar esto para crear un calendario de mantenimiento futuro (también conocido como Calendario de Mantenimiento de Equipos) y trabajar con otros departamentos (ej. operaciones) para asegurar que el mantenimiento programado no afectará sus planes, ej. entregas a clientes, negocio estacional, etc. Poder hacer esto es algo que otros departamentos apreciarán y es una muy buena razón para considerar la compra de software de gestión de mantenimiento.

3. Formas fáciles de enviar órdenes de trabajo a técnicos de mantenimiento y recopilar retroalimentación

Si tiene muchos técnicos de mantenimiento y se mueven mucho, puede ser bastante difícil mantenerlos al tanto de las órdenes de trabajo abiertas a medida que llegan. Podría hacer una generación diaria de órdenes de trabajo usando el software CMMS e imprimirlas o enviarlas por email a los técnicos. Software CMMS más avanzado puede incluso permitir a los técnicos actualizar órdenes de trabajo por email o mensajes de texto SMS.

¿Cómo es esto útil?

Bueno, para empezar, ahorra su tiempo. Pasará menos tiempo empujando papel o estando al teléfono tratando de obtener información. Órdenes de trabajo completadas significan que el equipo está de vuelta en operación. Así se pierde menos producción. Sabe qué órdenes de trabajo están retrasadas y por qué. Enfóquese en esas órdenes de trabajo y descubra cómo completarlas más rápido. Tener una forma fácil de actualizar el estado ahorra tiempo a sus técnicos de mantenimiento. Pueden pasar más tiempo en trabajo de mantenimiento real. ¡Además, los gerentes de mantenimiento pasan menos tiempo persiguiendo técnicos para actualizaciones!

4. Capacidad para rastrear órdenes de trabajo pendientes/vencidas (aka Backlog de Mantenimiento)

Es fácil perder algunas órdenes de trabajo cuando genera muchas órdenes de trabajo cada día. Pueden no hacerse porque surgió un trabajo de mayor prioridad. O se retrasan porque las piezas no están en stock o los técnicos con las habilidades requeridas no estaban disponibles. El software CMMS le permitirá rastrear tal backlog de trabajo y las órdenes de trabajo que forman parte de este backlog. Incluso puede ser capaz de enviar recordatorios cuando las órdenes de trabajo están vencidas por un número específico de días.

¿Cómo es esto útil?

El mantenimiento perdido frecuentemente resulta en falla de equipo – esto significa producción perdida, problemas operativos y otros costos en la organización. Alternativamente, el equipo que no funciona correctamente producirá producto de mala calidad o una mala experiencia del cliente. Así que poder rastrear órdenes de trabajo vencidas y completarlas/cerrarlas agrega mucho valor.

5. Estadísticas para compartir con la gerencia

El mantenimiento, siendo una función bastante importante, es algo que a la gerencia le gusta rastrear. Hay una variedad de estadísticas de mantenimiento que podría recopilar, pero la mayoría no son significativas para personal no de mantenimiento. Estadísticas importantes que pueden compartirse son elementos como horas de backlog de órdenes de trabajo, número de órdenes de trabajo pendientes, tiempo de inactividad de máquinas, correctivo vs. planificado/preventivo, etc. (vea Estadísticas Clave de Gestión de Mantenimiento para Planificadores de Mantenimiento).

¿Cómo es esto útil?

Poder compartir estadísticas que son fáciles de entender ayudará a la gerencia y otros departamentos a entender el estado del programa de mantenimiento y qué necesita para mejorar. Estadísticas significativas que la alta gerencia puede entender es algo sobre lo que pueden actuar, ej. ¡aumentar su presupuesto!

6. Informes de averías de equipos/máquinas para identificar equipos problemáticos

Frecuentemente, un subconjunto de equipos es la fuente de la mayoría de los problemas y emergencias de mantenimiento. Software de mantenimiento avanzado puede ofrecer una variedad de ratios y otras estadísticas. Sin embargo, incluso un registro histórico de problemas y estadísticas identificando trabajo y costos de equipos puede ser útil.

¿Cómo es esto útil?

Poder identificar estos equipos y tomar acción proactiva para evitar tales emergencias o reemplazar tales equipos problemáticos va un largo camino para hacer al gerente de mantenimiento más efectivo. Las averías de equipos deberían disminuir resultando en menos paradas de producción o problemas operativos. Es costoso si su organización no puede entregar productos o servicios a clientes porque el personal de operaciones está esperando que los equipos se reparen. Tener una herramienta que le ayude a identificar equipos que tienden a averiarse ahorrará dinero a su organización y reducirá problemas de clientes. Vea "Consejos de Análisis y Seguimiento de Tiempo de Inactividad de Equipos/Máquinas" para más detalles.

7. Rastree el uso de repuestos y consumibles

El software CMMS le permite asociar piezas y suministros con órdenes de trabajo y rastrear el uso a medida que se consumen. También pueden ofrecer soporte para crear y gestionar órdenes de compra / solicitudes de compra.

¿Cómo es esto útil?

Una de las mayores fuentes de costos de programas de mantenimiento son los repuestos y suministros. Poder rastrearlos y saber cuánto tiene a mano es muy útil para ayudar a reducir desperdicios. Los expertos dicen que una solución de gestión de mantenimiento computarizada (CMMS) puede ayudar a las organizaciones a ahorrar entre 5-15% de sus presupuestos de mantenimiento.

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Pruebe una demo web totalmente funcional del software FastMaint CMMS en su navegador web (o descargue una prueba totalmente funcional de 30 días). Ofrece las características mencionadas arriba y más. Esto puede ayudarle a planificar y gestionar el mantenimiento de equipos e instalaciones más efectivamente. Puede usar la función de importación de datos para cargar sus equipos, piezas y trabajos de mantenimiento.

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Lectura Adicional:

1) "5 trampas de backlog de mantenimiento para evitar" de la revista PlantServices cubre problemas que pueden tropezarle al intentar reducir el backlog de mantenimiento.

2) Un caso de estudio de muestra "Justificación del CMMS, beneficios y retorno de inversión (ROI)".

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