¿Por qué necesita una gestión sistemática del proceso de cambio?

Los datos de respaldo revelan que hasta el 22 por ciento de los problemas de confiabilidad que se enfrentan en la fabricación son causados ​​por cambios incontrolados (1). Estos incluyen cambios en la configuración de procesos y equipos, como alteraciones, modificaciones y nuevas instalaciones. La evidencia de esta correlación fue evidente desde la década de 1960, lo que llevó a lo que entonces se denominó Gestión de la configuración. El enfoque inicial de esta metodología de gestión estaba en los cambios en la configuración de activos y cómo los componentes interactúan juntos como un sistema. Durante las últimas décadas, se ha puesto más énfasis no solo en controlar los cambios de equipo, sino también en comprender de manera más integral las necesidades de control de cambios, que entre otras cosas incluían cambios en los procedimientos, los pasos del proceso y la administración. Esto es lo que conocemos hoy como gestión del cambio (MOC).

Ningún proceso sistemático estaría completo sin las 3 P (Principio, Política y Práctica) de tal proceso arraigado en la cultura del negocio. Un proceso de MOC no es una excepción, y su integración completa en una empresa puede ser una empresa grande, pero no prohibitiva. Por lo tanto, es lógico que un gerente de negocios que contemple el valor de este proceso deba contar con algunos buenos argumentos de apoyo. Hay al menos cuatro buenas razones que puedo citar para la implementación de un proceso MOC sistemático:1) Previene accidentes; 2) aumenta / mantiene la confiabilidad de los activos; 3) asegura la trazabilidad de los cambios; y 4) asegura la adecuada evaluación de alternativas.

Un proceso MOC previene accidentes
Con la creciente preocupación mundial por la seguridad personal y el medio ambiente, la creciente regulación ha subrayado la necesidad de que los fabricantes resuelvan y prevengan las causas fundamentales de los accidentes. Como se indicó anteriormente, un gran subconjunto de los problemas latentes que conducen a tales incidentes tiene que ver con diversas formas de cambios incontrolados. Las organizaciones sin procesos MOC sistemáticos a menudo terminan con sistemas de gestión de riesgos sub-optimizados que no reconocen los peligros de manera proactiva y dificultan el seguimiento de los peligros previamente identificados. En pocas palabras, a menos que los cambios se evalúen adecuadamente, no se podrá comprender completamente cuál es la mejor manera de tratar los riesgos asociados.

Un proceso MOC aumenta la confiabilidad de los activos
Debería ampliar aún más esta categoría de motivo para incluir la calidad y la fiabilidad del producto, que a menudo se ven afectadas por la fiabilidad de los activos de fabricación. Sin MOC, los cambios incontrolados a menudo conducen a:

• El funcionamiento inadecuado de los activos, que es una de las principales causas de fallas.
• Procedimientos de operación y mantenimiento inadecuados / desactualizados, que acortan el ciclo de vida de los componentes de los activos y aumentan la exposición a riesgos comerciales desconocidos.
• La falta de capacitación en habilidades y la escasa participación de los empleados, lo que suprime el sentido de propiedad requerido para mejorar continuamente la confiabilidad de los activos y el proceso de fabricación.

Un proceso MOC garantiza la trazabilidad de los cambios
Un número creciente de estándares aplicables a todas las industrias importantes en la actualidad requieren que los cambios sean transparentes y rastreables. OSHA 1910.119 (2), por ejemplo, sanciona claramente la implementación de MOC como un medio para evaluar y rastrear el cambio. “OSHA cree que los cambios contemplados en un proceso deben evaluarse a fondo para evaluar completamente su impacto en la seguridad y salud de los empleados y para determinar los cambios necesarios en los procedimientos operativos”.

A medida que se evalúa cada propuesta, se hacen las modificaciones y se encargan los cambios, un registro cuidadoso resiste todo escrutinio y una posible reversión al status quo anterior. Los cambios tienden a ser de naturaleza muy cíclica, lo que da cierta credibilidad al dicho "cuanto más cambian las cosas, más permanecen igual". Las empresas que no cuentan con un MOC sistemático y adecuado tienden a ser víctimas de una pérdida de tiempo y recursos valiosos para recauchutar el mismo terreno en todas las áreas principales de (mala) gestión del cambio:identificación, evaluación, aprobación, ejecución y auditoría.

Un proceso de MOC garantiza la evaluación de alternativas
En mi experiencia, nunca ha sido difícil encontrar a alguien que haya presenciado o se haya encontrado en el siguiente escenario. Es lunes por la mañana y ha descubierto que se modificó un motor primario en respuesta a una solicitud urgente de mayor rendimiento durante el fin de semana en un área de la instalación. Ningún impacto negativo es evidente de inmediato, por lo que este nuevo entorno se adopta como norma. Poco tiempo después, sin embargo, se observan fallas inexplicables en equipos críticos aguas abajo en otra área. Muy a menudo, con la mejor de las intenciones, se realizan cambios que afectan negativamente al negocio. Se activará un proceso de MOC sistemático siempre que se propongan tales cambios para que se lleven a cabo las evaluaciones adecuadas de las soluciones. Al menos, a veces ralentizará o detendrá la ejecución de cambios innecesarios y garantizará una planificación cuidadosa del trabajo necesario. La pregunta más importante que puede hacer es "¿debería hacer algún cambio?"

En los entornos de proceso y fabricación, el proceso MOC se utilizará para controlar todo tipo de cambios (forma, ajuste o función) a los activos y procesos físicos, POE, planos, listas de materiales, etc., para que se pueda gestionar de forma eficaz. En general, todos los cambios de procesos y plantas, excepto los reemplazos en especie, deben asociarse con el proceso de MOC, aunque se puede ejercer cierta libertad con respecto a las metodologías específicas y el nivel de revisiones requeridas.

Según todos los indicios de cómo se perfila el futuro en la gobernanza de la fabricación, habrá una necesidad creciente de una gestión adecuada de los cambios. Por lo tanto, es absolutamente crítico que los programas MOC sistemáticos sean adoptados por organizaciones que buscan obtener excelencia en la fabricación de clase mundial.

Referencias

1. Moore, R. Making Common Sense Common Practice (tercera edición), Elsevier Butterworth-Heinemann; (21 de mayo de 2004).
2. OSHA 3132, Gestión de seguridad de procesos, Departamento de Trabajo de EE. UU., Administración de salud y seguridad ocupacional.
3. OSHA 1910.119, Gestión de seguridad de procesos de productos químicos altamente peligrosos, Departamento de Trabajo de EE. UU., Administración de salud y seguridad ocupacional.

Este artículo apareció en la edición de julio del boletín informativo de Life Cycle Engineering, RxToday.

Acerca del autor:
Carl March tiene una gran experiencia en las áreas de mantenimiento, ingeniería de confiabilidad, modelado y diseño de sistemas. Carl tiene una licenciatura en ingeniería mecánica y una licenciatura en ingeniería de sistemas automotrices. Como experto en la materia de confiabilidad en Life Cycle Engineering, su pasión y enfoque está en la transferencia de conocimiento en mantenimiento centrado en confiabilidad, mantenimiento productivo total, análisis de causa raíz y excelencia en confiabilidad a clientes de todo el mundo que buscan lograr la distinción en la fabricación. Carl ha alcanzado un nivel significativo de reconocimiento profesional como ingeniero profesional con licencia (PE), ingeniero de confiabilidad certificado (CRE) por la Sociedad Americana para la Calidad y como Profesional Certificado en Mantenimiento y Confiabilidad (CMRP) por la Sociedad de Mantenimiento y Confiabilidad. Profesionales. Puede comunicarse con Carl en [email protected].