Garantía de calidad en la gestión de materiales de MRO

¿Ha escuchado el de los tipos que quemaron una pieza nueva de equipo rotatorio porque se instaló sin aceite? Ese pequeño descuido costó $ 80,000 para un reemplazo cuando la lubricación adecuada habría costado menos de $ 100. ¿Qué hay de los muchachos que cortaron una sección de su línea de alimentación de materia prima y luego descubrieron que la pieza de reemplazo era un poquito demasiado corta para caber en el espacio? ¡Ese error costó miles de dólares en reparaciones no planificadas y potencialmente cientos de miles en pérdida de producción!

Los ingenieros, compradores y otras personas a menudo hacen todo lo posible y hacen grandes gastos para diseñar y comprar nuevos equipos, repuestos críticos o otros materiales clave de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO). Sin embargo, muchas veces, un elemento crítico del proceso de adquisición, la garantía de calidad, se pasa por alto o se suboptimiza.

Seguro, el personal de recepción realiza una inspección superficial de muchos materiales entrantes, pero eso es principalmente con el propósito de verificar el recuento, conciliar el papeleo o asegurarse de que si se supone que un artículo es un kafloogle, entonces en realidad es un kafloogle, o al menos parece uno. A menudo, eso no es suficiente para garantizar una instalación, operación y mantenimiento seguros y confiables de sus activos. Además, incluso cuando se requiere alguna forma de inspección de material comprado (PMI), las prácticas internas y la infraestructura del sistema a menudo son inadecuadas para realizar una inspección efectiva y rastrear el material a través del proceso.

Este artículo describe algunos pasos a considerar para asegurarse de tener un proceso de aseguramiento de la calidad (QA) efectivo para sus materiales de MRO.

Identifique claramente los elementos afectados
Es más fácil decirlo que hacerlo. Las políticas y los procedimientos corporativos y / o del sitio a veces proporcionarán una guía general sobre los tipos de elementos que se inspeccionarán en función de la criticidad u otros criterios. Pero esta información puede estar incompleta o desactualizada y, a menudo, no identifica los números de pieza específicos afectados. La ingeniería también es una fuente clave de especificaciones técnicas sobre elementos como los materiales del proyecto y las nuevas piezas de repuesto. También se puede solicitar a los fabricantes y proveedores que prueben ciertos aspectos de la calidad antes de enviar materiales particulares y proporcionen documentación que demuestre que cumplen con las especificaciones. En muchos casos, se recomienda, si no es necesario, que esta documentación sea revisada o incluso verificada de forma independiente antes de que se acepten los materiales entrantes.

Ya sea que finalmente identifique solo un artículo que requiere inspección o 1,000, lo mejor La forma de administrar el PMI es tener cada uno de ellos claramente marcado en el sistema de administración de mantenimiento computarizado (CMMS) o el sistema de administración de activos empresariales (EAM) a nivel de parte para que todos sepan cuáles requieren inspección a la llegada.

Comunicarse con compras, proveedores y recepción
Los requisitos de PMI se deben delinear en cualquier solicitud de compra y pasar a la orden de compra asociada. Esta es información clave que el comprador puede necesitar incluir en una solicitud de cotización (RFQ) o incluso en una orden de compra de confirmación para que el proveedor sepa exactamente lo que se espera de ella antes de su envío, o al menos lo que estará buscando. recibo. Simplemente pasar una bandera de "inspección requerida" o incluso algún tipo de código de inspección de su CMMS / EAM puede ser suficiente o al menos útil internamente. Sin embargo, con o sin esta información, es una buena idea indicar claramente en algún lugar del cuerpo de la orden de compra el tipo de PMI que se realizará (por ejemplo, verificación dimensional, verificación de material, análisis químico, verificación de documentación, etc.) también. como los parámetros y tolerancias específicos que determinarán si el material es aceptable.

Lo más importante es asegurarse de que cuando un artículo llegue a su muelle, su personal de recepción pueda determinar fácilmente si necesita o no tipo de inspección. Esto eliminará preguntas, minimizará las demoras en el procesamiento y garantizará que los materiales comprados cumplan con los requisitos de inspección antes de ser almacenados, entregados o, lo más importante, instalados.

Utilice inspectores debidamente capacitados
Un error común en muchas operaciones es confiar en la siempre popular "inspección del usuario final" para garantizar la calidad. Si bien esta práctica puede ser apropiada para los suministros de rutina, no asegura la calidad, ni nada más, y debe desaconsejarse para los materiales de MRO. No hay forma de determinar si el "usuario final" es la persona adecuada para realizar la inspección, si esa persona sabe qué buscar o si incluso ha realizado alguna inspección del material.

Otra práctica común es colocar la responsabilidad de verificar los materiales entrantes directamente sobre los hombros del departamento de recepción. Si bien esto mejora las posibilidades de que se realice alguna inspección antes de que se libere el material, tampoco garantiza que las personas adecuadas estén mirando las cosas correctas. Por ejemplo, el personal de recepción debidamente capacitado debería poder utilizar un micrómetro para tomar medidas básicas o verificar la documentación proporcionada por el proveedor. Pero algunos elementos pueden requerir análisis de laboratorio o evaluación por parte de ingenieros o empleados de mantenimiento capacitados para determinar si están dentro de las especificaciones.

En lugar de colocar toda la carga en la recepción para identificar y completar la inspección requerida (que en muchos casos es injusto en el mejor de los casos y peligroso en el peor), es más apropiado simplemente alertar al personal receptor a través de la orden de compra y / o CMMS / EAM que alguien (tal vez el receptor, tal vez no) necesita tomar medidas adicionales para verificar las especificaciones de el artículo antes de que sea aceptado. Quién es la persona adecuada depende del tipo de inspección requerida y las habilidades de las diferentes personas, y debe especificarse en los procedimientos de PMI.

No deje las decisiones de aprobar / reprobar al azar
Defina claramente los requisitos de inspección. ¿Qué estamos comprobando? ¿Qué herramientas se requieren? ¿Qué información adicional se necesita? Todo esto debe detallarse antes de iniciar la inspección.

Asegúrese de que se especifiquen las tolerancias permitidas. Si se supone que un artículo tiene un pie de largo, ¿son suficientes 11,5 pulgadas de largo? ¿Son 12.25 pulgadas demasiado? ¿Existen estándares o medidores de pasa / no pasa con los que comparar? No debe haber duda de si un artículo cumple con los criterios aceptables.

Lo más importante es asegurarse de que toda la información de inspección se capture en documentos escritos que tengan el contenido apropiado y los controles de revisión. Asegúrese de que todas las órdenes de compra hagan referencia al documento específico (por título, fecha y revisión) que se utilizará como base para la inspección.

Documentar elementos no conformes
Cualquier artículo que no cumpla con los estándares de calidad especificados debe mantenerse para su resolución y disposición, y las discrepancias deben documentarse de inmediato. Si se toma la decisión de rechazar el material, debe devolverse al proveedor mediante un proceso de “devolución al proveedor” de mejores prácticas. Si el material será aceptado a pesar del problema de calidad, se debe notificar al proveedor. Se debe emitir un registro de la no conformidad que describa qué estaba mal con el material, por qué fue aceptado y el impacto potencial que la no conformidad podría tener en el futuro (si lo hubiera).

Seguimiento del material a través del proceso
Algunos sistemas CMMS / EAM brindan la capacidad de rastrear material a través del proceso PMI. En un mundo ideal, el sistema podría rastrear el material a través de la recepción, dentro y fuera de la inspección, y hasta el almacén o su destino final sin perder nunca la visibilidad. También permitiría la posibilidad de pruebas destructivas, teniendo en cuenta una parte del material que se consume en el proceso de inspección en sí. Esto no siempre es posible, por lo que, como mínimo, el sistema debe evitar que el material de PMI se muestre como inventario disponible hasta que se complete la inspección y se considere aceptable.

Mida la eficacia de su proceso
El propósito principal de PMI es asegurar que sus materiales sean utilizables. Sin embargo, un proceso de PMI sólido también brindará la capacidad de medir y administrar el desempeño de los proveedores. Si encuentra que tiene proveedores que continuamente le envían material no conforme, tal vez debería considerar un proveedor alternativo. Si descubre que un proveedor en particular siempre o consistentemente cumple con las especificaciones, tal vez no necesite inspeccionar sus materiales con tanta frecuencia.

No seas tonto con los centavos
Por supuesto, tal vez no muchos elementos de MRO requieran este tipo de atención. Pero los que sí lo hacen suelen ser costosos, posiblemente hechos a medida, con largos plazos de entrega, y pueden tener un impacto negativo significativo en su operación si no se manejan adecuadamente, como lo demuestran los ejemplos citados anteriormente. No asuma que no tiene materiales a los que esto se aplica. Evalúe cuidadosamente todos sus elementos de MRO, y si incluso uno requiere algún tipo de garantía de calidad entrante, vale la pena el tiempo, el esfuerzo y los gastos para establecer un proceso sólido desde el principio en lugar de sufrir las consecuencias de no estar preparado.

Este artículo apareció por primera vez en la edición de abril de RxToday de Life Cycle Engineering.

Acerca del autor:
Doug Wallace es un experto en la materia de gestión de materiales para Life Cycle Engineering (LCE), una consultoría con sede en Charleston, SC Doug tiene más de 20 años de experiencia práctica en gestión de la cadena de suministro en la industria de los semiconductores, incluidos puestos en control de producción, envío / recepción. , inspección de entrada, gestión de almacén de productos terminados y repuestos, planificación de materiales, servicio al cliente, planificación de capacidad global y planificación de producción global. Durante los últimos ocho años, Doug ha brindado educación, capacitación y servicios de consultoría en administración de materiales a clientes en una variedad de industrias diferentes. Puede comunicarse con Doug en [email protected]. Para obtener información adicional, visite www.LCE.com o llame al 843-744-7110.