Dominando la Gestión de Activos Empresariales: Cómo Funciona EAM, Beneficios Clave y Selección de la Mejor Solución

Muchas de las empresas actuales están bien posicionadas para hacer negocios internacionalmente y deben encontrar constantemente nuevas formas de mejorar la eficacia de sus operaciones. Independientemente de la industria, los activos de todo tipo deben gestionarse de manera que maximicen el retorno de la inversión. La adopción de nuevas plataformas digitales ha ayudado a las empresas a cumplir esta expectativa de extraer mayor valor de sus equipos y otros activos.

Se espera que el mercado global de soluciones de gestión de activos empresariales (EAM) crezca a una tasa del 17 % anual durante la próxima década. Parte del impulso hacia nuevo software es la transición a plataformas basadas en la nube y sistemas optimizados que se integran fácilmente con otros programas. Estos nuevos sistemas EAM facilitan la visualización de datos importantes, la organización de flujos de trabajo y la gestión de actividades de mantenimiento para una amplia variedad de tipos de activos. El beneficio general de estas herramientas EAM es una mejora del retorno de la inversión (ROI) para la organización.

A lo largo de esta guía, analizaremos en profundidad el panorama del software EAM, cómo funcionan estas plataformas y cómo implementar una solución que proporcione el mayor beneficio para su empresa.

Abordaremos:

• EAM vs. CMMS
• Cómo Funciona la Gestión de Activos Empresariales
• Beneficios de un Sistema EAM
• ¿Quién Necesita EAM?
• Selección de la Plataforma EAM Adecuada
• Lecturas Adicionales sobre Gestión de Activos Empresariales

EAM vs. CMMS

Con cientos de soluciones de software de gestión de activos en el mercado, puede ser difícil entender las diferencias entre los diversos tipos de soluciones. Los dos tipos principales de software en este espacio son los EAM y los sistemas computarizados de gestión de mantenimiento (CMMS). Ambos sistemas tienen un propósito similar al ayudar a las empresas a gestionar sus activos. La principal diferencia entre ellos está relacionada con su alcance.

Una plataforma CMMS generalmente se centra solo en la gestión del mantenimiento como funcionalidad principal. Los sistemas EAM, por otro lado, adoptan un enfoque más integral y suelen ofrecer características adicionales como análisis de costes, gestión de flotas y soporte para activos digitales y físicos. A menudo habrá superposición de características al comparar soluciones de software EAM y CMMS, por lo que es importante centrarse en sus necesidades principales durante cualquier evaluación.

Cómo Funciona la Gestión de Activos Empresariales

La principal razón para usar una plataforma EAM es la capacidad de gestionar el ciclo de vida completo de cada uno de sus activos. Poder rastrear tantos detalles en una sola ubicación ayuda a mantener a su equipo alineado y evita confusiones. Para entender cómo funciona un EAM, necesitamos examinar los componentes principales que son características centrales de la mayoría de los sistemas.

Gestión de Presupuestos

Para determinar el coste total de cada activo que posee, es necesario rastrear varios costes asociados con el mantenimiento y operación de cada activo. La mayoría de los EAM le permiten ingresar cifras de compra, mantenimiento, reparación, servicio y otros gastos. En muchos casos, también puede integrar su EAM con otras herramientas de software financiero y gestionar presupuestos para cada activo individual, así como para sus equipos de servicio e instalaciones en general.

Gestión del Ciclo de Vida

Un EAM puede ayudar a guiar a su equipo a través de cada una de las fases principales involucradas en el ciclo de vida de un asset. Hay mucho más que tener en cuenta que simplemente comprar y dar de baja su equipo. Algunos de los pasos clave del ciclo de vida del activo que se pueden rastrear en un EAM incluyen:

• Planificación
• Adquisición
• Instalación
• Operación
• Mantenimiento
• Transferencias
• Desmantelamiento
• Venta, almacenamiento o eliminación

La capacidad de monitorear costes y órdenes de trabajo asociadas con cada fase del proceso puede ayudarle a usted y a su equipo a tomar decisiones más informadas a lo largo del camino. Debido a que los requisitos pueden variar para cada negocio e industria, muchos de los campos de entrada y otros detalles dentro del sistema se pueden personalizar.

Análisis e Informes

La gran cantidad de datos almacenados dentro de una plataforma de software EAM se puede utilizar para analizar casi cualquier aspecto de su negocio. Puede agregar sus propios indicadores clave de rendimiento (KPI) y rastrear métricas que sean más relevantes para su operación específica. También es posible generar informes para revisar con la gerencia e identificar áreas de mejora.

Gestión de Contratos

Especialmente para grandes equipos industriales y otras herramientas especializadas, puede haber una serie de contratos diferentes que deben gestionarse. Estos pueden incluir acuerdos de software, servicio y cadena de suministro. Un EAM los mantiene juntos para que pueda acceder a su información esencial en cualquier momento y compartir actualizaciones con clientes, empleados y proveedores.

Gestión de Mantenimiento

Uno de los módulos que se superpone fuertemente con las plataformas CMMS, la gestión de mantenimiento le ayuda a rastrear órdenes de trabajo, costes e inventario asociados con el mantenimiento de equipos y activos. Algunas herramientas de software le permiten analizar y estimar horarios relacionados con trabajos de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo. Su equipo de mantenimiento también puede usar el sistema para rastrear el inventario de repuestos mientras organiza herramientas y suministros.

Gestión de Órdenes de Trabajo

Las órdenes de trabajo se utilizan para organizar actividades entre el personal y contratistas que interactúan con sus activos. Este es un proceso que realmente se beneficia de la automatización proporcionada por muchos sistemas EAM. Por ejemplo, cuando se identifica un problema, una orden de trabajo puede asignarse automáticamente al recurso adecuado sin demora ni necesidad de usar un sistema diferente.

Gestión de Mano de Obra

Rastrear sus activos es una cosa, pero rastrear a los empleados puede ser igual de desafiante. Gestionar horas de trabajo y prioridades es mucho más fácil con una plataforma EAM debido a los horarios integrados y la capacidad de hacer asignaciones en tiempo real.

Beneficios de un Sistema EAM

Una implementación de software exitosa debe reducir los pasos de trabajo y hacer su operación más eficiente. Dado que un EAM puede proporcionar acceso fácil a la información con un escaneo o unos pocos clics, hay poco tiempo de inactividad o demora. Cuando se integra con hardware de escaneo y una serie de etiquetas y placas de código de barras, la gestión de activos puede automatizarse para un enfoque verdaderamente optimizado. Estas son algunas de las formas importantes en que una implementación EAM puede ayudar a su operación:

• Mayor Eficiencia. Como se mencionó anteriormente, la programación de órdenes de trabajo, la gestión de actividades de mantenimiento y la asignación de recursos pueden hacerse desde un único panel de control EAM. Esto no solo ahorra tiempo a su personal, sino que también puede reducir enormemente el tiempo entre tareas y eliminar retrasos entre departamentos.
• Integración de Flujos de Trabajo. Al considerar un nuevo sistema, la mayoría de las empresas ya tendrán varias herramientas de hardware y software en uso. Similar a una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP), un EAM generalmente puede integrarse con múltiples otras herramientas para una supervisión integral en toda su organización. La función principal de la gestión de activos empresariales es actuar como repositorio central de toda la información relacionada con sus activos.
• Mejora de la Precisión. Mantener conteos precisos de inventario y activos requiere realizar comprobaciones regulares de los niveles clave de existencias. Dado que las etiquetas de código de barras de activos pueden colocarse en cada artículo e ingresarse en una base de datos EAM, es posible escanear y verificar unidades rápidamente en cualquier momento.
• Control de Inventario/Activos. Especialmente para flotas distribuidas como vehículos o equipos de campo, mantener el control sobre su propiedad puede ser difícil. Al estandarizar un número de identificación de activo y código de barras para cada unidad, puede identificar rápidamente cada artículo y transferir fácilmente activos entre sitios o actualizar su estado en tiempo real.
• Cumplimiento Normativo. Muchas industrias, como la militar y de defensa, tienen requisitos estrictos para el rastreo de activos sensibles y potencialmente peligrosos. Otras, como la industria farmacéutica, tienen reglas estrictas que se aplican al rastreo de lotes y registros históricos. Un EAM ciertamente puede usarse como un recurso clave durante auditorías.

¿Quién Necesita EAM?

La mayoría de las empresas podrían beneficiarse de una plataforma de software EAM, pero ciertos roles dentro de una organización encontrarán estos recursos particularmente útiles. Cualquier persona involucrada con presupuestos, asignación y gestión de recursos a menudo usará un EAM para fines de planificación. Junto con este ejemplo, aquí hay algunos roles adicionales que a menudo se asocian con la gestión de activos:

• Dirección Ejecutiva. Tomar decisiones informadas es mucho más fácil cuando tiene datos precisos frente a usted. Las cifras de costes y presupuestos que un EAM calcula para cada activo pueden usarse para establecer objetivos y prioridades departamentales.
• Gestores de Activos. Estos roles son especialmente críticos para empresas como aeropuertos y servicios públicos que tienen grandes flotas de activos en operación constante. Un EAM proporciona a estos gestores datos en tiempo real sobre el estado de los equipos y las ubicaciones donde se realiza el trabajo.
• Gestores de Proyectos. Un gestor de proyectos a menudo usará un EAM para revisar horarios relacionados con piezas y equipos que puedan ser necesarios para el trabajo que supervisa. Las funciones de planificación también son útiles para asignar recursos para el trabajo necesario para preparar nuevas construcciones e instalaciones.
• Gestores de TI. Un subconjunto específico de software EAM se conoce como Gestión de Activos de TI (ITAM). Estas plataformas se centran en las necesidades de los equipos de TI pero, en muchos casos, un departamento de TI puede utilizar un EAM tradicional para monitorear sus contratos de software, hardware y otros activos.
• Gestores de Instalaciones. El gestor de instalaciones desempeña un papel vital para mantener un edificio funcionando sin problemas. Hay trabajo de mantenimiento que coordinar y HVAC, muebles y otro hardware que monitorear. Los gestores que supervisan almacenes o instalaciones de producción también pueden usar un EAM para programar y rastrear trabajos relacionados con varias de estas diferentes áreas.

Selección de la Plataforma EAM Adecuada

Elegir una plataforma EAM es ciertamente un esfuerzo de equipo. Dado que estos sistemas de software conectan tantos departamentos diferentes, es crucial comenzar con un proceso de planificación integral. No dos programas de software EAM serán exactamente iguales, y puede haber grandes diferencias incluso dentro de la misma familia de productos. Estos son algunos de los pasos más críticos que pueden ayudarle a seleccionar un programa EAM que satisfaga todas sus necesidades más críticas:

1. Evaluación de Necesidades. Dado que una plataforma EAM puede usarse para tantas actividades diferentes, a menudo tiene sentido comenzar solo con sus necesidades de mayor prioridad. Un EAM también puede implementarse junto con otras mejoras de instalaciones como etiquetado de activos o automatización de almacenes, por lo que puede ser importante revisar estos requisitos también.
2. Inventario de Hardware y Software. Hacer un inventario de sus sistemas existentes le ayudará a verificar cualquier problema de compatibilidad. También es una buena idea entender cualquier superposición de capacidades ya que tendrá que elegir cómo usar mejor cada herramienta.
3. Planificación de Movilidad. Dado que tantas plataformas EAM hoy en día son basadas en la nube, es una excelente oportunidad para proporcionar a su personal datos en tiempo real desde cualquier dispositivo. Asegúrese de que el software elegido sea compatible con el hardware móvil que soporta y que su equipo tendrá acceso a la información que requieren.
4. Escalabilidad e Integración. Los mejores paquetes de software empresarial son altamente escalables, con planes que se pueden adaptar a necesidades cambiantes con el tiempo. Siempre planifique el crecimiento futuro y verifique que su programa EAM sea altamente personalizable y pueda integrarse con sus herramientas de software principales.
5. Evaluación del ROI. Quizás la medida más importante de una implementación EAM exitosa es un retorno de inversión (ROI) sólido. Después de completar los otros pasos de su proceso de planificación, siempre revise sus proyecciones financieras para ver si su recuperación esperada coincide con sus expectativas.

Estos son solo algunos de las muchas consideraciones que un equipo necesita hacer antes de implementar una nueva plataforma EAM. Hacer un movimiento formal hacia la verdadera gestión de activos empresariales es un compromiso importante y que a menudo conducirá a ahorros sustanciales de costes y eficiencias operativas.

Con una planificación cuidadosa, puede crear un programa de gestión de activos verdaderamente confiable. Es un momento emocionante con tantas opciones EAM disponibles en el mercado, y es probable que encuentre una que se adapte a sus requisitos. Al familiarizarse con los componentes importantes de un EAM y las diferencias entre paquetes de software similares, puede tomar una decisión informada y ayudar a gestionar los costes de la implementación de su sistema.

Lecturas Adicionales sobre Gestión de Activos Empresariales

Para obtener más información sobre gestión de activos y sistemas EAM, visite los siguientes recursos:

• 50 Mejores Sistemas de Software de Gestión de Activos Empresariales (EAM) (Camcode)
• EAM vs. CMMS: No se deje engañar (SwainSmith)
• Mejores Programas y Cursos de Formación en Gestión de Activos (Camcode)
• Guía del Reino Unido para EAM (Sapphire Systems)
• Guía Rápida de EAM (AssetWORKS)
• 50 Mejores Herramientas de Software de Gestión de Activos (Camcode)
• Haciendo la Transición a la Gestión de Activos Empresariales (Archibus)
• Implementaciones de EAM y CMMS: ¿Está obteniendo lo que pagó? (Emerson)
• Principales Conferencias de Gestión de Activos 2020 (Camcode)
• Entendiendo el Impacto y Valor de la Gestión de Activos Empresariales (IBM)