Fabricantes:¿sabe dónde está su dinero?

Recientemente, fui testigo desafortunado de un incidente en el que un empleado de confianza , el Contralor, se fugó con sumas de dinero de seis cifras. Este individuo dispuso que las tarjetas de crédito se abrieran a nombre de la empresa, autorizadas por una “carta” del Mandante cuya firma fue falsificada. Sin entrar en la responsabilidad de los bancos y las compañías de tarjetas de crédito que permitieron esta malversación, hay algunas lecciones que aprender que me gustaría transmitir. Con suerte, esto aumentará el nivel de conciencia de los pequeños fabricantes de que el fraude y el robo están vivos y tal vez prosperan donde menos se lo espera:en su empresa.

Evitar la malversación

Todavía tengo que conocer a un propietario de una pequeña empresa (que defino aquí como uno con menos de 25 empleados) , quien no me ha dicho lo ocupados que están, ya que todos llevan varios sombreros. Cuando las ventas bajan, el efectivo es bajo y los prestamistas y proveedores llaman a la puerta exigiendo pagos e información, las presiones hacen que muchos de nosotros confiemos indebidamente en alguien que maneja los números. Sin embargo, aquí es cuando usted es más vulnerable:cuando está "desesperado", cuando está estresado, cuando depende de otra persona para proteger sus activos financieros.

Por lo tanto, aquí hay 8 consejos que debe considerar sin importar cuán presionado esté el tiempo. Cuidar y poner en práctica los procedimientos adecuados puede ayudar a mitigar, si no eliminar, que usted se convierta en víctima de la malversación de fondos por parte de los empleados.

Consejo n. ° 1:vigile de cerca sus extractos bancarios

Siempre, siempre, mire usted mismo sus extractos bancarios:busque anomalías o elementos inusuales y, cuando los encuentre, pida una explicación. Si no tiene papel y trabaja con estados de cuenta en línea, extraiga un estado de cuenta una vez al mes o, mejor aún, consulte el registro de estados de cuenta cada pocos días. Después de hacer esto por un tiempo, su controlador / contador sabrá que usted está mirando y si tienen en mente la deshonestidad, lo pensarán dos veces. Tiempo máximo invertido para hacer esto:10-20 minutos.

Consejo n. ° 2:resista la autoridad innecesaria

Limitar la autoridad del contable / controlador con lo que puede acceder, ejecutar y autorizar con las cuentas bancarias de la empresa. Deben poder acceder a los extractos bancarios, pero no deben tener autoridad para firmar cheques. No deben tener autoridad para transferir fondos ni firmar en su nombre.

Consejo n. ° 3:manténgase organizado

Trate de organizar su factura pagando según un horario, una vez a la semana, cada 30 días o cuando sea práctico. Cuando se presenten cheques para el pago, insista en que se adjunten documentos de respaldo, como facturas, comprobante de compra, confirmaciones escritas, etc. Y mire los documentos:verifique el qué, el por qué y el monto. Según la cantidad de facturas que pague en un ciclo, tiempo máximo invertido para hacer esto:15 a 30 minutos.

Consejo n. ° 4:requiere documentación de respaldo

Cuando un cheque deba cancelarse en el cronograma, solicite una copia de seguridad y siempre pregunte por qué.

Consejo n.º 5:no deje atrás los cheques firmados

Cuando se vaya de vacaciones, no deje cheques firmados. En su lugar, comuníquese con algunos de sus proveedores más importantes y analice el hecho de que no habrá pagos mientras esté fuera. Planifique sus vacaciones entre ciclos de facturación para que la necesidad de cheques sea mínima. Si surge una emergencia, siempre puede llamar a su banco e iniciar una transferencia bancaria, pero planifique con anticipación y acuerde con anticipación con el banco tener la capacidad de autorizar transferencias bancarias con una llamada telefónica.

Consejo n. ° 6:Limite la autorización bancaria de terceros

Las herramientas modernas de administración de efectivo actuales incluyen la capacidad de pagar en línea a proveedores, servicios públicos, contratistas, etc. Sugiero que este método se limite a aquellos proveedores que lo requieran:otorgar una autorización a un tercero para debitar la cuenta bancaria de su empresa para pagar facturas con el fin de ahorrar tiempo podría costarle a largo plazo mucho más que el costo de mano de obra adicional. Si insiste en pagar las facturas en línea y no quiere hacerlo usted mismo, los extractos bancarios generalmente enumeran los cheques pagados por separado de los pagos en línea, así que nuevamente, mire los cargos contra la cuenta por anomalías o elementos inusuales.

Consejo n. ° 7:las verificaciones de antecedentes son importantes

Examine minuciosamente a su contador o controlador. Pague por una verificación de antecedentes profunda en lugar de uno superficial, vale la pena evitar la diferencia de precio más adelante. El controlador de mi cliente había cometido una malversación antes, fue condenado y nunca apareció en la verificación de antecedentes del tipo reducido.

Consejo n. ° 8:conozca su empresa de nómina

Si emite cheques de nómina, debe firmarlos y asegurarse de que los montos y las horas sean razonables. Asegúrese de conocer a su personal. Si usa un servicio de nómina, escanee el informe que viene con los cheques de nómina, nuevamente buscando cualquier empleado que no sea un empleado. Además, asegúrese de que la empresa de nómina sea respetable y financieramente sólida; recuerde , usted es personalmente responsable de los impuestos sobre la nómina que no se paguen. Y asegúrese de que la empresa de nómina sea la única que tenga su firma de fax autorizada. Sin sellos de goma para firmas.

¿Sentido común? Sí, sin embargo, el incidente al que me referí anteriormente ocurrió durante un período de tres años. Con suerte, la mayoría de ustedes tiene procedimientos establecidos para que esto no les suceda.

Y recuerda:a una persona honesta no le molestará que mires por encima del hombro, así que hazlo.

Aquí hay más información sobre las señales de advertencia de malversación de fondos que puede monitorear.

Gracias a Doug Waterman, quien ha sido asesor de clientes durante cuatro años en CMTC, por aportar su experiencia. Doug asiste regularmente a los fabricantes con sus problemas financieros y les ayuda a desarrollar soluciones. Antes de unirse a CMTC, Doug brindó servicios de consultoría financiera a pequeñas empresas familiares durante 22 años y fue prestamista comercial para los principales bancos comerciales.