Fabricantes: Proteja sus finanzas del fraude interno

Recientemente, fui el desafortunado testigo de un caso en el que un empleado de confianza, el controlador, se fugó con sumas de seis cifras altas. Este individuo gestionó la apertura de tarjetas de crédito a nombre de la empresa, autorizadas por una «carta» del director cuya firma fue falsificada. Sin entrar en la responsabilidad de los bancos y emisoras de tarjetas que permitieron esta malversación, hay lecciones que me gustaría compartir. Espero que esto aumente la conciencia de los pequeños fabricantes de que el fraude y el robo están vivos y quizás floreciendo donde menos se espera: en su propia empresa.

Evitando la malversación

Todavía no he conocido a un pequeño empresario (definido aquí como uno con menos de 25 empleados) que no me haya dicho lo ocupado que está, ya que todos llevan varios sombreros. Cuando las ventas bajan, el efectivo escasea y prestamistas y proveedores llaman a la puerta exigiendo pagos e información, las presiones hacen que muchos depositemos una confianza indebida en quien gestiona los números. Sin embargo, es precisamente entonces cuando somos más vulnerables: cuando estamos «desesperados», estresados, cuando dependemos de otro para proteger nuestros activos financieros.

Así que aquí tienen 8 consejos para considerar, sin importar lo apremiado que esté por el tiempo. Cuidar y establecer procedimientos adecuados puede ayudar a mitigar, si no eliminar, el riesgo de convertirse en víctima de malversación por parte de empleados.

Consejo #1: Vigile de cerca sus extractos bancarios

Siempre, siempre, revise usted mismo sus extractos bancarios: busque anomalías o partidas inusuales y, al encontrarlas, pida una explicación. Si trabaja sin papel y usa extractos en línea, descargue uno al mes, o mejor aún, revise el registro de movimientos cada pocos días. Tras hacerlo un tiempo, su controlador/contable sabrá que está atento y, si tiene intenciones deshonestas, lo pensará dos veces. Tiempo máximo invertido: 10-20 minutos.

Consejo #2: Resista otorgar autoridad innecesaria

Limite la autoridad del contable/controlador sobre lo que puede acceder, ejecutar y autorizar en las cuentas bancarias de la empresa. Deben poder consultar extractos, pero no tener firma en cheques. No deben tener autoridad para transferir fondos ni firmar en su nombre.

Consejo #3: Manténgase organizado

Intente organizar el pago de facturas en un calendario: una vez a la semana, cada 30 días, o cuando sea práctico. Cuando presenten cheques para pago, exija que vayan acompañados de documentos de respaldo: facturas, comprobantes de compra, confirmaciones escritas, etc. Y revise esos documentos: verifique el qué, el porqué y el monto. Según cuántas facturas pague por ciclo, tiempo máximo invertido: 15-30 minutos.

Consejo #4: Exija documentación de respaldo

Cuando deba emitirse un cheque fuera de calendario, exija respaldo y pregunte siempre el motivo.

Consejo #5: No deje cheques firmados atrás

Cuando se vaya de vacaciones, no deje cheques firmados. En su lugar, contacte a sus proveedores más importantes y avise que no habrá pagos mientras esté fuera. Programe sus vacaciones entre ciclos de facturación para minimizar la necesidad de cheques. Si surge una emergencia, siempre puede llamar a su banco e iniciar una transferencia, pero planifique y preacuerde con el banco la capacidad de autorizar transferencias con una llamada telefónica.

Consejo #6: Limite la autorización bancaria a terceros

Las herramientas modernas de gestión de efectivo permiten pagar proveedores, servicios, contratistas, etc., en línea. Sugiero limitar este método a los proveedores que lo requieran; dar autorización a un tercero para debitar su cuenta bancaria para pagar facturas, en interés de ahorrar tiempo, podría costarle a la larga mucho más que el costo laboral adicional. Si insiste en pagar en línea y no quiere hacerlo usted, los extractos bancarios suelen separar cheques pagados de pagos en línea; vuelva a revisar los cargos en la cuenta por anomalías o partidas inusuales.

Consejo #7: Las verificaciones de antecedentes importan

Verifique a fondo a su contable o controlador. Pague una verificación de antecedentes profunda en lugar de una superficial; la diferencia de precio vale la pena para evitar el dolor posterior. El controlador de mi cliente había malversado antes, fue condenado, y nunca apareció en la verificación económica.

Consejo #8: Conozca a su empresa de nómina

Si emite cheques de nómina, debe firmarlos y asegurarse de que montos y horas sean razonables. Asegúrese de conocer a su personal. Si usa un servicio de nómina, revise el informe que llega con los cheques, buscando cualquier empleado que no lo sea. Además, verifique que la empresa de nómina sea reputada y financieramente sólida; recuerde, usted es personalmente responsable de los impuestos de nómina no pagados. Y asegúrese de que la empresa de nómina sea la única con su firma facsímil autorizada. Nada de sellos de firma de goma.

¿Sentido común? Sí, sin embargo, el caso al que me referí ocurrió durante tres años. Ojalá la mayoría tenga procedimientos para que esto no les pase.

Y recuerden: una persona honesta no se resentirá por que usted supervise su trabajo, así que hágalo.

Aquí hay más información sobre señales de alerta de malversación que puede monitorear.

Gracias a Doug Waterman, asesor de clientes en CMTC durante cuatro años, por aportar su experiencia. Doug ayuda regularmente a fabricantes con sus problemas financieros y a desarrollar soluciones. Antes de unirse a CMTC, Doug ofreció servicios de consultoría financiera a pequeños negocios familiares durante 22 años y fue prestamista comercial en grandes bancos.