Almacenamiento Seguro de Datos: 6 Reglas para Elegir la Solución Adecuada

A medida que su negocio crece, también lo hace su necesidad de almacenamiento de datos profesional y seguro.

Su base de datos digital se expande cada día con cada email que envía y recibe, cada nuevo cliente que adquiere y cada nuevo proyecto que completa. A medida que su empresa adopta nuevos sistemas y aplicaciones de negocio, crea más archivos y genera nuevos registros de base de datos, necesita más espacio para almacenar estos datos.

La tendencia de generación masiva de datos digitales afecta a todas las empresas. Según informes de analistas, la demanda mundial de almacenamiento de datos alcanzó casi 15.000 exabytes el año pasado. Con una cifra tan impresionante, está claro por qué elegir una solución de almacenamiento profesional es un desafío frecuente en el mundo empresarial.

Qué Buscan las Empresas en una Solución de Almacenamiento de Datos

El volumen de datos que crece rápidamente es solo uno de los desafíos que enfrentan las empresas. A medida que compila más archivos, también necesita mejores métodos de protección de datos. Asegurar archivos y bases de datos críticos para la misión es prioridad número uno para las empresas de hoy, cada vez más expuestas a ciberataques.

También quiere asegurar que los datos sean accesibles para sus equipos en cualquier momento. Ya sea que trabajen remotamente o usen múltiples dispositivos para acceder a documentos de negocio, necesita proporcionarles acceso fácil y seguro al sistema de archivos de su empresa.

Estas son solo algunas razones por las que elegir almacenamiento seguro de datos puede ser una tarea dura. Cuando añade consideraciones de coste, el asunto se vuelve aún más complicado.

La mayoría de ejecutivos de negocio no entienden métodos de acceso a almacenamiento, rendimiento, redundancia, riesgo, backup y disaster recovery. Esto dificulta mucho las cosas a administradores TI que necesitan justificar el coste de requisitos de almacenamiento adicionales.

¿Por qué es tan desafiante abordar y gestionar el almacenamiento?

La mayoría de pequeñas empresas tienen sistemas de almacenamiento limitados, sin capacidad para expandirse conforme crecen sus necesidades. Sus departamentos TI se quedan lidiando con el desafío de manejar altos costes de almacenamiento junto con costes de sistemas de seguridad y licencias de software.

Las empresas grandes, por otro lado, tienen el problema de encontrar una solución que sea a la vez flexible y segura. Esto es especialmente importante para empresas en industrias reguladas como Servicios Financieros, Gobierno y Salud.

Sea cual sea el foco de su negocio, su búsqueda de una solución perfecta de almacenamiento profesional de datos puede complicarse.

1. Evalúe sus Necesidades Actuales y Futuras de Almacenamiento

La primera regla que las empresas deben abordar son sus necesidades actuales y futuras de almacenamiento de datos.

¿Conoce los requisitos mínimos de almacenamiento para sus aplicaciones, drivers de dispositivos, etc.? Del espacio que le queda, ¿tiene suficiente para sostener necesidades de negocio para los próximos cinco años?

Si no está seguro, puede evaluar la cantidad de almacenamiento que tiene ahora y compararla con sus necesidades en cinco años. Claro, puede restringir el tamaño de las bandejas de entrada de sus empleados y la cantidad de almacenamiento que pueden usar en la unidad compartida de la empresa. Sin embargo, ¿cuánto tiempo podrá su negocio sostener estas restricciones? Llegará a un punto donde su negocio supere su almacenamiento de datos.

A medida que continúe añadiendo nuevos clientes e información de clientes potenciales a su base de datos de gestión de relaciones con clientes (CRM), puede esperar ver una necesidad exponencial de más almacenamiento. Incluso si toma medidas preventivas para eliminar entradas duplicadas en su CRM y realiza limpiezas rutinarias de datos, su necesidad de almacenamiento adicional seguirá creciendo. A medida que sus aplicaciones requieran actualizaciones y parches y continúe añadiendo nuevas apps a su negocio, sus necesidades de más almacenamiento para albergar todo eso seguirán creciendo.

2. Considere la Funcionalidad de Almacenamiento que Necesita

Después de evaluar sus necesidades actuales y futuras, considerar la funcionalidad de almacenamiento es lo siguiente más importante. Aunque es un aspecto fundamental, se pasa por alto fácilmente. Al fin y al cabo, ¿qué función realiza el almacenamiento de datos de todos modos?

Ya debería haber respondido a la pregunta de por qué está comprando almacenamiento. Típicamente, el objetivo es reducir costes TI, mejorar productividad o apoyar expansión del negocio. En lugar de tener que comprar servidores físicos o añadir discos duros que debe mantener, puede centralizar su almacenamiento y gestión de datos en la nube.

La nube le ayudaría a aumentar el rendimiento de red y hacer los datos más accesibles a sus empleados. Además, hará que sus activos críticos estén disponibles en caso de fallo de sistema. Estos son solo algunos factores que deberían impulsarle hacia la solución óptima para sus necesidades.

Necesitará determinar si una nube pública compartida se ajustaría bien a sus necesidades o si debería considerar una opción privada. Ambas tienen sus ventajas y están adaptadas para empresas con diferentes necesidades. Si su idea es compartir información menos sensible en la nube pública, puede que no necesite invertir significativamente en expansión de almacenamiento. Opciones de almacenamiento dedicadas y más seguras, que pueden cumplir los más altos requisitos de seguridad y cumplimiento, pueden ser más caras.

Por eso necesita preguntarse qué necesita ahora y qué objetivos quiere lograr en el futuro. Las respuestas a estas preguntas también le dan un punto de partida para su decisión sobre qué tipo de solución de almacenamiento es adecuada para su negocio.

Si no sabe o no puede determinar la función de almacenamiento, puede asumir que una solución compartida no es necesaria. Muchas pequeñas empresas no necesitan proveedores de servidores dedicados de todos modos.

Sin embargo, todo depende de dónde pronostique que estará su negocio en unos años. Si su organización depende de construir una gran base de clientes, puede considerar mapear cuántos clientes o potenciales tendrá y cuánto almacenamiento requiere cada registro. Multiplíquelo por el número de registros que planea tener y calcule una estimación aproximada de almacenamiento necesario.

3. Redefina sus Procesos de Seguridad de la Información

La seguridad de datos es un tema vital a abordar al elegir e implementar una solución de almacenamiento. Sin una estrategia de seguridad de almacenamiento sólida, arriesga perder sus datos sensibles. Con la frecuencia de brechas de datos volviéndose cada vez más alarmante, debería integrar soluciones de seguridad en cada paso de su proceso de gestión de datos.

Muchas empresas arriesgan perder datos almacenados en su infraestructura debido a vulnerabilidades de plataforma o malas prácticas de gestión de seguridad. Esto es especialmente cierto para empresas que usan soluciones cloud públicas o híbridas, donde un proveedor externo lleva parte de la responsabilidad de seguridad de datos.

Aunque la nube no es inherentemente insegura, la falta de mejores prácticas de seguridad de almacenamiento y software especializado de seguridad de datos hace que sus datos cloud sean más vulnerables. Para proteger datos adecuadamente, necesita implementar mejores prácticas de seguridad de la información en múltiples niveles en su empresa.

Esto implica formar a sus empleados en mejores prácticas de ciberseguridad, implementar nuevos procedimientos de seguridad física, contratar científicos de datos y desarrollar planes de disaster recovery. Si sus datos están almacenados en múltiples plataformas o con diferentes proveedores, esto puede volverse complicado, así que debe considerarlo antes de elegir.

Debe mantener los aspectos operativos de seguridad en mente al elegir almacenamiento de datos: dispositivos de seguridad, administración de seguridad y monitorización de datos. ¿Sus datos están encriptados en almacenamiento y tránsito?

Solo porque el almacenamiento cloud sea vulnerable no significa que sus datos deban serlo. Entienda dónde se almacenan sus datos, cómo se transfieren y quién tiene acceso a las claves. Por ejemplo, ¿qué significaría una interrupción para su negocio? ¿Tiene un certificado SSL válido? ¿Su CA tiene buena reputación? Algunos de los apagones mayores recientes ocurrieron porque los certificados SSL habían expirado.

Además, considere el tipo de datos que respalda. Los datos sensibles deben encriptarse y asegurarse por separado de los no sensibles. Muchas empresas usan nube híbrida para asegurar que sus datos críticos se almacenen en una plataforma impenetrable y protegidos por diferentes tipos de medidas de seguridad de datos.

También necesita imponer una política estricta de uso y almacenamiento de datos en toda la empresa. Los empleados deben ser conscientes de la naturaleza sensible de su información de clientes, así como de las mejores formas de proteger datos. Con formación integral de seguridad, sus empleados pueden convertirse en los mejores guardianes de sus archivos críticos.

4. Opciones de Backup y Deduplicación de Datos

Otra regla a considerar al seleccionar una solución profesional de almacenamiento de datos es la deduplicación.

Este es el proceso de identificar segmentos de datos únicos comparándolos con datos almacenados previamente. Con un backup autónomo, los mismos datos pueden guardarse continuamente después de que la deduplicación esté completa. ¿Por qué guardar y respaldar datos duplicados en primer lugar? El proceso de deduplicación guarda solo los datos únicos en formato comprimido.

La deduplicación reduce su requisito de almacenamiento eliminando cualquier dato o información redundante encontrada. Esto también ayuda a mejorar la velocidad de procesamiento reduciendo la carga del servidor. Además, la deduplicación reduce la cantidad de datos que tiene que gestionar y aumenta los tiempos de recuperación de datos.

Imagine la potencia de procesamiento que gasta cribar gigabytes y gigabytes de datos duplicados, sin mencionar la confusión de qué archivos son relevantes. Otra forma de pensar por qué la deduplicación es esencial para su almacenamiento: podría terminar pagando por más almacenamiento del que necesita. Podría ahorrar dinero eliminando datos duplicados porque no tendrá que escalar su almacenamiento.

Puede encontrar que la deduplicación ofrece más espacio de almacenamiento por el que ya está pagando. Podría usar este almacenamiento recién encontrado para aplicaciones u otras necesidades de almacenamiento.

La deduplicación es un método de desordenar carpetas y bases de datos. Dependiendo de sus datos, este proceso podría realizarse mediante procesos manuales o automáticos. Su primer paso podría ser encontrar herramientas que busquen datos o archivos similares porque puede que no pueda encontrar duplicación fácilmente. Una vez la encuentre, simplemente bórrela o determine si la necesita o no.

5. Compare Velocidad y Capacidad de Diferentes Soluciones

Una vez elegida la opción de almacenamiento, puede determinar el rendimiento y capacidad que necesita. La capacidad es fácil de determinar y la función más obvia. El rendimiento puede ser fácil de explicar pero difícil de cuantificar. Puede tener dificultades para determinar el ancho de banda, latencia y velocidades de ráfaga (burst speeds) necesarios.

Aunque hay debate entre profesionales TI sobre velocidad de procesador versus almacenamiento, todo lo que le importa como dueño de negocio es el rendimiento del almacenamiento por el que paga. En este caso, puede desear investigar qué procesadores pueden rendir mejor para almacenamiento de datos. Si ha seleccionado una solución de almacenamiento compartido, averigüe qué procesadores usa el proveedor.

No necesita comprensión completa de velocidades de procesador. Sin embargo, considere esto: un procesador dual o quad core de 2,8 GHz es mejor que un single core de 3,4 GHz. Dos núcleos ejecutan dos programas simultáneamente a 2,8 GHz, mientras el single core de 3,4 GHz debe compartir la potencia de procesamiento. Esto significa que el procesador de 3,4 GHz se limita a operar a 1,7 GHz. Además de velocidades de procesador, la velocidad de memoria debería coincidir adecuadamente.

6. Encuentre un Proveedor en el que Pueda Confiar

Si considera moverse a o comprar almacenamiento compartido adicional en la nube, considere la fiabilidad detrás. Necesita elegir un vendedor creíble o proveedor de centro de datos y asegurar que el acuerdo de nivel de servicio (SLA) se adapte a sus necesidades.

Un Acuerdo de Nivel de Servicio debe listar la cantidad aceptable de downtime, fiabilidad, redundancia y disaster recovery que debería esperar de una solución de almacenamiento compartido. También necesita considerar los métodos y tecnologías de seguridad de datos de su proveedor. Esto le daría tranquilidad considerando la disponibilidad de sus datos incluso en caso de desastre.

Debería hacer que su administrador TI opine en esto porque la fiabilidad marca la diferencia entre tener que esperar horas o días para recuperación en caso de fallo catastrófico. Incluso si no cree que necesitará acceder a su solución de almacenamiento cada hora, día, semana o mes, necesita asegurar que está ahí cuando la necesite.

Los conceptos de disponibilidad y redundancia son igualmente importantes. No debe pensar en el almacenamiento como un servidor típico. En casi todos los casos, las soluciones de almacenamiento de datos se construyen y gestionan a través de servidores empresariales todos con los mismos componentes físicos. Las pequeñas empresas deberían buscar un proveedor de almacenamiento de gama media-alta para soportar sus servidores de gama baja. Independientemente del tamaño de su empresa o del tamaño de los servidores donde reside su almacenamiento, todos los principios de fiabilidad aplican. Tendrá que sopesar riesgos de fiabilidad y seguridad y determinar la mejor opción para su negocio.

Por ejemplo, ¿planea usar este almacenamiento para datos legacy a los que solo acceda una vez por trimestre o año? En este caso, la fiabilidad del almacenamiento no será tan crítica como los datos que sus empleados necesitan acceder diaria y horariamente.

Conclusión: Encontrar un Proveedor Seguro de Almacenamiento de Datos

En resumen, su necesidad de almacenamiento profesional de datos crecerá junto con su negocio. También lo hará su necesidad de una estrategia de seguridad integral y actualizada.

Para superar este desafío, necesita realizar una evaluación inicial de sus necesidades actuales y futuras de almacenamiento, investigar proveedores de almacenamiento y opciones de seguridad. Una vez que tenga una imagen clara de las funciones y necesidades de su plataforma de almacenamiento, debería considerar cómo puede asegurarla adecuadamente.

Construir una arquitectura de seguridad que cumpla todas sus necesidades de flexibilidad y escalabilidad puede resultar una tarea complicada. La computación en la nube ofrece flexibilidad, pero aún necesita estrategias fuertes de seguridad y gestión de datos para mantener el más alto nivel de seguridad para sus datos. Por eso elegir una opción de almacenamiento seguro es una parte esencial de la estrategia de transformación digital de una empresa.

Con la solución adecuada, puede optimizar todos sus procesos críticos. Siguiendo los consejos descritos en este artículo, aumenta sus posibilidades de tomar una gran decisión.