Office 365:qué se debe tener en cuenta al migrar

Muchas empresas en estos días están migrando a Office 365. Es importante que al implementar una migración, se aseguren de que la experiencia del usuario esté optimizada tanto durante la migración como después.

Gartner publicó recientemente un estudio que indica que, para 2017, el 33% de todos los usuarios estarán en sistemas de oficina empresarial basados ​​en la nube, como Office 365. Eso se debe a que las aplicaciones empresariales en la nube que se centran en la productividad ofrecen una mayor eficiencia, mayor facilidad de uso y mejores acceso a los datos y, al mismo tiempo, es más rentable que las aplicaciones locales tradicionales. Sin embargo, si bien las aplicaciones SaaS y basadas en la nube ofrecen enormes beneficios, pueden ser complejas e introducir nuevos desafíos para los equipos de TI que no están familiarizados con el monitoreo y la implementación de aplicaciones externas utilizadas por los empleados.

Si su empresa está migrando a Office 365, sus empleados podrían de repente no poder acceder a los archivos que necesitan o enviar correos electrónicos. Puede ver el razonamiento detrás de un enfoque en la experiencia del usuario, porque si algo no funciona correctamente durante una migración o el rendimiento de una aplicación es lento después de la migración, la capacidad de los empleados para hacer su trabajo se verá afectada y su empresa no podrá hacer negocios como de costumbre.

Preparación de la migración

Existen numerosos pasos que puede seguir para optimizar su experiencia de usuario mientras migra a Office 365 y una vez que ha completado la migración. El primer paso, que debe tomarse incluso antes de que comience la migración, es comunicar a sus empleados el valor que tiene para la organización la migración a la nube. Específicamente, aunque las aplicaciones SaaS tienen tarifas mensuales recurrentes, son, en general, más rentables que las versiones locales. El costo de ejecutar servidores, almacenamiento y respaldo para la versión local de Office es mucho más alto, obviamente, que ejecutarlo en la nube. Además, las limitaciones de capacidad que obtiene al enviar correos electrónicos con Exchange en la nube son muy similares a las de Exchange local, por lo que no gana ni pierde allí.

Por supuesto, hay beneficios solo por pasar a la nube, como recibir actualizaciones automáticamente, no tener que lidiar con el hardware y poder dedicar menos tiempo al mantenimiento. Con las aplicaciones SaaS, tiene flexibilidad, movilidad, escalabilidad y estabilidad, y una mayor colaboración y comunicación

El segundo paso para optimizar su experiencia de usuario mientras migra a Office 365 es garantizar la solidez de su conexión de red. Cuando esté planificando la migración, observe todas las conexiones que podrían verse afectadas por una aplicación SaaS. Por ejemplo, considere quién utilizará realmente la aplicación. Si tiene aplicaciones SaaS existentes, querrá ver cómo se están desempeñando actualmente para comprender cómo podría funcionar Office 365 una vez que realice la migración. Si el rendimiento de la aplicación SaaS existente no es excelente, puede optimizarlo observando algunas métricas clave:ancho de banda, conectividad, pérdida de datos, latencia y tiempo de ida y vuelta.

Migración de Office 365:10 pasos para la experiencia del usuario

Hay muchos más pasos que debe seguir para optimizar la experiencia de sus usuarios mientras migra a Office 365. Detallamos diez pasos en total en nuestro informe técnico, "Diez pasos para el éxito de la experiencia del usuario al trasladar Microsoft Office a la nube". El documento le brinda las consideraciones que debe tener antes, durante y después de una migración y lo guía para garantizar el éxito de la migración para todos sus usuarios finales.