Pedidos Abiertos (Blanket Orders) Explicados: Agiliza tu Proceso de Adquisiciones

Qué es un Pedido Abierto

También conocido como orden de compra abierta (blanket purchase order), el pedido abierto es un documento comercial que autoriza a un proveedor a suministrar bienes y servicios a un cliente de forma continua. Los términos suelen especificar elementos como el tipo de bienes/servicios y el precio unitario que el cliente pagará por cada item entregado. También detallan cuánto tiempo permanece vigente el acuerdo y otros términos y condiciones relevantes para la relación laboral entre proveedor y cliente.

Usos y Beneficios

Las órdenes de compra abiertas son usadas por empresas de todos los tamaños. A menudo sirven para asegurar que los empleados no compren a proveedores no autorizados. Al mismo tiempo, los proveedores suelen extender tarifas especiales a clientes dispuestos a acordar comprar hasta cierta cantidad en dólares de productos en un período dado.

Diferencia con Acuerdos de Compra por Volumen

Es importante notar que un pedido abierto no sirve al mismo propósito que un acuerdo de compra por volumen. Los acuerdos de volumen comprometen al cliente a comprar cierta cantidad en un período. Si no lo hace, el proveedor puede invocar penalizaciones.

Mientras el pedido abierto a menudo limita cuánto dinero puede gastar el cliente con el proveedor en un período, no compromete al cliente a gastar esa cantidad entera. De hecho, el cliente no tiene que pedir ningún producto, independientemente de la existencia del pedido. Como no compromete a recibir cantidad fija a intervalos regulares, el cliente debe contactar al proveedor para hacer pedidos relacionados y programar envíos cuando y como necesite.

Control Presupuestario y Vigencia Anual

Muchas empresas usan pedidos abiertos para asegurar proveedores aprobados y mantener gastos dentro de lo presupuestado por departamento. Por ejemplo, una empresa puede establecer un pedido abierto vigente todo un año calendario. Durante ese año, puede pedir hasta cierta cantidad monetaria, pero no más. Una vez alcanzada la cantidad predeterminada, el pedido se considera cumplido y no se pueden pedir más productos hasta crear y aprobar uno nuevo.