Explicación de los pedidos abiertos:agilice su proceso de adquisición

También conocida como orden de compra abierta, la orden abierta es un documento comercial que autoriza a un proveedor a proporcionar bienes y servicios a un cliente de forma continua. Los términos del acuerdo generalmente especifican elementos del acuerdo como el tipo de bienes y servicios que se proporcionarán y el precio unitario que el cliente pagará por cada artículo entregado. Los pedidos abiertos también suelen proporcionar detalles sobre cuánto tiempo permanecerá vigente el acuerdo y cualquier otro término y condición que pueda ser relevante para la naturaleza de la relación laboral entre el proveedor y el cliente.

Muchas empresas de todos los tamaños utilizan las órdenes de compra abiertas. En muchos casos, el documento sirve como medio para garantizar que los empleados del cliente no intenten comprar bienes o servicios de proveedores no autorizados. Al mismo tiempo, los proveedores suelen ofrecer tarifas especiales a los clientes que están dispuestos a aceptar comprar hasta una determinada cantidad de productos en dólares dentro de un plazo determinado.

Sin embargo, es importante tener en cuenta que una orden general no tiene el mismo propósito que un acuerdo de compra por volumen. Los acuerdos de compra por volumen comprometen al cliente a comprar una determinada cantidad de bienes o servicios dentro de un período de tiempo determinado. Si el cliente no lo hace, el vendedor podrá invocar cargos de penalización por incumplimiento de los términos.

Si bien el pedido general a menudo impone un límite a la cantidad de dinero que el cliente puede gastar con el proveedor dentro de un período de tiempo específico, de ninguna manera compromete al cliente a gastar ese monto total. De hecho, el cliente no tiene que pedir ningún producto al proveedor, independientemente de la existencia de un pedido abierto. Dado que el típico acuerdo de pedido abierto no compromete al cliente a recibir una cantidad fija de productos a intervalos regulares, es necesario que el cliente se comunique con el proveedor para realizar pedidos relacionados con un pedido de compra abierto y programar el envío cuando y según sea necesario.

Muchas empresas utilizan un proceso de pedido general como una forma no solo de asegurarse de que se utilicen únicamente proveedores aprobados, sino también de mantener los gastos dentro de los montos presupuestados para cada departamento o división de la empresa. Por ejemplo, una empresa puede optar por establecer una orden general que estará vigente durante todo un año calendario. Durante ese año, la empresa puede pedir hasta una determinada cantidad de productos en moneda, pero no más. Una vez que se alcanza la cantidad predeterminada, el pedido general se considera cumplido y no se pueden pedir productos adicionales hasta que el cliente cree y apruebe un nuevo pedido general.

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Malcolm Tatum, un exprofesional de la industria de las teleconferencias, siguió su pasión por las trivias, la investigación y la escritura para convertirse en escritor independiente a tiempo completo. Ha contribuido con artículos para una variedad de publicaciones impresas y en línea, incluida About Mechanics, y su trabajo también ha aparecido en colecciones de poesía, antologías devocionales y periódicos. Cuando no escribe, Malcolm disfruta coleccionar discos de vinilo, seguir el béisbol de ligas menores y andar en bicicleta.