Utilice listas de verificación para una planta más eficiente

A lo largo de los años, he dedicado mucho tiempo a debatir sobre el uso de listas de verificación para cambios de equipo y puesta en marcha en plantas. . He explicado, razonado, racionalizado, engatusado, apelado, suplicado, suplicado, suplicado, suplicado, exhortado e incluso llorado lágrimas de verdad en mis esfuerzos por hacer que la gente use listas de verificación.

Así que fue genial ver un estudio reciente publicado en el New England Journal of Medicine que encontró (sorprendentemente) que los hospitales que usan listas de verificación en sus procedimientos de quirófano sufren una tasa de muerte mucho más baja que los que no lo hacen.

Me alegré de ver el estudio, pero mi primera reacción al leerlo fue de indignación, en el sentido de "¿Los quirófanos no utilizan habitualmente listas de verificación? ¿Qué?" Con suerte, el estudio aumentará la conciencia y tal vez genere alguna mejora.

Pero la experiencia me ha convencido absolutamente de que hay algo en la psique humana que lucha desesperadamente contra el uso de listas de verificación.

“Necesitamos hacer las cosas rápidamente. Las listas de verificación nos retrasarán. Sabemos lo que estamos haciendo; lo hemos hecho un trillón de veces antes ". Incluso con las mejores intenciones del mundo, estas simplemente no son declaraciones correctas.

Generalmente, hemos encontrado en las líneas de empaque que cualquier artículo perdido en una lista de verificación de cambio nos cuesta al menos 10 minutos de tiempo perdido en la puesta en marcha. En varios casos, resultó en daños importantes en el equipo, y quién sabe cuántas otras veces hubo daños o cuasi accidentes relacionados con la seguridad. Ajustes que no se cambiaron, pernos que no se apretaron, abrazaderas que se dejaron sueltas, todo completamente sin intención, hecho por personas que lo habían hecho muchas veces antes.

La memoria humana simplemente no es lo suficientemente confiable, especialmente si se interrumpe brevemente para hacer otra cosa ... o tal vez alguien tiene una pregunta o necesita una mano momentáneamente. Una vez que la mente ha cambiado de enfoque, todas las apuestas se centran en la memoria.

Un recuerdo debilitado en nuestra cultura parece ser tratado como un indicador real de capacidad disminuida, un signo de senilidad inminente, los temidos "momentos mayores". Pero la memoria humana no es un mecanismo confiable a ninguna edad. Todos olvidamos nuestras llaves o dónde las dejamos o "¿qué vine a buscar a esta habitación?" He visto incluso a las personas más inteligentes y capaces con las que he trabajado olvidar cosas cuando están distraídas.

Puedo entender por qué los cirujanos, famosos por la magnitud de sus egos, se resistirían a cualquier cosa que pareciera sugerir una compensación por una capacidad defectuosa. Pero, ¿por qué entonces los pilotos de aerolíneas (con egos al menos comparables) han aceptado listas de verificación durante muchos años? (Bueno, sí, las regulaciones dicen que tienen que hacerlo, pero si habla con ellos, dicen que ni siquiera pensarían en operar sin ellos).

Mike Thomas, un asociado que fue piloto de la Armada y luego entrenador durante mucho tiempo de la Armada y pilotos de aerolíneas, lo explica como solo una parte del vuelo. Desde su primera exposición a los aviones, los pilotos trabajan a partir de listas de verificación, y una parte clave del trabajo del capacitador es capacitarse en cómo usar las listas de verificación, tanto como capacitarse en las funciones reales del avión.

De manera similar, en las plantas, hemos descubierto que cuando las personas están capacitadas para realizar tareas mediante listas de verificación, tienden a seguir usándolas. La dificultad surge cuando alguien ha estado realizando una tarea de manera rutinaria antes de que se desarrolle la lista de verificación. Incluso si ayudan a desarrollar la lista de verificación, todavía les resulta difícil comenzar a usarla.

Por supuesto, siempre tenemos el argumento de que para los pilotos es una situación de vida o muerte (cirujanos también), y las mismas prácticas rigurosas simplemente no son necesarias (y no asequibles) en la industria. Sin embargo, cuando comenzamos a usar listas de verificación, las cosas siempre mejoraron y fueron más rápidas.

La respuesta simple entonces es simplemente hacer que sea un requisito para las personas el uso de listas de verificación, y si no lo hacen, entonces hay consecuencias. Pero si insiste absolutamente en que la gente entregue las listas de verificación completadas, obtendrá listas de verificación completas, porque eso es lo que pidió. Nada dice que la lista de verificación se haya utilizado realmente como debería. Desafortunadamente, esa es la historia que se esconde detrás del uso de muchas listas de verificación. El requisito era una lista de verificación completa, así que eso es lo que obtuvimos.

He mirado muchos archivos y he visto muchas listas de verificación impecables y órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo (PM) sin huellas dactilares, borrones o manchas, y me preguntaba cómo podría la gente mantenerlas tan limpias en el piso.

Históricamente, los estadounidenses no somos buenos en la obediencia sin sentido, pero somos excelentes en la desobediencia consciente, especialmente cuando alguien intenta obligarnos a hacer algo por lo que no valoramos mucho. Esa es la forma en que la gente en este país está normalmente conectada, y estoy seguro de que se está convirtiendo en el caso en la mayoría de los demás países en estos días. Siempre superamos los límites y no damos mucho por sentado.

(Sabes que solo una cosa está mal en esa lista de verificación, incluso un error tipográfico, niega por completo el valor de todo el asunto).

También tuvimos que hablar sobre diferentes formas de usar las listas de verificación. Si alguien ha realizado una tarea innumerables veces, no es muy eficiente para ellos ir paso a paso a través de una lista detallada, marcando cada elemento a medida que lo hace. En ese caso, está bien realizar un pequeño grupo de tareas relacionadas y luego marcarlas. Pero nunca está bien realizar todas las tareas y luego marcarlas.

He aconsejado a la gente:“¿Por qué quieres estresarte, correr el riesgo de olvidar algo? ¿Por qué siquiera intentar recordar? Utilice la lista de verificación ". Se trata de hacer que el equipo se ponga en marcha y funcione bien, lo más rápido posible, sin completar los ejercicios de mejora mental.

Si quieres ganar juegos de trivia en casa, tal vez incluso competir en Jeopardy o exhibir una increíble destreza de memoria, eso es genial, pero las demostraciones de gimnasia de memoria no nos ayudan con cambios de equipo o startups más efectivos y eficientes.

Recuerdo una planta donde el requisito de calificación para operar un equipo era poder cambiarlo completamente desde la memoria. Este fue un gran equipo con más de 100 pasos en el procedimiento. Me miraron en blanco cuando le pregunté por qué.

Entonces, ¿qué funciona realmente?

• El uso de listas de verificación tiene que ser obligatorio, más allá del debate. Al igual que anteojos de seguridad, protección para los oídos, bloqueo de seguridad, etc., son parte del trabajo. Pero se necesita mucho más que la aplicación de la ley y el orden para lograr un uso continuo exitoso.
• Tienes que trabajar con personas y capacitarlas para que hagan el trabajo usando las listas. Entonces es una rutina, una parte esencial del proceso, y ellos superan la idea de que es algo extra, que los está ralentizando.
• Tienes que estar realmente ahí afuera, asegurándote de que todos tengan su lista de verificación y realmente la estén usando, y encontrando cualquier problema con las listas.
• Descubrimos que las listas de verificación de plástico laminado y los lápices de grasa funcionaron mejor.
• Las reuniones de seguimiento de cambios pueden ayudar a determinar dónde las personas tienen dificultades con las listas de verificación. Identificar la pérdida de tiempo debido a un uso inadecuado. Buscamos mejorar, no culpar. La culpa tiende a llevarte de nuevo a la desobediencia consciente.
• Debe tener procesos activos y participativos para mejorar continuamente los cambios y las nuevas empresas que incluyan mantener las listas de verificación actualizadas y construir una propiedad continua para ellas. Siempre es sorprendente cómo la propiedad hace que todo el proceso sea mucho más fácil.

Esto significa un trabajo constante para los líderes de equipo, supervisores y gerentes, pero es una parte esencial de su trabajo. Y lo que es más importante, ellos mismos tienen que creer realmente que usar listas de verificación es el enfoque más eficaz y eficiente.

Acerca del autor

Trabajando actualmente como consultor, John Crossan se jubiló después de pasar más de 30 años con Clorox Company. Sus funciones durante gran parte de los últimos 14 años se centraron principalmente en mejorar las operaciones mediante el fomento de la instalación y la implementación continua de mecanismos de procedimiento básicos de fabricación y mantenimiento en 30 plantas variadas en los EE. UU. Y Canadá. Antes de Clorox, John también ocupó puestos operativos y de ingeniería en Johnson &Johnson y Burndy Corporation. Puede ser contactado por correo electrónico a [email protected] o en línea en www.johncrossan.com.