La guía definitiva para EAM:cómo funcionan los EAM, sus beneficios y cómo elegir la solución de EAM adecuada para sus necesidades

Muchas de las empresas actuales están bien posicionadas para hacer negocios a nivel internacional y deben encontrar constantemente nuevas formas de mejorar la eficacia de sus operaciones. Independientemente de la industria, los activos de todo tipo deben administrarse de una manera que maximice el retorno de la inversión. La adopción de nuevas plataformas digitales ha ayudado a las empresas a darse cuenta de esta expectativa de extraer un mayor valor de sus equipos y otros activos.

Se espera que el mercado mundial de soluciones de gestión de activos empresariales (EAM) crezca a un ritmo del 17 % anual durante la próxima década. Parte del impulso por el nuevo software es una transición a plataformas basadas en la nube y sistemas optimizados que se integran fácilmente con otros programas. Estos nuevos sistemas EAM facilitan la visualización de datos importantes, la organización de flujos de trabajo y la gestión de actividades de mantenimiento para una amplia variedad de tipos de activos diferentes. El beneficio general de estas herramientas EAM es un mejor retorno de la inversión (ROI) para la organización.

A lo largo de esta guía, analizaremos en profundidad el panorama del software EAM, cómo funcionan estas plataformas y cómo implementar una solución que proporcione el mayor beneficio para su empresa.

Discutiremos:

EAM frente a CMMS
Cómo funciona la gestión de activos empresariales
Beneficios de un Sistema EAM
¿Quién necesita EAM?
Selección de la plataforma EAM adecuada
Lecturas adicionales sobre la gestión de activos empresariales

EAM frente a CMMS

Con cientos de soluciones de software de gestión de activos en el mercado, puede ser difícil comprender las diferencias entre los distintos tipos de soluciones. Los dos principales tipos de software en este espacio son los EAM y los sistemas de gestión de mantenimiento computarizados (CMMS). Ambos sistemas tienen un propósito similar al ayudar a las empresas a administrar sus activos. La principal diferencia entre ellos está relacionada con su alcance.

Una plataforma CMMS generalmente se enfoca solo en la gestión de mantenimiento como la funcionalidad principal. Los sistemas EAM, por otro lado, adoptan un enfoque más integral y, por lo general, ofrecen funciones adicionales, como análisis de costos, gestión de flotas y soporte para activos digitales y físicos. A menudo habrá una superposición entre las funciones al comparar las soluciones de software EAM y CMMS, por lo que es importante concentrarse en sus necesidades principales durante cualquier evaluación.

Cómo funciona la gestión de activos empresariales

La principal razón para utilizar una plataforma EAM es la capacidad de gestionar todo el ciclo de vida de cada uno de sus activos. Ser capaz de rastrear tantos detalles en una sola ubicación ayuda a mantener a su equipo alineado y evita confusiones. Para comprender cómo funciona un EAM, debemos analizar los componentes principales que son características centrales de la mayoría de los sistemas.

Gestión de presupuesto

Para determinar el costo total de cada activo que posee, es necesario realizar un seguimiento de varios costos asociados con el mantenimiento y la operación de cada activo. La mayoría de los EAM le permiten ingresar cifras de compra, mantenimiento, reparación, servicio y otros gastos. En muchos casos, también puede integrar su EAM con otras herramientas de software financiero y administrar presupuestos para cada activo individual, así como para sus equipos de servicio e instalaciones en general.

Gestión del ciclo de vida

Un EAM puede ayudar a guiar a su equipo a través de cada una de las principales fases involucradas en el ciclo de vida de un activo. Hay mucho más que tener en cuenta que simplemente comprar y desmantelar su equipo. Algunos de los pasos clave del ciclo de vida de los activos que se pueden rastrear en un EAM incluyen:

Planificación
Adquisiciones
Instalación
Operación
Mantenimiento
Transferencias
Desmantelamiento
Venta, almacenamiento o eliminación

La capacidad de monitorear los costos y las órdenes de trabajo asociadas con cada fase del proceso puede ayudarlo a usted y a su equipo a tomar decisiones más informadas en el camino. Debido a que los requisitos pueden variar para cada negocio e industria, muchos de los campos de entrada y otros detalles dentro del sistema se pueden personalizar.

Análisis e informes

La gran cantidad de datos almacenados dentro de una plataforma de software EAM se puede utilizar para analizar casi cualquier aspecto de su negocio. Puede agregar sus propios indicadores clave de rendimiento (KPI) y realizar un seguimiento de las métricas que sean más relevantes para su operación específica. También es posible generar informes para revisar con la gerencia e identificar áreas de mejora.

Gestión de contratos

Especialmente para piezas grandes de equipos industriales y otras herramientas especializadas, puede haber una serie de contratos diferentes que deben administrarse. Estos pueden incluir acuerdos de software, servicio y cadena de suministro. Un EAM los mantiene juntos para que pueda acceder a su información esencial en cualquier momento y compartir actualizaciones con clientes, empleados y proveedores.

Gestión de Mantenimiento

Uno de los módulos que se superpone fuertemente con las plataformas CMMS, la gestión de mantenimiento lo ayuda a realizar un seguimiento de las órdenes de trabajo, los costos y el inventario asociado con el mantenimiento de equipos y activos. Algunas herramientas de software le permiten analizar y estimar cronogramas relacionados con el trabajo de mantenimiento preventivo, predictivo y correctivo. Su equipo de mantenimiento también puede usar el sistema para rastrear el inventario de piezas de repuesto mientras organiza las herramientas y los suministros.

Gestión de órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo se utilizan para organizar actividades entre el personal y los contratistas que interactúan con sus activos. Este es un proceso que realmente se beneficia de la automatización proporcionada por muchos sistemas EAM. Por ejemplo, cuando se identifica un problema, una orden de trabajo se puede asignar automáticamente al recurso correcto sin demora ni necesidad de usar un sistema diferente.

Gestión Laboral

Hacer un seguimiento de sus activos es una cosa, pero hacer un seguimiento de los empleados puede ser igual de desafiante. Administrar las horas de trabajo y las prioridades es mucho más fácil con una plataforma EAM debido a los horarios integrados y la capacidad de realizar asignaciones en tiempo real.

Beneficios de un Sistema EAM

Una implementación de software exitosa debería reducir los pasos de trabajo y hacer que su operación sea más eficiente. Dado que un EAM puede proporcionar un fácil acceso a la información con un escaneo o unos pocos clics, hay poco tiempo de inactividad o demora. Cuando se integra con el hardware de escaneo y una serie de etiquetas y etiquetas de código de barras, la gestión de activos se puede automatizar para lograr un enfoque verdaderamente optimizado. Estas son algunas de las formas importantes en que una implementación de EAM puede ayudar a su operación:

Mayor eficiencia . Como se mencionó anteriormente, la programación de órdenes de trabajo, la gestión de actividades de mantenimiento y la asignación de recursos se pueden realizar desde el panel único de EAM. Esto no solo le ahorra tiempo a su personal, sino que también puede reducir en gran medida el tiempo entre tareas y eliminar los retrasos entre departamentos.
Integración del flujo de trabajo . Al considerar un nuevo sistema, la mayoría de las empresas ya tendrán varias herramientas de hardware y software en uso. Al igual que una plataforma de planificación de recursos empresariales (ERP), un EAM generalmente se puede integrar con muchas otras herramientas para una supervisión integral en toda su organización. La función principal de la gestión de activos empresariales es actuar como depósito central de toda la información relacionada con sus activos.
Precisión mejorada . Mantener un inventario preciso y recuentos de activos requiere realizar comprobaciones periódicas de los niveles de existencias clave. Dado que las etiquetas de código de barras de activos pueden colocarse en cada artículo e ingresarse en una base de datos de EAM, es posible escanear y verificar rápidamente las unidades en cualquier momento.
Control de inventario/activos . Especialmente para flotas distribuidas, como vehículos o equipos de campo, mantener el control de su propiedad puede ser difícil. Al estandarizar un número de identificación de activos y un código de barras para cada unidad, puede identificar rápidamente cada artículo y transferir fácilmente activos entre sitios o actualizar su estado en tiempo real.
Cumplimiento . Muchas industrias, como la militar y la de defensa, tienen requisitos estrictos para el seguimiento de activos sensibles y potencialmente peligrosos. Otros, como la industria farmacéutica, tienen reglas estrictas que se aplican al rastreo de lotes y registros históricos. Sin duda, un EAM se puede utilizar como un recurso clave durante las auditorías.

¿Quién necesita EAM?

La mayoría de las empresas podrían beneficiarse de una plataforma de software EAM, pero ciertos roles dentro de una organización encontrarán estos recursos particularmente útiles. Cualquier persona involucrada en la presupuestación, asignación y gestión de recursos a menudo utilizará un EAM con fines de planificación. Junto con este ejemplo, aquí hay algunos roles adicionales que a menudo se asocian con la gestión de activos:

Gerencia Ejecutiva . Tomar decisiones informadas es mucho más fácil cuando tienes datos precisos frente a ti. Las cifras de costos y presupuestos que calcula un EAM para cada activo se pueden usar para establecer metas y establecer prioridades del departamento.
Administradores de activos . Estos roles son especialmente críticos para empresas como aeropuertos y servicios públicos que tienen grandes flotas de activos en operación constante. Un EAM proporciona a estos gerentes datos en tiempo real sobre el estado del equipo y las ubicaciones donde se está realizando el trabajo.
Gerentes de Proyecto . Un gerente de proyecto a menudo usará un EAM para revisar los cronogramas relacionados con las piezas y los equipos que pueden ser necesarios para el trabajo que está supervisando. Las funciones de planificación también son útiles para asignar recursos para el trabajo que se necesitará para preparar nuevas construcciones e instalaciones.
Gerentes de TI . Un subconjunto específico del software EAM se denomina Gestión de activos de TI (ITAM). Estas plataformas se enfocan en las necesidades de los equipos de TI pero, en muchos casos, un departamento de TI puede utilizar un EAM tradicional para monitorear sus contratos de software, hardware y otros activos.
Gerentes de instalaciones . El administrador de las instalaciones juega un papel vital para mantener un edificio funcionando sin problemas. Hay trabajo de mantenimiento para coordinar y HVAC, muebles y otros equipos para ser monitoreados. Los gerentes que supervisan almacenes o instalaciones de producción también pueden usar un EAM para programar y realizar un seguimiento del trabajo relacionado con varias de estas diferentes áreas.

Selección de la plataforma EAM adecuada

La elección de una plataforma EAM es sin duda un esfuerzo de equipo. Dado que estos sistemas de software conectan tantos departamentos diferentes, es crucial comenzar con un proceso de planificación integral. No hay dos programas de software EAM exactamente iguales, y puede haber diferencias importantes incluso dentro de la misma familia de productos. Estos son algunos de los pasos más críticos que pueden ayudarlo a seleccionar un programa EAM que satisfaga todas sus necesidades más críticas:

Evaluación de necesidades . Dado que una plataforma EAM se puede utilizar para tantas actividades diferentes, a menudo tiene sentido comenzar solo con sus necesidades de mayor prioridad. Un EAM también se puede implementar junto con otras mejoras en las instalaciones, como el etiquetado de activos o la automatización del almacén, por lo que también puede ser importante revisar estos requisitos.
Inventario de hardware y software . Hacer un balance de sus sistemas existentes lo ayudará a verificar cualquier problema de compatibilidad. También es una buena idea comprender cualquier superposición de capacidades, ya que tendrá que elegir la mejor manera de utilizar cada herramienta.
Planificación de la movilidad . Since so many EAM platforms today are cloud-based, it’s an excellent opportunity to provide your staff with real-time data from any device. Make sure that your chosen software is compatible with the mobile hardware you support and that your team will have access to the information they require.
Scaling and Integration . The best enterprise software packages are highly scalable, with plans that can be tailored to changing needs over time. Always plan for future growth and verify that your EAM program is highly customizable and can be integrated with your core software tools.
ROI Assessment . Perhaps the most important measurement of a successful EAM deployment is a robust return on investment (ROI). After completing the other steps of your planning process, always check your financial projections to see if your expected payback matches your expectations.

These are just a few of the many considerations that a team needs to make prior to implementing a new EAM platform. Making a formal move to true enterprise asset management is a major commitment and one that will often lead to substantial cost savings and operational efficiencies.

With careful planning, you can create a truly dependable asset management program. It is an exciting time with so many EAM options available in the market, and you’re likely to find one that suits your requirements. By familiarizing yourself with the important components of an EAM and the differences between similar software packages, you can make an informed decision and help manage the costs of your system deployment.