3 consejos esenciales de seguimiento de activos para escuelas y educadores:automatizar, planificar y colaborar con TI

Las escuelas de todo tipo deben realizar un seguimiento preciso de sus activos para cumplir con las normas de la Junta de Normas de Contabilidad Gubernamental (GASB) y las normas de la Junta de Normas de Contabilidad Financiera (FASB), además de rendir cuentas a sus partes interesadas. Dado que las escuelas dependen más de la financiación y las dotaciones de fuentes externas, deben administrar y realizar un seguimiento de sus activos de manera responsable para justificar los gastos ante las partes interesadas. Sin embargo, las escuelas tienen tantos activos que se distribuyen entre los campus, las instalaciones, las aulas y los hogares de administradores, maestros y estudiantes que puede ser casi imposible rastrear los activos con precisión. Hay algunas formas en que las escuelas pueden mejorar sus prácticas de seguimiento de activos, que incluyen

1. Agilice y automatice el seguimiento de activos
2. Trabaje con equipos de TI para rastrear computadoras portátiles y dispositivos móviles
3. Cree un plan de gestión de activos

1. Optimice y automatice el seguimiento de activos

Si las escuelas deben aprender algo de la debacle del inventario de computadoras del Distrito Escolar Unificado de Los Ángeles en 2014, cuando se robaron o desaparecieron casi $200,000 en dispositivos, es que adoptar las mejores prácticas de seguimiento de activos es fundamental para evitar errores y una pérdida costosa de equipos. .
Los distritos escolares y otras instituciones educativas que adoptan las mejores prácticas de seguimiento de activos y optimizar y automatizar sus procesos aprobar auditorías con gran éxito y rastrear sus activos mucho más fácilmente que aquellos que dependen del rastreo activos manualmente. Los maestros y administradores también aprecian la cantidad de tiempo ahorrado en el registro de entrada y salida de activos cuando el proceso se ejecuta sin problemas con una solución de seguimiento de activos que utiliza códigos de barras y etiquetas de activos para un escaneo preciso.
Si su distrito escolar o institución educativa confía en Excel u otro proceso manual para el seguimiento de activos, le está costando a los empleados horas dedicadas a actualizar los registros de activos individuales durante su vida útil. Los sistemas manuales también son mucho más propensos a generar confusión y errores que pueden provocar la pérdida, el daño o el robo de equipos antes de que alguien se dé cuenta de que existe un problema. Y los procesos manuales no responsabilizan a las personas tanto como los procesos automatizados.
De hecho, los grandes distritos escolares y las instituciones de educación superior tienen muchas dificultades para rastrear sus activos, al igual que el Distrito Escolar Unificado de Los Ángeles. Los colegios y universidades a menudo informan pérdidas de decenas de miles a millones de dólares, y esas pérdidas pueden minimizarse y eliminarse virtualmente cuando las instituciones adoptan sistemas de seguimiento de activos. Las soluciones de tecnología de gestión de activos eficaces utilizan lectores de códigos de barras para reducir las posibilidades de error humano y mantener registros precisos en tiempo real en una base de datos.

2. Trabaje con equipos de TI para rastrear computadoras portátiles y dispositivos móviles

Cuando las escuelas comienzan una iniciativa de tecnología uno a uno que implica prestar una computadora portátil, tableta o iPad a los estudiantes, corren el riesgo de perder una gran cantidad de dinero cuando los activos se pierden o dañan. Los profesionales de TI de las instituciones educativas se dan cuenta de que las iniciativas requieren una planificación exhaustiva y lideran la implementación de sistemas de seguimiento de activos antes de entregar los dispositivos a los estudiantes. Administrar los dispositivos puede convertirse en un trabajo de tiempo completo para los equipos de TI cuando sus instituciones educativas no invierten en un sistema de seguimiento de activos.
Aquellos que implementan sistemas de seguimiento de activos aprecian los ahorros de tiempo y costos que obtienen al automatizar los procesos de seguimiento de activos. y saber en todo momento quién registra la entrada y salida de los dispositivos, si están dañados, qué padres han comprado un seguro y cuáles se han perdido. Muchos de estos sistemas utilizan escáneres de códigos de barras vinculados a las identificaciones de estudiantes y empleados y los números de serie del dispositivo, por lo que no puede haber ninguna duda sobre quién cerró la sesión de un dispositivo. Algunos profesionales de TI en instituciones educativas prefieren invertir en tecnologías avanzadas de seguimiento de activos que incluyen funciones de generación de informes y brindan a todo su equipo la capacidad de rastrear y ver la información del dispositivo en tiempo real.

3. Crear un plan de gestión de activos

La mayoría de las escuelas tienen un equipo de TI que puede rastrear sus dispositivos, pero incluso aquellas que no entienden el valor de crear un plan de gestión de activos para todos sus activos. Los distritos escolares públicos requieren especialmente un programa eficaz de administración de activos porque los activos se compran con dólares de los contribuyentes o con dinero de subvenciones en la mayoría de los casos. Y, muchas escuelas públicas tienen fondos limitados y, como resultado, necesitan maximizar los ciclos de vida de los activos. La mejor manera de asegurarse de que los activos se rastrean correctamente es crear un plan de administración de activos.
Específicamente, los planes de gestión de activos para instituciones educativas tienen en cuenta todos los activos, desde sistemas HVAC hasta edificios y hardware. . Debido a que muchas escuelas no tienen el dinero necesario para comprar nuevos activos para reemplazar los antiguos, confían en un plan de gestión de activos para determinar cuáles reparar y cuándo. Los planes de gestión de activos también implican el mantenimiento preventivo para mantener los activos en buen estado durante el mayor tiempo posible. El mejor de los casos es casar un plan de gestión de activos con un sistema de seguimiento de activos para tener un registro completo de todos los activos, su programa de mantenimiento y su información de seguimiento.
Las escuelas deben realizar un seguimiento de sus activos correctamente para cumplir con GASB y normas FASB y rendir cuentas a sus partes interesadas. Para mejorar las prácticas de seguimiento de activos y mantenerse firme en el resultado final, las instituciones educativas deben optimizar y automatizar el seguimiento de activos, trabajar con sus equipos de TI para rastrear computadoras portátiles y dispositivos móviles, y crear un plan de gestión de activos.
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