Integración con Fiix:una guía para comenzar

Tabla de contenido

1. Integraciones:una introducción
2. Los beneficios de la integración
3. Conceptos básicos de integración:qué considerar
4. El resultado final:las integraciones desbloquean todo el poder de su negocio

Integración de software:introducción

En estos días, existe una solución de software para prácticamente todos los problemas comerciales. Las organizaciones que buscan optimizar los procesos o aprovechar los datos para una mejor toma de decisiones tienen varias soluciones para elegir.

Por sí solas, estas soluciones de software son excelentes en lo que hacen. Sin embargo, cuando las organizaciones conectan sistemas de software, pueden lograr cosas asombrosas. Las integraciones permiten a las organizaciones colaborar entre departamentos, encontrar patrones en los datos recopilados de múltiples soluciones de software y encontrar eficiencias que simplemente no son posibles sin la integración de software. Con la interfaz de programación de aplicaciones (API) abierta de Fiix, los clientes pueden conectar su sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) a varios otros sistemas. Las tres integraciones de software más comunes que buscan nuestros clientes son las siguientes soluciones:

1. Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP)
2. Herramientas de monitoreo de condición
3. Software de colaboración y gestión de procesos comerciales

En el pasado, la integración de software era un proceso complicado y lento que a menudo requería un equipo dedicado de expertos en TI para instalar, configurar, proteger y actualizar. Afortunadamente, el software de mantenimiento moderno y la estandarización de los protocolos de datos han hecho que las integraciones sean mucho más accesibles para las organizaciones en los últimos años.

Los beneficios de la integración de software

Ya sea que esté conectando su CMMS a un sistema ERP, una herramienta de gestión de procesos comerciales, un sensor de máquina o los tres, la integración tiene una serie de beneficios.

1. Crea una "fuente de verdad"

La integración entre dos sistemas elimina la redundancia de administrar ambos por separado. Los datos de un sistema se sincronizan y actualizan automáticamente en el segundo sistema. Eso significa que no es necesario agregar nada dos veces, y lo que ve en un sistema siempre refleja la verdad.

2. Mejorar la toma de decisiones

La integración de información entre sistemas hace que sea mucho más fácil tomar decisiones informadas. Por ejemplo, la integración de su CMMS con un ERP permite a los equipos de compras tomar decisiones de compra basadas en el consumo real de repuestos y suministros. De manera similar, conectar su CMMS a los sensores de la máquina permite que ocurra un monitoreo basado en la condición en tiempo real, lo que conduce a una estrategia de mantenimiento optimizada.

3. Cerrar la brecha entre equipos

Cuando conecta el software de mantenimiento a las soluciones utilizadas por otros equipos, permite que esos equipos trabajen mejor juntos. Por ejemplo, conectar su CMMS a una herramienta de gestión de procesos comerciales, como un sistema de ejecución de fabricación (MES), permite a los operadores enviar solicitudes de trabajo por correo electrónico u otras herramientas de comunicación, como Slack. En este escenario, cada equipo colabora a la perfección con el software que necesita para su trabajo diario, sin tener que estar capacitado en un nuevo sistema.

4. Aumente la productividad

Cuando todos los sistemas están conectados a un CMMS en el que los técnicos están debidamente capacitados, se elimina la necesidad de capacitación cruzada y se asegura de que el trabajo que están realizando esté informado por información precisa y actualizada. Además, debido a que la integración elimina el lapso de tiempo de los datos que aparecen en diferentes sistemas, mejora la puntualidad general, lo que resulta en una toma de decisiones más rápida.

5. Elimina el error humano

Sin integración, algo tan simple como un error tipográfico podría significar pedir la pieza incorrecta a través del ERP, lo que provocaría un tiempo de inactividad prolongado del equipo, pedidos perdidos y relaciones comerciales deterioradas. Con la integración, permite que sus sistemas se comuniquen directamente entre sí, lo que reduce seriamente la posibilidad de errores.

6. Reducir costos

Cuando puede tomar decisiones de mantenimiento más inteligentes basadas en datos de otras áreas de la organización, permite ahorrar costos debido a una mejor planificación. La integración con un ERP reduce los costos del inventario innecesario. El uso de la supervisión de condiciones para planificar el mantenimiento ayuda al equipo de mantenimiento a ser más eficiente y a utilizar menos recursos costosos. Por último, conectarse a las herramientas de gestión de procesos empresariales le permite optimizar las actividades entre equipos, lo que aumenta la colaboración y el intercambio de conocimientos, y conduce a la reducción de costes.

7. Optimice los procesos

Cuando los sistemas están integrados, permite que la facturación, los informes y los datos sean accesibles desde un solo lugar. Esto hace que sea mucho más fácil simplificar procesos que normalmente tendrían que reconciliarse desde dos o más sistemas separados.

Qué se debe tener en cuenta al integrar software

Obviamente, la integración de su CMMS con otros sistemas en su organización tiene muchos beneficios, pero también hay una serie de cosas que debe considerar de antemano.

1. Obtenga claridad sobre cuáles son sus puntos finales deseados

Puede que no sea necesario decirlo, pero es importante identificar por qué desea integrar el software y presentar un caso comercial para ello. Esto debe incluir definir sus objetivos en términos de ahorro de costos, ganancias de eficiencia y retorno de la inversión. Si la integración no es realmente necesaria, no agregará ningún valor conectando sistemas. Una vez que tenga un caso de negocio sólido, asegúrese de comprender qué información deberá enviarse y extraerse de su CMMS. Esto hará que sea más fácil ver cómo la integración afectará a la organización.

2. Cree un plan de proyecto y cúmplalo

Establezca el marco del proyecto desde el principio asignando un gerente de proyecto, definiendo el alcance del trabajo y estableciendo un cronograma de finalización con hitos y entregables. Esto incluye trazar claramente qué departamentos necesitarán visibilidad de qué piezas de información en todas las etapas de la integración, desde la configuración hasta la ejecución, y más allá. Tener cronogramas, puntos de control y responsabilidades delineados con anticipación ayudará a que cada parte interesada rinda cuentas.

3. Obtenga la aceptación de las partes interesadas clave desde el principio

Es importante que todos comprendan que la integración es un cambio positivo para la organización. Su equipo de TI debe estar informado e involucrado desde el principio, ya que serán ellos quienes identifiquen si la integración puede ser ejecutada internamente o por un tercero. Todas las demás partes interesadas deben incluirse al identificar los beneficios e impactos comerciales, ya que pueden ayudar a identificar cualquier problema que pueda surgir con anticipación. Mantener a todos informados temprano les permitirá planificar con anticipación y garantizar que no haya sorpresas.

4. Evalúe el costo total de propiedad en curso

El costo total de propiedad incluye el precio de compra inicial de la aplicación, la integración y los costos operativos desde la compra hasta la eliminación. El software en la nube tiene una gran ventaja aquí, ya que el alojamiento, la seguridad, las actualizaciones, el soporte, las licencias, las copias de seguridad, el software antivirus y el adaptador de integración se agrupan en una sola suscripción mensual simple. Además, el proveedor administra el hardware de TI complejo, los servidores, la configuración de la red, las actualizaciones, los parches, la seguridad y las copias de seguridad diarias para que usted no tenga que hacerlo.

5. Defina claramente sus procesos, mapeo de datos y requisitos de informes con anticipación

Decida si su organización desea realizar una integración total o parcial determinando qué datos deben compartirse entre las dos aplicaciones. Una integración simple podría incluir activos, niveles de inventario, costos de repuestos, proveedores y vendedores, órdenes de compra, etc. Identifique qué datos deben compartirse para brindar las eficiencias esperadas. No tiene sentido enviar datos de un lado a otro si no es necesario.

6. Asegúrese de que la integración sea posible entre sus dos aplicaciones

Ambos sistemas deben tener una API para que puedan intercambiar datos con otro sistema. Una serie de otros detalles técnicos, como la arquitectura de la red, las limitaciones de TI, los firewalls corporativos y el mapeo de la base de datos, también deben alinearse antes de que la integración pueda continuar. Si no tiene la experiencia interna para administrar una integración compleja, la mejor solución de bajo riesgo es optar por dos sistemas que ya se integran.

7. Asegúrese de obtener un sistema intuitivo y fácil de usar

Además de garantizar que ambos sistemas se puedan integrar, también debe asegurarse de que ambos sistemas sean fáciles de usar. La usabilidad puede tener una gran influencia en la cantidad de uso real del sistema por parte de su equipo y, en última instancia, en lo que obtiene de él. Además, asegúrese de que los sistemas se utilicen correctamente antes de la integración. Realice auditorías periódicas de cada sistema para corregir cualquier cosa que deba abordarse de antemano.

El resultado final:las integraciones de software desbloquean un potencial ilimitado

La conexión de su CMMS a otro software permite una verdadera colaboración y conexión dentro de una organización. Las integraciones hacen posible que los equipos tengan éxito con las herramientas que fueron diseñadas para ellos y eliminan la necesidad de que los empleados estén capacitados en herramientas adicionales que los retrasarán.

Es importante comprender por qué desea integrarse y qué se requiere para que tenga éxito. Cuando las integraciones se realizan correctamente, las organizaciones pueden ser más productivas, eficientes y analíticas.