¿Qué son las tarjetas de coaching y cómo se utilizan?

Las tarjetas de entrenamiento son un componente crítico de un programa integral de gestión del cambio. Se utilizan para asegurarse de que el cambio que ha implementado una organización esté funcionando según lo planeado. El uso de tarjetas de entrenamiento crea una oportunidad no amenazante para reunirse con aquellas personas que viven con el cambio en su vida diaria y ayudarlas a tener éxito. Las tarjetas de coaching fueron diseñadas por gerentes de proyecto que habían visto desaparecer múltiples y grandes cambios organizacionales después de unas pocas semanas o meses. Las tarjetas de entrenamiento por sí solas no garantizan un cambio perfecto, pero son una parte esencial del cambio después de que la instalación y la capacitación terminan y se esperan nuevos comportamientos. La sostenibilidad a largo plazo se puede gestionar con un enfoque cíclico para usar las tarjetas de entrenamiento y resolver los problemas descubiertos en la última ronda de tarjetas.

Nunca subestime la importancia de mantener el liderazgo comprometido mientras impulsa nuevos comportamientos y Romper las barreras que se están experimentando a medida que se afianzan nuevos procesos. Las tarjetas de coaching brindan la razón correcta para involucrar a los empleados al tiempo que brindan datos invaluables sobre cómo funciona realmente la organización. Los líderes deben salir al azar y realizar las tarjetas de entrenamiento ellos mismos y ver qué aprenden sobre el cambio en cuestión.

Las tarjetas de coaching analizan tres perspectivas de un puesto:actividades, informes y documentos, y resultados por puesto, no por persona. La intención de la tarjeta de coaching es revelar las dificultades y los éxitos provocados por el cambio hacia la nueva norma deseada. Es típico que más del 80 por ciento de las dificultades identificadas sean problemas que los líderes deben resolver; menos del 20 por ciento será porque los empleados se resisten al cambio. Al diseñar las tarjetas para reflejar las posiciones frente a las personas, la entrevista es útil para el empleado en lugar de ser intimidante. En una de las primeras implementaciones del proceso de tarjetas de coaching, los empleados recibieron las tarjetas de coaching un día antes de que los líderes llegaran para hacer las preguntas. Los empleados se sintieron aliviados al leer las preguntas y ver las expectativas escritas de manera tan concisa. La reacción más común fue:“Esto es genial. Ahora finalmente comprendo exactamente lo que se supone que debo hacer y en qué elementos son los más importantes para enfocarme ”.

Al usar el proceso de la tarjeta de coaching, todos los nuevos cambios en su organización pueden ser observado en acción. Se identificará y gestionará cualquier desviación del resultado previsto. Sin este proceso implementado, las personas podrían continuar usando programas o procesos antiguos sin ser detectados y erosionar el éxito general. Estas tarjetas brindan datos confiables y reducen las decisiones subjetivas con respecto a qué tan bien se está aceptando la implementación. Ningún grupo podrá ofrecer un rendimiento insuficiente sin que los gerentes locales conozcan de antemano los problemas de rendimiento.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo funciona el proceso. Una organización estaba intentando cambiar el puesto de técnico de mantenimiento. El artesano informó que estaba dando comentarios por escrito sobre cómo se completó realmente cada orden de trabajo, pero las personas que se suponía que debían documentar esas notas no estaban haciendo su parte. Esto se confirmó cuando la orden de trabajo tuvo que ejecutarse nuevamente y la retroalimentación que se proporcionó anteriormente no fue evidente en la siguiente ronda de órdenes de trabajo. A partir de ese comentario en la tarjeta de entrenamiento, el grupo de liderazgo tomó medidas. Se revisó el proceso comercial para completar las órdenes de trabajo para determinar dónde estaba ocurriendo el desglose y qué posiciones en el proceso tenían un rol. Se convocó a las personas que trabajaban en estos otros puestos para comprender sus obstáculos para hacer que el proceso funcionara y se hicieron planes para reelaborar todo el proceso comercial. Una y otra vez, los problemas se documentaron en las tarjetas de entrenamiento y el liderazgo facilitó las soluciones. Este es el poder de la información resultante de las tarjetas de entrenamiento. Ninguna implementación debería fallar si los líderes escuchan y actúan sobre los resultados de las tarjetas. Por lo general, surgen docenas de problemas después de un gran cambio organizacional. Un equipo de líderes debe revisar los resultados resumidos y priorizar qué problemas abordar primero:luego deben actuar sobre los planes, seguido de otra ronda de tarjetas de entrenamiento para medir el progreso.

El documento PDF que se encuentra a continuación es un muestra de una tarjeta de entrenamiento para un planificador / programador de mantenimiento. Las preguntas representan todos los aspectos del cambio que atravesó esta organización para completar su programa. Esta lista no representa todas las tareas que debe realizar este puesto, pero incluye todo lo que las personas en este puesto deben hacer para cumplir con este cambio. El tipo de cambio no es importante. No importa si la organización está cambiando su proceso de mantenimiento o si está implementando un nuevo software de contabilidad o incluso fusionando dos empresas. Cualquier cambio significativo que requiera que los empleados hagan las cosas de manera diferente es un momento perfecto para utilizar las tarjetas de entrenamiento para garantizar que el cambio esté integrado en su cultura y se haya convertido en la nueva norma.

Este artículo apareció en la edición de mayo del boletín informativo RxToday de Life Cycle Engineering.

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