Cree un plan de mantenimiento preventivo eficaz:8 pasos de expertos

Actualizado el 23 de octubre de 2024

Tabla de contenidos

• ¿Qué es un programa de mantenimiento preventivo?
• 8 pasos para crear un programa de mantenimiento preventivo
• Cómo personalizar su programa de mantenimiento preventivo
• Pensamientos finales sobre la elaboración de un programa de mantenimiento preventivo
• Preguntas frecuentes

Conclusión clave

Un programa de mantenimiento preventivo es un enfoque planificado para mantener regularmente el equipo para evitar averías y optimizar el rendimiento. Para crear uno, identifique los activos críticos, determine las mejores tareas y frecuencias de mantenimiento y luego desarrolle un plan estructurado para ejecutar el mantenimiento de manera consistente.

El mantenimiento preventivo (PM) es una forma popular de gestión de mantenimiento que se basa en intervenciones programadas para mantener un alto nivel de rendimiento del equipo. Un enfoque proactivo del mantenimiento ayuda a reducir la probabilidad de fallas en los equipos y, al mismo tiempo, le da a la empresa control sobre cómo administra su plan.

Con un enfoque sistemático, es posible desarrollar un plan de gestión de proyectos que sea eficaz y mejore el rendimiento de los activos gestionados.

En esta publicación, analizaremos cómo crear el programa de mantenimiento preventivo ideal junto con cuatro consejos importantes.

Tenga en cuenta que un riesgo importante del mantenimiento preventivo es la posibilidad de incurrir en mayores costos si se realiza demasiado trabajo del que realmente se requiere para mantener el rendimiento. Este puede ser un umbral difícil de determinar y requiere atención y paciencia al desarrollar un plan de mantenimiento preventivo.

Las sugerencias presentadas en esta publicación pueden ayudarlo a aprovechar prácticas comprobadas que han demostrado agregar un valor claro a la planificación del mantenimiento.

Un programa de mantenimiento preventivo es un plan detallado que describe los momentos e intervalos específicos en los que se deben realizar las tareas de mantenimiento en equipos y sistemas. Este cronograma es un componente crítico de un programa de mantenimiento preventivo, que garantiza que todas las inspecciones y servicios necesarios se realicen sistemáticamente para evitar fallas en los equipos y extender la vida útil de los activos.

Los aspectos clave de un programa de mantenimiento preventivo incluyen:

• Tiempo y frecuencia:  El cronograma especifica cuándo deben realizarse las tareas de mantenimiento, ya sea diaria, semanal, mensual o anual. La frecuencia se determina en función de las recomendaciones del fabricante, los patrones de uso del equipo y los datos históricos de rendimiento.
• Priorización de tareas:  Las actividades de mantenimiento se priorizan en función de su importancia y urgencia. Los equipos críticos que afectan la seguridad o la eficiencia de la producción pueden requerir una atención más frecuente en comparación con los activos menos críticos.
• Asignación de recursos:  El cronograma identifica el personal responsable de cada tarea, asegurando que haya técnicos capacitados disponibles cuando sea necesario. También tiene en cuenta las herramientas, piezas y materiales necesarios para completar cada actividad de mantenimiento.
• Integración con Operaciones:  Para minimizar las interrupciones, el programa de mantenimiento se coordina con los programas operativos. Esto garantiza que las actividades de mantenimiento no interfieran con los procesos de producción ni provoquen tiempos de inactividad innecesarios.
• Flexibilidad y ajustes:  Si bien el cronograma proporciona un plan estructurado, también permite ajustes basados en datos en tiempo real y circunstancias inesperadas. La flexibilidad es crucial para adaptarse a reparaciones de emergencia o cambios en las demandas operativas.

Al adherirse a un programa de mantenimiento preventivo, las organizaciones pueden gestionar sistemáticamente sus actividades de mantenimiento, lo que conduce a una mayor confiabilidad de los equipos, menores costos de reparación y una mayor eficiencia operativa. Un cronograma bien estructurado ayuda a anticipar problemas potenciales antes de que se conviertan en problemas importantes, manteniendo así operaciones fluidas e ininterrumpidas.

Ahora, veamos los ocho pasos para crear el programa de mantenimiento preventivo ideal.

8 pasos para crear un programa de mantenimiento preventivo

Crear un programa de mantenimiento preventivo eficaz es crucial para garantizar el funcionamiento confiable y la longevidad de los equipos y activos críticos. Los ocho pasos clave involucrados en el desarrollo de un programa integral de mantenimiento preventivo se describen en la siguiente tabla. Otra solución eficaz es crear una lista de verificación de mantenimiento preventivo.

Al trabajar sistemáticamente en estos pasos, las organizaciones pueden identificar de forma proactiva las necesidades de mantenimiento, optimizar la asignación de recursos y minimizar el riesgo de averías inesperadas.

Paso Descripción 1. Hacer un inventario de activosIdentifique todos los equipos, activos e infraestructura críticos que requieren mantenimiento preventivo. 2. Priorice los activos Determine qué activos son más vitales para las operaciones comerciales y tienen las mayores necesidades de mantenimiento. Concéntrese en activos que son críticos, tienen altos costos de reparación o son propensos a fallar. 3. Determine los factores desencadenantes del mantenimiento. Decida si basar el programa de mantenimiento en el tiempo (por ejemplo, mensual), el uso (por ejemplo, las horas de funcionamiento) o el monitoreo de la condición. Esto dependerá del tipo de activo y de los datos disponibles. 4. Identifique las tareas de mantenimiento Enumere todas las tareas específicas de inspección, servicio y otras tareas de mantenimiento necesarias para cada activo según las recomendaciones del fabricante y los datos históricos. 5. Priorice las tareas de mantenimiento Clasifique las tareas de mantenimiento por prioridad en función de factores como la criticidad de los activos, los riesgos de seguridad y el impacto operativo. Esto ayudará a gestionar la carga de trabajo. 6. Asignar responsabilidades Designe los empleados o equipos específicos responsables de completar cada tarea de mantenimiento. Considere los niveles de habilidad y las limitaciones de programación. 7. Documentar el cronograma Cree un programa y cronograma de mantenimiento preventivo estructurado, utilizando potencialmente un CMMS o un sistema de calendario, para realizar un seguimiento de todas las tareas, frecuencias y asignaciones.8. Revisar y perfeccionar Supervisar la eficacia del programa de mantenimiento preventivo y realizar ajustes a lo largo del tiempo en función de los datos de rendimiento y los comentarios.

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Cómo personalizar su programa de mantenimiento preventivo

Ahora que ha desarrollado su programa de mantenimiento preventivo, le ofrecemos algunos consejos que le ayudarán a optimizar su plan según las necesidades únicas de su empresa.

Como la mayoría de nosotros sabemos, existe una gran diferencia entre lo “bueno” y lo “suficientemente bueno”, y los planes de mantenimiento preventivo (PM) no son diferentes. Puede elaborar un programa de mantenimiento preventivo básico con bastante facilidad, pero diseñar uno que se adapte eficazmente a su combinación de activos específica es otro desafío.

A pesar de la mayor atención al detalle necesaria para optimizar su plan de mantenimiento, los resultados bien valen cualquier tiempo y gasto adicional. En el mejor de los casos, un cronograma de MP puede maximizar la vida útil de los activos, reducir el tiempo de inactividad para el mantenimiento planificado y no planificado y mitigar el riesgo de falla parcial o total.

Cuanto mejor se adapten estas hojas de ruta de servicios a su negocio, más impacto tendrán sus beneficios.

Para ayudarle a obtener estos beneficios, hemos recopilado siete de las estrategias de mayor impacto que puede incorporar al plan de su empresa.

1. Incorpore software de gestión de activos de nivel empresarial

El centro neurálgico de cualquier programa moderno de mantenimiento preventivo basado en activos es el software de gestión digital. Estas aplicaciones difieren en forma y alcance, pero todas comparten la misma premisa básica:aprovechar la inteligencia artificial, la conectividad en la nube y las soluciones de mantenimiento de registros digitales para proporcionar una visión completa de los activos de una empresa hasta cada máquina individual.

Ejemplos de dicho software incluyen programas de sistema de gestión de mantenimiento informático (CMMS), gestión de activos empresariales (EAM) y mantenimiento centrado en la confiabilidad (RCM).

Todos pueden admitir un alto grado de recopilación y análisis de datos, lo que luego permite que el software envíe recordatorios de mantenimiento próximos, programe automáticamente órdenes de trabajo y más. ¿El resultado? Más conocimientos basados en datos y menos pérdida de tiempo.

2. Automatizar, digitalizar y consolidar el flujo de información

El software ha cambiado drásticamente la forma en que se accede y almacena la información de activos específicos. No hace mucho tiempo, los registros estaban en papel:órdenes de trabajo impresas y registros de mantenimiento físico, todos generalmente guardados en archivadores departamentales.

Ahora, las empresas que utilizan un EAM o CMMS han digitalizado sus registros por completo.

Hacerlo resulta en una accesibilidad de datos mucho mejor para todas las partes. Por ejemplo, en la oficina, es fácil para las partes interesadas acceder a registros y documentación. Mientras tanto, en el taller, los técnicos y operadores de equipos pueden simplemente escanear las etiquetas de activos de una máquina para registrar actualizaciones en tiempo real sobre los servicios completados u otras actualizaciones.

Con el flujo de información optimizado y puesto en línea, el estado de un activo está fácilmente disponible, tiene una marca de tiempo conveniente y se puede rastrear fácilmente. Es difícil exagerar los beneficios:los datos organizados de esta manera pueden ayudar a acelerar las decisiones, reducir el riesgo de pérdida de documentación y mantener su programa de mantenimiento preventivo al día.

3. Utilice el modelo PDCA

El modelo Planificar, Hacer, Verificar, Actuar (PDCA) es una herramienta popular de mantenimiento preventivo para crear políticas claras para trabajar con equipos. Este acrónimo puede informar su agenda de PM y facilitar el desarrollo de políticas y procedimientos efectivos. El modelo PDCA se define como:

• Planificar . Su plan de PM para cada activo debe crearse en función de toda la información relevante disponible, incluidos patrones de uso, trabajos de mantenimiento anteriores e inspecciones de equipos.
• Hacer . Una vez creado un plan de mantenimiento, se debe seguir tal como está escrito y cualquier actualización debe pasar por un proceso de control de cambios. Esto ayuda a garantizar la validez de los datos y ayuda a comprender el impacto de las actividades de mantenimiento en el rendimiento.
• Comprobar . Una de las mejores formas de determinar la eficacia de un plan de mantenimiento preventivo es revisando continuamente las métricas de fallas de los activos. Las fallas de los equipos son una indicación clara de un problema subyacente y, a menudo, pueden conducir a mejoras de PM que pueden prevenir problemas futuros.
• Actuar . Cuando se identifica un problema, siempre tome medidas para implementar una solución adecuada. Esto incluye posibles cambios en su cronograma de PM para establecer una mitigación a largo plazo del riesgo identificado.

4. Cree canales de comunicación entre equipos

Desafortunadamente, los beneficios de optimizar la información pueden reducirse o incluso anularse por completo si los equipos individuales están demasiado aislados unos de otros. En pocas palabras, las personas deben sentirse cómodas comunicándose con contactos clave de otros equipos. Es tan fundamental para el mantenimiento preventivo como lo es para muchas otras funciones empresariales.

Tener una lista corta de especialistas en los que puede confiar para inquietudes específicas es un buen punto de partida, pero crear oportunidades de colaboración más orgánicas puede ayudar a fomentar una simbiosis a largo plazo que solo beneficiará a todos los involucrados.

Relaciones como estas son importantes cuando personas dispares tienen que trabajar juntas de repente para abordar tiempos de inactividad inesperados de los equipos, servicios especializados u otros problemas típicos de servicio. También es invaluable simplemente compartir conocimientos, consejos e ideas entre divisiones o equipos.

Una empresa más comunicativa es, en última instancia, una entidad más versátil y creativa, algo que se reflejará en su planificación de PM.

Si buscas consejos sobre cómo mejorar la comunicación entre tus equipos, mira el vídeo a continuación:

5. Establezca mejores prácticas replicables y escalables

La mejor tecnología y equipo es tan bueno como su base de usuarios principal. Si los operadores o técnicos no siguen los protocolos como deberían, se anulará la eficacia de soluciones como el software EAM o CMMS.

La clave para mitigar este riesgo es implementar mejores prácticas escalables y replicables que sean mínimamente disruptivas para quienes están en la primera línea de su negocio. Se trata de protocolos que se pueden seguir independientemente de variables como cambios de personal, cambios en la gestión e incluso compras de nuevos equipos. Deben brindar orientación sobre responsabilidades como informar problemas mecánicos, registrar visitas de servicio, realizar inspecciones de seguridad, etc.

Las etiquetas de activos suelen ser el núcleo de las mejores prácticas. ¿Por qué? Porque son fáciles de usar, fáciles de instalar e increíblemente duraderos y resistentes, incluso en los entornos más difíciles.

Dependiendo de sus necesidades, puede crear etiquetas de códigos de barras, etiquetas de procedimientos operativos y mucho más. Estas etiquetas vinculan su equipo físico con sus operaciones en línea, lo que hace que una etiqueta de activo de calidad sea una solución imprescindible.

6. Priorizar y clasificar las necesidades de servicios de activos por nivel de riesgo

Cuando se trata de su programa de mantenimiento preventivo, una manera fácil de optimizar y minimizar el tiempo de inactividad es agrupar las necesidades de servicio de los activos según las consecuencias de posponer ciertos elementos de mantenimiento.

Tomemos como ejemplo un camión de trabajo de una empresa. Quizás el manual de servicio indique un cambio de correa de distribución a las 65 000 millas. El riesgo de no realizar este servicio es una falla potencialmente catastrófica del motor si la correa vieja falla; esto podría dejar el vehículo fuera de servicio durante semanas o incluso obligar a comprar un camión nuevo.

El nivel de riesgo es alto, por lo que se debe priorizar el servicio.

Ahora considere reemplazar el motor o el filtro de aire de la cabina del mismo camión. Si bien estos servicios son necesarios, no conllevan el mismo riesgo que algo como una correa de distribución. En última instancia, hay poco impacto si recorre 500 o 1000 millas más allá del kilometraje de servicio recomendado antes de actualizar los filtros.

Si piensa de esta manera, puede mejorar las visitas de mantenimiento del cluster y garantizar que los servicios críticos no se retrasen innecesariamente, una medida que fácilmente podría convertirse en una costosa lección sobre cómo priorizar las necesidades de servicios industriales.

7. Considere el ciclo de vida completo de los activos durante la planificación del mantenimiento

Tener en cuenta las necesidades cambiantes de servicio y las métricas de retorno de la inversión esperadas para activos más antiguos es un aspecto que fácilmente se pasa por alto en la planificación del mantenimiento. Al fin y al cabo, todas las máquinas acaban por desgastarse.

No vale la pena correr el riesgo de sufrir una falla repentina inherente a los equipos más antiguos, incluso para los caballos de batalla más confiables que han recibido el mantenimiento adecuado.

Al considerar estos factores de manera proactiva, puede realizar una evaluación basada en datos al determinar si reemplazar o reparar un activo. A nivel empresarial, ser consciente del costo y el umbral de riesgo para desencadenar un reemplazo en lugar de una reparación puede ayudar a evitar tiempos de inactividad inesperados relacionados con averías.

Una gestión de activos con visión de futuro como esta ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza a todas las partes involucradas.

Pensamientos finales sobre la elaboración de un programa de mantenimiento preventivo

Las estrategias anteriores son un excelente lugar para construir y también personalizar su programa de mantenimiento preventivo. También pueden ser un punto de partida para crear un conjunto completamente nuevo de estándares de gestión de activos.

De cualquier manera, recuerde que los planes de servicio efectivos son maleables y cambian constantemente. Un líder experto revisará y revisará continuamente su estrategia a medida que cambien los equipos, se introduzcan nuevas tecnologías y se amplíen las operaciones.

Sea flexible, esté alerta y trate de ir un paso por delante de sus necesidades de mantenimiento trabajando de forma más inteligente, no más intensa.

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Preguntas frecuentes