Explicación de la gestión de activos de TI:propósito, beneficios y mejores prácticas

Gerente de Mercado de Activos Fijos

Tabla de contenidos

• ¿Qué es la gestión de activos de TI?
• Tipos de activos de TI
• ¿Por qué es importante la gestión de activos de TI?
• 8 mejores prácticas de gestión de activos de TI
• ¿La clave del éxito de ITAM? Etiquetas duraderas
• Preguntas frecuentes

Conclusión clave

Gestión de activos de TI es una herramienta que utilizan las organizaciones para gestionar sus activos de TI desde la adquisición hasta la eliminación. El objetivo es maximizar el valor de estos activos y al mismo tiempo gestionarlos de manera que se alineen con los objetivos de la organización, como la eficiencia operativa y el cumplimiento.

La tecnología sustenta casi todos los aspectos de una organización moderna. Ya sea software digital o un activo físico como computadoras de escritorio, su organización depende de los activos de TI para mantenerse productiva y eficiente.

Sin embargo, administrar sus activos tecnológicos puede resultar complejo, especialmente para organizaciones más grandes.

Para mantenerse al día con la creciente escala de esta tecnología, cada vez más empresas están invirtiendo en gestión de activos de TI. (ITAM) soluciones. Esta tecnología rastrea y administra todos los activos de TI físicos y digitales en un solo lugar, brindando a los líderes una visibilidad incomparable de sus métricas de uso, costos, cumplimiento y más.

El enfoque y la configuración del software de su organización tienen un tremendo impacto en el éxito de su enfoque general de gestión de activos de TI. En esta guía, explicaremos cómo la gestión de activos de TI beneficia a las organizaciones y compartiremos las mejores prácticas para movilizar la tecnología ITAM.

Imagen de Jonatán Borba de Pexels

La gestión de activos de TI (ITAM) es una estrategia para rastrear todos los activos de TI físicos y digitales en un solo lugar. ITAM ayuda a las organizaciones a obtener una contabilidad precisa de los costos del ciclo de vida de los activos tecnológicos para maximizar el valor de sus inversiones en hardware y software de TI.

En lugar de administrar el hardware en hojas de cálculo o libros de registro de entrada y salida en papel, el software ITAM facilita el seguimiento de todos los activos en un solo lugar y monitorea sus datos de uso.

ITAM no sólo rastrea los activos. También soporta:

• Adquisición de tecnología
• Reducción de riesgos
• Licencias
• Gestión del ciclo de vida
• Mantenimiento y actualizaciones

La gestión de costos es definitivamente una ventaja, pero el objetivo final de ITAM es ayudar a las organizaciones a aprovechar sus activos de TI de manera efectiva, legal y eficiente. Con la configuración adecuada, ITAM reduce el tiempo de inactividad y aumenta la productividad organizacional.

Mire el vídeo a continuación para obtener más información sobre ITAM:

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Tipos de activos de TI

El software de gestión de activos de TI generalmente divide los activos en dos categorías:digitales y físicos. Necesita ambos para seguir siendo productivo, pero la forma de realizar el seguimiento de estos activos en una solución ITAM será diferente.

Los activos físicos de TI son elementos tangibles que puedes tocar. Estos activos son parte de su infraestructura tecnológica e incluyen activos como:

• Hardware: Esto incluye computadoras, servidores, equipos de red y dispositivos de almacenamiento de datos como discos duros externos.
• Dispositivos periféricos: Estos dispositivos complementarios complementan su hardware principal, como impresoras, escáneres y monitores.
• Dispositivos móviles: Cada vez más empleados trabajan sobre la marcha, especialmente en industrias como la construcción y el almacenamiento. Los artículos móviles pueden perderse fácilmente, por lo que cada vez más organizaciones rastrean teléfonos inteligentes, tabletas y escáneres portátiles con software ITAM.
• Equipo del centro de datos: Esto incluye bastidores de servidores, sistemas de refrigeración y proveedores de energía de respaldo.

La mayoría de las organizaciones necesitan una solución para rastrear activos físicos porque es fácil que se estropeen o se pierdan. Sin embargo, es igualmente importante utilizar ITAM para realizar un seguimiento de sus activos digitales, que a menudo incluyen:

• Software: Esta amplia categoría incluye sistemas operativos, aplicaciones y paquetes de software.
• Licencias: La mayoría del software corporativo requiere licencias para funcionar. Los sistemas ITAM rastrean todas las licencias y suscripciones para diversos productos de software y servicios basados ​​en la nube. Dado que muchas organizaciones pagan accidentalmente por licencias que ya no utilizan, el seguimiento de esta información es una excelente manera de identificar desperdicios y ahorrar dinero.
• Medios digitales: Los documentos, imágenes y vídeos digitales se consideran activos digitales, especialmente si trabaja en un departamento de marketing o en un campo creativo.

Idealmente, la solución ITAM de su organización debería realizar un seguimiento de todos los activos de TI. El seguimiento de un tipo y no de los demás podría crear puntos ciegos que costarían más a largo plazo.

¿Por qué es importante la gestión de activos de TI?

Imagen de Cristina de Desinstalar

La gestión de activos de TI es fundamental para todas las organizaciones, ya sea que dirija una pequeña startup o una empresa multinacional.

Ahorro de costes

Sólo puedes gestionar lo que mides, lo cual es cierto con ITAM. En lugar de invertir en activos de TI sin supervisión, una solución ITAM rastrea y gestiona con precisión los activos de TI.

Algunas plataformas ITAM modernas incluso harán toda la gestión por usted a través de funciones no intervencionistas como el aprendizaje automático y la inteligencia artificial.

Con ITAM, puedes evitar la compra excesiva o la subutilización de equipos y software. Identifica activos redundantes o infrautilizados que puede reasignar o retirar para ahorrar dinero. ITAM también hace que sea mucho más fácil predecir los gastos futuros de TI, lo que permite una elaboración de presupuestos y una planificación financiera más precisa.

Mejor cumplimiento y gestión de riesgos

Cuando se trata de gestionar datos confidenciales que contienen activos de TI, la trazabilidad completa y el cumplimiento de las normas son primordiales. Siga este enfoque de 10 pasos al planificar el desmantelamiento del hardware del centro de datos para garantizar el cumplimiento de extremo a extremo:https://t.co/Sk1hovRa1Q#itad pic.twitter.com/TZwGKAFBMY

– Michelle Medeiros (@MMLMedeiros) 1 de diciembre de 2023

El cumplimiento es esencial para todas las empresas, pero es crucial para industrias altamente reguladas como la fabricación de productos químicos y la farmacéutica. ITAM realiza un seguimiento de todas las licencias de software, garantías y requisitos reglamentarios relacionados para usted, manteniendo un inventario preciso de todos los activos de TI que podrían ayudarle a evitar problemas relacionados con las licencias de software.

La gestión eficaz de activos también mejora la postura de seguridad de su empresa. Cuando sabes dónde están todos tus activos, es mucho más fácil protegerlos contra robo o pérdida, lo que puede provocar costosas violaciones de seguridad.

ITAM también garantiza que todo el hardware y el software estén actualizados y reciban el mantenimiento adecuado, protegiéndolo contra las cambiantes amenazas de ciberseguridad.

Productividad y eficiencia mejoradas

La gestión de activos de TI le brinda una visión clara de los activos disponibles para mejorar la asignación de recursos y brindar a los empleados las herramientas que necesitan para realizar su trabajo. De esta manera, ITAM reduce el tiempo de inactividad y mejora los tiempos de respuesta, especialmente para problemas relacionados con TI.

Además, los activos de TI bien administrados tienden a tener una vida útil más larga, lo que reduce el tiempo de inactividad que conlleva averías inesperadas y pedidos de reemplazo.

Ventajas a largo plazo

ITAM prepara su negocio para el éxito a largo plazo. Proporciona datos valiosos sobre el uso de activos de TI, que puede utilizar para tomar decisiones estratégicas sobre inversiones y actualizaciones de tecnología.

ITAM también facilita la alineación de sus activos de TI con la misión y los objetivos a largo plazo de su organización, ayudándole a mantenerse fiel a su misión.

8 mejores prácticas de gestión de activos de TI

Foto de Fernando Arcos vía Pexels

La gestión de activos de TI tiene muchos beneficios, siempre que siga un proceso estructurado para maximizar sus activos. Ya sea que tenga un proceso ITAM existente o desee crear uno propio desde cero, siga estas mejores prácticas para la gestión de activos de TI.

1. Elija un software que lo rastree todo

La mayoría de las soluciones modernas de gestión de activos de TI rastrean tanto los activos físicos como los digitales, pero no siempre es así. Algunas plataformas solo rastrean activos digitales como licencias, suscripciones y medios digitales.

El seguimiento de un tipo de activo es útil, pero su organización aún necesita hardware como computadoras, servidores y equipos de red para acceder a estos activos digitales, así que opte por una solución ITAM que rastree todos los tipos de activos.

2. Optimice la gestión de inventario con tecnología

La gestión y el seguimiento eficaces del inventario son imprescindibles para el ITAM. En lugar de ingresar activos manualmente en el sistema, use etiquetas de códigos de barras o etiquetas RFID para aumentar la precisión y simplificar todo el proceso de seguimiento de activos.

Esta configuración garantiza que tenga en cuenta todos los activos, actualice sus estados casi en tiempo real y los ubique en menos tiempo. Las etiquetas inteligentes también facilitan la identificación de pérdidas y la toma de decisiones informadas sobre la utilización de los activos.

3. Cuenta para ciclos de vida de dispositivos

Ningún hardware o dispositivo de TI sobrevivirá para siempre, y todos los equipos de su organización deberán desecharse en algún momento. Las soluciones de gestión de activos de TI rastrean la etapa del ciclo de vida y el uso de cada activo, adoptando un enfoque más personalizado para la gestión de activos.

En lugar de simplemente desactivar los dispositivos en una fecha arbitraria, su solución ITAM ofrecerá sugerencias personalizadas para el mantenimiento y eventual eliminación basadas en datos de uso reales. Estos conocimientos hacen que sea mucho más fácil tomar decisiones basadas en datos sobre cuándo actualizar o retirar activos, optimizando su valor y utilidad a largo plazo.

4. Haga una copia de seguridad del ITAM con políticas oficiales

El software de gestión del ciclo de vida de TI hará gran parte del trabajo pesado por usted. Aún así, es fundamental tener sus propias políticas de gestión de activos de TI que respalden el software. De esta manera, crea políticas que funcionan para la organización en lugar de simplemente seguir las reglas que vienen con el software ITAM.

Cada organización es diferente, por lo que crear políticas y adaptar el software ITAM a ellas le brindará mejores resultados.

Cree políticas claras para mantener, actualizar y eliminar los activos de TI. Por ejemplo, tal vez vaya más allá del mínimo indispensable para la eliminación de desechos electrónicos y cree políticas de eliminación ecológicas para respaldar los objetivos de sostenibilidad de su organización.

5. Utilice etiquetas de activos duraderas y de alta calidad

Imagen de Cristina de Desinstalar

Algunas etiquetas de activos de TI se desvanecen, se borran o se caen con el tiempo, lo que perjudica la precisión de sus esfuerzos de ITAM. Utilice etiquetas de activos de TI duraderas desde el principio para mejorar la precisión de ITAM y evitar los dolores de cabeza de los reemplazos frecuentes.

Las etiquetas de seguridad y de activos duraderas de Camcode son una opción resistente que protege contra el desgaste diario y factores ambientales como el calor o la exposición a productos químicos.

Para aprovechar al máximo sus etiquetas Camcode, asegúrese de:

• Colocar etiquetas en zonas visibles y accesibles
• Asegúrese de que las etiquetas estén bien adheridas con un adhesivo duradero
• Incorpore códigos de barras o códigos QR para escanear y rastrear fácilmente

6. Automatiza lo que puedas

Pocos líderes tienen el tiempo o la capacidad para gestionar manualmente cientos o incluso miles de activos. Esto no sólo lleva más tiempo, sino que también te expone a errores y responsabilidad.

Una solución de software automatizada ahorrará tiempo y mejorará la calidad de sus esfuerzos de seguimiento de activos.

Las automatizaciones simples basadas en activadores harán gran parte del trabajo por usted. Por ejemplo, puede configurar un activador en su software ITAM para abrir automáticamente un ticket de soporte cuando el departamento de TI escanea un activo.

No todo el software ITAM aprovecha la IA, pero esta es una característica útil para analizar rápidamente los datos de uso y detectar tendencias. Necesita recopilar datos de varios meses para llegar a conclusiones estadísticamente significativas, pero el ITAM impulsado por IA es una solución que ahorra tiempo y que a menudo supera a los analistas humanos.

7. Auditar periódicamente los activos

A veces, los datos de su software ITAM no coinciden con lo que realmente sucede en la sala. Las auditorías periódicas garantizan la exactitud de los registros de inventario, identifican discrepancias, mejoran la utilización de los activos y verifican el estado de los activos.

Las auditorías frecuentes también pueden ayudar con el cumplimiento y la gestión de riesgos si se encuentra en un campo regulado.

8. Integre ITAM con otros sistemas empresariales

Si bien las soluciones ITAM ciertamente pueden simplificar la gestión de activos, aún mantienen aislados los datos de sus activos en un solo lugar. Integre ITAM con su planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de recursos humanos (HRM) y sistemas financieros para obtener una imagen más completa de lo que sucede en su organización.

La integración le brindará una visión más holística de sus recursos y al mismo tiempo facilitará una mejor coordinación entre los diferentes departamentos.

¿La clave del éxito de ITAM? Etiquetas duraderas

La gestión de activos de TI se está volviendo aún más importante a medida que las organizaciones invierten más tiempo y recursos en software y hardware. Un ITAM eficaz no es sólo una necesidad para mejorar las operaciones, sino un enfoque estratégico que hace que su organización sea más rentable y eficiente.

Si sigue las mejores prácticas de ITAM, puede lograr importantes ahorros de costos, mejorar el cumplimiento y aumentar la productividad.

El truco consiste en cerrar la brecha entre los activos físicos de TI y su software ITAM. Las etiquetas de activos duraderas de Camcode están diseñadas específicamente para mantenerse al día con sus activos, lo que convierte a las etiquetas en una herramienta indispensable para aumentar la precisión y eficiencia de ITAM.

Con una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades de sus aplicaciones, como etiquetas Foil Metalphoto® y soluciones de seguimiento de activos de TI que ofrecen mayor seguridad, como etiquetas de poliéster a prueba de manipulaciones, Camcode ofrece una solución sólida y confiable para todas sus necesidades de seguimiento de activos de TI.

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Preguntas frecuentes