Gestión de activos de TI explicada: propósito, beneficios y mejores prácticas

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Tabla de contenidos

• ¿Qué es la gestión de activos de TI?
• Tipos de activos de TI
• ¿Por qué la gestión de activos de TI es importante?
• 8 mejores prácticas de gestión de activos de TI
• ¿La clave del éxito en GATI? Etiquetas duraderas
• Preguntas frecuentes

Punto clave

La gestión de activos de TI es una herramienta que las organizaciones usan para gestionar sus activos de TI desde la adquisición hasta la disposición. El objetivo es maximizar el valor de estos activos mientras se gestionan de una manera que se alinee con los objetivos organizacionales, como la eficiencia operativa y el cumplimiento.

La tecnología sustenta casi todos los aspectos de una organización moderna. Ya sea software digital o un activo físico como ordenadores de escritorio, su organización confía en activos de TI para mantenerse productiva y eficiente.

Sin embargo, gestionar sus activos tecnológicos puede ser complejo, especialmente para organizaciones más grandes.

Para mantenerse al día con la creciente escala de esta tecnología, más empresas están invirtiendo en soluciones de gestión de activos de TI (GATI). Esta tecnología rastrea y gestiona todos los activos de TI digitales y físicos en un solo lugar, dando a los líderes una visibilidad sin precedentes sobre sus métricas de uso, costes, cumplimiento y más.

El enfoque y la configuración de software de su organización tienen un impacto tremendo en el éxito de su enfoque general de gestión de activos de TI. En esta guía, explicaremos cómo la gestión de activos de TI beneficia a las organizaciones y compartiremos mejores prácticas para movilizar la tecnología GATI.

Imagen de Jonathan Borba de Pexels

La gestión de activos de TI (GATI) es una estrategia para rastrear todos los activos de TI físicos y digitales en un solo lugar. La GATI ayuda a las organizaciones a obtener una cuenta precisa de los costes del ciclo de vida de los activos tecnológicos para maximizar el valor de sus inversiones en hardware y software de TI.

En lugar de gestionar hardware en hojas de cálculo o libros de registro de entrada/salida basados en papel, el software GATI facilita el seguimiento de todos los activos en un solo lugar y monitorizar sus datos de uso.

La GATI no solo rastrea activos. También respalda:

• Adquisición de tecnología
• Reducción de riesgos
• Licencias
• Gestión del ciclo de vida
• Mantenimiento y actualizaciones

La gestión de costes es definitivamente una ventaja, pero el objetivo final de la GATI es ayudar a las organizaciones a aprovechar sus activos de TI de manera efectiva, legal y eficiente. Con la configuración correcta, la GATI reduce el tiempo de inactividad y aumenta la productividad organizacional.

Eche un vistazo al vídeo de abajo para aprender más sobre GATI:

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Tipos de activos de TI

El software de gestión de activos de TI generalmente divide los activos en dos categorías: digitales y físicos. Necesita ambos para mantenerse productivo, pero cómo rastrea estos activos en una solución GATI diferirá.

Los activos de TI físicos son elementos tangibles que puede tocar. Estos activos son parte de su infraestructura tecnológica e incluyen activos como:

• Hardware: Esto incluye ordenadores, servidores, equipos de red y dispositivos de almacenamiento de datos como discos duros externos.
• Dispositivos periféricos: Estos dispositivos complementarios complementan su hardware principal, como impresoras, escáneres y monitores.
• Dispositivos móviles: Más empleados trabajan en movimiento, especialmente en industrias como construcción y almacenamiento. Los elementos móviles pueden perderse fácilmente, así que más organizaciones rastrean smartphones, tablets y escáneres portátiles con software GATI.
• Equipos de centro de datos: Esto incluye racks de servidores, sistemas de refrigeración y proveedores de energía de respaldo.

La mayoría de las organizaciones necesitan una solución para rastrear activos físicos porque es fácil que se rompan o se pierdan. Sin embargo, es igual de importante usar GATI para rastrear sus activos digitales, que a menudo incluyen:

• Software: Esta amplia categoría incluye sistemas operativos, aplicaciones y suites de software.
• Licencias: La mayoría del software corporativo requiere licencias para operar. Los sistemas GATI rastrean todas las licencias y suscripciones para varios productos de software y servicios basados en la nube. Dado que muchas organizaciones pagan accidentalmente por licencias que ya no usan, rastrear esta información es una excelente manera de identificar desperdicio y ahorrar dinero.
• Medios digitales: Documentos digitales, imágenes y videos califican como activos digitales, especialmente si trabaja en un departamento de marketing o campo creativo.

Idealmente, la solución GATI de su organización debería rastrear todos los activos de TI. Rastrear un tipo y no los otros podría crear puntos ciegos que cuesten más a largo plazo.

¿Por qué la gestión de activos de TI es importante?

Imagen de Christina de Unsplash

La gestión de activos de TI es crítica para todas las organizaciones, ya sea que dirija una startup pequeña o una empresa multinacional.

Ahorro de costes

Solo puede gestionar lo que mide, lo cual es cierto con GATI. En lugar de invertir en activos de TI con cero supervisión, una solución GATI rastrea y gestiona los activos de TI con precisión.

Algunas plataformas GATI modernas incluso harán toda la gestión por usted a través de funciones manos libres como aprendizaje automático e inteligencia artificial.

Con GATI, puede evitar comprar en exceso o subutilizar equipos y software. Identifica activos redundantes o infrautilizados que puede reasignar o retirar para ahorrar dinero. La GATI también facilita mucho la predicción de futuros gastos de TI, permitiendo una planificación presupuestaria y financiera más precisa.

Mejora del cumplimiento y gestión de riesgos

Cuando se trata de gestionar activos de TI que llevan datos sensibles, la trazabilidad completa y la adherencia a regulaciones de cumplimiento son primordiales. Siga este enfoque de 10 pasos al planificar la desinstalación de hardware de centro de datos para asegurar cumplimiento de extremo a extremo: https://t.co/Sk1hovRa1Q #itad

El cumplimiento es esencial para todos los negocios, pero es crucial para industrias altamente reguladas como fabricación química y farmacéutica. La GATI rastrea todas las licencias de software, garantías y requisitos regulatorios relacionados por usted, manteniendo un inventario preciso de todos los activos de TI que podrían ayudarle a evitar problemas relacionados con licencias de software.

La gestión efectiva de activos también mejora la postura de seguridad de su empresa. Cuando sabe dónde están todos sus activos, es mucho más fácil protegerlos contra robo o pérdida, lo que puede llevar a costosas brechas de seguridad.

La GATI también asegura que todo el hardware y software estén actualizados y correctamente mantenidos, protegiéndole contra amenazas de ciberseguridad en evolución.

Mejora de la productividad y eficiencia

La gestión de activos de TI le da una visión clara de los activos disponibles para mejorar la asignación de recursos y dar a los empleados las herramientas que necesitan para hacer su trabajo. De esta manera, la GATI reduce el tiempo de inactividad y mejora los tiempos de respuesta, especialmente para problemas relacionados con TI.

Además, los activos de TI bien gestionados tienden a tener vidas útiles más largas, reduciendo el tiempo de inactividad que viene con averías inesperadas y pedidos de reemplazo.

Ventajas a largo plazo

La GATI prepara su negocio para el éxito a largo plazo. Proporciona datos valiosos sobre el uso de activos de TI, que puede usar para tomar decisiones estratégicas sobre inversiones y actualizaciones tecnológicas.

La GATI también facilita alinear sus activos de TI con la misión y objetivos a largo plazo de su organización, ayudándole a mantenerse fiel a su misión.

8 mejores prácticas de gestión de activos de TI

Foto de Fernando Arcos vía Pexels

La gestión de activos de TI tiene muchos beneficios, siempre que siga un proceso estructurado para maximizar sus activos. Ya sea que tenga un proceso GATI existente o quiera crear el suyo desde cero, siga estas mejores prácticas para la gestión de activos de TI.

1. Elegir software que rastree todo

La mayoría de las soluciones modernas de gestión de activos de TI rastrean tanto activos digitales como físicos, pero esto no siempre es el caso. Algunas plataformas solo rastrean activos digitales como licencias, suscripciones y medios digitales.

Rastrear un tipo de activo es útil, pero su organización aún necesita hardware como ordenadores, servidores y equipos de red para acceder a estos activos digitales, así que vaya con una solución GATI que rastree todos los tipos de activos.

2. Agilizar la gestión de inventario con tecnología

La gestión y el seguimiento de inventario efectivos son imprescindibles para GATI. En lugar de introducir manualmente activos en el sistema, use etiquetas de código de barras o tags RFID para aumentar la precisión y simplificar todo el proceso de seguimiento de activos.

Esta configuración asegura que contabilice todos los activos, actualice sus estados en tiempo casi real y los localice en menos tiempo. Las etiquetas inteligentes también facilitan la identificación de pérdidas y la toma de decisiones informadas sobre la utilización de activos.

3. Tener en cuenta los ciclos de vida de los dispositivos

Ningún hardware o dispositivo de TI sobrevivirá para siempre, y cada pieza de equipo en su organización necesitará disposición en algún momento. Las soluciones de gestión de activos de TI rastrean la etapa del ciclo de vida y el uso de cada activo, tomando un enfoque más personalizado para la gestión de activos.

En lugar de simplemente retirar dispositivos en una fecha arbitraria, su solución GATI ofrecerá sugerencias personalizadas para mantenimiento y eventual disposición basadas en datos de uso reales. Estos insights facilitan mucho la toma de decisiones basadas en datos sobre cuándo actualizar o retirar activos, optimizando su valor y utilidad a largo plazo.

4. Respaldar GATI con políticas oficiales

El software de gestión del ciclo de vida de TI hará gran parte del trabajo pesado por usted. Aún así, es crítico tener sus propias políticas de gestión de activos de TI respaldando el software. Así, crea políticas que funcionen para la organización en lugar de simplemente seguir las reglas que vienen con el software GATI.

Cada organización es diferente, así que crear políticas y moldear el software GATI para que las encaje le dará mejores resultados.

Cree políticas claras para mantener, actualizar y disponer de activos de TI. Por ejemplo, quizás vaya más allá del mínimo para la disposición de residuos electrónicos y cree políticas de disposición ecológicas para apoyar los objetivos de sostenibilidad de su organización.

5. Usar etiquetas de activos de alta calidad y duraderas

Imagen de Christina de Unsplash

Algunas etiquetas de activos de TI se desvanecen, se frotan o se caen con el tiempo, perjudicando la precisión de sus esfuerzos de GATI. Use etiquetas de activos de TI duraderas desde el principio para mejorar la precisión de GATI y evitar los dolores de cabeza de reemplazos frecuentes.

Las etiquetas de activos duraderas y etiquetas de seguridad de Camcode son una opción resistente que protege contra el desgaste diario y factores ambientales como calor o exposición química.

Para aprovechar al máximo sus etiquetas Camcode, asegúrese de:

• Colocar etiquetas en áreas visibles y accesibles
• Asegurar que las etiquetas estén firmemente adheridas con adhesivo duradero
• Incorporar códigos de barras o QR para fácil escaneo y seguimiento

6. Automatizar lo que pueda

Pocos líderes tienen el tiempo o la capacidad para gestionar manualmente cientos o incluso miles de activos. No solo toma más tiempo, sino que también le expone a errores y responsabilidad.

Una solución de software automatizada ahorrará tiempo y mejorará la calidad de sus esfuerzos de seguimiento de activos.

Automatizaciones simples basadas en disparadores harán gran parte del trabajo por usted. Por ejemplo, puede configurar un disparador en su software GATI para abrir automáticamente un ticket de soporte cuando el departamento de TI escanee un activo.

No todo el software GATI aprovecha la IA, pero esta es una característica útil para analizar rápidamente datos de uso y detectar tendencias. Necesita recopilar varios meses de datos para hacer conclusiones estadísticamente significativas, pero la GATI impulsada por IA es una solución que ahorra tiempo y a menudo supera a los analistas humanos.

7. Auditar activos regularmente

A veces los datos en su software GATI no coincidirán con lo que realmente sucede en el terreno. Las auditorías regulares aseguran la precisión de los registros de inventario, identifican discrepancias, mejoran la utilización de activos y verifican la condición de los activos.

Las auditorías frecuentes también pueden ayudar con el cumplimiento y la gestión de riesgos si está en un campo regulado.

8. Integrar GATI con otros sistemas empresariales

Aunque las soluciones GATI ciertamente pueden simplificar la gestión de activos, aún aíslan sus datos de activos en un solo lugar. Integre GATI con su planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de recursos humanos (HRM) y sistemas financieros para obtener una imagen más completa de lo que sucede en su organización.

La integración le dará una visión más holística de sus recursos mientras facilita una mejor coordinación entre diferentes departamentos.

¿La clave del éxito en GATI? Etiquetas duraderas

La gestión de activos de TI se está volviendo aún más importante a medida que las organizaciones invierten más tiempo y recursos en software y hardware. La GATI efectiva no es solo una necesidad para mejores operaciones, sino un enfoque estratégico que hace su organización más rentable y eficiente.

Siguiendo las mejores prácticas de GATI, puede lograr ahorros de costes significativos, mejorar el cumplimiento y aumentar la productividad.

El truco es cerrar la brecha entre los activos de TI físicos y su software GATI. Las etiquetas de activos duraderas de Camcode están específicamente diseñadas para mantenerse al día con sus activos, haciendo que las etiquetas sean una herramienta indispensable para aumentar la precisión y eficiencia de GATI.

Con una variedad de opciones para adaptarse a las necesidades de sus aplicaciones, como Etiquetas Foil Metalphoto® y soluciones de seguimiento de activos de TI que ofrecen seguridad adicional, como Etiquetas de Poliéster a Prueba de Manipulación, Camcode ofrece una solución robusta y fiable para todas sus necesidades de seguimiento de activos de TI.

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Preguntas frecuentes