Gestión Integrada de Instalaciones (IFM):Definición, Beneficios y Mejores Prácticas

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Actualizado el 9 de enero de 2025

Tabla de contenidos

• ¿Qué es la gestión integrada de instalaciones (IFM)?
• Beneficios de la gestión integrada de instalaciones
• Tecnología y sistemas integrados de gestión de instalaciones
• 9 KPI clave y métricas de rendimiento de IFM
• Mejores prácticas de gestión integrada de instalaciones
• Tres consejos para la implementación de IFM
• Gestión integrada de instalaciones bien hecha
• Preguntas frecuentes

Conclusiones clave

La gestión integrada de instalaciones (IFM) centraliza todos los aspectos de las operaciones de las instalaciones en una plataforma de software unificada, lo que facilita la gestión del mantenimiento, las relaciones con los proveedores, el cumplimiento y la rentabilidad. IFM mejora la comunicación, respalda las decisiones basadas en datos y escala de manera efectiva, ofreciendo a las organizaciones un enfoque optimizado, productivo y compatible para la gestión de instalaciones.

Hay muchas partes móviles en la gestión de una instalación, desde la higiene hasta la gestión de proveedores y el uso de energía. Las organizaciones más pequeñas pueden arreglárselas con sistemas fragmentados, pero la ampliación requiere un enfoque más holístico que reúna todas las actividades de las instalaciones en una sola vista.

Ahí es donde entra en juego la gestión integrada de instalaciones (IFM). Esta versión más integrada de la gestión de instalaciones reúne todos los aspectos de una instalación en una solución de software optimizada. El software IFM ayuda a las organizaciones a reducir costos, mantener un entorno seguro e incluso aumentar la productividad.

Ya sea administrador de instalaciones, líder empresarial o simplemente tenga curiosidad por optimizar la eficiencia organizacional, comprender IFM puede ofrecer información valiosa para crear lugares de trabajo más inteligentes y conectados. En esta guía, explicaremos qué es IFM, por qué es beneficioso y cómo maximizar IFM para su organización.

¿Qué es la gestión integrada de instalaciones (IFM)?

Foto de René Terp vía Pexels

La gestión integrada de instalaciones reúne todas las instalaciones de una empresa y los servicios relacionados en un solo sistema. En lugar de gestionar procesos dispares individualmente, IFM reúne todo en un marco unificado, lo que da como resultado un enfoque más ágil que reduce costos, faltas de comunicación y retrabajo.

Este enfoque hace que sea mucho más fácil para las organizaciones con múltiples instalaciones ofrecer una calidad constante en todas las ubicaciones.

La gestión de instalaciones (FM) tradicional permite a los administradores de instalaciones obtener más control sobre el mantenimiento, la seguridad, la limpieza y la gestión del espacio. Sin embargo, este enfoque no siempre ofrece estos servicios en una sola vista, lo que puede provocar faltas de comunicación, errores y mayores costos.

Tanto FM como IFM generalmente se llevan a cabo internamente con algunos proveedores subcontratados, mientras que la gestión total de instalaciones (TFM) implica la subcontratación de toda la gestión de instalaciones a un único proveedor externo. Esta opción es más cara pero ofrece una solución llave en mano para organizaciones sin un administrador de instalaciones interno.

9 componentes del MFI

La gestión integrada de instalaciones abarca todas las actividades que mantienen un edificio en excelentes condiciones. Eso incluye varios componentes como:

1. Etiquetado y etiquetas
2. Gestión de mantenimiento
3. Gestión de activos
4. Planificación del espacio
5. Uso de energía y sostenibilidad
6. Cumplimiento de seguridad
7. Seguridad
8. Limpieza
9. Tecnología

Bajo IFM, un administrador de instalaciones supervisa todo, desde el mantenimiento de las computadoras de escritorio hasta las cámaras de seguridad. Sería imposible realizar un seguimiento de todo manualmente, incluso en una instalación pequeña.

El software de gestión de instalaciones es imprescindible para estar al tanto de las numerosas tareas necesarias para mantener una instalación en funcionamiento. El software no solo agiliza los flujos de trabajo de las instalaciones, sino que también mide la eficacia del equipo de instalaciones y ayuda a los líderes a identificar áreas de mejora.

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Beneficios de la gestión integrada de instalaciones

La gestión integrada de instalaciones puede parecer abrumadora, pero este enfoque holístico reduce la carga de la gestión de instalaciones. Hay muchos beneficios al consolidar múltiples procesos de instalaciones bajo un sistema centralizado.

Reducir costes

Las ineficiencias ocultas cuestan a las organizaciones miles de dólares cada año. Cuanto más integrados estén los datos de sus instalaciones, mayores serán sus posibilidades de detectar y abordar ineficiencias.

Los procesos de instalación más optimizados equivalen a menos materiales, horas de trabajo y espacio desperdiciados. Además, la integración de servicios puede reducir los costos asociados con la subcontratación a múltiples proveedores.

Mejorar la comunicación

Con IFM, existe un único punto de contacto para todas las necesidades de gestión de instalaciones. Hay una única fuente de verdad para cada aspecto de la instalación, lo que reduce la información duplicada y la falta de comunicación.

Este beneficio es especialmente importante para organizaciones grandes o con múltiples ubicaciones porque garantiza una calidad constante en todas las ubicaciones.

Tome decisiones basadas en datos

Las plataformas IFM recopilan datos de todas las operaciones de las instalaciones, por lo que, en lugar de comprobar varios sistemas, tiene una única fuente de información que proporciona información procesable sobre el rendimiento de las instalaciones.

De hecho, algunas plataformas ahora utilizan inteligencia artificial (IA) para generar automáticamente estos conocimientos en menos tiempo, lo que te ayuda a tomar mejores decisiones.

Escale su negocio

Algunos líderes temen la expansión debido a la dificultad de administrar múltiples instalaciones o una instalación más grande. Seguir los principios de la gestión integrada de instalaciones hace que sea mucho más fácil ampliar sus instalaciones, lo que, a su vez, puede permitirle responder rápidamente a las necesidades cambiantes de su empresa, independientemente del tamaño.

Mejorar el cumplimiento

Ya sean códigos de salud locales o reglas de cumplimiento estrictas para su industria, su empresa debe cumplir con un mosaico de regulaciones. Gestionar el cumplimiento puede resultar difícil, especialmente en múltiples sistemas y procesos.

IFM reduce los dolores de cabeza del cumplimiento al reunir todos los sistemas en una sola vista. De hecho, algunas plataformas IFM vienen con listas de verificación integradas de estándares regulatorios, de salud y seguridad para reducir su riesgo.

Simplifique la gestión de proveedores

IFM reúne todos los contratos de proveedores en un único sistema. No solo eso, sino que también puede realizar un seguimiento de los gastos, documentar las comunicaciones y monitorear los acuerdos de nivel de servicio (SLA).

Estos datos permiten a los administradores de instalaciones maximizar el valor de los proveedores e incluso negociar mejores condiciones contractuales.

Tecnología y sistemas integrados de gestión de instalaciones

Foto de Tima Miroshnichenko vía Pexels

Gestionar las instalaciones manualmente no es realista, y los administradores de instalaciones de organizaciones de todos los tamaños dependen de soluciones de software para dar sentido a las docenas de sistemas dispares de sus organizaciones.

El software IFM normalmente incluye las siguientes tecnologías clave.

Software de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM)

CAFM ayuda a los administradores de instalaciones a optimizar su espacio existente mediante la planificación del piso y la utilización del espacio. Estos sistemas pueden generar representaciones 3D de una instalación, lo que facilita mucho a los administradores de la instalación probar nuevas configuraciones.

Sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS)

Los sistemas IWMS se centran principalmente en las instalaciones físicas. Estas soluciones ayudan a los administradores de instalaciones a administrar el espacio, realizar un seguimiento de los activos, registrar el uso de energía y actuar como un depósito centralizado de todos los activos de las instalaciones.

IWMS suena similar a CAFM, pero maneja una gama más amplia de actividades, lo que lo convierte en una mejor opción para negocios empresariales o con múltiples ubicaciones.

Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS)

Todas las instalaciones requieren mantenimiento y CMMS realiza un seguimiento de todas las actividades de mantenimiento, desde la limpieza de las calderas hasta el cambio de bombillas. El sistema registra todas las actividades de mantenimiento y proporciona órdenes de trabajo, programa el mantenimiento preventivo y realiza un seguimiento de las piezas de repuesto.

Sistemas de automatización de edificios (BAS)

Los edificios inteligentes son el futuro y BAS hace posible automatizar HVAC, iluminación y seguridad, ayudando a las organizaciones a reducir costos y al mismo tiempo aumentar el rendimiento y la seguridad.

La implementación de BAS en una plataforma IFM permite centralizar, controlar y monitorear todas las automatizaciones sin cambiar de plataforma.

9 KPI clave y métricas de rendimiento de IFM

Foto de fauxels vía Pexels

Las soluciones integradas de gestión de instalaciones rastrean una gran cantidad de datos. El seguimiento de las métricas y los indicadores clave de rendimiento (KPI) le indica si sus instalaciones están funcionando de manera óptima o si necesita repensar su enfoque.

Pero, ¿qué datos son realmente útiles? Estos KPI clave le ayudarán a medir y mejorar la eficacia de IFM:

1. Costo operativo por pie cuadrado: Este KPI divide los costos totales por los metros cuadrados de la instalación. Le ayuda a comprender la rentabilidad, especialmente al comparar varias instalaciones entre sí.
2. Tiempo de respuesta de mantenimiento: ¿Cuánto tiempo esperan los empleados o clientes para recibir noticias del mantenimiento? Los tiempos de respuesta más rápidos mejoran la experiencia de los ocupantes y, en muchos casos, pueden evitar daños mayores a sus instalaciones.
3. Consumo de energía: El uso elevado de energía daña el medio ambiente y los resultados de su organización. Este KPI monitorea el uso de energía, identifica patrones y realiza un seguimiento de las mejoras para ayudar a ahorrar costos.
4. Proporción de mantenimiento planificado versus reactivo: El mantenimiento proactivo y planificado tiende a ser más barato que el mantenimiento reactivo, que a menudo provoca costosas interrupciones. Un mayor índice de mantenimiento planificado ayuda a evitar costosas averías.
5. Tasa de utilización del espacio: Este KPI mide la eficacia con la que una instalación utiliza su espacio comparando los niveles de ocupación con la capacidad disponible. Optimizar el uso del espacio ayuda con la asignación de recursos, lo que en última instancia puede conducir a una reducción de costos.
6. Índice de condición de las instalaciones (FCI): Esta métrica compara el costo de las reparaciones con el valor de reemplazo de una instalación. Cuanto menor sea su FCI, mejor será la salud de sus instalaciones.
7. Tiempo de inactividad de activos: Realice un seguimiento de la cantidad de tiempo que los activos están fuera de servicio. Esta métrica analiza el tiempo, pero algunas organizaciones también cuantifican el tiempo de inactividad en términos de dólares perdidos debido a la interrupción.
8. Rotación de inventario: Esta métrica examina la rapidez con la que sus equipos de mantenimiento revisan las piezas de repuesto y otro inventario de mantenimiento esencial. Las altas tasas de rotación sugieren una gestión de inventario ineficiente, robo o pérdida, o reparaciones incorrectas.
9. Tasa de cumplimiento de SLA: ¿Qué tan bien están cumpliendo los proveedores sus promesas? Observe el cumplimiento de SLA para realizar un seguimiento de qué tan bien los proveedores de servicios cumplen con sus niveles de servicio. Estos datos responsabilizarán a los proveedores y le ayudarán a tomar decisiones informadas sobre los contratos de proveedores.

Mejores prácticas de gestión integrada de instalaciones

Foto de Jon Tyson vía Unsplash

La gestión integrada de instalaciones cambia las reglas del juego para las instalaciones con múltiples ubicaciones. Sin embargo, los administradores de instalaciones deben seguir los procesos correctos para ver el valor de IFM. Siga estas mejores prácticas para maximizar el valor de IFM en su organización.

Adopte el software IFM

El software adecuado automatizará y optimizará IFM. Utilice sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS), software de gestión de instalaciones asistida por computadora (CAFM), sistemas de automatización de edificios (BAS) y dispositivos IoT para reunir todos los datos de sus instalaciones en una única vista coherente.

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Unir lo físico y lo digital

El software IFM hace gran parte del trabajo pesado para los equipos de instalaciones, pero no puede hacerlo todo. Por ejemplo, depende de los empleados escanear o registrar información en el sistema IFM, y la confiabilidad de todo el sistema depende de la calidad de los datos recopilados en el campo.

Es por eso que cada vez más organizaciones invierten en etiquetas y códigos de barras escaneables y códigos QR son imprescindibles para implementar procesos y herramientas IFM.

Por ejemplo, las etiquetas y rótulos de Camcode simplifican el seguimiento del mantenimiento con etiquetas claras y duraderas que duran incluso en los entornos más hostiles. Ya sean etiquetas de códigos de barras para su almacén o QR de mantenimiento en maquinaria pesada, las etiquetas de alta resistencia muestran la realidad física de sus instalaciones en su software IFM.

Capacitar a los empleados

El software no puede hacerlo todo y los equipos de las instalaciones deben comprender los procesos de las instalaciones y cómo aprovechar el software IFM para optimizar sus flujos de trabajo.

Esto requiere capacitación inicial y continua para mantenerse actualizado con los últimos estándares, tecnologías y requisitos legales. Los almuerzos y aprendizajes, la capacitación presencial anual o las plataformas digitales de microaprendizaje son formas efectivas de mejorar las habilidades de los equipos de las instalaciones.

Tres consejos para la implementación de IFM

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Las mejores prácticas le llevarán lejos, pero en última instancia, la implementación eficaz es la clave para una gestión integrada de instalaciones exitosa. Siga estos consejos prácticos para una implementación IFM más fluida.

Realizar una evaluación de necesidades

¿Qué necesita que hagan sus procesos y software IFM? Cada organización es única, por lo que es mejor comenzar con una evaluación de necesidades para delinear sus elementos imprescindibles. Este enfoque le ayudará a elegir las tecnologías y soluciones adecuadas para sus necesidades.

Identifique lo que su sistema está haciendo bien en este momento y las áreas de mejora. Si planea subcontratar proveedores, también es una buena idea definir el alcance del servicio que necesita.

Puede parecer un paso adicional, pero una evaluación de necesidades garantiza que solo pague por lo que usa y aproveche al máximo sus recursos.

Utilizar planes de implementación de proveedores

La gestión integrada de instalaciones simplemente no es posible sin el software adecuado, pero todo software conlleva una curva de aprendizaje. Afortunadamente, puede minimizar el trabajo repetido y la confusión pidiendo ayuda a su proveedor de software IFM con la implementación.

Eso podría incluir capacitación de empleados, asistencia en el sitio o soporte 24 horas al día, 7 días a la semana. Aprovechar la experiencia del proveedor le ayudará a obtener valor más rápido y minimizar la confusión de los empleados.

Configurar paneles en tiempo real

Los datos son el elemento vital de un IFM eficaz y el beneficio de una solución integrada es la capacidad de monitorear todos los sistemas y procesos de las instalaciones en tiempo real.

Algunos software IFM ofrecen paneles listos para usar, pero siempre es mejor crear un panel personalizado con las métricas que más le interesan. Estos paneles personalizados en tiempo real le alertan sobre posibles problemas lo antes posible, lo que ayuda a reducir el tiempo de inactividad inesperado y los daños causados por problemas urgentes, como fugas de plomería.

Gestión integrada de instalaciones bien hecha

Foto de Marius Masalar vía Unsplash

La gestión integrada de instalaciones es una estrategia poderosa para optimizar las operaciones de las instalaciones y reducir costos. Libere el poder del entorno de trabajo de su organización y alinee mejor la gestión de instalaciones con sus objetivos comerciales más amplios siguiendo los principios de IFM.

Las herramientas innovadoras son esenciales para el éxito del MFI. Es por eso que las organizaciones confían en las etiquetas y rótulos duraderos de Camcode. Realice un seguimiento de los activos, administre el inventario y cumpla con las normas con nuestras etiquetas de alta calidad clasificadas para durar hasta 20 años.

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